21 legale Steuertricks für Selbstständige

Die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen fordern von Selbstständigen, Gründern und KMU-Entscheidern ein hohes Maß an finanzieller Disziplin. Hohe Kostenstrukturen und anhaltender Wettbewerbsdruck machen es notwendig, Liquiditätsreserven im eigenen Unternehmen zu heben. Ein wesentlicher Hebel zur Stärkung der eigenen Investitionskraft liegt in der strategischen Reduzierung der Steuerlast. Das deutsche Steuerrecht bietet hierfür zahlreiche legale Gestaltungsspielräume, mit denen sich der steuerliche Gewinn effektiv senken lässt.

Die folgende Übersicht fasst die wichtigsten Steuersparmaßnahmen und deren aktuelle gesetzliche Grundlagen zusammen. Diese Instrumente helfen dabei, Betriebsausgaben optimal geltend zu machen, Abschreibungen vorzuziehen und bürokratische Erleichterungen gezielt zu nutzen.

Die Steuertipps helfen, den Gewinn zu mindern, Ausgaben von der Steuer abzusetzen und die Steuerlast zu reduzieren. Schauen wir uns die Maßnahmen im Detail an.

Steuertipp 1: Häusliches Arbeitszimmer von der Steuer absetzen

Ein Arbeitszimmer ist nicht nur ein wichtiger Raum für die berufliche Tätigkeit. Es bietet zusätzlich viele Möglichkeiten zum Sparen von Steuern. Viele Freiberufler oder Selbstständige beginnen ihre Tätigkeit von zu Hause aus, um die teilweise hohen Kosten für ein externes Büro im ersten Schritt zu sparen.

Die folgenden Steuervorteile können genutzt werden:

• Ausgaben sind Betriebskosten: Sofern das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen Tätigkeit bildet , können die Kosten für das Arbeitszimmer im eigenen Haus oder in einer Wohnung wie anteilige Miete, Nebenkosten oder Aufwendungen für Renovierungen als Betriebsausgaben in voller Höhe von den Einnahmen abgezogen werden. Dies mindert die zu versteuernden Gewinne und spart somit Steuern.
• Abschreibungsmöglichkeiten: Für die Einrichtung und Ausstattung des Arbeitszimmers können über die Nutzungsdauer Absetzungen für Abschreibungen (AfA) geltend gemacht werden.

Steuertipp 2: Firmenwagen steuerlich geltend machen

Ein geschäftlich genutzter Pkw bietet Selbstständigen hervorragende Möglichkeiten, die Steuerlast spürbar zu senken. Sobald das Fahrzeug zu mehr als der Hälfte betrieblich genutzt wird, gehört es zwingend zum Betriebsvermögen. Dadurch lassen sich sämtliche Kosten von den Anschaffungskosten über Leasingraten und Kraftstoffe bis hin zu Reparaturen und Versicherungen voll als Betriebsausgaben absetzen. Auch die gezahlte Umsatzsteuer kann direkt als Vorsteuer geltend gemacht werden.

Abschreibungsvorteile nutzen

Bei einem Kauf wird der Firmenwagen regulär über eine Nutzungsdauer von sechs Jahren linear abgeschrieben. Kleine und mittlere Unternehmen mit einem Vorjahresgewinn von maximal 200.000 Euro können zusätzlich eine Sonderabschreibung von bis zu 40 Prozent flexibel einsetzen. Noch attraktiver ist die Anschaffung eines rein elektrischen Firmenwagens. Für emissionsfreie Fahrzeuge gewährt der Gesetzgeber eine Sonderabschreibung von 75 Prozent im Jahr der Anschaffung.

Steuerprivileg bei der Privatnutzung sichern

Wird der Firmenwagen auch privat genutzt, muss dieser geldwerte Vorteil versteuert werden. Während für Verbrenner die klassische 1 %-Regelung auf Basis des Bruttolistenpreises gilt, profitieren Elektrofahrzeuge von einem massiven Steuerprivileg. Reine Elektro-Firmenwagen mit einem Bruttolistenpreis von bis zu 100.000 Euro müssen monatlich mit nur 0,25 Prozent versteuert werden. Bei teureren Elektroautos über dieser Grenze oder bei bestimmten Hybridfahrzeugen fällt eine Versteuerung von 0,5 Prozent an.

