Umsatzsteuer-Sonderprüfung: Definition, Ablauf und Anlässe

Was ist eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung?

Die Umsatzsteuer-Sonderprüfung stellt eine spezielle Ausprägung einer Betriebsprüfung dar und gehört damit ebenfalls zu den Außenprüfungen. Im Gegensatz zu allgemeinen und sehr umfassenden Betriebsprüfungen, in denen der ganze Betrieb – unter anderem auch die Umsatzsteuer – geprüft wird, werden bei der Umsatzsteuersonderprüfung nur einzelne Monate oder Quartale eines Unternehmens geprüft – je nachdem, in welchem Zeitintervall die Umsatzsteuervoranmeldung erfolgt ist. 

Die Finanzbehörde blickt bei solchen Prüfungen genauer auf einzelne Sachverhalte und ausschließlich die Umsatzsteuer. Wurde der Vorsteuerabzug basierend auf dem Umsatzsteuergesetz (UStG) korrekt angewandt? Sind die richtigen Steuersätze vom Unternehmen herangezogen worden? Liegen alle dazugehörigen Rechnungen und Belege ordnungsgemäß vor? 

Wie oft kann eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung stattfinden?

Durch die Einzelbetrachtung ist es im Bereich des Möglichen, dass eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung mehr als einmal pro Jahr stattfindet. Bei monatlicher Voranmeldung der Umsatzsteuer kann die Prüfung beispielsweise für Februar, Juni und November erfolgen.

Wann droht eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung?

Eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung steht Ihnen im Normalfall nicht zufällig ins Haus. Eine solche Prüfung erfolgt dann, wenn das Finanzamt Auffälligkeiten im Bereich der Umsatzsteuer feststellt oder zu Beginn einer Selbstständigkeit. Demnach ist zwischen einer Erstprüfung und einer Bedarfsprüfung zu unterscheiden. 

In diesen Fällen droht Ihrem Unternehmen eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung von der Finanzbehörde:

• Im Rahmen einer Neugründung:. Bei einer Erstprüfung blicken Prüfer auf das Unternehmen und analysieren, ob die Tätigkeit korrekt angemeldet wurde, welche Vorsteuern aus Investitionen resultieren und wann diese geltend gemacht wurden. Gleichzeitig wird geprüft, ob die Ist- oder Soll-Versteuerung angewandt wird. Solche Erstprüfungen sind allerdings eher selten.
• Hohe Vorsteuerbeträge: Melden Sie im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung hohe Vorsteuerbeträge, wird das Finanzamt gegebenenfalls aufmerksam und ordnet eine Bedarfsprüfung an.
• Vorsteuerberichtigungen: Haben Sie Vorsteuerangaben nach § 15a UStG berichtigt, kann das eine Sonderprüfung in Form einer Bedarfsprüfung nach sich ziehen.
• Fehler: Wenn viele Rechnungen mit offensichtlichen Fehlern auffallen, kann ebenfalls eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung anstehen. Auch andere Fehler wie das gänzliche Fehlen von Voranmeldungen kann ein Auslöser für die Prüfung sein.
• Steuerbefreiungen: Werden Steuerbefreiungen für Umsätze in Anspruch genommen, blickt das Finanzamt ebenfalls genauer hin.
• Scheinfirmen: Gibt es Auffälligkeiten bei Geschäftspartnern, die nahe legen, dass es sich dabei um Scheinfirmen handelt, droht ebenfalls eine Prüfung.

Zusammengefasst: Ihnen droht entweder bei der Neugründung eine solche Prüfung oder bei außergewöhnlichen Auffälligkeiten im Bereich der Vorsteuer.

Muss eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung angekündigt werden?

Wie jede klassische Außenprüfung und generelle Betriebsprüfung muss auch die Umsatzsteuer-Sonderprüfung angekündigt werden. Laut Steuerrecht muss die schriftliche Prüfungsanordnung mindestens zwei Wochen im Voraus an Sie oder Ihren Steuerberater übermittelt werden.

