Kritikgespräch führen: Ablauf und Phasen (mit Tipps für Führungskräfte)

Was ist ein Kritikgespräch?

Das Kritikgespräch ist in Unternehmen ein wichtiges Mitarbeitergespräch und somit auch ein relevantes Führungsinstrument der Mitarbeiterführung. Mithilfe von konstruktiver Kritik können Führungskräfte ihre Mitarbeiter auf mangelnde Leistung, Fehlverhalten oder allgemeine Fehler hinweisen.

Beim Kritikgespräch geht es demnach nicht darum, dem Mitarbeiter seine Fehler vorzuhalten, sondern eine Verhaltensänderung anzustoßen und somit in seiner beruflichen und persönlichen Entwicklung gezielt zu fördern. Daher sollte das Gespräch immer respektvoll und sachlich sein. Alle angesprochenen Kritikpunkte sollten mit schlüssigen Argumenten und überprüfbaren Beispielen belegt werden. 

Vor und während dem Kritikgespräch muss die Führungskraft prüfen, ob der Mitarbeiter die an ihn gestellten Anforderungen in Zukunft erfüllen kann, ob er ggf. motiviert werden muss und ob ihm die korrekte Herangehensweise bekannt ist. Zum Schluss muss immer ein direktes Ziel, das Verhalten und die Arbeitsweisen betreffend, formuliert werden. Bereits am Ende des Kritikgespräch wird eine Nachbesprechung vereinbart. In diesem zweiten Mitarbeitergespräch wird die Erreichung des Ziels kontrolliert.

Warum sind Kritikgespräche wichtig? 

Nur mit einem Kritikgespräch ist eine Führungskraft in der Lage, eine Verhaltensänderung bei einzelnen Mitarbeitern zu bewirken. Dabei ist das Gespräch nicht nur für den betroffenen Mitarbeiter wichtig, sondern auch für den Rest des Teams und die gesamte Teamentwicklung von entscheidender Bedeutung. Schließlich passieren in jedem Unternehmen Fehler. Jedoch ist es für das gesamte Team wichtig, aus diesen Fehlern oder dem falschen Verhalten zu lernen und sich stetig weiterzuentwickeln. Deswegen ist eine kritische Auseinandersetzung mit dem Mitarbeiter und dem Thema unumgänglich.

Was ist das Ziel von Kritikgesprächen?

Das primäre Ziel eines Mitarbeitergesprächs ist das Erkennen, Analysieren und Lösen von Fehlern oder Problemen. Des Weiteren ist das Kritikgespräch ein Korrekturmittel, um mögliche Abweichungen von der Norm oder von den normalen Abläufen wieder herzustellen. Zugleich kann mit einem Kritikgespräch auch die Zufriedenheit in einem Team wieder hergestellt werden. Das Kritikgespräch darf aber keineswegs zur Klärung einer Schuldfrage eingesetzt werden. Letztlich bleibt professionelle und konstruktive Kritik das oberste Gebot bei Mitarbeitergesprächen.

Wann sollten Sie ein Kritikgespräch führen?

Führungskräfte sollten immer dann ein Kritikgespräch führen, wenn sie folgende Situation bemerken:

• falsches oder unangebrachtes Verhalten,
• deutliche Leistungseinbußen.

Generell sollte zwischen dem Fehler oder Fehlverhalten und der Lösung wenig Zeit vergehen. Andernfalls geht die Relevanz des Ereignisses verloren.

Wie führen Sie ein Kritikgespräch erfolgreich? 

Damit ein Kritikgespräch erfolgreich ist, ist die richtige Vorbereitung durch die Führungskraft von großer Wichtigkeit. Dabei können folgende Fragen helfen:

• Was ist der Grund für das Kritikgespräch?
• Hätte der Mitarbeiter den Grund durch ein entsprechendes Verhalten verhindern können oder hatte er darauf keinen Einfluss (Rahmenbedingungen)?
• Sind Sie der richtige Ansprechpartner dafür oder ist es eher eine Aufgabe des Personalmanagements? 
• Was können die Folgen des Gesprächs sein?