Sollte der Firmenwagen nur sehr selten für private Fahrten genutzt werden, ist die pauschale Versteuerung oft unvorteilhaft. In diesen Fällen empfiehlt sich das Führen eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs. Dadurch wird nur der tatsächlich nachgewiesene Anteil der Privatfahrten versteuert, was insbesondere bei gebrauchten oder bereits vollständig abgeschriebenen Fahrzeugen zu einer erheblichen Ersparnis führt.

Steuertipp 3: Mitarbeiterfeiern absetzen und sparen

Gesellige Veranstaltungen mit Ihren Mitarbeitern sind nicht nur wichtig für das Betriebsklima, sondern können gleichzeitig beim Steuern sparen helfen. Die Kosten für solche Veranstaltungen sind für Sie als Arbeitgeber in voller Höhe als Betriebsausgaben absetzbar. Damit die Zuwendungen für Ihre Angestellten lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei bleiben, gewährt das Finanzamt pro Mitarbeiter einen Freibetrag von maximal 110 Euro brutto pro Veranstaltung für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen pro Kalenderjahr.

Wichtig ab 2026: Diese steuerlichen Vorteile greifen gesetzlich streng nur noch dann, wenn die Veranstaltung grundsätzlich allen Angehörigen des Betriebs oder eines konkreten Betriebsteils offensteht. Exklusive Feiern für einen ausgewählten Kreis sind von der Begünstigung ausgeschlossen. Übersteigen die Kosten bei einer zulässigen Feier den Freibetrag von 110 Euro, müssen Sie als Arbeitgeber den übersteigenden Betrag mit 25 Prozent pauschal versteuern.

Steuertipp 4: Homeoffice-Pauschale gezielt nutzen

Während der Corona-Pandemie war es für viele Mitarbeiter alternativlos, im Homeoffice zu arbeiten. Auch nach Ende der Pandemie ist Homeoffice beliebt. Wie die Bundesregierung im Rahmen der dauerhaften Entfristung mitteilte, können Steuerpflichtige „weiterhin die Homeoffice-Pauschale geltend machen, wenn sie zu Hause arbeiten.“

Die Pauschale wurde zum 1. Januar 2023 erhöht, verbessert und entfristet. Pro Tag gilt: Es können sechs Euro in der Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden. Ab 2023 ist es zudem möglich, bis zu 210 Tage pro Jahr im Homeoffice abzusetzen, was eine Entlastung an Steuern von bis zu 1.260 Euro ausmacht.

Wichtig für Selbstständige:

Steuertipp 5: Software von der Steuer absetzen

Ausgaben für beruflich genutzte Software können von der Steuer abgezogen werden. Hierbei ist es unwichtig, ob es sich um Buchhaltungssoftware, Grafikprogramme oder andere beruflich notwendige Tools handelt.

Die Kosten für Softwareapplikationen können seit 2021 komplett im Jahr der Anschaffung vollständig als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Diese Regelung hilft Selbstständigen, ihre Steuerlast und Liquidität besser zu planen, da die Steuerersparnis sofort zur Verfügung steht.

Steuertipp 6: Beruflich bedingte Fahrtkosten richtig abrechnen

Selbstständige und Freiberufler können beruflich bedingte Fahrtkosten mit dem privaten Pkw auf zwei Arten abrechnen:

• Pauschale Kilometergeldmethode
• Aufteilung der tatsächlichen Fahrzeugkosten

Pauschale Kilometergeldmethode

Die einfachste Methode ist die pauschale Kilometergeldmethode. Dabei können Selbstständige für jeden tatsächlich gefahrenen Kilometer auf Geschäftsreisen einen pauschalen Betrag ansetzen :

• 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer

Hierbei müssen die geschäftlichen Fahrten lediglich formlos dokumentiert und nachgewiesen werden. Die tatsächlichen Kosten für Benzin, Versicherung oder Reparaturen müssen nicht einzeln aufgeführt werden .

