Bestellung des Datenschutzbeauftragter: Ablauf, Voraussetzungen, Muster und Checkliste

Ist die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten für Unternehmen Pflicht?

Die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten für Unternehmen ist in Deutschland gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) in bestimmten Fällen verpflichtend. Diese Pflicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten gilt insbesondere dann, wenn ein Unternehmen personenbezogene Daten in größerem Umfang verarbeitet oder eine bestimmte Mitarbeiteranzahl erreicht.

Welche Folgen drohen bei Nicht-Erfüllung der Bestellpflicht?

Die Nichterfüllung der Bestellpflicht eines Datenschutzbeauftragten stellt einen Verstoß gegen die DSGVO dar und kann von den Aufsichtsbehörden mit empfindlichen Geldbußen geahndet werden. Daher ist es entscheidend, dass Unternehmen ihre Datenschutzverpflichtungen ernst nehmen und die erforderlichen Maßnahmen ergreifen, um die Einhaltung der aktuellen Datenschutzvorschriften sicherzustellen.

Wie wird ein Datenschutzbeauftragter bestellt?

Die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten erfolgt in Unternehmen gemäß den gesetzlichen Vorgaben, die in der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) festgelegt sind. Dabei sind einige Schritte zu befolgen:

1. Identifizierung der Pflicht zur Bestellung: Unternehmen müssen zuerst prüfen, ob sie gemäß der DSGVO und des BDSG dazu verpflichtet sind, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Dies geschieht anhand der gesetzlichen Kriterien, insbesondere in Bezug auf die Mitarbeiterzahl und die Art der Datenverarbeitung.
2. Auswahl der geeigneten Person: Nach Feststellung der Bestellpflicht muss das Unternehmen eine geeignete Person auswählen, die die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten wahrnehmen kann. Dies kann entweder ein interner Mitarbeiter sein oder eine externe Person oder Organisation, die auf Datenschutz spezialisiert ist.
3. Ernennung des Datenschutzbeauftragten: Die ausgewählte Person oder Organisation wird offiziell zum Datenschutzbeauftragten ernannt. Es ist wichtig, sicherzustellen, dass diese Person über die notwendige Qualifikation und Fachkenntnisse im Bereich Datenschutz verfügt.
4. Meldung an die Aufsichtsbehörde: In Deutschland ist es zwingend erforderlich, die Bestellung des Datenschutzbeauftragten der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu melden. Dies dient der Transparenz und Dokumentation der Bestellung.
5. Kommunikation innerhalb des Unternehmens: Mitarbeiter sollten über die Bestellung des Datenschutzbeauftragten informiert werden, da dieser eine wichtige Rolle bei der Sicherstellung der Datenschutzkonformität spielt. Die Mitarbeiter sollten wissen, an wen sie sich bei Fragen oder Bedenken zum Datenschutz wenden können.

Die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten ist ein wichtiger Schritt zur Gewährleistung der Einhaltung der Datenschutzvorschriften und zur Sicherung der Privatsphäre der betroffenen Personen. Es ist entscheidend, dass dieser Prozess sorgfältig und gemäß den aktuellen gesetzlichen Vorschriften durchgeführt wird.

Wer bestellt den Datenschutzbeauftragten?

Die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten erfolgt durch den Verantwortlichen des Unternehmens, der für die Datenverarbeitung verantwortlich ist. Dies kann beispielsweise der Geschäftsführer oder der Vorstand sein.

Was sind die Voraussetzungen für die erfolgreiche Bestellung des Datenschutzbeauftragten?

Zu den wesentlichen Voraussetzungen für die erfolgreiche Bestellung und Ernennung des Datenschutzbeauftragten gehören:

• Form der Bestellung: Um im Nachweis- und Streitfall auf der sicheren Seite zu sein, sollte die Benennung immer schriftlich oder in Textform (beispielsweise per E-Mail) erfolgen. Eine klare Dokumentation schützt das Unternehmen bei Prüfungen durch die Aufsichtsbehörde.
• Korrekte Namensunterschrift: Damit die schriftliche Bestellung eindeutige Gültigkeit hat, ist die Unterschrift der Geschäftsleitung wichtig. Die Unterschrift muss eigenhändig erfolgen und unter dem eigentlichen Ernennungstext im Bestellungsformular platziert werden.
• Unterzeichnung nur durch eine leitende Person: Es ist dringend darauf zu achten, dass nur die Person die Benennung unterzeichnet, die das Unternehmen auch in leitender Position nach außen vertritt. Das bedeutet in einer GmbH der Geschäftsführer, in einer AG der Vorstand.
• Mehrere Urkunden bei Unternehmensgruppen: Das Datenschutzrecht betrachtet jedes Unternehmen und jede Firma innerhalb einer Gruppe als rechtlich selbstständige Einheit. Wenn ein Datenschutzbeauftragter für eine ganze Unternehmensgruppe tätig werden soll, sind deshalb getrennte Bestellungsurkunden notwendig, und zwar für jedes Unternehmen in der Gruppe eine eigene. Diese Urkunden müssen dann jeweils von der zuständigen Unternehmensleitung unterschrieben werden.

