Grafik Jobzusage formulieren

Zusage auf Bewerbung: Wie Sie eine Jobzusage richtig formulieren

Am Ende des Bewerbungsprozesses steht stets die Zusage zur Bewerbung. Doch wie formulieren Sie eine Jobzusage professionell? Und bis wann sollte die Zusage erfolgen? In diesem Artikel verrate ich Ihnen, wie die Zusage auf eine Bewerbung erfolgen muss, welche Bestandteile die Jobzusage aufweisen muss, bis wann die Einstellungszusage verschickt werden sollte, wer diese unterzeichnen muss und ob eine Zusage verbindlich ist. Des Weiteren liefere ich Ihnen unzählige Formulierungsbeispiele für Jobzusagen, drei komplette Muster und eine umfassende Checkliste.
Inhaltsverzeichnis

Wie muss die Zusage auf eine Bewerbung erfolgen?

Die Einstellungszusage ist ein wichtiges und gleichzeitig für beide Vertragsparteien schönes Ereignis. Da im Bewerbungsgespräch eine persönliche Beziehung zwischen dem Bewerber, dem zukünftigen Vorgesetzten und dem Mitarbeiter aus der HR-Abteilung entstanden ist, wird die Entscheidung und Jobzusage in der Regel mündlich per Telefon kommuniziert. In manchen Fällen erfolgt die Zusage noch während des Vorstellungsgesprächs persönlich durch den künftigen Vorgesetzten. 

Nach der mündlichen Kommunikation ist es zielführend, die Einstellungszusage ebenfalls schriftlich per Post oder E-Mail weiterzuleiten. Die schriftliche Form ist aufgrund ihrer Nachweisbarkeit dringend empfohlen, um dem Kandidaten die Sicherheit zu geben, dass es sich um eine tatsächliche Jobzusage handelt. Die schriftliche Jobzusage stellt die offizielle und rechtsverbindliche Rückmeldung des Unternehmens an den Bewerber dar und ist die Basis für eine positive und vertrauensvolle Zusammenarbeit. 

Ist eine schriftliche Zusage an den Bewerber verpflichtend?

Aus rechtlicher Sicht ist eine schriftliche Einstellungszusage keine Verpflichtung. Arbeitgeber dürfen auf eine schriftliche Jobzusage verzichten, die Zusage mündlich übermitteln und anschließend den Arbeitsvertrag versenden. Dieser Grundsatz gilt für alle Personengruppen, außer für Auszubildende. Auszubildenden muss auf Grundlage des Berufsbildungsgesetzes und vor Beginn der Ausbildung eine schriftliche Jobzusage per Post zugestellt werden. Die elektronische Form ist ausgeschlossen.

Welche Bestandteile sollte eine Einstellungszusage aufweisen? 

Eine Einstellungszusage sollte die folgenden Bestandteile aufweisen: 

  • Eindeutige Überschrift: Einstellungszusage oder ähnliche Bezeichnung,
  • Name und Adresse des Arbeitgebers,
  • Name und Adresse des Bewerbers,
  • wesentliche Informationen zum Jobangebot, unter anderem Stellenbezeichnung,
  • genauer Beginn des Arbeitsverhältnisses mit Angabe des ersten Arbeitstages,
  • Informationen zur Probezeit,
  • Angaben zur Vergütung und zu sonstigen tariflichen oder außertariflichen Leistungen,
  • Arbeitszeiten und Information zum Arbeitsort,
  • Hinweis auf geltenden Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen sowie
  • Unterschrift einer verantwortlichen Person im Unternehmen (Geschäftsführer, Prokurist, HR-Manager).

Wie ist eine Zusage zur Bewerbung aufgebaut?