Aufteilung der tatsächlichen Fahrzeugkosten

Alternativ können in einer aufwendigeren Methode die gesamten Fahrzeugkosten erfasst und anhand der beruflich gefahrenen Kilometer anteilig als Betriebsausgaben abgerechnet werden. Hierfür muss ein Fahrtenbuch geführt werden, aus dem die Gesamtkilometer und die beruflich gefahrenen Kilometer hervorgehen . Der berufliche Anteil der Gesamtkosten kann in der Folge steuerlich geltend gemacht werden.t werden. Die tatsächlichen Kosten für Benzin, Versicherung oder Reparaturen müssen nicht einzeln aufgeführt werden.

Steuertipp 7: Spenden richtig wählen und steuerlich absetzen

Selbstständige dürfen Spenden grundsätzlich nicht als Betriebsausgaben geltend machen. Eine Ausnahme gilt nur dann, wenn die Unterstützung an Institutionen erfolgt, die das Ziel der wirtschaftlichen Förderung der eigenen Mitglieder verfolgen. Spenden an gemeinnützige Organisationen, die sich beispielsweise der Förderung von Bildung und Wissenschaft widmen, dürfen von Einzelunternehmern und Freiberuflern nicht über den Betrieb abgesetzt werden. In solchen Fällen wird kein betrieblicher Anlass angenommen.

Trennen Sie betriebliche Ausgaben und private Spenden strikt in Ihrer Buchhaltung. Da Einzelunternehmer und Freiberufler Spenden nicht als Betriebsausgabe in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) abziehen dürfen, müssen Sie den Spendenbeleg privat einreichen . Tragen Sie die Spendensumme einfach in Ihrer privaten Einkommensteuererklärung in der Anlage Sonderausgaben ein. Auf diese Weise mindert die Spende Ihr zu versteuerndes Einkommen auf privater Ebene und Sie senken Ihre persönliche Steuerlast .

Steuertipp 8: Sponsoring als Betriebsausgaben deklarieren

Sponsoring ist ein weiteres Feld, das steueroptimiert eingesetzt werden kann. Die Anerkennung von Sponsoringausgaben als Betriebsausgaben setzt voraus, dass ein wirtschaftlicher Vorteil für das Unternehmen ersichtlich ist. Ein Beispiel wäre, dass die regionale Bekanntheit des Unternehmens durch ein Sponsoring steigt. In diesem Fall ist die Aufwendung in voller Höhe gegenüber dem Finanzamt als Betriebskosten deklarierbar.

Steuertipp 9: Vorauszahlungen zur Steueroptimierung nutzen

Selbstständige können durch die folgenden Maßnahmen im Zusammenhang mit Vorauszahlungen ihre Liquidität optimieren und unnötige Kosten sparen.

• Vorauszahlungen an das Finanzamt anpassen: Selbstständige können die Höhe ihrer vierteljährlichen Vorauszahlungen an das zu erwartende Einkommen im laufenden Jahr auf Antrag individuell anpassen. Bei Verlusten im Geschäftsjahr können die Vorauszahlungen reduziert und die Liquidität des Unternehmens kurzfristig geschont werden.
• Freiwillige Zahlungen leisten: Durch freiwillige Zahlungen auf die zu erwartende Steuerschuld, beispielsweise bei hohen Gewinnen im laufenden Jahr, können Selbstständige Zinsen auf die spätere Nachzahlung bei der Steuererklärung vermeiden.
• Rückständige Vorauszahlungen ausgleichen: Rückstände bei Vorauszahlungen aus Vorjahren führen zu hohen Zinsen und Säumniszuschlägen. Selbstständige sollten Rückstände bei Vorauszahlungen vermeiden, da dies die finanzielle Belastung durch steuerliche Nebenleistungen unnötig erhöht.

Steuertipp 10: Kleinunternehmerregelung

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG) bietet steuerliche Vorteile für Selbstständige mit geringem Umsatz. Durch aktuelle Gesetzesanpassungen wurden die Spielräume für diese Vereinfachung deutlich erweitert.

