Kassenbuch richtig führen: Das sollten Unternehmer wissen

Was ist ein Kassenbuch?

Per Definition bezeichnet man mit dem Begriff Kassenbuch in der Buchhaltung ein Hauptbuch, in dem alle positiven und negativen Geschäftsvorfälle aufgezeichnet werden. Mit dem Kassenbuch wird der Kassenbestand ermittelt.

Für welche Unternehmen gilt die Kassenbuchpflicht?

Viele Selbstständige und kleine Händler haben aufgrund ihrer Geschäftsausrichtung wenig Bareinnahmen zu verzeichnen.  Sie sind nicht in jedem Fall verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Grundsätzlich gibt der Gesetzgeber vor, dass alle Unternehmen, die bilanzierungspflichtig sind, ebenfalls ein Kassenbuch führen müssen.

Zu den typischen bilanzierungspflichtigen Unternehmen, die einen Jahresabschluss erstellen müssen, gehören

• Personengesellschaften (wie z.B. die Offene Handelsgesellschaft (OHG) oder Kommanditgesellschaften (KG)) und
• Kapitalgesellschaften (wie zum Beispiel die Aktiengesellschaften (AG) oder Unternehmergesellschaften (UG)).

Sie sind an die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung gebunden, die in den § 238 und § 239 HGB dargelegt werden:

• Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen.
• Bei der Führung der Handelsbücher und bei den sonst erforderlichen Aufzeichnungen hat sich der Kaufmann einer lebenden Sprache zu bedienen. Werden Abkürzungen, Ziffern, Buchstaben oder Symbole verwendet, muss im Einzelfall deren Bedeutung eindeutig festliegen.
• Die Eintragungen in Büchern und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden.
• Eine Eintragung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind.

Freiberufler oder Selbstständige, die weniger als 600.000 Euro Umsatz oder 60.000 Euro Gewinn im Jahr erzielen, können auf die gesetzlich vorgeschriebene ordnungsgemäße Buchführung verzichten. Die jährliche Abgabe eines Jahresabschlusses und das doppelte Kontieren entfällt bei ihnen. Sie profitieren von der erleichterten Buchführung, bei der eine jährliche Einnahmen-Überschuss-Rechnung im Rahmen der Einkommensteuererklärung ausreichend ist.

Warum ist die Kassenbuchführung aus praktischen Erwägungen alternativlos?

Vor allem im Einzelhandel und in der Gastronomie, beispielsweise in einer Bäckerei entstehen an jedem Arbeitstag eine Vielzahl von Bargeschäften. Von einem Bargeschäft spricht man, wenn ein Kunde Bargeld gegen Waren oder Dienstleistungen eintauscht. Da Bargeschäfte innerhalb von wenigen Sekunden oder Minuten abgeschlossen sind, ist eine vorsätzliche oder unbeabsichtigte Unterschlagung von Umsätzen möglich, wenn Bargeschäfte nicht ordnungsgemäß verbucht werden.

Um Steuerhinterziehung und Unterschlagung zu verhindern, sind Unternehmen verpflichtet, in einem Kassenbuch alle Geschäftsvorfälle aufzuzeichnen und diese mit dem tatsächlichen Kassenbestand in Relation zu setzen. Die Geschwindigkeit, in der Bargeschäfte realisiert werden, macht das Aufzeichnen von Geschäftsvorfällen in einem Kassenbuch alternativlos.

Welche Form muss ein Kassenbuch aufweisen?

Der Begriff Kassenbuch impliziert für die meisten Menschen, dass in einem klassischen Buch alle Geschäftsvorfälle handschriftlich aufgezeichnet werden. Ein Kassenbuch muss zweispaltig in Kontoform vorliegen, sodass Einnahmen und Ausgaben aus der Kassen gegenübergestellt werden können. Der Saldo bezeichnet das Endergebnis, das mit dem tatsächlichen Kassenbestand übereinstimmen muss.

In den meisten Branchen und Unternehmen gehört ein handschriftliches Kassenbuch nicht zum Inventar, da seine Nutzung nicht praktikabel und fehleranfällig ist. Werden in einer Bäckerei an einem Arbeitstag beispielsweise 500 Bargeschäfte mit einem Durchschnittsumsatz von 3,80 Euro registriert, würde eine handgeschriebene Aufzeichnung im Kassenbuch kostenintensiv und ineffizient sein. Aus diesem Grund werden die meisten Kassenbücher digital geführt.