Eine Zusage zur Bewerbung enthält in der Regel stets dieselben Bausteine – von der Begrüßung über die tatsächliche Zusage und Begründung der Entscheidung bis hin zu weiteren essenziellen Eckdaten wie z.B. den ersten Arbeitstag. Die folgende Tabelle zeigt Ihnen die einzelnen Bausteine einer Bewerbung inklusive Erklärung und Formulierungsbeispielen:

Begrüßung Die Zusage sollte stets mit einer höflichen oder freundlichen Begrüßung eröffnet werden. „Sehr geehrte Frau … / Sehr geehrter Herr …““Liebe Frau … / Lieber Herr …”
Jobzusage Nach der Begrüßung folgt in der Regel unmittelbar die offizielle Zusage. Die gewählte Formulierung sollte die Freude des Unternehmens darüber ausdrücken, dem Bewerber im Unternehmen begrüßen zu dürfen. „Wir freuen uns, Ihnen die Position als [Jobtitel] bei [Unternehmensname] anbieten zu können.“„Mit großer Freude darf ich Ihnen mitteilen, dass Sie für die Position des [Jobtitel] in unserem renommierten Unternehmen [Name des Unternehmens] ausgewählt wurden.“
Begründung der Jobzusage Eine Jobzusage sollte stets auch begründet werden, um Ihre Wertschätzung gegenüber dem Bewerber auszudrücken. Die Begründung sollte sich immer auf die spezifischen Qualitäten des Bewerbers oder die Punkte beziehen, die das Unternehmen letztlich überzeugt haben. “Wir haben uns aufgrund Ihrer bisherigen Berufserfahrungen und Ihrer Fähigkeiten für Sie entschieden.”„Ihre herausragenden Qualifikationen und beeindruckenden Erfahrungen haben uns davon überzeugt haben, dass Sie die perfekte Wahl für die Position als [Position] sind.“„Ihre Fähigkeiten und Ihr Fachwissen sind eine Bereicherung für unser Team, und wir sind überzeugt, dass Sie einen signifikanten Beitrag zu unserem Unternehmen leisten werden.“
Vertragsangebot und weitere Details (erster Arbeitstag; Termin zur Vertragsunterschrift und Co.) Um dem Bewerber einen umfassenden Überblick über die Rahmenbedingungen und das weitere Vorgehen zu geben, folgt im Rahmen des Vertragsangebot die Offenlegung der Vertragskonditionen, des ersten Arbeitstages, des Termins zur Vertragsunterzeichnung oder der Frist, bis wann der Vertrag unterschrieben zurückgeschickt werden muss.

 
„Wir bieten Ihnen einen Arbeitsvertrag zum 01.01.20XX an.“„Wie vorab mündlich besprochen, kann Ihre offizielle Einstellung ab dem 01.01.20XX erfolgen.“„Die vertraglichen Bedingungen und die Vergütung wurden entsprechend unserer Unternehmensstandards festgelegt.“„Bitte kommen Sie am 01.01.20XX um 14.00 Uhr zu [Unternehmen] in den Raum [Raumnummer], um den Vertrag zu unterzeichnen.“„Bitte schicken Sie uns den Vertrag unterschrieben spätestens bis zum [Frist] zurück.“
Offenheit für Rückfragen betonen Um potenzielle Missverständnisse aus dem Weg zu räumen oder offene Fragen zu klären, sollten Unternehmen in der Zusage ebenfalls betonen, dass Sie jederzeit für Rückfragen zur Verfügung stehen. „Bitte lassen Sie uns wissen, ob Sie weitere Informationen oder Unterlagen vor Ihrem ersten Arbeitstag benötigen.“„Sollten Sie noch Fragen haben oder weitere Informationen benötigen, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren.“
Ausblick auf gemeinsame Zusammenarbeit Zuletzt sollte eine professionelle Jobzusage stets einen positiven Ausblick auf die gemeinsame Zusammenarbeit beinhalten. Dies betont die Vorfreude noch einmal und zeigt ebenfalls Anerkennung.  „Wir sind zuversichtlich, dass Ihre einzigartigen Fähigkeiten einen bedeutenden Beitrag zu unserem Team leisten werden.“„Wir schätzen Ihr Talent und Ihre Erfahrung und freuen uns auf die zukünftige Zusammenarbeit mit Ihnen.“„Wir freuen uns darauf, mit Ihnen zusammenzuarbeiten und heißen Sie im Team herzlich willkommen.“

Muster: Wie formulieren Sie Jobzusagen richtig?

