Fehlzeiten in der Ausbildung: Das müssen Sie wissen

Krankmeldung in der Ausbildung: So viel ist normal

Niemand ist davor gefeit: Krankheiten kommen und gehen. Oftmals so plötzlich, dass man noch am Tag zuvor nichts davon bemerkte. Manchmal kommt auch ein Unfall dazwischen und setzt den Auszubildenden tage- oder gar wochenlang außer Gefecht. Gerade in stark körperlich beanspruchenden Berufen besteht auch die Möglichkeit, dass Mitarbeiter plötzlich total ausfallen. Doch wie viel Krankheit ist eigentlich erlaubt?

Grundsätzlich ist diese Frage nicht gesetzlich geregelt. Das heißt, prinzipiell kann jeder Betrieb selbst festlegen, wie viel Fehlzeiten in Ordnung gehen und ab wann es kritisch wird. Als Faustregel wird allerdings oftmals die 10-Prozent Marke herangezogen: Der Azubi sollte also nicht mehr als 10 Prozent seiner Ausbildungszeit krankheitsbedingt fehlen – der Urlaub ist in diesen Wert nicht einberechnet, sondern kommt noch dazu. Gerechnet an einer dreijährigen Ausbildung würde der Grenzwert also um die 66 Tage betragen.

Das Berufsbildungsgesetz (BBiG) bildet den rechtlichen Rahmen für die Ausbildung. Für die Zulassung zur Abschlussprüfung ist dabei nach gängiger Kammerpraxis nicht entscheidend, aus welchem Grund der Azubi gefehlt hat, sondern nur, ob ein bestimmter Grenzwert an Fehlzeiten eingehalten wurde. Fehlt der Azubi öfter im Betrieb und in der Berufsschule, als es der Ausbildungsvertrag zulässt, kann das dazu führen, dass er nicht zur Abschlussprüfung zugelassen wird. Über solche Fälle entscheidet die zuständige Kammer im Einzelfall.

Rechte und Pflichten: Die gesetzlichen Regelungen für Azubi und Ausbilder

Aufseiten der Personalabteilung und Ausbildungsleitung besteht oft Unsicherheit, wie die Rechte und Pflichten bei krankheitsbedingten Fehlzeiten verteilt sind. Das Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) und das BBiG geben hierzu den klaren rechtlichen Rahmen vor.

Für Auszubildende gilt eine unverzügliche Mitteilungspflicht. Das bedeutet, dass der Auszubildende dem Betrieb noch vor Arbeitsbeginn am ersten Fehltag mitteilen muss, dass er arbeitsunfähig ist und wie lange die Arbeitsunfähigkeit voraussichtlich dauern wird. Die Krankmeldung kann auf den im Betrieb üblichen Wegen, beispielsweise telefonisch oder per E-Mail, erfolgen. Auch die Berufsschule muss parallel informiert werden.

Bezüglich des Nachweises der Arbeitsunfähigkeit ist das Verfahren durch die Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) grundlegend digitalisiert worden. Auszubildende müssen sich bei einer Erkrankung von einem Arzt untersuchen lassen, der die Daten zur Arbeitsunfähigkeit direkt elektronisch an die Krankenkasse übermittelt. Der Auszubildende erhält lediglich für sich selbst eine Papierbescheinigung.

Für den Ausbildungsbetrieb bedeutet dies, dass er die eAU-Daten aktiv bei der jeweiligen Krankenkasse abrufen muss. Eine Pflicht des Auszubildenden, einen gelben Zettel im Betrieb einzureichen, besteht nicht mehr. Das Entgeltfortzahlungsgesetz sieht den ärztlichen Nachweis standardmäßig ab dem vierten Tag vor, Betriebe können ihn per Arbeits- oder Tarifvertrag jedoch bereits ab dem ersten Tag verlangen. Nach § 19 BBiG besteht bei nachgewiesener Krankheit bis zu sechs Wochen lang Anspruch auf volle Fortzahlung der Ausbildungsvergütung.