Digitale Kassen und Kassenbücher haben viele Vorteile. Das System registriert automatisch jede Buchung in der Kasse und ordnet diese passgenau zu. Elektronische Registrierkassen können auf diese Weise automatisiert einen Großteil der Buchführung übernehmen und gleichzeitig dafür sorgen, dass sich Unternehmer und ihre Angestellten auf ihre eigentliche Tätigkeit konzentrieren können.

Vom Finanzamt wird aufgrund der Unveränderbarkeit sowohl ein handschriftliches und ebenso ein digitales Kassenbuch anerkannt. Ein Kassenbuch als Excelliste ist nicht möglich, da Tabellenkalkulationen nachträglich angepasst werden können.

Digitale Kassenbuchführung muss GOBD-konform sein

Um Missbrauch und Steuerhinterziehung vorzubeugen, muss die digitale Kassenbuchführung den Grund­sät­zen zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff (GoBD) entsprechen.

Unter einer GOBD-konformen Kassenbuchführung versteht man in der Praxis vor allem, dass das Buchen von Bargeschäften nicht nachträglich verändert werden kann. Eine einmalig getätigte Buchung einer Bareinnahme von 20 Euro kann nicht am nächsten Tag auf 10 Euro abgeändert werden. Müssen aufgrund eines Fehlers im Verkauf 10 Euro zurückerstattet werden, erfolgt eine Gutschrift, für die ein Beleg ausgedruckt und archiviert werden muss.

Eine GOBD-konforme Kassenbuchführung erfüllt ebenfalls die Voraussetzungen, die im § 145 AO zum Thema Allgemeine Anforderungen an Buchführung und Aufzeichnungen festgelegt werden. Der Gesetzgeber erklärt, dass eine Buchführung in einer Weise beschaffen sein muss, dass sie:

• Einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann.
• Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.
• Alle Aufzeichnungen sind darüber hinaus in einer Weise vorzunehmen, dass der Zweck, den sie für die Besteuerung erfüllen sollen, erreicht wird.

Verschärfte GOBD-Regeln zur digitalen Kassenbuchführung seit 2020

Seit dem Jahr 2020 gelten verschärfte Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Für die Kassenbuchführung und die GOBD-konforme Registrierkasse bedeutet dies unter anderem:

• Jede Buchung muss einzeln aufgezeichnet werden.
• Einzelhändler sind verpflichtet, zu jedem Bargeschäft einen Beleg an den Kunden auszugeben.
• Ein TSE-Zertifikat und ein TSE -Modul in der elektronischen Registrierkasse muss sicherstellen, dass die Kasse manipulationssicher ist.
• Jede elektronische Registrierkasse muss beim Finanzamt angemeldet werden.
• Zusätzlich benötigen moderne Kassensysteme eine digitale Schnittstelle und ein Speichermedium.

Vor allem die Belegausgabepflicht ist für viele Einzelhändler ein zweifelhafter bürokratischer Akt. Gleichzeitig sollen die strengeren Regeln zur prüfungssicheren Kassenführung sicherstellen, dass eine Manipulation des Kassenbuches nicht möglich ist.

Zum 21.05.2021 wurde darüber hinaus die novellierte Kassensicherungsverordnung (KassSichV) vom Bundestag und Bundesrat verabschiedet. Im § 2, der sich mit der Protokollierung von digitalen Grundaufzeichnungen beschäftigt wird verfügt, dass mit jeder Aufzeichnung eines Geschäftsvorfalls eine neue Transaktion gestartet werden muss. Um GOBD-konformität sicherzustellen, müssen die folgenden Informationen protokolliert werden:

1. Den Zeitpunkt des Vorgangs,
2. Eine eindeutige und fortlaufende Transaktionsnummer,
3. Die Art des Vorgangs,
4. Die Daten des Vorgangs,
5. Die Zahlungsart,
6. Den Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung oder des Vorgangsabbruchs,
7. Einen Prüfwert sowie
8. Die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls.

Die Speicherung der laufenden Geschäftsvorfälle oder anderer Vorgänge muss vollständig, unverändert und manipulationssicher auf einem stationären Speichermedium erfolgen. Eine Dokumentation in einem manuellen Kassenbuch oder einer Excelliste ist nicht gestattet.

Digitales Kassenbuch GOBD-konform führen – alle Angaben

Im Kassenbuch werden grundsätzlich alle Geschäftsvorfälle aufgezeichnet, bei denen ein Umsatz in einem Bargeschäft erwirtschaftet wurde. Im digitalen Kassenbuch müssen die folgenden Einzelheiten zum Geschäftsvorfall dokumentiert werden:

• Datum sowie fortlaufende Belegnummer,
• Eindeutiger Buchungstext zum Geschäftsvorfall,
• Betrag sowie Währung,
• Höhe der Umsatzsteuer sowie Umsatzsteuer als ausgewiesener Betrag,
• Aktueller Kassenbestand.

