Antworten auf die häufigsten Fragen zur Betriebsprüfung
Fragen und Antworten rund um die „lästige“ Betriebsprüfung
Eine solche Betriebsprüfung kostet Nerven und Zeit. Aber sie ist kein Drama, wenn Ihre Buchhaltung in Ordnung ist. Trotzdem ist manches noch wissenswert für Sie, wenn Sie die Anordnung für eine Betriebsprüfung vom Finanzamt zugestellt bekommen haben – für den Fall der Fälle.
Das sollten Sie über die Betriebsprüfung wissen
1. Frage: Müssen wir den uns mitgeteilten Termin für den Beginn der Betriebsprüfung hinnehmen?
In der Regel teilt der Prüfer den beabsichtigten Prüfungstermin vorab mündlich mit.
- Akzeptieren Sie den Termin nur, wenn Ihnen ausreichend Zeit bleibt, um sich auf die Betriebsprüfung vorzubereiten.
- Stimmen Sie sich mit Ihrem Steuerberater ab.
Bedenken Sie: Zwischen der Ankündigung der Betriebsprüfung und ihrem Beginn müssen mindestens 4 Wochen liegen.
Ausnahme: Sie stimmen einer kürzeren Frist ausdrücklich zu.
2. Frage: Kann ein festgesetzter Prüfungstermin noch verschoben werden?
Wenn einer der folgenden Gründe vorliegt, hat ein Antrag auf Verschiebung des Prüfungstermins Aussicht auf Erfolg:
- Der Verantwortliche für das Rechnungs-/Steuerwesen ist erkrankt oder in Urlaub;
- Gleiches gilt für einen Mitarbeiter, dessen Anwesenheit für etwaige steuerliche Auskünfte unverzichtbar ist;
- Betriebsstörungen durch (Um-)Baumaßnahmen, Streik oder höhere Gewalt;
- Sie haben erst kürzlich den Steuerberater gewechselt und er muss sich noch einarbeiten.
3. Frage: Müssen wir dem Prüfer einen eigenen Arbeitsplatz zur Verfügung stellen?
Ja, sofern Ihre Räumlichkeiten dies ermöglichen. Und das wird regelmäßig der Fall sein.
- Der Arbeitsplatz muss so ausgestattet sein, dass er die Betriebsprüfung ordnungsgemäß durchführen kann.
- Am besten weisen Sie ihm einen Raum zu, in dem er ungestört arbeiten kann.
- Dass er diesen allein nutzt, ist nicht zwingend erforderlich, aber wünschenswert, um zu verhindern, dass er andernfalls unkontrollierten Kontakt zu Ihren Mitarbeitern aufnehmen kann.
4. Frage: Darf sich der Prüfer frei in unserem Unternehmen bewegen?
Nein, das ist ihm nicht erlaubt.
- Im Übrigen ist es Ihre Pflicht, ihm die angeforderten Unterlagen vorzulegen.
- Es empfiehlt sich, bereits zu Beginn der Betriebsprüfung alle Unterlagen bereitzustellen, die den Prüfungszeitraum betreffen.
5. Frage: Darf sich der Prüfer von unseren Mitarbeitern zusätzliche Unterlagen bringen lassen?
Der Prüfer kann die Vorlage zusätzlicher Unterlagen (z. B. Verträge) fordern, die für die Prüfung von Bedeutung sind, und dazu den nächstbesten Mitarbeiter ansprechen, der sich in seiner Nähe befindet.
- Tipp: Verhindern Sie dies, indem Sie von vornherein einen instruierten Mitarbeiter als Ansprechpartner für den Prüfer benennen.
6. Frage: Müssen wir ihm Unterlagen, die er benötigt, kopieren?
Nein, Sie sind nicht verpflichtet, ihm diese zu bringen.
- Aber es empfiehlt sich dringend, es zu tun!
- Andernfalls darf der Prüfer die Unterlagen mitnehmen, um sie im Finanzamt zu kopieren.