Darin müssen der Zeitraum der Prüfung, die zu prüfenden Sachverhalte und der etwaige Zugriff auf digitale Dokumente im Bereich Finanzen und Steuern festgehalten werden.

Wie läuft eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung ab?

Eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung läuft in der Regel nach einem ähnlichen Schema ab. Dieses sieht wie folgt aus:

1. Sie treffen sich mit dem Prüfer, dieser muss sich ausweisen – so stellen Sie sicher, keinem Betrüger aufzusitzen.
2. Der Ablauf der Prüfung wird besprochen.
3. Die eigentliche Umsatzsteuer-Sonderprüfung beginnt und der Prüfer analysiert alle vorliegenden Daten. Er hat von Rechtswegen die Berechtigung, sämtliche prüfungsrelevante Daten, Dokumente und Unterlagen zu prüfen – digital und analog.
4. Stellt der Prüfer bei Vorsteuerabzügen & Co. Ungereimtheiten fest oder andere Dinge fest, muss er Ihnen das mitteilen. Das gibt Ihnen die Möglichkeit, Sachverhalte zu erklären.
5. Abschließend erstellt der Prüfer eine Kontrollmitteilung, in der alles Erfasste festgehalten wird.

Ein mögliches Resultat der Sonderprüfung ist eine Veränderung der Besteuerungsgrundlage. In diesem Fall haben Sie das Anrecht auf eine Nachbesprechung.

Was wird bei der Umsatzsteuer-Sonderprüfung geprüft?

Das Finanzamt und seine Prüfer achten besonders auf die Vorsteuer bei einer Sonderprüfung, aber auch auf markante andere Punkte. Dazu zählen:

• Vorsteuer: Bei jeder Umsatzsteuer-Sonderprüfung – auch, wenn sie im Rahmen einer Betriebsprüfung stattfindet – wird die Vorsteuer überprüft. Das heißt: Haben Sie den Vorsteuerabzug korrekt angewandt? Dazu werden die Rechnungen im betrachteten Zeitraum analysiert.
• Auslandsgeschäfte: Falls Sie Geschäfte im Ausland machen, wird überprüft, ob alles korrekt abgewickelt wird und beispielsweise umsatzsteuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen ordnungsgemäß erbracht werden.
• Steuersätze: Werden die richtigen Umsatzsteuersätze ausgewiesen? In einigen Branchen wie der Lebensmittelbranche greifen verschiedene Steuersätze, die geprüft werden.
• Formalia: Neben den genannten, konkreten Sachverhalten prüft das Finanzamt auch, ob ordnungsgemäß Buch geführt wird. Sind beispielsweise alle Belege vorhanden und Pflichtangaben auf Rechnungen korrekt gemacht?

Zudem wird meist geprüft, ob die private und betriebliche Nutzung von beispielsweise Fahrzeugen derer entspricht, wie sie dem Finanzamt mitgeteilt wurde. Ein weiterer Prüfungspunkt: Sind Wareneingänge und -ausgänge plausibel?

Welche Konsequenzen drohen bei Prüfungsfeststellungen?

Kommt es zu einer Prüfungsfeststellung ist das Ergebnis in den meisten Fällen, dass Sie Steuern nachzahlen müssen. Technisch gesehen erfolgt eine geänderte Steuerfestsetzung für den geprüften Zeitraum, der die Steuernachzahlung erforderlich macht.

Gleichermaßen ist die Finanzverwaltung jedoch auch dazu verpflichtet, Fehler im Sinne des Unternehmens zu korrigieren, was Steuererstattungen nach sich ziehen könnte. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Umsatzsteuer-Sonderprüfung gesondert oder im Rahmen einer Außenprüfung als Betriebsprüfung erfolgt.

Statistiken zeigen: Durch solche Sonderprüfungen werden in Deutschland jährlich mehrere hundert Millionen Euro an Steuergeldern als Mehrergebnis erzielt – 2021 nach Angaben des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) beispielsweise 1,31 Milliarden Euro.

