Einarbeitung neuer Mitarbeiter: Das 3-Phasen-Modell

So arbeiten Sie Ihre Mitarbeiter in 3 Phasen richtig ein

• Die 1. Phase beginnt bereits vor Arbeitsantritt.
• Die 2. Phase befasst sich mit der Gestaltung des ersten Arbeitstags sowie dem weiteren Einarbeitungsprozess während der gesamten Probezeit.
• Die 3. Phase verfolgt die langfristige soziale Integration Ihres neuen Mitarbeiters durch den Einsatz bewährter Einarbeitungsinstrumenten.

Erfolgreicher Onboarding-Prozess

Ziele des 3-Phasen-Modells der Einarbeitung: Motivation, Leistungsfähigkeit, Engagement, Produktivität, Eigeninitiative, Integration und eine insgesamt geringere Fluktuation

Phase 1: Die Zeit vor dem ersten Arbeitstag

Eine gute Mitarbeitereinführung beginnt bereits nach der Vertragsunterzeichnung. Ihr zukünftiger Mitarbeiter arbeitet eventuell noch einige Zeit in seiner alten Firma. In der Zeit zwischen der Einstellungszusage und dem Arbeitsantritt ist er sicher daran interessiert, sich gedanklich auf die neue Arbeit einzustellen. Dies gilt sowohl für Berufserfahrene, als auch für Anfänger. Versuchen Sie, den ersten Eindruck Ihres Mitarbeiters positiv zu beeinflussen.

• Geben Sie dem Mitarbeiter ein gutes Gefühl: Zeigen Sie ihm, dass er bereits jetzt ein akzeptiertes Mitglied Ihres Teams ist und dass Sie sich sehr auf seine Mitarbeit freuen. Laden Sie ihn etwa zu einem Event oder einer firmeninternen Veranstaltung ein, damit er bereits im Vorfeld Kunden, Kollegen und Geschäftspartner kennen lernen kann. Rufen Sie ihn eine Woche vor Arbeitsbeginn noch einmal an. Lassen Sie ihn wissen, dass Sie alles für seine Ankunft vorbereitet haben und sich auf den ersten Arbeitstag mit ihm freuen.
• Beteiligen Sie den Neuen: Falls in der Zeit vor Arbeitsantritt eine wichtige Mitarbeiter-, Kunden- oder Projektbesprechung stattfindet, die das künftige Aufgabengebiet des Neuen betrifft, laden Sie ihn dazu ein.
• Zeigen Sie Stil: Ein funktionstüchtiger Arbeitsplatz, der am ersten Tag zur Verfügung steht, ist eine Selbstverständlichkeit. Details wie das Namensschild des Neuen an der Bürotür zeugen von Stil. Sicher können Sie den Großteil der organisatorischen und administrativen Aufgaben delegieren.
• Beziehen Sie Ihr Team ein: Vergessen Sie auf keinen Fall, Ihr Team über den neuen Mitarbeiter zu informieren. Legen Sie offen dar, wann der Neue anfängt und welche Funktion er warum erfüllen wird. Ihr Vorteil: Sie verhindern damit, dass Ihr Team den Abteilungsneuling als Gefahr einstuft, was ihn von vornherein zum Außenseiter oder Fremdkörper abstempeln würde.
• Erstellen Sie einen Zeitplan: Am besten erstellen Sie für den Ablauf des ersten Arbeitstags schon im Vorfeld einen Zeitplan, in dem Sie die Einführungsschritte in Stichworten notieren. Er wird Ihnen helfen, den ersten Tag gut zu strukturieren und den Mitarbeiter nicht gleich zu überfordern.

Leisten Sie persönlich Starthilfe:

Für Ihren neuen Mitarbeiter ist es grundsätzlich wichtig, dass Sie als Ansprechpartner greifbar und ansprechbar sind. Weil Sie sich, allein aus zeitlichen Gründen, aber nicht umfassend genug um den Neuen kümmern können, empfiehlt es sich, einen Paten aus Ihrem Team zu benennen.

Das sind die Vorteile eines Patensystems

Das Patensystem zählt aus strategischer Perspektive zu den besonders effektiven Instrumenten der Mitarbeitereinführung. Der Pate kann Ihren neuen Mitarbeiter mit der Abteilungs- und Betriebsorganisation, mit formellen und informellen Regeln sowie den räumlichen Gegebenheiten im Unternehmen vertraut macht und seinen besonderen Informations- und Erklärungsbedarf decken.

Vorteile: Durch den offiziellen Patenstatus erhält der Einsteiger das Gefühl, dass er den Paten durch seine Fragen weder stört noch von der Arbeit abhält. Auch bei fachlichen und zwischenmenschlichen Schwierigkeiten ist der Pate der erste Ansprechpartner. Wählen Sie daher einen Mitarbeiter als Paten aus, der neben fachlichem Wissen über hohe Sozialkompetenz und Sensibilität verfügt.

