21 legale Steuertricks für Selbstständige

Wie Zeit Online am 19.02.2024 berichtete, ist fast jeder zweite Selbstständige in Deutschland von einem Auftragsmangel betroffen. Gründe hierfür sind vor allem die hohe Inflation und die schwächelnde Wirtschaft in Deutschland und europaweit. Selbstständige, Freiberufler und Gründer müssen demnach genau überlegen, wann und in welchen Bereichen sie investieren. Ein probates Mittel, um mehr Möglichkeiten für Investitionen zu haben, ist das Senken der in Deutschland im internationalen Vergleich sehr hohen Steuerlast.

Die Steuertipps helfen, den Gewinn zu mindern, Ausgaben von der Steuer abzusetzen und die Steuerlast zu reduzieren. Schauen wir uns die Maßnahmen im Detail an.

Steuertipp 1: Häusliches Arbeitszimmer von der Steuer absetzen

Ein Arbeitszimmer ist nicht nur ein wichtiger Raum für die berufliche Tätigkeit. Es bietet zusätzlich viele Möglichkeiten zum Sparen von Steuern. Viele Freiberufler oder Selbstständige beginnen ihre Tätigkeit von zu Hause aus, um die teilweise hohen Kosten für ein externes Büro im ersten Schritt zu sparen.

Die folgenden Steuervorteile können genutzt werden:

• Ausgaben sind Betriebskosten: Die Kosten für das Arbeitszimmer im eigenen Haus oder in einer Wohnung wie anteilige Miete, Nebenkosten oder Aufwendungen für Renovierungen können als Betriebsausgaben in voller Höhe von den Einnahmen abgezogen werden. Dies mindert die zu versteuernden Gewinne und spart somit Steuern.
• Abschreibungsmöglichkeiten: Für die Einrichtung und Ausstattung des Arbeitszimmers können über die Nutzungsdauer Absetzungen für Abschreibungen (AfA) geltend gemacht werden.

Steuertipp 2: Firmenwagen steuerlich geltend machen

Ein Firmenwagen ist mehr als ein Fortbewegungsmittel. Häufig wird er aus unternehmerischer Sicht auch repräsentativ genutzt. Richtig beim Finanzamt abgesetzt, kann ein Firmenwagen positive Effekte auf die Steuerlast haben.

• Vorsteuerabzug: Alle mit dem Firmenwagen verbundenen Ausgaben und Kosten wie Anschaffung, Leasingraten, Benzin oder Reparaturen können inklusive der Mehrwertsteuer als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Die in den Rechnungen enthaltene Mehrwertsteuer kann als Vorsteuer abgesetzt werden.
• Abschreibung: Bei einem gekauften Firmenwagen können die Anschaffungskosten über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer (in der Regel 6 Jahre) abgeschrieben werden. Im ersten Jahr ist zudem in vielen Fällen eine Sonderabschreibung von 20 % (2024 bis zu 40 %) möglich.
• Geringere Steuerlast bei privater Nutzung: Die private Nutzung des Firmenwagens muss als geldwerter Vorteil versteuert werden. Dies geschieht pauschal mit der sogenannten 1 %-Regelung, basierend auf dem Bruttolistenpreis. Dies ist oft günstiger als die tatsächlichen Kosten.

Steuertipp 3: Mitarbeiterfeiern absetzen und sparen

In Zeiten des Fachkräftemangels gilt: Die eigenen Mitarbeiter ans Unternehmen zu binden und in das sogenannte Employer Branding zu investieren, ist wichtig.

Gesellige Veranstaltungen mit Ihren Mitarbeitern sind nicht nur wichtig für das Betriebsklima, sondern können gleichzeitig beim Steuern sparen helfen.

Pro Mitarbeiter und Jahr können Sie bis zu zwei Betriebsveranstaltungen mit einem Freibetrag von maximal 110 Euro pro Veranstaltung von der Steuer als Betriebsausgaben absetzen.

Steuertipp 4: Homeoffice-Pauschale gezielt nutzen

Während der Corona-Pandemie war es für viele Mitarbeiter alternativlos, im Homeoffice zu arbeiten. Auch nach Ende der Pandemie ist Homeoffice beliebt. Wie die Bundesregierung am 06.07.2013 mitteilte, können Steuerpflichtige „weiterhin die Homeoffice-Pauschale geltend machen, wenn sie zu Hause arbeiten.“

Die Pauschale wurde zum 1. Januar 2023 erhöht, verbessert und entfristet. Pro Tag gilt: Es können sechs Euro in der Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden. Ab 2023 ist es zudem möglich, bis zu 210 Tage pro Jahr im Homeoffice abzusetzen, was eine Entlastung an Steuern von bis zu 1.260 Euro ausmacht.