Sie brauchen Inspiration für das Formulieren einer Jobzusage? Dann sichern Sie sich jetzt einfach eines der untenstehenden Muster oder Beispiele und nutzen Sie dieses als Vorlage oder zur Orientierung.

Muster: Wertschätzende und persönlich gehaltene Jobzusage

“Sehr geehrte/r [Name des Kandidaten],

im Namen von [Unternehmensname] möchte ich Sie herzlich willkommen heißen. Sie haben uns mit Ihren Fähigkeiten und Ihren Präsentationen im Bewerbungsprozess begeistert. Ihr berufliches Profil hat uns beeindruckt und wir sind überzeugt, dass Ihre Erfahrungen eine wertvolle Bereicherung für unser Team sein werden. 

Wie bereits telefonisch besprochen, freuen wir uns sehr, Sie zum 01.01.20XX als HR Business Partner in unserem Unternehmen einstellen zu können. Ihre Tätigkeit beginnt am 08.01.20XX um 9.00 Uhr in unserer Firmenzentrale in Mainz. Herr Markus Müller, HR-Manager Pharma, wird Sie willkommen heißen, Sie im Onboarding begleiten und Sie Ihrem zukünftigen Team vorstellen. 

Die mündlich besprochenen vertraglichen Bestandteile wurden in den Arbeitsvertrag übernommen. Ihre monatliche Vergütung beträgt 4.000 Euro bei einer Arbeitszeit von 40 Stunden pro Woche. Die Probezeit beträgt 6 Monate. Ihren Arbeitsvertrag erhalten Sie in den nächsten Tagen per Post. Bei Fragen zum Arbeitsvertrag, zu einzelnen Vertragsbestandteilen oder zu den tarifvertraglichen Besonderheiten steht Ihnen Frau Maria Meier unter der Telefonnummer 123456 jederzeit gern zur Verfügung. 

Wir freuen uns sehr darauf, Sie in unserem Team willkommen zu heißen!

Mit freundlichen Grüßen”

Muster: Professionell gehaltene, kurze Jobzusage

“Sehr geehrte/r [Name des Kandidaten],

wir freuen uns, Ihnen die Position des HR Business Partners bei [Unternehmensname] ab dem 01.01.20XX anbieten zu können. Ihre Vergütung beträgt 4.000 Euro pro Monat bei einer Arbeitszeit von 40 Stunden pro Woche. Die Probezeit beträgt 6 Monate. Ihr Starttermin ist der 08.01.20XX. Bitte finden Sie sich um 9.00 Uhr in unserer Zentrale in Mainz ein. 

Herr Markus Müller wird Sie im Onboarding-Prozess begleiten. Ihr Arbeitsvertrag mit allen mündlich besprochen Details wird Ihnen per Post zugesandt. Für Rückfragen Fragen steht Ihnen Frau Maria Meier unter der Telefonnummer 123456 jederzeit gern zur Verfügung.

Wir freuen uns auf eine erfolgreiche Zusammenarbeit!

Mit freundlichen Grüßen”

Muster: Konservative Jobzusage mit altmodischen Formulierungen

“Sehr geehrter Herr/Frau 

mit großer Freude darf ich Ihnen mitteilen, dass Sie für die Position des Personalverantwortlichen in unserem renommierten Unternehmen ausgewählt wurden. Ihre hervorragenden Qualifikationen und die im Bewerbungsverfahren gezeigte Erfahrung haben uns davon überzeugt, dass Sie die richtige Person für diese Stelle sind.