Neue Mitarbeiter haben in der Regel den Wunsch, sich neben der fachlichen Integration auch möglichst schnell als akzeptiertes Teammitglied in das Arbeitsumfeld einzufügen. Diesen Prozess der sozialen Integration kann der Pate als Bindeglied zwischen dem Neuen und dem Team unterstützen.

Tipp: Bleiben Sie mit dem Paten in regelmäßigem Dialog, um die Entwicklung des Einsteigers beurteilen zu können.

Das Patensystem trägt zur effektiven Arbeitsentlastung für Sie als Führungskraft bei. Aber achten Sie darauf, dass der Pate nicht zum Ersatzvorgesetzten avanciert. Sie bleiben die Hauptbezugsperson des neuen Mitarbeiters. Besprechen Sie mit dem Paten im Vorfeld, wie Sie die Einarbeitung des Einsteigers organisieren möchten. Klären Sie, welche Aufgaben der Einarbeitung der Pate übernehmen soll und welche Sie selbst wahrnehmen möchten.

Tipp: Am besten eignet sich ein erfahrener, geachteter und kommunikativer Kollege, der in der gleichen Hierarchieebene wie der Neue steht. Er sollte sich gegenüber dem Unternehmen in jeder Situation loyal verhalten und Ihr uneingeschränktes Vertrauen genießen. Wichtig ist auch, dass er selbst Interesse an der verantwortungsvollen Aufgabe einer Startbegleitung hat und diese freiwillig und gern übernimmt. Klären Sie rechtzeitig vor Arbeitsantritt des Einsteigers, wer aus Ihrer Abteilung die Patenschaft inne hat.

2. Phase: Der erste Arbeitstag – Sorgen Sie für Orientierung

Versetzen Sie sich in die Lage Ihres neuen Mitarbeiters. Für ihn beginnt mit dem ersten Arbeitstag in Ihrer Abteilung bzw. Ihrem Unternehmen ein neuer Lebensabschnitt. Auf ihn warten ein völlig neues Arbeitsumfeld, neue Kollegen, neue Vorgesetzte, neue Aufgaben und neue Regeln.

Außerdem muss er in den nächsten Wochen und Monaten sein Können erst noch unter Beweis stellen. Deshalb wird er am ersten Tag mit einer entsprechenden inneren Anspannung erscheinen. Aber auch für Sie und Ihr Team ist dies keine Alltagssituation.

Denn Sie wissen noch nicht:

• Passt der Neue wirklich zu uns?
• Haben wir den richtigen Mitarbeiter ausgewählt?
• Oder bringt er womöglich Unruhe ins Team?

Es kann nicht oft genug erwähnt werden:

• Der erste Eindruck, den Ihr neuer Mitarbeiter von Ihnen und Ihrem Unternehmen hat, ist sehr wichtig.
• Er wird die Richtung bestimmen, in die sich der Neue in den nächsten Wochen entwickeln wird.
• Er entscheidet, wie viel Motivation, Engagement und Eigeninitiative Ihr Mitarbeiter in den nächsten Wochen und Monaten zeigen wird. 

Legen Sie deshalb Ihr ganz besonderes Augenmerk auf den Empfang des Neuen. Wenn sein erster Eindruck von Ihnen als Führungskraft und von seinem neuen Arbeitsumfeld positiv ist, haben Sie den Grundstein für einen professionellen Onboarding-Prozess gelegt.

Tipp: Hilfreich ist ein Ablaufplan für den ersten Arbeitstag. Diesen können Sie dem Mitarbeiter vorab (z. B. im Willkommensschreiben/1. Phase) kommunizieren. So machen Sie dem Neuling den ersten Tag transparenter und geben ihm Orientierung und Sicherheit.

Berücksichtigen Sie folgende Punkte in Ihrem Ablaufplan:

1. Nehmen Sie sich Zeit für den ersten Arbeitstag:

• An welchem Tag nimmt Ihr neuer Mitarbeiter seine Tätigkeit auf?
• Um wie viel Uhr wird er bei Ihnen eintreffen?

Planen Sie diesen Termin ruhig eine Stunde nach dem offiziellen Arbeitsbeginn ein. So verschaffen Sie sich Luft, um zuvor noch andere Aufgaben zu erledigen. Die Abwicklung der administrativen Aufgaben (z. B. Erstellung der Zeiterfassungskarte) wird üblicherweise in der Personalabteilung erledigt.

Tipp: Vermitteln Sie Ihrem neuen Mitarbeiter das sichere Gefühl, dass Sie ihn erwartet haben.