Steuertipp 5: Software von der Steuer absetzen

Ausgaben für beruflich genutzte Software können von der Steuer abgezogen werden. Hierbei ist es unwichtig, ob es sich um Buchhaltungssoftware, Grafikprogramme oder andere beruflich notwendige Tools handelt.

Die Kosten für Softwareapplikationen können seit 2021 komplett im Jahr der Anschaffung vollständig als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Diese Regelung hilft Selbstständigen, ihre Steuerlast und Liquidität besser zu planen, da die Steuerersparnis sofort zur Verfügung steht.

Steuertipp 6: Beruflich bedingte Fahrtkosten richtig abrechnen

Selbstständige und Freiberuflicher können beruflich bedingte Fahrtkosten mit dem privaten Pkw auf zwei Arten abrechnen:

• Pauschale Kilometergeldmethode
• Aufteilung der tatsächlichen Fahrzeugkosten

Pauschale Kilometergeldmethode

Die einfachste Methode ist die pauschale Kilometergeldmethode. Dabei können Selbstständige für jede gefahrene Kilometer auf Geschäftsreisen einen pauschalen Betrag ansetzen:

• 0,30 € pro km für die ersten 20.000 km pro Jahr
• 0,20 € pro km für alle weiteren km

Hierbei müssen lediglich die Fahrtkosten mit einem Fahrtenbuch dokumentiert werden. Die tatsächlichen Kosten für Benzin, Versicherung oder Reparaturen müssen nicht einzeln aufgeführt werden.

Aufteilung der tatsächlichen Fahrzeugkosten

Alternativ können in einer aufwendigeren Methode die gesamten Fahrzeugkosten erfasst und anhand der beruflich gefahrenen Kilometer anteilig als Betriebsausgaben abgerechnet werden. Hierfür muss ein Fahrtenbuch geführt werden, aus dem die Gesamtkilometer und die beruflich gefahrenen Kilometer hervorgehen. Der berufliche Anteil der Gesamtkosten kann in der Folge steuerlich geltend gemacht werden.

Steuertipp 7: Spenden richtig wählen und steuerlich absetzen

Selbstständige dürfen anders als Privatleute Spenden grundsätzlich nicht steuerlich geltend machen. Eine Ausnahme gilt, wenn die Unterstützung an Institutionen erfolgt, die das Ziel der wirtschaftlichen Förderung ihrer Mitglieder verfolgen.

Ein Beispiel wäre eine Spende an eine gemeinnützige Organisation, die sich der Förderung von Bildung und Wissenschaft widmet. In solchen Fällen wird ein betrieblicher Anlass angenommen, wodurch die Spende als Betriebsausgabe abzugsfähig ist.

Tipp: Abseits von Betriebsausgaben können Selbstständige als Privatpersonen an mildtätige, politische oder kirchliche Organisationen spenden. Derartige Spenden können in der Einkommensteuererklärung als Sonderausgaben angesetzt werden.

Steuertipp 8: Sponsoring als Betriebsausgaben deklarieren

Sponsoring ist ein weiteres Feld, dass steueroptimiert eingesetzt werden kann. Die Anerkennung von Sponsoringausgaben als Betriebsausgaben setzt voraus, dass ein wirtschaftlicher Vorteil für das Unternehmen ersichtlich ist. Ein Beispiel wäre, dass die regionale Bekanntheit des Unternehmens durch ein Sponsoring steigt. In diesem Fall ist die Aufwendung in voller Höhe gegenüber dem Finanzamt als Betriebsausgabe deklarierbar.

Steuertipp 9: Vorauszahlungen zur Steueroptimierung nutzen

Selbstständige können durch die folgenden Maßnahmen im Zusammenhang mit Vorauszahlungen Steuern sparen:

• Vorauszahlungen an das Finanzamt anpassen: Selbstständige können die Höhe ihrer vierteljährlichen Vorauszahlungen an das zu erwartende Einkommen im laufenden Jahr auf Antrag individuell anpassen. Bei Verlusten im Geschäftsjahr können die Vorauszahlungen reduziert und die Steuerlast kurzfristig gesenkt werden.
• Sondervorauszahlungen leisten: Durch freiwillige Sondervorauszahlungen, beispielsweise bei hohen Gewinnen im laufenden Jahr, können Selbstständige Zinsen auf die Nachzahlung bei der Steuererklärung vermeiden.
• Rückständige Vorauszahlungen ausgleichen: Rückstände bei Vorauszahlungen aus Vorjahren führen zu hohen Zinsen und Säumniszuschlägen. Selbstständige sollten Rückstände bei Vorauszahlungen vermeiden, da dies die Steuerlast erhöht.