Zusätzlich zur Buchung des Geschäftsvorfalls im Kassenbuch wird ein Beleg an den Kunden ausgegeben, der gemäß § 6 KassSichV die folgenden Informationen enthalten muss:

• Den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
• Das Datum der Belegausstellung und den Zeitpunkt des Vorgangbeginns sowie den Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung,
• Die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
• Die fortlaufende Transaktionsnummer,
• Das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie
• Den anzuwendenden Steuersatz,
• Die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls.

Die Angaben auf einem Beleg müssen für jedermann ohne maschinelle Unterstützung lesbar sein. Ein Beleg kann in Papierform oder mit Zustimmung des Belegempfängers alternativ elektronisch in einem standardisierten Datenformat ausgegeben werden.

Offene Ladenkassen führen – Angaben und Checkliste

Am Beispiel einer Eisdiele lässt sich dies überaus bildhaft darstellen. Während beispielsweise die Umsätze innerhalb des Lokals über ein elektronisches Kassensystem abgewickelt werden, bedient man sich für den Straßenverkauf einer sogenannten offenen Ladenkasse. Dadurch müssen im entsprechenden Kassenbuch täglich zwei Erlöse dokumentiert werden.

1. Alles, was durch den Verzehr an Ort und Stelle zustande gekommen ist (Z-Bon), wird mit dem Regelsteuersatz in Höhe von 19 % abgerechnet. Die Zählprotokolle des Soll-Ist-Abgleiches bezüglich der Kassenauszählung sind in jedem Fall aufzubewahren.
2. Mit Hilfe eines sogenannten Kassenberichtes ermitteln Sie die Einnahmen durch den Außenverkauf. Dieser wiederum unterliegt nämlich dem ermäßigten Steuersatz von 7 %. Auch hier gilt, dass die Protokolle über den Soll-Ist-Ausgleich aufzubewahren sind.

Eine rein rechnerische Führung der Barkasse allein ist nicht zulässig. Es ist unabdingbar, den Kassenbestand jeden Tag entsprechend auszuzählen und nachzuweisen, um eine Kassensturzfähigkeit zu jedem Zeitpunkt sicherzustellen.

Korrekturen im Kassenbuch vornehmen – wie geht das?

Prinzipiell ist es nicht vorgesehen, Eintragungen im Kassenbuch zu ändern. Niemand ist jedoch perfekt und so passiert zuweilen doch mal der eine oder andere Fehler. Diese jedoch müssen dann unverzüglich im Kassenbuch behoben werden.

Hier gilt: Ein einfaches Durchstreichen oder Unkenntlichmachen des ursprünglichen Eintrages ist nicht erlaubt. Dieser muss stets lesbar bleiben. Im Falle einer Korrektur ist es daher also notwendig, den Fehler mit zeitlichem Vermerk entsprechend zu korrigieren; ohne den alten, fehlerhaften Eintrag komplett unleserlich zu machen. Zum Eintragen darf ein Kugelschreiber bedenkenlos benutzt werden, keinesfalls aber ein Bleistift. Die Aufbewahrungspflicht des Kassenbuches beträgt in der Regel 10 Jahre.

Zählprotokoll zur Ermittlung des Kassenbestands

In der Praxis stehen Sie vor der Frage, wie Sie das Auszählen Ihrer Kasse dokumentieren können. Eine Möglichkeit bietet Ihnen ein Zählprotokoll.

Als Zählprotokoll bezeichnet man eine Aufstellung aller Scheine und Münzen, die sich aktuell in der Kasse befinden. Das Gesamtergebnis aller Stückelungen, beispielsweise die Anzahl der 20-Euro und 50-Euro-Scheine oder der 10-Cent-Münzen, wird im Zählprotokoll festgehalten. Der Kassenbestand in Euro errechnet sich in der Folge aus dem Zählprotokoll.

Da ein Kassenbestand grundsätzlich auf den tatsächlichen Werten beruhen muss, darf das Zählprotokoll nicht als ausschließliche Grundlage für den Kassenbestand herangezogen werden. Vielmehr kann das Zählprotokoll ein signifikanter Anhaltspunkt sein, um den korrekten Kassenbestand zu ermitteln.

Bei der Berechnung des Kassenbestands kommt es grundsätzlich darauf an, im Vier-Augen-Prinzip zu eruieren, ob das in der Kasse vorhandene Bargeld mit den Buchungen der Geschäftsvorfälle übereinstimmt.