Die Stelle umfasst eine Reihe von wichtigen Aufgaben und Verantwortlichkeiten, darunter die Einstellung neuer Mitarbeiter, das Vertragswesen und die Lohnabrechnung. Wir vertrauen darauf, dass Sie diese Herausforderungen mit Ihrem Fachwissen, Ihrer Erfahrung sowie Ihrer Freude an stetiger Weiterbildung  meistern werden.

Wir legen großen Wert auf Loyalität gegenüber unserem Unternehmen und glauben, dass Sie diese Werte teilen. Darüber hinaus erwarten wir, dass Sie Ihre Aufgaben mit größter Sorgfalt und Genauigkeit erfüllen. Bitte nehmen Sie zur Kenntnis, dass diese Position eine Vollzeitanstellung ist und wir von Ihnen erwarten, dass Sie Ihre gesamte Arbeitskraft unserem Unternehmen widmen. Die Probezeit beträgt 6 Monate. Ihr monatliches Gehalt beträgt 1.850 Euro. Wir sind davon überzeugt, dass Sie in der Lage sein werden, Ihre Aufgaben zu unserer vollsten Zufriedenheit zu erfüllen.

Wir würden uns freuen, wenn Sie dieses Angebot annehmen und sich unserem Team anschließen. Sollten Sie Fragen haben oder weitere Informationen benötigen, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren. Wir danken Ihnen für Ihr Interesse an unserer Firma und freuen uns auf Ihre baldige Antwort.

Mit freundlichen Grüßen”

Bis wann sollte die Zusage erfolgen? 

Aus Arbeitgebersicht ist es wichtig, dass eine Zusage umgehend nach der innerbetrieblichen Entscheidung kommuniziert wird. Die Einstellungszusage stellt als verbindlich vorgetragene Rückmeldung die einseitige Bestätigung dar, dass aus Sicht des Unternehmens ein Vertragsverhältnis zustande kommt. Diese Absichtserklärung muss vom Bewerber in der Folge bestätigt werden. In diesem Fall kommt das Arbeitsverhältnis zustande. 

Warum ist eine schnelle Zusage wichtig? 

Vor allem in Zeiten eines voranschreitenden Fachkräftemangels und eines Bewerbermarkts, auf dem Kandidaten häufig mehrere Optionen auf einen Arbeitsplatz haben, sind Schnelligkeit und Professionalität bei der Jobzusage entscheidend.

Wer sollte die Zusage verschicken?

Das Zusageschreiben sollte auf Firmenpapier offiziell versandt werden. Die Zusage wird rechtsverbindlich vom Geschäftsführer oder einem anderen Verantwortlichen im Unternehmen unterzeichnet, der als leitender Angestellter berechtigt ist, Mitarbeiter einzustellen oder zu entlassen. 

Ist eine Zusage verbindlich? 

Eine vom Arbeitgeber kommunizierte Einstellungszusage ist rechtsverbindlich. Dies gilt sowohl für eine mündlich übermittelte Zusage und ebenso für die schriftliche Jobzusage. Der § 145 BGB erklärt, dass derjenige, der einem anderen die Schließung eines Vertrags anträgt, an den Antrag gebunden ist.  

Mit der Zusage entsteht eine vorvertragliche Bindung. Würde das Jobangebot vom Arbeitgeber einseitig annulliert werden, würde dieser gegen das Vertrags- und Arbeitsrecht verstoßen. Der Arbeitnehmer könnte auf Grundlage von § 280 BGB Schadenersatz wegen Pflichtverletzung einfordern, da gemäß § 311 BGB ein rechtsgeschäftsähnliches Schulverhältnis entstanden ist. Bei der Einstellungszusage handelt es sich um die Anbahnung eines Vertrags. 