Unentschuldigtes Fehlen in der Berufsschule oder im Betrieb stellt eine Pflichtverletzung dar. Versäumt der Auszubildende Klassenarbeiten ohne rechtzeitigen Nachweis, kann die Schule diese mit der Note ungenügend bewerten. Bei anhaltenden, unentschuldigten Fehlzeiten kann der Betrieb arbeitsrechtliche Maßnahmen ergreifen, die von einer formellen Abmahnung bis hin zu weitreichenden Konsequenzen reichen. Ein Ausschluss von der Abschlussprüfung droht dann, wenn die Fehlzeiten das Erreichen des Ausbildungsziels unmöglich machen.

Extreme Fehlzeiten gefährden den Abschluss und belasten das Arbeitsverhältnis. Ausbilder können moderierende Instanzen nutzen, bevor arbeitsrechtliche Schritte nötig werden. Die Jugend- und Auszubildendenvertretung (JAV) oder die Schlichtungsstelle der Kammer unterstützen hier als neutrale Vermittler.

Zu viel Fehlzeiten in der Ausbildung: Ist eine Kündigung möglich?

Direkt vorweg: Die betriebliche Kündigung eines Auszubildenden aufgrund erhöhter Fehlzeiten ist so gut wie ausgeschlossen. Solange sich der Azubi noch in der Probezeit befindet, sind diese Hürden niedriger angesetzt, doch danach haben Sie als Ausbilder schlechte Chancen, eine Kündigung auszusprechen.

Es gibt jedoch zwei Fälle, in denen eine Kündigung aufgrund krankheitsbedingter Fehlzeiten in der Ausbildung möglich ist, wobei es auch auf die Umstände des Einzelfalls ankommt:

1. Kündigung wegen häufiger Kurzerkrankungen: Es fallen mindestens ungefähr 45 bis 60 solcher Kurzkrankheitstage in einem Zeitraum von 24 Monaten pro Jahr an.

2. Kündigung bei Langzeiterkrankungen: Wenn feststeht, dass keine Eignung für den Ausbildungsberuf infolge der Krankheit (z. B. Allergien) besteht oder dass mit einer Genesung innerhalb der Ausbildungszeit nicht zu rechnen ist.

Prüfungszulassung bei zu vielen Fehltagen: Das steht für den Azubi auf dem Spiel

Anders sieht es bei der Zulassung für Prüfungen aus. Wie bereits angesprochen, kann die Zulassung zur Abschlussprüfung in Gefahr geraten, wenn die Fehlzeiten in der Ausbildung einen bestimmten Grenzwert überschreiten. Als Ausbilder haben Sie demnach die Möglichkeit, die Nachwuchskraft von der Prüfung ausschließen zu lassen.

Gut zu wissen: Der Ausbilder muss im Zulassungsantrag für die Abschlussprüfung schriftlich bestätigen, dass der Azubi nicht länger als den entsprechend festgelegten Zeitraum gefehlt hat. Sind die Fehlzeiten höher, muss die jeweilige Handelskammer davon benachrichtigt werden. Achten Sie also immer auf eine genaue Dokumentation der Fehlzeiten und Arbeitszeiten Ihrer Auszubildenden. Dies gehört auch zu Ihren Arbeitgeberpflichten als Ausbilder.

Die Handelskammer entscheidet schließlich über die Prüfungszulassung. Doch nicht immer bedeuten zu hohe Fehlzeiten auch automatisch den Ausschluss von der Abschlussprüfung. Sollten Sie als Ausbilder der Handelskammer darlegen können, dass die Ausbildungsinhalte trotz der Fehlzeiten vermittelt werden konnten und belegen dies auch gute Noten, dann könnte die Handelskammer in einer Einzelfallentscheidung den betroffenen Azubi trotz der hohen Fehlzeiten zur Abschlussprüfung zulassen.