• Sind beispielsweise Empfang bzw. Pförtner und die Personalabteilung über sein Kommen informiert?
• Holt der Pate oder Ihre Sekretärin den neuen Kollegen am Empfang ab und führt ihn zu Ihnen?

2. Denken Sie auch an die formelle Begrüßung:

Mit zusätzlichen kleine Maßnahmen können Sie bei Ihrem neuen Mitarbeiter einen sehr positiven Eindruck erzeugen.

• Wie wäre es mit einem Blumenstrauß als Willkommensgruß oder einem kleinen (unternehmensspezifischen) Geschenk, z. B. Visitenkartenbox/ Füller mit Firmenaufdruck?
• Vielleicht gibt es in Ihrer Abteilung eine Pinnwand, an die der Neue für alle Kollegen einen Steckbrief über sich anbringen könnte. 

Aber Vorsicht: Aufgrund einer möglichen Verletzung der Persönlichkeitsrechte sollte dies auf freiwilliger Basis geschehen. Vielleicht kommt auch eine offizielle Begrüßung in der Mitarbeiterzeitschrift oder im Intranet in Frage.

3. Die persönliche Begrüßung ist Chefsache:

Ihr Vorgehen:

• Lassen Sie den Neuen zuerst in Ihr Büro führen.
• Heißen Sie ihn herzlich willkommen.
• Nehmen Sie sich genügend Zeit für das erste Einführungs- und Orientierungsgespräch.
• Besprechen Sie Ihre beiderseitigen Erwartungen und Vorhaben.

Weitere mögliche Gesprächsthemen sind:

• aktuelle Themen, die die Abteilung betreffen
• Informationen zur Geschichte, zu den Produkten und Dienstleistungen des Unternehmens
• die Firmenorganisation, das Firmenleitbild usw.
• die künftigen Arbeitsschwerpunkte des Mitarbeiters
• sorgfältige Erklärung der ersten Aufgaben
• der Einarbeitungsplan für die Probezeit (siehe 3. Phase).

Tipps:

• Überhäufen Sie den Neuen nicht gleich mit mündlichen Informationen.
• Halten Sie auch schriftliches Material für ihn bereit, das er sich später an seinem Arbeitsplatz in aller Ruhe durchlesen kann.
• Zeigen Sie Interesse an seiner Person.
• Fragen Sie ihn beispielsweise nach seiner Familie, wie er den täglichen Arbeitsweg organisiert, seinen Resturlaub verbracht hat usw.
• Erteilen Sie ihm evtl. einen ersten überschaubaren Arbeitsauftrag. Psychologisch gesehen schafft das produktive Arbeiten am ersten Arbeitstag sofort ein Erfolgserlebnis.

4. Rundgang und Vorstellung sind obligatorisch:

Nach dem Einführungsgespräch steht ein Rundgang durch das Unternehmen an. Am besten führen Sie Ihren neuen Mitarbeiter selbst durch die verschiedenen Abteilungen und machen ihn mit allen Kollegen, weiteren Vorgesetzten und Personen, mit denen er künftig zu tun haben wird, bekannt. Das gibt ihm ein Gefühl der Wichtigkeit.

Tipp: Auch wenn Sie den Rundgang und die Vorstellung delegiert haben, sollten Sie sich zwischendurch beim Einsteiger über den Verlauf seines ersten Tages informieren.

5. Stellen Sie Ihrem neuen Mitarbeiter nun seinen Paten vor.

Dieser kann ihn dann auch gleich an seinem Arbeitsplatz einweisen, die EDV erklären und ihm auch eine räumliche Orientierung geben (z. B. Erklärung der Räumlichkeiten, Toiletten, Kantine, Aufenthalts- und Sitzungsräume). Darüber hinaus kann er Sicherheitsvorschriften erläutern und die Fluchtwege zeigen.

6. Planen Sie genügend Erholungspausen ein:

Damit Ihr neuer Mitarbeiter die vielfältigen Eindrücke verarbeiten kann, sollten Sie hin und wieder eine Pause einlegen. Hier bietet sich beispielsweise eine lockere Kaffeerunde an, bei der er die Kollegen aus der Abteilung kennenlernen kann.

Tipp: Gestalten Sie das Programm abwechslungsreich und nicht zu langwierig. Ein einzelner Einführungsschritt sollte in der Regel nicht länger als eine Stunde dauern.

Extra-Tipp: Planen Sie am ersten Tag ein gemeinsames Mittagessen ein, das ruhig etwas länger dauern kann (maximal eineinhalb Stunden). Reservieren Sie zu diesem Zweck in der Kantine oder in einem nahegelegenen Restaurant einen ruhigen Tisch.