Eine gesetzliche Verpflichtung, ein Zählprotokoll aufzustellen, existiert nicht. Vor allem bei Kassen mit hohen Bareinnahmen kann ein Zählprotokoll zielführend sein, um Fehlbeträgen in der Buchhaltung auf die Spur zu kommen.

Kassensturzpflicht: So erstellen Sie einen Kassenbericht

Für Unternehmen, die verpflichtet sind, ein Kassenbuch zu führen, besteht eine tägliche Kassensturzpflicht. Diese erfolgt in der Regel durch die Dokumentation eines Kassenberichtes.

Ein Kassenbericht unterscheidet sich maßgebend von einem Kassenbuch. Beim Kassenbericht ermitteln Sie die Bestände aus den Einnahmen, indem Sie die Kasse auszählen. Daher beginnt ein Kassenbericht immer mit dem ausgezählten Kassenbestand zum Geschäftsschluss. Diese ist die sogenannte retrograde Ermittlung Ihrer Betriebseinnahmen.

Bei einem manuellen Kassenbuch müssen die Betriebseinnahmen, die Betriebsausgaben sowie soweit vorhanden die Privatentnahmen und Privateinlagen aufgezeichnet werden. Bei digitalen Kassenbüchern erfolgt die Kalkulation und Belegausgabe automatisiert.

Die Tageseinnahmen werden nach folgendem Schema berechnet:

Aufbewahrungsfrist für Kassenbücher 

Die Aufbewahrungsfrist für manuelle oder elektronisch geführte Kassenbücher und alle weiteren mit dem Kassenbuch verbundenen Unterlagen beträgt 10 Jahre. Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt grundsätzlich für alle Belege, die eine Buchungsgrundlage darstellen. Alle anderen Dokumente müssen für im Mindestfall sechs Jahre aufbewahrt werden.

Häufige Fehler im Kassenbuch vermeiden

Unternehmen, die bei der Führung des Kassenbuchs auf digitale Lösungen zurückgreifen, haben eine hohe Sicherheit, dass die einzelnen Buchungen und die Aufzeichnungen im Kassenbuch maschinell korrekt verbucht werden. Die gravierendsten Fehler im Kassenbuch kommen bei der manuellen Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle zustande. Kleinste unbeabsichtigte Übertragungsfehler oder fehlende Belege können den Kassenbericht verfälschen. Aus diesem Grund müssen Kassenbücher unveränderbar geführt werden. Ein digitales Kassenbuch ist in den meisten Fällen von Vorteil, da es Nutzer daran erinnert, dass Geschäftsvorfälle den GOBD-Grundsätzen entsprechen müssen und eine nachträgliche Änderung nicht möglich ist.  

Ein rechnerisch geführtes Kassenbuch birgt ebenfalls Fehlerpotenzial und ist nicht gesetzeskonform. Wer ausschließlich die Einnahmen und Ausgaben beleghaft bucht, ohne regelmäßig den faktischen Kassenbestand zu zählen, läuft Gefahr zu viel oder zu wenig Bargeld als Bestand in der Kasse zu haben. Ähnlich gravierend sind Fehler, bei denen Bargeld in Münzen oder Scheinen einbezahlt wird, ohne die Einnahme zu verbuchen oder bei denen umgekehrt ein Buchungsvorgang erzeugt wird, ohne den Gegenwert in die Kasse einzuzahlen. In beiden Fällen ist das Kassenbuch fehlerhaft. Zur Vermeidung derartiger Fehler sollten Mitarbeiter in der Buchhaltung oder Kassierer darauf achten, Geschäftsvorfälle umgehend zu verbuchen, statt Bargeschäfte abzuschließen und in der Folge die korrekte Verbuchung zu vergessen.

Ein Kassenbuch bildet den aktuellen Bargeldbestand in der Kasse ab. Gibt das Kassenbuch einen negativen Bestand aus, bedeutet dies faktisch, weniger als kein Bargeld in der Kasse zu haben. Da dies rechnerisch nicht möglich ist, muss dieser Fehler im Kassenbuch umgehend geprüft und behoben werden. In den meisten Fällen sind fehlerhafte Buchungen, bei denen Soll und Haben verwechselt wurden der Auslöser des Problems.

Bei hohen Summen über 10.000 Euro pro Bargeschäft sind zusätzlich die Aufzeichnungspflichten nach dem Geldwäschegesetz zu beachten. Das Gesetz verpflichtet Geschäftsinhaber ab dieser Bargeldsumme die Identität des Einzahlenden zu prüfen und festzuhalten. Wer diese Vorgabe übergeht, läuft Gefahr, sich am Strafbestand der Geldwäsche zu beteiligen.