Die aktuellen Umsatzgrenzen im Überblick

Lag der Umsatz im vergangenen Geschäftsjahr unter 25.000 Euro pro Jahr, sind Kleinunternehmer von der Erhebung der Umsatzsteuer befreit. Im laufenden Kalenderjahr darf der Umsatz die Marke von 100.000 Euro nicht übersteigen. Wird dieser Wert im Jahresverlauf gerissen, entfällt die Befreiung sofort und nicht erst im Folgejahr.

Vor- und Nachteile der Regelung abwägen

Die Kleinunternehmerregelung und die Befreiung von der Umsatzsteuer reduziert vor allem den bürokratischen Aufwand der monatlichen oder vierteljährlichen Umsatzsteuervoranmeldungen. Sie eignet sich im Besonderen für Start-ups und kleine Unternehmen. Ein Nachteil der Kleinunternehmerregelung besteht darin, dass die gezahlte Umsatzsteuer bei Investitionen nicht als Vorsteuer abgesetzt werden kann.

Automatische Anwendung durch das Finanzamt

Um von der Kleinunternehmerregelung zu profitieren, muss kein separater Antrag beim zuständigen Finanzamt gestellt werden. Die Regelung greift bei Einhaltung der Grenzen gesetzlich automatisch. Gründer geben lediglich bei der Anmeldung im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung an, dass sie diese in Anspruch nehmen. Wer stattdessen Vorsteuerbeträge absetzen möchte, muss gegenüber dem Finanzamt aktiv auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung verzichten.

Steuertipp 11: Investitionsabzugsbetrag

Der Investitionsabzugsbetrag ist eine oft unterschätzte Möglichkeit für Selbstständige in Deutschland, die Investitionen planen. Er ermöglicht es Unternehmen, künftige Investitionen in bestimmte abnutzbare bewegliche Wirtschaftsgüter wie Maschinen, Betriebsvorrichtungen oder Firmenfahrzeuge bereits im Vorfeld gewinnmindernd steuerlich geltend zu machen.

Die gesetzliche Grundlage finden Selbstständige und Unternehmen im § 7g des Einkommensteuergesetzes (EStG). Dabei gelten folgende Rahmenbedingungen:

• Selbstständige können bis zu 50 Prozent der voraussichtlichen Anschaffungskosten oder Herstellungskosten für eine geplante Investition vom steuerlichen Gewinn abziehen. Seit dem Jahr 2020 können auch vermietete Wirtschaftsgüter für einen Investitionsabzugsbetrag genutzt werden.
• Der Höchstbetrag für den Investitionsabzugsbetrag liegt bei 200.000 Euro pro Wirtschaftsjahr. Voraussetzung für die Nutzung ist zudem, dass der Gewinn des Unternehmens vor Abzug des Investitionsabzugsbetrags die Grenze von 200.000 Euro nicht überschreitet.
• Die Inanspruchnahme muss nicht separat beim Finanzamt beantragt werden, sondern wird im Jahr der Gewinnerzielung direkt über die elektronische Steuererklärung geltend gemacht.
• Die Investition selbst muss nach der Geltendmachung innerhalb der nächsten drei Jahre tatsächlich getätigt werden.
• Wird die Investition nicht, nicht fristgerecht oder nur teilweise durchgeführt, muss der Investitionsabzugsbetrag rückwirkend gewinnerhöhend rückgängig gemacht werden, was regelmäßig zu Steuernachzahlungen und einer entsprechenden Verzinsung führt.

Steuertipp 12: Sonderabschreibungen als Steuertrick

Das Wachstumschancengesetz ermöglicht es Unternehmen, für die Kosten von neuen und gebrauchten beweglichen Anlagegütern eine attraktive Sonderabschreibung zu nutzen.