Nicht zwingend vorgeschrieben, aber empfehlenswert:

• Gegenzeichnung der Bestellungsurkunde: Lassen Sie den Datenschutzbeauftragten die Bestellung gegenzeichnen und händigen Sie diesem ein gegengezeichnetes Exemplar aus.
• Detaillierte Beschreibung der Aufgaben: Um Streitereien und Unklarheiten rechtzeitig vorzubeugen, sollte in der Bestellung zum Datenschutzbeauftragten stets der genaue Umfang der Tätigkeit beschrieben werden. (mehr zu den Aufgaben des Datenschutzbeauftragen hier)

Anschließend muss der Datenschutzbeauftragte der Aufsichtsbehörde gemeldet werden.

Muster für die Benennung eines Datenschutzbeauftragten

Firma Muster

Musterstrasse 23

67954 Stadt

Bestellung zum Datenschutzbeauftragten

Sehr geehrter Herr/Frau [NAME]

Hiermit bestellen wir Sie mit Wirkung vom _ zum Datenschutzbeauftragten

gemäß Art. 37 DSGVO in Verbindung mit § 38 BDSG. Wir kommen damit unserer gesetzlichen

Verpflichtung nach.

In Ihrer Funktion als Datenschutzbeauftragte/r sind Sie der Geschäftsleitung unmittelbar

unterstellt. Zuständiges Mitglied der Geschäftsleitung ist Herr/Frau _______

oder dessen/deren Vertreter(in).

Ihre Aufgaben als Datenschutzbeauftragte/r ergeben sich aus den gesetzlichen Vorgaben der

Datenschutz-Grundverordnung sowie des Bundesdatenschutzgesetzes.

Zusätzlich haben Sie als Datenschutzbeauftragter folgende Aufgaben wahrzunehmen:

• Unterstützung bei der Erstellung und Pflege des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten
• Durchführung von Datenschutzschulungen in folgendem Umfang: _____

In der Erfüllung der Aufgaben sind Sie weisungsfrei. Über Ihre Tätigkeit werden Sie der

zuständigen Geschäftsleitung bei Bedarf Bericht erstatten, mindestens jedoch einmal pro Jahr.

Mit freundlichen Grüßen

---

(Unterzeichnung durch den Leiter des Unternehmens, also zum Beispiel den Geschäftsführer

oder den Vorstand)

Gegenzeichnung durch den Datenschutzbeauftragten:

---

Ort/Datum

---

Unterschrift

Wer kann überhaupt zum Datenschutzbeauftragten bestellt werden?

Gemäß den gesetzlichen Vorgaben ist ein Datenschutzbeauftragter zu bestellen, der über die erforderliche berufliche Qualifikation und insbesondere über Fachkenntnisse auf dem Gebiet des Datenschutzrechts und der Datenschutzpraxis verfügt. Bei der Auswahl sollte daher darauf geachtet werden, dass die Person unabhängig agiert und keine Interessenkonflikte aufweist. Der Datenschutzbeauftragte sollte auch über die notwendige Unterstützung und Ressourcen verfügen, um seine Aufgaben effektiv erfüllen zu können.

Hinweis: Um den Datenschutzbeauftragten erfolgreich einzusetzen, sollte der Zeitaufwand, der für die Tätigkeit als Datenschutzbeauftragter erforderlich ist, berechnet werden.

Kann ein Datenschutzbeauftragter intern oder nur extern bestellt werden?

Ein Datenschutzbeauftragter kann sowohl intern als auch extern bestellt werden, abhängig von den individuellen Bedürfnissen und den Gegebenheiten eines Unternehmens. In beiden Fällen ist es von entscheidender Bedeutung, dass die bestellte Person oder Organisation die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) erfüllt und die notwendige Fachkenntnis besitzt, um die Datenschutzvorschriften effektiv umzusetzen.

Intern bestellter Datenschutzbeauftragter

Ein interner Datenschutzbeauftragter ist ein Mitarbeiter des Unternehmens, der die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten zusätzlich oder hauptberuflich übernimmt. Dieser Mitarbeiter muss über das notwendige Fachwissen verfügen und in dieser Rolle weisungsfrei agieren, um Interessenkonflikte zu vermeiden. Wichtig zu wissen ist, dass interne Datenschutzbeauftragte in Deutschland gesetzlich einen besonderen Kündigungsschutz genießen. Zudem dürfen bestimmte Führungskräfte, deren eigentliche Aufgaben mit der Überwachung kollidieren würden (wie IT-Leiter oder Personalleiter), diese Rolle nicht einnehmen.

Extern bestellter Datenschutzbeauftragter

Ein externer Datenschutzbeauftragter ist eine unabhängige Person oder Organisation, die von außerhalb des Unternehmens beauftragt wird, um die Datenschutzbelange zu betreuen. Externe Datenschutzbeauftragte werden oft von spezialisierten Datenschutzberatungsfirmen oder entsprechenden Kanzleien gestellt. Sie sind eine geeignete Wahl, wenn das Unternehmen selbst nicht über ausreichende Ressourcen oder das nötige tiefe Fachwissen verfügt, um Haftungsrisiken und interne Interessenkonflikte von vornherein zu vermeiden.

Checkliste für die erfolgreiche Bestellung des Datenschutzbeauftragten

Checkliste: Wurde an alles gedacht und hat Ihre Bestellung zum Datenschutzbeauftragten Gültigkeit?