Steuertipp 10: Kleinunternehmerregelung

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG) bietet steuerliche Vorteile für Selbstständige mit geringem Umsatz. Lag der Umsatz im vergangenen Geschäftsjahr unter 22.000 Euro pro Jahr, sind Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit. Im laufenden Kalenderjahr darf der Umsatz die Marke von 50.000 Euro nicht übersteigen.

Die Kleinunternehmerregelung und die Befreiung von der Umsatzsteuer reduziert vor allem den bürokratischen Aufwand der monatlichen oder vierteljährlichen Umsatzsteuervoranmeldungen. Sie eignet sich im Besonderen für Start-ups und kleine Unternehmen. Ein Nachteil der Kleinunternehmerregelung besteht darin, dass die Umsatzsteuer bei Investitionen nicht abgesetzt werden kann. Um von der Kleinunternehmerregelung zu profitieren, muss ein Antrag beim zuständigen Finanzamt gestellt werden.

Steuertipp 11: Investitionsabzugsbetrag

Der Investitionsabzugsbetrag ist eine weniger bekannte Form für Selbstständige in Deutschland, die Investitionen planen. Er ermöglicht es Unternehmen, künftige Investitionen in bestimmte abnutzbare Wirtschaftsgüter wie Maschinen, Betriebsvorrichtungen oder Gebäude bereits im Vorfeld gewinnmindernd steuerlich geltend zu machen.

1. Selbstständige können bis zu 50 % der voraussichtlichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten für eine geplante Investition vom steuerlichen Gewinn abziehen. Seit 2020 können auch vermietete Wirtschaftsgüter für einen Investitionsabzugsbetrag genutzt werden.
2. Der Höchstbetrag für den Investitionsabzugsbetrag liegt bei 200.000 Euro pro Wirtschaftsjahr.
3. Die Inanspruchnahme muss im Jahr der Gewinnerzielung beantragt werden. Die Investition selbst muss innerhalb der nächsten drei Jahre getätigt werden.
4. Wird die Investition nicht oder nur teilweise durchgeführt, muss der Investitionsabzugsbetrag gewinnerhöhend rückgängig gemacht werden.
5. Die gesetzliche Grundlage finden Selbstständige und Unternehmen im § 7g des Einkommensteuergesetzes (EstG).

Steuertipp 12: Sonderabschreibungen als Steuertrick

Das Wachstumschancengesetz ermöglicht es Unternehmen, Kosten für neue und gebrauchte bewegliche Anlagegüter eine Sonderabschreibung zu nutzen.

Diese beträgt auf Grundlage von § 7g EStG 20 % für Güter, die vor 2024 erworben oder hergestellt werden. Sie erhöht sich auf 40 % für solche, die nach dem 31.12.2023 angeschafft oder gefertigt werden. Voraussetzung für die Sonderabschreibung ist, dass die Güter entweder im Anschaffungsjahr und dem Folgejahr vermietet oder fast ausschließlich geschäftlich in einer inländischen Betriebsstätte genutzt werden. Zudem gilt sie nur für Betriebe, die im vorangegangenen Wirtschaftsjahr eine Gewinngrenze von 200.000 € nicht überschritten haben.

Die Sonderabschreibung kann innerhalb von fünf Jahren flexibel genutzt werden. Eine zeitanteilige Kürzung bei Anschaffungen zum Jahresende erfolgt nicht.

Steuertipp 13: Degressive AfA einsetzen

Zusätzlich enthält das Wachstumschancengesetz für Selbstständige im Jahr 2024 die Möglichkeit, eine degressive AfA für bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens zu nutzen.

Voraussetzung für die Änderung der Abschreibungsmethode ist, dass die Anschaffung oder Herstellung der Wirtschaftsgüter

• nach dem 31. März 2024 und
• vor dem 1. Januar 2025 erfolgte.