Erhöhte Abschreibungssätze durch das Wachstumschancengesetz

Diese Sonderabschreibung auf Grundlage von § 7g EStG beträgt 20 Prozent für Güter, die vor dem Jahr 2024 erworben oder hergestellt wurden. Sie erhöht sich deutlich auf 40 Prozent für solche Wirtschaftsgüter, die nach dem 31. Dezember 2023 angeschafft oder gefertigt werden. Die Sonderabschreibung kann innerhalb von fünf Jahren flexibel auf das Jahr der Anschaffung und die vier Folgejahre verteilt oder in einem Jahr voll ausgeschöpft werden. Eine zeitanteilige Kürzung bei Anschaffungen zum Jahresende erfolgt nicht.

Strenge Voraussetzungen für die Nutzung

Voraussetzung für die Sonderabschreibung ist, dass die Güter im Anschaffungsjahr und dem darauffolgenden Jahr fast ausschließlich geschäftlich in einer inländischen Betriebsstätte genutzt werden. Der betriebliche Nutzungsanteil muss bei mindestens 90 Prozent liegen. Zudem gilt sie nur für Betriebe, die im Jahr vor der geplanten Investition eine strenge Gewinngrenze von 200.000 Euro nicht überschritten haben.

Steuertipp 13: Degressive AfA einsetzen

Zusätzlich zur regulären linearen Abschreibung gibt es für Selbstständige aktuell wieder die Möglichkeit, eine degressive AfA (Absetzung für Abnutzung) für bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens zu nutzen.

Aktuelle Fristen und Abschreibungshöhe

Nachdem die degressive Abschreibung durch das Wachstumschancengesetz zunächst nur für das Jahr 2024 galt, wurde sie durch ein aktuelles steuerliches Investitionssofortprogramm erneut eingeführt. Voraussetzung für die Änderung der Abschreibungsmethode ist nun, dass die Anschaffung oder Herstellung der fabrikneuen Wirtschaftsgüter nach dem 30. Juni 2025 und vor dem 1. Januar 2028 erfolgt. In diesem Förderzeitraum darf der degressive Abschreibungssatz das Dreifache der regulären linearen Abschreibung betragen, ist jedoch auf maximal 30 Prozent begrenzt.

Der Wechsel zur degressiven Abschreibungsmethode lohnt sich besonders bei hochpreisigen Investitionen. Ein höherer Aufwand in den ersten Jahren mindert die Steuerlast sofort deutlich stärker als bei der gleichmäßigen linearen Verteilung. Das erbringt einen spürbaren Vorteil für die laufende Liquidität des Unternehmens. Um das Wirtschaftsgut am Ende der Laufzeit vollständig abzuschreiben, muss zu einem späteren Zeitpunkt strategisch wieder zur linearen Methode gewechselt werden.

Steuertipp 14: Bewirtungskosten steuerlich absetzen

Bewirtungskosten können Sie ebenfalls steuerlich geltend machen, je nach Anlass zu 70 Prozent oder sogar in voller Höhe zu 100 Prozent. Die exakte Höhe der Absetzbarkeit richtet sich streng danach, ob eine geschäftlich oder eine rein betrieblich veranlasste Bewirtung vorliegt. Die nachfolgende Tabelle gibt Aufschluss über diese grundlegende Unterscheidung:

Voller Vorsteuerabzug bei geschäftlichen Essen

Ein oft übersehener finanzieller Vorteil ist, dass Unternehmer bei einer geschäftlich veranlassten Bewirtung zwar nur 70 Prozent des Nettobetrags als Betriebsausgabe ansetzen dürfen, die anfallende Vorsteuer aus der Gesamtrechnung jedoch zu 100 Prozent beim Finanzamt geltend machen können. Voraussetzung hierfür ist lediglich, dass das Unternehmen regulär zum Vorsteuerabzug berechtigt ist und nicht etwa unter die Kleinunternehmerregelung fällt.