Im Fall einer Absage durch das Unternehmen wäre der Bewerber berechtigt, aufgrund von Vertrauensschaden vor dem zuständigen Arbeitsgericht zu klagen und Schadenersatzforderungen zu stellen. 

Was tun, wenn sich der Kandidat nicht zurückmeldet?

Das sogenannte „Ghosting“ ist auch im beruflichen Umfeld ein bekannter Begriff. Meldet sich ein Bewerber nach einer Einstellungszusage nach einer Karenzzeit von einigen Tagen bis zu zwei Wochen nicht zurück, kann davon ausgegangen werden, dass er nicht an einer Mitarbeit im Unternehmen interessiert ist. Zielorientierte Unternehmen können in diesem Fall eine Nachfassmail nutzen, um Ihr Bedauern auszudrücken. Eine rechtliche Handhabe gegen den Bewerber, der sich nicht zurückmeldet, gibt es nicht. Erst ein unterschriebener Arbeitsvertrag berechtigt Unternehmen dazu, Vertragsstrafen bei Nichtantritt des Arbeitsplatzes einzufordern. 

Sollte der Arbeitsvertrag direkt mit der Zusage verschickt werden?

Wurden alle Vertragsbestandteile mit dem Bewerber besprochen und einvernehmlich geklärt, kann der Arbeitsvertrag mit der Einstellungszusage versandt werden. Nicht in jedem Fall ist ein solches Vorgehen aus betriebsinternen Gegebenheiten praktikabel, da die Ausfertigung von Arbeitsverträgen häufig regulatorischen Zwängen unterliegt und durch Genehmigungsverfahren Zeit benötigt. In der Regel warten Bewerber einige Woche nach Eingang des Zusageschreibens auf den schriftlichen Arbeitsvertrag. 

Checkliste für die Jobzusage!

Damit Ihnen die Jobzusage gelingt und der Kandidat zeitnah in Ihrem Unternehmen startet, habe ich Ihnen noch einmal die wichtigsten Punkte für die perfekte Jobzusage in einer Checkliste zusammengefasst.

Checkpunkte Details
Kandidateninformationen Vollständige und korrekte Angaben, einschließlich des vollständigen Namens, der Adresse und anderer relevanter Informationen.
Korrekter Jobtitel und Abteilungszugehörigkeit Klare Kommunikation des exakten Jobtitels und der Abteilungszugehörigkeit des Kandidaten.
Aufgaben und Verantwortlichkeiten Klar formulierte Darlegung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten, die mit der Position verbunden sind.
Arbeitszeiten und Arbeitsort Angabe von Arbeitszeiten und Arbeitsort, um dem Kandidaten klare Erwartungen bezüglich der Arbeitsbedingungen zu vermitteln.
Gehalt und Leistungen Inklusion von genauen Informationen zum Gehalt und zu den angebotenen Leistungen.
Startdatum und Onboarding Festlegung des genauen Startdatums sowie Details zum Zeitpunkt und Ablauf des Onboardings.
Probezeit Aufnahme von klaren Informationen zur Probezeit, einschließlich Dauer und Bedingungen.
Rechtliche und vertragliche Verpflichtungen Integration wesentlicher rechtlicher und vertraglicher Verpflichtungen in das Angebot.
Kontaktperson für Rückfragen Angabe einer Kontaktperson, an die sich der Kandidat bei Rückfragen wenden kann.
Frist für die Annahme des Angebots Festlegung einer klaren Frist, innerhalb derer der Kandidat das Jobangebot annehmen muss.
Professionelle Sprache Verwendung einer professionellen und klaren Sprache in allen schriftlichen Kommunikationen.
Unterzeichnung durch bevollmächtigten Vertreter Zusage, die durch einen bevollmächtigten Vertreter des Unternehmens unterzeichnet wurde.
Datenschutzbestimmungen (DSGVO) Beachtung und Einbeziehung der Datenschutzbestimmungen (DSGVO) in Bezug auf die Kandidatendaten.