Umgang mit Kassendifferenzen

In der Praxis wird Ihre Kasse wohl kaum centgenau aufgehen. Daher ist es besonders wichtig, den Soll/Ist-Abgleich durchzuführen. Auf die Dokumentation des tatsächlich ausgezählten Kassenbestandes legen die Prüfer der Finanzverwaltung besonders viel Wert und prüfen hier ganz genau. Unplausibilitäten gehen zu Ihren Lasten.

Beispiel: Das Eiscafé M erfasst seine gesamten Umsätze mittels eines elektronischen Kassensystems. Bei Geschäftsschluss druckt der Geschäftsführer den Z-Bon aus. Es ergibt sich folgendes Ergebnis (siehe Bild).

Beim Außerhausverkauf wurde über das Kassensystem 9,50 € weniger erfasst als beim Auszählen. Diesen Betrag erfassen Sie jetzt als zusätzlich Betriebseinnahme mit 7 %. Beim Verzehr im Café weicht der ausgezählte Kassenbestand vom gebongten Umsatz um 5,40 € nach unten ab. Hier erfassen Sie jetzt einen negativen Umsatz bei Ihren 19%igen Einnahmen.

Sanktionen bei fehlerhafter Kassenbuchführung

Ein fehlerhafter Kassenbestand oder inkorrekte Kassenbücher werden von den Steuerbehörden sanktioniert. Finanzbehörden sind unter anderem berechtigt, mit Schätzwerten zu arbeiten und beispielsweise Mehreinnahmen von 10 Prozent hinzuzurechnen. Für die geschätzten Einnahmen werden Steuern und Abgaben fällig. Im schlimmsten Fall kann der Mehr- oder Minderbestand in einem Steuerstrafverfahren als Steuerhinterziehung gewertet werden. Den Finanzbehörden ist es ebenfalls möglich, Steuervergünstigungen zu streichen. Die Feststellungslast liegt grundsätzlich beim Unternehmer. Er ist verpflichtet, alle steuerlich relevanten Einzeldaten, elektronisch erzeugte Rechnungen und die korrekt ausgewiesene Umsatzsteuer auf Rechnungen unveränderbar und vollständig aufzubewahren.

Info: Kleinere Fehler im Kassenbestand können vorkommen und über spezielle betriebsinterne Konten ausgeglichen werden. Viele Unternehmen zahlen ihren Angestellten zusätzlich zum Gehalt ein sogenanntes Mankogeld. Im Gegenzug haftet ein Arbeitnehmer für Fehlbuchungen in der Kasse bis zur Höhe des Mankogeldes.

Fazit: Ein Kassenbuch gehört im Rahmen der ordnungsgemäßen Buchführung zum Standard

Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, alle Geschäftsvorfälle nach den Vorgaben der ordnungsgemäßen Buchhaltung zu verbuchen. Eine professionelle Kassenbuchführung ist eine der zentralen Tätigkeiten in Betrieben, die viele Bargeschäfte verbuchen.

Unternehmen, die aufgrund gesetzlicher Vorgaben verpflichtet sind, am Ende eines Geschäftsjahrs eine Bilanz zu erstellen, müssen ein Kassenbuch führen. Alle Geschäftsvorfälle im Kassenbuch müssen transparent und zeitnah eingepflegt werden. Die meisten Unternehmen greifen auf GOBD-konforme Kassenbücher und Kassensysteme zurück, bei denen die elektronische Registrierkasse alle wichtigen Aufzeichnungen vornimmt. Kassenbücher müssen unter anderem Informationen über das Datum und den Inhalt des Geschäftsvorfalls sowie über die einbehaltene Umsatzsteuer sowie eine Beschreibung des Bargeschäfts enthalten.

Zu den wichtigsten Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung gehört die Anforderung, dass keine Buchung ohne Beleg ausgeführt werden darf. Am Ende jedes Arbeitstages erfolgt ein Kassensturz, bei dem ein Kassenbericht als Tagesübersicht gedruckt wird. Auf diese Weise können Fehlbuchungen schnell erkannt und ausgeglichen werden. Ein Kassenbuch kann neben dem digitalen Format ebenfalls als klassisches Buch geführt werden. Da die Fehleranfälligkeit von manuellen Kassenbüchern höher ist, eignet sich diese Form vor allem für Unternehmen mit wenig Bargeschäften. Eine fehlerhafte Kassenbuchung wird von den Finanzbehörden sanktioniert. Um dies zu verhindern, sollten Unternehmen, die zur Kassenbuchführung verpflichtet sind, zu jeder Zeit darauf achten, alle Geschäftsvorfälle umgehend und transparent im Kassensystem zu verbuchen.