Strenge formale Anforderungen an den Bewirtungsbeleg

Das Finanzamt erkennt Bewirtungskosten nur an, wenn ein ordnungsgemäßer, maschinell erstellter Bewirtungsbeleg mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung der Kasse vorliegt. Ein handschriftlicher Zettel der Gastronomie reicht hierfür keinesfalls aus. Auf dem Beleg müssen die Namen aller bewirteten Personen sowie der exakte geschäftliche Anlass zeitnah dokumentiert und vom Unternehmer unterschrieben werden. Allgemeine Floskeln wie Informationsgespräch oder Kontaktpflege werden von den Finanzämtern regelmäßig nicht akzeptiert und führen bei Betriebsprüfungen zur Streichung der Ausgaben.

Steuertipp 15: Fortbildungskosten

Investitionen in die eigene berufliche Weiterbildung sind für Selbstständige ein wichtiger Hebel für den geschäftlichen Erfolg und lassen sich steuerlich äußerst effizient nutzen. Sämtliche Aufwendungen, die im Zusammenhang mit der Wissensaneignung stehen, können als Betriebsausgaben vollständig abgesetzt werden, was den steuerpflichtigen Gewinn des Unternehmens direkt mindert.

Absetzbare Posten und zwingende Voraussetzungen

Zu den absetzbaren Positionen zählen längst nicht nur die reinen Kurs- oder Seminargebühren. Selbstständige können auch die begleitenden Reisekosten, notwendige Fachliteratur, Arbeitsmittel sowie eventuelle Übernachtungs- und Verpflegungsmehraufwendungen in vollem Umfang geltend machen. Die grundlegende Bedingung des Finanzamts ist dabei ein klar erkennbarer beruflicher Bezug. Die Maßnahme muss nachweislich der Verbesserung, Anpassung oder Erhaltung der beruflichen Qualifikation dienen, die für die aktuelle selbstständige Tätigkeit notwendig ist. Eine strenge Trennung ist erforderlich, sobald ein Seminar an touristisch attraktiven Orten stattfindet oder mit einem Privaturlaub verknüpft wird. In solchen Fällen prüft das Finanzamt sehr genau, ob die Kosten zeitlich und sachlich aufgeteilt werden müssen oder im schlimmsten Fall als private Lebensführung komplett vom Steuerabzug ausgeschlossen werden.

Steuertipp 16: Büromaterialien und Arbeitsmittel absetzen

Von klassischen Schreibwaren über die Büroausstattung bis hin zur modernen IT-Infrastruktur lassen sich sämtliche beruflich genutzten Arbeitsmittel steuerlich als Betriebsausgabe geltend machen. Eine wichtige Klarstellung zur beruflichen Nutzung: Wird ein Gegenstand zu mindestens 90 Prozent für die Selbstständigkeit genutzt, können die Kosten in voller Höhe abgesetzt werden. Fällt die betriebliche Nutzung geringer aus, beispielsweise bei einem teilweise privat genutzten Smartphone, verfällt der Steuervorteil nicht. Die Kosten können stattdessen prozentual in einen betrieblichen und einen privaten Anteil aufgeteilt werden.

Ein besonderer Liquiditätsvorteil für Selbstständige besteht zudem im Bereich der Digitalisierung. Anschaffungskosten für Computer, Laptops und Software müssen nicht mehr über mehrere Jahre abgeschrieben werden, sondern können unabhängig vom Kaufpreis im Jahr der Anschaffung in voller Höhe abgesetzt werden.

Beispiele für typische absetzbare Arbeitsmittel von Selbstständigen:

• Büromaterialien: Verbrauchsgüter des täglichen Bedarfs wie Ordner, Papier, Schreibutensilien, Porto sowie Druckerpatronen.
• Büromöbel: Zur Ausstattung zählende Gegenstände wie der Schreibtisch, ein ergonomischer Bürostuhl, Rollcontainer oder Aktenschränke.
• Bürotechnik: Die elektronische Grundausstattung, darunter Laptops, Monitore, Drucker, Smartphones und betrieblich genutzte Tablets.