Im Zuge der Beantwortung dieser Fragen gilt es für Sie als Führungskraft auf die verschiedenen Ebenen der gegebenen Situation zu achten. Gerade auf der inhaltlichen und persönlichen Ebene gibt es für Sie als Führungskraft einige Punkte zu beachten, wie Sie unseren folgenden Tipps entnehmen können:

Tipps auf der inhaltlichen Ebene

Im Zuge der Beantwortung der oben genannten Fragen gilt es auch, die inhaltliche Ebene zu betrachten: 

• Die Sachverhalte müssen klar und unmissverständlich dargelegt werden. Vergangene Ereignisse haben in einem aktuellen Kritikgespräch nichts zu suchen. Es gilt sich, auf den konkreten Fall zu konzentrieren.
• Die negativen Folgen für den Mitarbeiter sollten nachvollziehbar dargestellt werden.
• Die konkreten Kritikpunkte sowie gewünschten Verhaltensänderungen und Erwartungen müssen transparent und unmissverständlich benannt werden.

Tipps auf der persönlichen Ebene

Auf der persönlichen und interpersonalen Ebene sollten Sie folgende Punkte beachten:

• Das Gespräch muss auf Augenhöhe zwischen zwei eigenverantwortlichen Personen stattfinden.
• Es muss face to face durchgeführt werden. Kritikgespräche via Telefon sind demnach ausgeschlossen.
• Der Vorgesetzte sollte dem Mitarbeiter das Gefühl vermitteln, dass jeder besprochene Fehler als Lernchance zu verstehen ist.
• Das Gespräch darf in keiner Sekunde herabsetzend und verletzend werden. Sarkastische Äußerungen sind ebenfalls tabu. 
• Selbst gehegte Aversionen haben in der Kritik nichts zu suchen. 
• Auch der „Kumpeltyp“ (z. B. „für mich persönlich wäre das ja nicht so schlimm“) hat bei einem Kritikgespräch nichts zu suchen. 

Phasen: Wie läuft ein Kritikgespräch ab?

Eine gute Führungskraft ist in der Lage, die Personal- und Unternehmensprozesse gut zu koordinieren. Dazu gehört aber auch die professionelle Vorbereitung zu einem Kritikgespräch. Als Leitfaden für ein lösungsorientiertes Gespräch ist eine Unterteilung in folgende Phasen zu empfehlen:

1. Begrüßung
2. Anhörung der Sichtweise des Mitarbeiters
3. Lösungen erarbeiten
4. Ziele vereinbaren
5. Nachbereitung
6. Erfolgskontrolle

Phase 1: Begrüßung und Nennen des Anlasses

Nach einer freundlichen Begrüßung sollten Sie zügig zur Sache kommen und möglichst neutral den Anlass für das Gespräch nennen. Dabei sind alle Kritikpunkte konstruktiv aufzuzählen, um die es konkret geht. Ebenfalls sollte in der Einleitungsphase das Ziel der Unterhaltung benannt werden.

Phase 2: Sichtweise des Mitarbeiters anhören

Nach dem der Grund des Gesprächs benannt wurde, sollte der Mitarbeiter die Gelegenheit bekommen, selbst Stellung zu beziehen und seine Sichtweise auf die Situation darzulegen. Jetzt ist vor allem Ihr Gegenüber am Zug und darf sich umfassend zur Sachlage äußern. Wichtig ist, ihm ausreichend Zeit dafür zugeben und sich auch den ein oder anderen Punkt dazu zu notieren. So drücken Sie Wertschätzung ihm gegenüber aus, was zur Lösung der Situation beiträgt.

Phase 3: Lösungen erarbeiten

Im nächsten Schritt müssen die individuellen Werte, Vorstellungen und Ziele gemeinsam auf einen Nenner gebracht werden. Eventuell hat der Mitarbeiter dazu selbst konstruktive Vorschläge. Andernfalls sollten die Lösungen/realistischen Ziele gemeinsam erarbeitet werden.

Phase 4: Ziele vereinbaren

Anschließend müssen die geplanten Lösungen an entsprechenden Konsequenzen, vereinbarten Zielen oder konkreten Ergebnissen festgemacht werden. Bei Zielvereinbarungen sollte ein Termin für deren Erreichen vereinbart werden. Offene Aussagen ohne jeglichen Verpflichtungscharakter sind zu vermeiden. Die Erwartungen müssen unmissverständlich zum Ausdruck gebracht werden. Beenden Sie das Gespräch mit einem Dank an den Mitarbeiter für seine Zeit.

Phase 5: Nachbereitung

Nach dem Kritikgespräch sollten Sie das Gespräch nochmals reflektieren und die wichtigsten Punkte schriftlich in einem Protokoll fixieren. Stellen Sie sich bei der Nachbereitung als Leitfaden folgende Fragen:

• Verlief das Gespräch so wie geplant?
• War der Austausch zielführend und sachlich?
• Ist eine zusätzliche Hilfestellung erforderlich, um die vereinbarten Ziele erreichen zu können?