7. Führen Sie ein Abschlussgespräch:

Suchen Sie am Ende des ersten Arbeitstags noch einmal das Gespräch mit Ihrem neuen Mitarbeiter. Fragen Sie nach seinen Eindrücken.

• Wurden seine Erwartungen erfüllt oder hatte er andere Vorstellungen?
• Gab es ein Zuviel an Informationen oder besteht noch Erklärungsbedarf? 

Besprechen Sie das weitere Vorgehen für die nächsten Tage und Wochen, indem Sie Ihren Einarbeitungsplan (3. Phase) konkretisieren. Auf diese Weise werden Sie schnell sein Vertrauen gewinnen.

8. Einführungsveranstaltungen:

Wenn Sie gleich mehrere Einsteiger in Ihrer Abteilung haben, bietet sich eine Einführungsveranstaltung für alle an. In größeren Unternehmen finden üblicherweise bereits am ersten Arbeitstag derartige Orientierungsseminare für alle neuen Mitarbeiter statt, die zu diesem Termin eingetreten sind. Betriebsbesichtigungen, gegenseitiges Kennenlernen, Vorstellung der wichtigsten Bereiche des Unternehmens und das Vertrautmachen mit der Unternehmenskultur sind die gängigen Themen solcher Seminare.

3. Phase: Die Probezeit – Sorgen Sie für eine reibungslose Einarbeitung

In der Probezeit zeigt sich, ob Ihr ausgewählter neuer Mitarbeiter all das, was er Ihnen im Bewerbungsverfahren gut verkauft hat, auch wirklich im Arbeitsalltag beherrscht. Umgekehrt ist die Probezeit für den Neuen auch eine Möglichkeit, das Unternehmen und die Abteilungsstrukturen genau kennenzulernen und sich zu entscheiden, ob er bei Ihnen länger tätig sein will.

Wichtig: Der Einarbeitungsplan.

Je genauer und strukturierter Ihr Einarbeitungsplan ist und je konsequenter Sie gemeinsam mit Ihrem Mitarbeiter danach vorgehen, desto wahrscheinlich ist auch eine erfolgreiche Einarbeitung. Sowohl Sie als Führungskraft als auch Ihr neuer Mitarbeiter profitieren davon.

In dem Plan können Sie z. B. schriftlich festlegen,

• zu welchem Zeitpunkt Sie Ihren neuen Mitarbeiter in welches Aufgabengebiet einführen,
• welche Informationen er hierzu benötigt,
• wer ihm diese Infos gibt.

Ihrem neuen Mitarbeiter erleichtert ein strukturierter Einarbeitungsplan den Arbeitsstart und ermöglicht ihm, schnell und eigenverantwortlich Aufgaben zu übernehmen. Dies erhöht seine Arbeitszufriedenheit und Motivation.

Die Vorteile eines Einarbeitungsplans:

• Mit einer systematischen Einarbeitung anhand des Plans fördern Sie die fachliche und soziale Integration des Neulings.
• Die Kollegen erkennen, wie sich der Neue sukzessive zu einem wertvollen Arbeitskollegen entwickelt.
• Der neue Mitarbeiter fasst Schritt für Schritt in seinen Aufgaben Fuß, erhält Anerkennung und fühlt sich in das Team integriert.
• Damit verringern Sie das Risiko, dass das Arbeitsverhältnis vorzeitig beendet wird, deutlich.
• Ein Führungserfolg, der wiederum bei Ihnen als Führungskraft zu Buche schlägt.

Führen Sie sich immer wieder vor Augen: Eine nicht bestandene Probezeit ist für Ihr Unternehmen die teuerste Lösung. Schließlich kostet jede Fehlbesetzung mehrere Monatsgehälter.

Tipp: Berücksichtigen Sie bei der Aufstellung des Einarbeitungsplans auch, mit welchem beruflichen und persönlichen Hintergrund der Einsteiger bei Ihnen beginnt.

Vielleicht kommt er direkt von der Uni und sprüht entsprechend vor Motivation und Enthusiasmus. Unterstützen Sie diesen Anfangselan durch spannende Herausforderungen und auch kreative Freiräume.

Oder er wechselt aus einem anderen Unternehmen zu Ihnen, in dem er nicht ganz so positive Erfahrungen gemacht hat. Entsprechend zurückhaltend wird er vielleicht auf den neuen Arbeitsplatz zugehen.

Oder aber er hat eine Phase der Arbeitslosigkeit durchlebt, in der sein Selbstbewusstsein gelitten hat. Bei Ihnen hat er nun einen neuen Einstieg gefunden. In diesen Fällen sollten Sie die Anfangsphase auch zum Aufbau von Selbstvertrauen nutzen.

Bedenken Sie: Ihnen als Führungskraft erleichtert der Plan die strukturierte Weitergabe von Informationen.