Steuertipp 17: Telefon- und Internetkosten

Beruflich genutzte Telekommunikationskosten können von Selbstständigen steuerlich als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Handelt es sich um reine Geschäftsanschlüsse, sind die Kosten in voller Höhe abzugsfähig. Nutzen Selbstständige hingegen einen privaten Festnetz- oder Mobilfunkvertrag anteilig für ihr Geschäft, können die Kosten auf zwei Wegen geltend gemacht werden. Ohne großen bürokratischen Aufwand akzeptiert das Finanzamt eine Schätzung.

Hierbei lassen sich pauschal 20 Prozent der monatlichen Kosten für Telefon und Internet absetzen, dieser Betrag ist jedoch auf maximal 20 Euro monatlich gedeckelt. Alternativ können Einzelnachweise erbracht werden. Hier liegt das größte Sparpotenzial: Werden die betrieblichen Verbindungen über einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten detailliert dokumentiert, lässt sich der tatsächliche berufliche Nutzungsanteil ermitteln. Liegt dieser beispielsweise bei 70 Prozent, können Selbstständige fortlaufend 70 Prozent der gesamten Rechnungsbeträge steuerlich absetzen, ohne dass eine Deckelung auf 20 Euro greift.

Steuertipp 18: Versicherungskosten dürfen steuerlich geltend gemacht werden

Bestimmte Versicherungsbeiträge, die in direktem Zusammenhang mit der geschäftlichen Tätigkeit stehen, können von Selbstständigen steuerlich geltend gemacht werden. Wichtig ist hierbei für die Steuererklärung die exakte Trennung zwischen echten Betriebsausgaben, die direkt den Gewinn mindern, und privaten Vorsorgeaufwendungen, die als Sonderausgaben abgesetzt werden.

Die steuerliche Absetzbarkeit umfasst unter anderem Beiträge für die folgenden Versicherungen:

• Berufshaftpflichtversicherung: Diese schützt das Unternehmen vor beruflichen Risiken und Schadenersatzforderungen. Die Beiträge sind als klassische Betriebsausgabe in voller Höhe absetzbar.
• Rechtsschutzversicherung: Hier akzeptiert das Finanzamt nur den Anteil für den reinen Firmenrechtsschutz oder Betriebsrechtsschutz als Betriebsausgabe. Ein privater Baustein oder ein privater Verkehrsrechtsschutz, der oft in Kombi-Policen enthalten ist, muss strikt herausgerechnet werden.
• Krankenversicherung: Beiträge zur gesetzlichen oder privaten Krankenversicherung sowie zur Pflegeversicherung sind keine Betriebsausgaben. Selbstständige machen diese essenziellen Kosten stattdessen als Sonderausgaben im Bereich der Vorsorgeaufwendungen in ihrer privaten Steuererklärung geltend, was die zu zahlende Einkommensteuer ebenfalls maßgeblich reduziert.

Steuertipp 19: Wechsel von der Soll- zur Ist-Versteuerung (Umsatzsteuer)

Unternehmen, die Umsatzsteuer abführen müssen, praktizieren als gesetzlichen Regelfall die sogenannte Soll-Versteuerung. Das bedeutet, dass das Finanzamt die Umsatzsteuer bereits in dem Moment einfordert, in dem die Leistung erbracht und die Rechnung geschrieben wurde, unabhängig davon, ob der Kunde bereits bezahlt hat.

Liquiditätsvorteil durch Antrag auf Ist-Versteuerung

Diese Vorfinanzierung der Umsatzsteuer kann für Selbstständige eine erhebliche finanzielle Belastung darstellen. Abhilfe schafft hier der Wechsel zur Ist-Versteuerung, bei der die Mehrwertsteuer erst nach dem tatsächlichen Zahlungseingang des Kunden an das Finanzamt abgeführt werden muss. Dies führt zu einer sofortigen Verbesserung der Liquidität und schützt vor Zahlungsausfällen. Dieser Wechsel erfolgt jedoch nicht automatisch, sondern muss beim Finanzamt beantragt werden. Freiberufler können die Ist-Versteuerung völlig unabhängig von der Höhe ihrer Einnahmen in Anspruch nehmen. Für Gewerbetreibende wurde der Zugang durch aktuelle Gesetzesänderungen zudem spürbar erleichtert: Die Umsatzgrenze, bis zu der die Ist-Versteuerung beantragt werden darf, liegt nun bei 800.000 Euro Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr.