- Und vor allem: Nur wenn die Unterlagen bei Ihnen in der Firma kopiert werden, behalten Sie den Überblick darüber, von welchen Unterlagen der Prüfer Kopien mitnimmt.
- Deshalb von allen Unterlagen, die der Beamte haben möchte, stets noch eine Kopie für Sie machen.
7. Frage: Müssen wir dem Prüfer alle Wünsche erfüllen?
Nur insoweit, als sie sich auf die Einsichtnahme in und Prüfung von Unterlagen und Datensätzen beziehen, die prüfungsrelevante Vorgänge im Prüfungszeitraum betreffen. Alles Weitere liegt in Ihrem Ermessen.
8. Frage: Können wir darauf bestehen, dass der in der Prüfungsanordnung genannte Prüfer durch einen anderen ersetzt wird?
Nein, Sie können ihn nur wegen Befangenheit ablehnen und um einen anderen Prüfer bitten.
Gute Gründe für einen Befangenheitsantrag: Die Frau des Prüfers arbeitet bei Ihrer Konkurrenz oder Sie haben schon bei Prüfungen in der Vergangenheit mit dem Beamten unangenehme Erfahrungen gemacht.
9. Frage: Darf das Finanzamt von sich aus den angekündigten Prüfer gegen einen anderen austauschen?
Nur nach Rücksprache mit Ihnen.
10. Frage: Darf der Prüfer andere Personen aus dem Finanzamt mitbringen?
- Das ist durchaus üblich, z. B. Auszubildende.
- Doch muss der Prüfer Sie um Erlaubnis fragen.
11. Frage: Dürfen wir den Prüfer zum Mittagessen einladen?
Das Bereitstellen von Kaffee, Tee oder kalten Getränken ist durchaus üblich, auch ein kleiner Imbiss ist möglich.
- Vorsicht: Manche Prüfer betrachten die Einladung zum Essen bereits als Bestechungsversuch.
- Deshalb: Mehr als einen kleinen und nicht zu aufwändigen Snack sollten Sie ihm also besser nicht anbieten.
12. Frage: Was ist, wenn der Prüfer während der Betriebsprüfung krank wird?
Derartige Ausfälle kommen gar nicht so selten vor.
- Meist wird die Betriebsprüfung in diesem Fall unterbrochen, bis der Prüfer wieder gesund ist.
- Nur bei einem längeren Ausfall kann das Finanzamt einen Vertreter schicken.
13. Frage: Darf die Betriebsprüfung auf andere Jahre oder auf Tochterfirmen ausgedehnt werden?
- Eine Ausdehnung auf weitere Jahre, die nicht in der Prüfungsanordnung benannt wurden, ist nur nach vorheriger Ankündigung möglich.
- Eine Ausdehnung der Betriebsprüfung auf Tochterfirmen ist nicht möglich. In diesem Fall muss die Firma eine eigene Prüfungsanordnung erhalten.
14. Frage: Innerhalb welcher Zeit müssen wir dem Prüfer angeforderte Unterlagen zur Verfügung stellen?
Im Gesetz sind keine Fristen genannt.
- Sie sollten auf Wünsche, speziell auf Fragen des Prüfers, grundsätzlich nicht sofort reagieren.
- Stellen Sie zunächst fest, welche steuerlichen Auswirkungen Ihre Antworten oder die Erfüllung seiner Wünsche haben könnten.
- Eine schnelle und vor allem unüberlegte Reaktion kann teuer werden.
15. Frage: Was, wenn wir die vom Prüfer angeforderten Unterlagen nicht finden?
- Bitten Sie den Prüfer um etwas Geduld.
- Sind die Originalunterlagen nicht mehr während der Prüfung aufzutreiben, versuchen Sie es mit Ersatz (Kopien, Zeugen etc.).
16. Frage: Muss der Prüfer seine Erkenntnisse für uns schriftlich zusammenfassen?
Der Prüfer sollte Sie regelmäßig und objektiv über seine Feststellungen informieren.
Tipp: Am Ende der Prüfung, vor der Schlussbesprechung, sollten Sie sich alle Ergebnisse schriftlich zusammenstellen lassen.