Da die Umsatzsteuer-Sonderprüfung im Normalfall zeitnah stattfindet, fallen größtenteils keine Verzugszinsen oder Ähnliches an, sollten Nachzahlungen fällig werden. Bei Betriebsprüfungen kann das anders sein, da diese als allgemeine Betriebsprüfung Vorgänge aus der weiter zurückliegenden Vergangenheit betrachten.

Wie bereiten Sie sich am besten auf eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung vor?

Egal, ob Erstprüfung oder Bedarfsprüfung: Sie sollten sich gemeinsam mit Ihrem Steuerberater (oder allein, falls Sie keinen haben) auf die Umsatzsteuer-Sonderprüfung vorbereiten. Gehen Sie wie folgt vor:

1. Nehmen Sie, falls vorhanden, Kontakt zu Ihrem Steuerberater auf, um die Vorbereitungen gemeinsam zu erledigen.
2. Prüfen Sie alle Umsätze und Umsatzsteuervoranmeldungen auf Ungereimtheiten.
3. Besprechen Sie sich mit allen beteiligten Personen, beispielsweise Buchhaltern.
4. Bereiten Sie alle Dokumente – digital wie analog – und notwendigen Zugänge für den Prüfer vor.
5. Bereiten Sie den Prüfungsort vor. Wenn es in Ihren Räumlichkeiten aufgrund Platzmangels oder anderer Gründe nicht möglich ist, können Sie einen Antrag auf Ortswechsel stellen. Eine mögliche Alternative sind die Räumlichkeiten Ihres Steuerberaters.

Checkliste: Wie vermeiden Sie eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung?

Eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung erfolgt nicht routinemäßig, sondern nur bei Auffälligkeiten und Ungereimtheiten. Stellen Sie also sicher, dass Sie stets alle Rechnungen ordnungsgemäß stellen und verbuchen, den Vorsteuerabzug korrekt anwenden und keine groben Formfehler machen.

Die folgende Checkliste hilft Ihnen dabei, die Umsatzsteuer-Sonderprüfung so gut wie möglich zu verhindern:

• Mache ich alle Pflichtangaben auf Rechnungen, wie es die entsprechenden Gesetze und Regelungen vorschreiben?
• Sind alle Belege vorhanden?
• Wende ich die korrekten Steuersätze an?
• Habe ich meine Geschäftspartner im Ausland auf Seriosität geprüft und erfülle ich alle Voraussetzungen für internationale Geschäftsbeziehungen?
• Habe ich Steuerbefreiungen korrekterweise in Anspruch genommen?
• Habe ich Umsatzsteuervoranmeldungen korrekt und im Rahmen der jeweiligen Frist abgegeben?

Der wichtigste Punkt und Tipp, um solche Prüfungen zu vermeiden: Erklären Sie sich gegenüber dem Finanzamt. Wenn Sie beispielsweise in einem Zeitraum hohe Umsatzsteuererstattungen und im anderen wieder Nachzahlungen haben, ist das auffällig – kann aber völlig normal sein. Gleiches gilt für hohe Vorsteuerabzüge oder Ähnliches.

Legen Sie in diesem Fall ein erklärendes Schreiben Ihren Voranmeldungen der Umsatzsteuer bei. So kann das Finanzamt die Sachverhalte im Kontext sehen und wird gar nicht erst misstrauisch.

Kann eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung verschoben werden?

Im Rahmen der Prüfungsanordnung wird Ihnen ein Termin für die Umsatzsteuer-Sonderprüfung mitgeteilt. Dieser liegt mindestens zwei Wochen in der Zukunft. Sollten Sie zu diesem Zeitpunkt nicht verfügbar sein, können Sie eine Verschiebung der Prüfung beantragen.

Sie benötigen dafür allerdings eine nachvollziehbare Begründung. „Keine Zeit“ oder „ungünstiger Zeitpunkt“ reichen nicht aus. Den Antrag auf Verschiebung stellen Sie direkt beim zuständigen Finanzamt, das Ihnen oder Ihrem Steuerberater die Prüfungsanordnung zugestellt hat.