Zur Einzelfallprüfung benötigt die Handelskammer folgende Unterlagen:

• Aufstellung der Fehlzeiten während der Ausbildungszeit,
• Stellungnahme des Ausbildungsbetriebes und der Berufsschule über den Ausbildungs- und Leistungsstand,
• ggf. Stellungnahme des Auszubildenden zu den Fehlzeiten und der Nachweise über nachgeholte Ausbildungsinhalte (z.B. durch das Berichtsheft).

Wenn nichts mehr hilft: 6 Tipps für ein klärendes Gespräch mit dem Azubi

Wenn alle Stricke reißen und Ihr Azubi schon seit längerer Zeit nicht mehr im Ausbildungsbetrieb oder in der Schule aufgetaucht ist, hilft eigentlich nur noch eins: Ein klärendes Gespräch unter vier Augen, bei dem der Grund für die Fehlzeiten ermittelt wird.

Damit Ihr Azubi mit neuer Motivation an die Arbeit geht, sollten Sie einige Tipps beherzigen:

1. Zeitnah handeln: Sie sollten ein Gespräch mit dem Azubi über dessen Fehlzeiten nicht länger als nötig hinauszögern. Am besten ist es, wenn Sie ihn direkt am ersten oder zweiten Tag der Rückkehr zu einem Gespräch bitten.
2. Nicht zu kurzfristig: Andersherum kann es auch schwierig werden, den Azubi zu kurzfristig zu einem Vieraugengespräch einzuladen. Wenn Sie ihn ohne Vorwarnung in Ihr Büro zitieren, kann das auf der Gegenseite eine Verunsicherung bis Angstreaktion auslösen. Versuchen Sie, das zu vermeiden
3. Positiv sprechen: Überhäufen Sie den Azubi nicht mit Vorwürfen und Negativkommentaren über sein Fernbleiben, sondern formulieren Sie Ihr Anliegen möglichst positiv. Das schöpft Vertrauen und bricht das Eis.
4. Lassen Sie den Azubi sprechen: Fragen Sie konkret nach dem Grund seiner Fehlzeiten. Gibt es Ärger mit Kollegen? Gefällt die Ausbildung nicht? Gibt es Dinge, die veränderbar sind und so das Problem lösen könnten? Besonders hier gilt wie bereits erwähnt: Bleiben Sie positiv!
5. Binden Sie den Azubi mit ein: Möchten Sie, dass Ihr Auszubildender wieder gerne mit von der Partie ist, geben Sie Ihm die Möglichkeit, über seine Wünsche und Änderungsvorschläge zu sprechen. Was ist für ihn wichtig, sind seine Wünsche realisierbar, sind sie begründet? Seien Sie offen für Ihr Gegenüber und nehmen Sie es ernst.
6. Fassen Sie positiv zusammen: Wenn Änderungen, Aufgaben, Wünsche, aber auch Verpflichtungen des Azubis festgelegt wurden, rekonstruieren Sie selbige in einer positiven Art noch einmal kurz. Das schafft Verbindlichkeit und einen positiven Abschluss.

Fazit

Bis zu einem gewissen Maße sind krankheitsbedingte Fehlzeiten in der Ausbildung normal. Wie lange und oft ein Azubi fehlen darf, ist außerdem nicht gesetzlich geregelt. Als Faustregel wird allerdings oft die 10-Prozent Marke genommen, d.h. der Azubi darf nicht mehr als 10 Prozent seiner Ausbildungszeit fehlen. Überschreiten die Fehlzeiten diese Marke, können im schlimmsten Fall die Kündigung und der Ausschluss von der Abschlussprüfung drohen.

Letztlich sollte es Ihnen als Ausbilder jedoch nicht darum gehen, dem Auszubildenden Steine in den Weg zu legen, sondern ihn bei seiner Zukunftsgestaltung zu unterstützen. Schenken Sie ihm Vertrauen und kümmern Sie sich persönlich, dann wird auch die Motivation aufrechterhalten.

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