Steuertipp 14: Bewirtungskosten steuerlich absetzen

Bewirtungskosten können Sie ebenfalls steuerlich absetzen – etwa bis zu 70 Prozent oder sogar zu 100 Prozent. In welcher Höhe sich die Bewirtungskosten absetzen lassen, hängt davon ab, ob eine geschäftlich oder betrieblich veranlasste Bewirtung vorliegt. Die nachfolgende Tabelle gibt Aufschluss:

Steuertipp 15: Fortbildungskosten

Investitionen in die eigene berufliche Weiterbildung oder die Fort- und Weiterbildung der Angestellten sind vollständig absetzbar.

Absetzbar sind unter anderem Kursgebühren, Reisekosten, Fachliteratur und Übernachtungskosten, sofern die Fortbildung einen direkten beruflichen Bezug hat und der Verbesserung oder Erhaltung der beruflichen Qualifikationen dient.

Steuertipp 16: Büromaterialien und Arbeitsmittel absetzen

Von Schreibwaren über Bürostühle bis hin zu Computern: Alle beruflich genutzten Materialien sind absetzbar. Voraussetzung ist jedoch der gewerbliche Einsatz eben dieser Arbeitsmittel von 90 Prozent.

Beispiele für absetzbare Arbeitsmittel:

• Büromaterialien: Ordner, Papier, Schreibutensilien sowie Druckerpatronen
• Büromöbel: Schreibtisch und ergonomischer Stuhl
• Bürotechnik: Laptops, Drucker und Co.

Steuertipp 17: Telefon- und Internetkosten

Beruflich genutzte Telekommunikationskosten können von Selbstständigen anteilig als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Es lassen sich 20 Prozent der Kosten für Telefon, aber auch Internet absetzen – jedoch pauschal nur 20 Euro monatlich.

Alternativ können Einzelnachweise erbracht werden, von denen die 20 Prozent berechnet werden können.

Steuertipp 18: Versicherungskosten dürfen steuerlich geltend gemacht werden

Bestimmte Versicherungsbeiträge, die in direktem Zusammenhang mit einer geschäftlichen Tätigkeit stehen, können ebenfalls steuerlich geltend gemacht werden. Dies umfasst unter anderem Beiträge für die:

• Berufshaftpflichtversicherung,
• Rechtsschutzversicherung oder
• Krankenversicherung.

Steuertipp 19: Wechsel von der Soll- zur Ist-Versteuerung (Umsatzsteuer)

Unternehmen, die Umsatzsteuer abführen müssen, praktizieren in der Regel die Sollversteuerung. Das Finanzamt zieht bei der Sollversteuerung auch Umsatzsteuer von noch unbezahlten Rechnungen ein. Freiberufler und Selbstständige können sich auf Antrag für eine Ist-Versteuerung entscheiden. In diesem Fall wird die Mehrwertsteuer erst nach Zahlungseingang des Kunden fällig. Dies führt zu einer Verbesserung der Liquidität.

Steuertipp 20: Steuerberatungskosten absetzen

Jeder Selbstständiger benötigt in seiner Laufbahn mal die Unterstützung eines Steuerberaters. Doch keine Sorge, die damit verbundenen Kosten lassen sich absetzen. Dazu gehören Kosten für die Erstellung der Steuererklärung sowie die laufende steuerliche Beratung. Die steuerliche Abzugsfähigkeit umfasst aber auch Aufwendungen für spezielle Software zur Buchführung und Steuererklärung.

Wichtig: Steuerberatungskosten lassen sich nur absetzen, wenn die Ausgaben beruflich veranlasst sind!

Steuertipp 21: Geschenke und Sachbezüge

Sie möchten sich um die Mitarbeiter- oder Kundenbindung kümmern, aber Geld sparen? Dann nutzen Sie einfach die steuerfreien Sachleistungen bis 50 Euro – oder aber anlassbezogene Aufmerksamkeiten bis 60 Euro.

Steuerfreie Sachleistungen bis 50 Euro

Arbeitgeber können ihren Mitarbeitern im Jahr 2024 steuerfreie Sachleistungen bis 50 Euro monatlich zusätzlich zum Gehalt gewähren. Beispiele sind Einkaufs- und Tankgutscheine, Abonnements und Fitnessstudio-Mitgliedschaften. Gutscheine können in einem begrenzten Netzwerk oder für spezifische Warengruppen eingelöst werden.

Anlassbezogene Aufmerksamkeiten bis 60 Euro

Anlassbezogene Aufmerksamkeiten bis 60 Euro, wie Geschenke zu Hochzeiten, Geburtstagen oder Geburten, sind steuerfrei. Bargeld ist ausgeschlossen. Geschenke über 60 Euro werden als geldwerter Vorteil mit 30 Prozent plus Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer versteuert.