Steuertipp 20: Steuerberatungskosten absetzen

Im Laufe der Geschäftstätigkeit ist die professionelle Unterstützung durch einen Steuerberater für die meisten Selbstständigen unverzichtbar. Die damit verbundenen Aufwendungen können als Betriebsausgaben steuerlich geltend gemacht werden und mindern somit den Unternehmensgewinn. Dies umfasst nicht nur die laufende steuerliche Beratung und die Buchführung, sondern auch Kosten für Steuersoftware oder digitale Buchhaltungsprogramme, die im Unternehmen genutzt werden.

Auf die korrekte Trennung in der Rechnung achten

Wichtig bei der Absetzbarkeit von Steuerberatungskosten ist der strikte Grundsatz, dass ausschließlich beruflich veranlasste Ausgaben den Gewinn mindern dürfen. Die Kosten für die Erstellung der betrieblichen Gewinnermittlung, der Umsatzsteuervoranmeldungen oder der Gewerbesteuererklärung sind vollständig abzugsfähig. Positionen, die jedoch die rein private Sphäre betreffen, wie etwa das Ausfüllen des privaten Einkommensteuermantelbogens oder die Anlage Kind, dürfen steuerlich nicht angesetzt werden. Selbstständige sollten daher stets darauf achten, dass die Kanzlei eine transparente und nach beruflichen sowie privaten Leistungen getrennte Rechnung ausstellt, um Kürzungen durch das Finanzamt vorzubeugen.

Steuertipp 21: Geschenke und Sachbezüge

Selbstständige mit eigenem Personal möchten sich oft um die Mitarbeiterbindung kümmern, ohne dabei die Lohnnebenkosten unnötig in die Höhe zu treiben. Anstelle einer reinen Gehaltserhöhung, bei der ein Großteil durch Steuern und Sozialabgaben verloren geht, lassen sich steuerfreie Sachleistungen bis 50 Euro im Monat oder anlassbezogene Aufmerksamkeiten bis 60 Euro nutzen.

Die monatliche 50-Euro-Freigrenze clever nutzen

Arbeitgeber können ihren Mitarbeitern Sachleistungen bis zu 50 Euro monatlich zusätzlich zum Gehalt gewähren. Klassische Beispiele hierfür sind Einkaufs- und Tankgutscheine, Abonnements oder Mitgliedschaften in einem Fitnessstudio. Wichtig ist jedoch, dass ausgegebene Gutscheine strengen gesetzlichen Kriterien unterliegen. Sie dürfen nicht in bar auszahlbar sein und dürfen nur in einem begrenzten Händlernetzwerk oder für spezifische Warengruppen eingelöst werden können. Unternehmer müssen zwingend beachten, dass es sich hierbei um eine gesetzliche Freigrenze und nicht um einen Freibetrag handelt. Wird der Wert von 50 Euro im Monat auch nur um einen Cent überschritten, wird der komplette Betrag in voller Höhe steuer- und sozialversicherungspflichtig.

Anlassbezogene Aufmerksamkeiten bis 60 Euro

Zusätzlich zum monatlichen Sachbezug dürfen Arbeitgeber ihren Mitarbeitern zu persönlichen Ereignissen wie einer Hochzeit, einem runden Geburtstag oder der Geburt eines Kindes eine anlassbezogene Aufmerksamkeit zukommen lassen. Diese Geschenke sind bis zu einem Wert von 60 Euro (brutto) komplett steuerfrei. Bargeld ist auch hier strikt ausgeschlossen. Ein großer Vorteil in der Praxis: Die 50-Euro-Freigrenze und die 60-Euro-Regel können im selben Monat parallel für denselben Mitarbeiter ausgeschöpft werden. Übersteigt der Wert des Geschenks jedoch 60 Euro, wird es als geldwerter Vorteil gewertet, der regulär versteuert werden muss oder pauschal durch den Arbeitgeber mit 30 Prozent zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer übernommen werden kann.