Phase 6: Erfolgskontrolle

Zur Kontrolle der getroffenen Vereinbarungen aus dem Kritikgespräch sollte ein späterer Termin für ein zukünftiges Gespräch festgelegt werden. Bis zu diesem Tag müssen dann entsprechend alle Probleme oder Verhaltensweisen geändert sein. So bekommt das Kritikgespräch einen zusätzlichen offiziellen Charakter und der Mitarbeiter weiß, wie ernst das Thema ist.

Wie gehen Sie mit den Reaktionen im Kritikgespräch um?

Nicht alle Mitarbeiter sind für Kritik vonseiten der Vorgesetzten offen. Je nach Typ Mensch können sie darauf unterschiedlich reagieren. Mögliche Reaktionen auf Kritik von Führungskräften können zum Beispiel sein: 

• Gegenangriff
• Rechtfertigung
• Ablenkung
• Aggression 

Doch mit einer entsprechend guten Vorbereitung, können Sie als Führungskraft mit diesen Reaktionen gut umgehen. Hier ein kurzer Leitfaden, wie Sie mit den unterschiedlichen Reaktionen umgehen können:

Wie reagieren Sie im Kritikgespräch auf persönliche Probleme des Mitarbeiters?

Äußert der Mitarbeiter persönliche Probleme, ist es das Wichtigste, diese ernst zu nehmen. Erarbeiten Sie mit ihm Entlastungslösungen. Dennoch betonen Sie, dass Sie eine verantwortungsvolle Arbeitsweise erwarten und die persönlichen Probleme nicht als Entschuldigung für eine schlechte Leistung vorgeschoben werden dürfen. 

Wie reagieren Sie im Kritikgespräch auf Rechtfertigungen?

Abwehrverhalten ist bei vielen Menschen die erste Reaktion auf eine Kritik. Meist sind dann immer andere schuld an einer Situation oder an einem Fehler. Derart inhaltliche Diskussionen müssen sofort im Keim erstickt werden. Betonen Sie, dass es hier ausschließlich um den jeweiligen Mitarbeiter und seine Probleme, Fehler oder Verhaltensweisen geht und darum, dafür Lösungen zu finden. 

Wie gehen Sie im Kritikgespräch mit einer aggressiven Reaktion um?

Reagiert der Mitarbeiter aggressiv auf die vorgetragene Kritik, machen Sie nicht den Fehler, darauf ebenfalls in einem aggressiven Ton zu antworten. Bleiben Sie ruhig und sachlich. Betonen Sie, dass es hier generell nicht um einen Angriff gegen ihn als Person geht, sondern einzig und allein seine Arbeit betrifft. Wiederholen Sie noch mal den konkreten Anlass für das Kritikgespräch. Bleiben sie immer höflich distanziert und versuchen Sie, den Mitarbeiter mit einer ruhigen Art zum Einlenken zu bewegen. Benennen Sie ganz klar die Konsequenzen, die folgen werden, wenn er sich weiterhin uneinsichtig zeigt. 

Wie reagieren Sie im Kritikgespräch auf einen Gegenangriff?

Reagiert der Mitarbeiter auf die formulierte Kritik selbst mit Schuldzuweisungen und holt er damit zum Beispiel zum Gegenangriff gegen seine Teamkollegen und deren Arbeit aus, oder gegen den Vertriebsleiter und dessen überzogenen Zielvorgaben, betonen Sie, dass hier nur er im Gespräch sitzt und das nichts mit den anderen Personen zu tun hat.

Wo sollte das Kritikgespräch stattfinden?

Ein Kritikgespräch sollte an einem ruhigen Ort, in einem separaten Raum stattfinden. Wichtig ist, dass die Privatsphäre des jeweiligen Mitarbeiters gewahrt wird. Daher sind die Teeküche, Cafeteria oder der große hellhörige Meetingraum dafür gänzlich ungeeignet. Idealerweise findet das Kritikgespräch im Büro des zuständigen Abteilungsleiters, im Büro des Personalmanagements oder im Büro des Vorgesetzten statt.

Zu welchem Zeitpunkt sollte das Kritikgespräch geführt werden?

Einige Experten glauben, dass die beste Zeit gleich nach Arbeitsbeginn ist, während andere empfehlen, sich kurz vor Feierabend oder um die Mittagspause zusammenzusetzen. Am Ende sollte alles sorgfältig geplant und durchdacht sein. Denn ein Kritikgespräch zum falschen Zeitpunkt wird wenig Erfolg versprechend sein.