Halbjahresgespräch

Sie haben vor etwa 6 Monaten mit jedem Ihrer Mitarbeiter ein Jahresgespräch geführt, dabei Ihre Beurteilungen vermittelt und Vereinbarungen bis zum kommenden Jahresgespräch getroffen? Eventuell wurden messbare Leistungsziele vereinbart, neue Aufgaben und Verantwortungen übertragen oder Schritte für die persönliche Entwicklung aufgezeigt. Auch wenn Sie im Arbeitsalltag ständig mit Ihren Mitarbeitern kommunizieren, sollten Sie sich die Zeit nehmen, mit jedem Einzelnen zur Halbzeit ein Mitarbeitergespräch zu führen. 
Ihr Führungserfolg wird daran gemessen, wie es Ihnen gelingt, mit Ihrem Team die anspruchsvollen Ziele zu erreichen, die Ihr Chef mit Ihnen vereinbart hat. Sie sind darauf angewiesen, dass Ihre Mitarbeiter leistungsstark arbeiten können und wollen.

4 gute Gründe für ein Mitarbeitergespräch zur Halbjahreszeit

Sie haben somit 4 gute Gründe, sich die Zeit zu nehmen, mit jedem Mitarbeiter zur Halbzeit ein Gespräch zu führen:

1. Sie wollen wissen, ob der Mitarbeiter noch auf Zielkurs ist.
2. Sie wollen sicherstellen, dass der Mitarbeiter die notwendigen Kompetenzen für seine Aufgaben hat.
3. Sie wollen dem Mitarbeiter Ihre Wertschätzung für seinen Beitrag zu Ihrem Erfolg zollen.
4. Sie wollen den Mitarbeiter darin bestärken, seine leistungsfördernden Verhaltensweisen zu entwickeln

Nutzen Sie das Halbzeit-Mitarbeitergespräch bewusst als Instrument der Mitarbeiterführung und Mitarbeitermotivation. Folgende 4 Leistungsvoraussetzungen sollten Sie bei jedem einzelnen Teammitglied im Mitarbeitergespräch sicherstellen:

1. Zielorientierung: Bringen Sie im Halbjahresgespräch in Erfahrung, ob der Mitarbeiter die vereinbarten Ziele erreicht

Sie als Führungskraft haben den strategischen Weitblick über das aktuelle Tagesgeschäft hinaus. Das können Sie nicht bei allen Mitarbeitern voraussetzen. Nutzen Sie das Halbzeitgespräch dazu, mit dem Mitarbeiter noch einmal auf die Ziele zu schauen:

• Hat er jetzt, nach Ablauf der Hälfte der Zeit, ausreichend viel geschafft?
• Weiß er noch, wohin der Weg führen soll?
• Kann er wichtig von unwichtig unterscheiden?
• Sieht er, dass es nicht nur um sein individuelles Tun geht, sondern um das Zusammenwirken aller?
• Kann er seinen Leistungsbeitrag in den Gesamtzusammenhang der Teamziele, Ihrer Ziele, der Bereichs- und Unternehmensziele einordnen?

2. Wissen, Fähigkeiten, Erfahrungen: Nutzen Sie das Mitarbeitergespräch zum Prüfen der fachlichen Voraussetzungen

Nutzen Sie das Halbzeitgespräch auch dazu, mit dem Mitarbeiter zu klären, ob seine Voraussetzungen aus fachlicher Sicht reichen.

• Fühlt sich der Mitarbeiter kompetent genug für seine Aufgaben?
• Stehen ihm die notwendigen Informationen zur Verfügung?
• Weiß er, wer ihm bei Bedarf helfen kann?
• Kennt er die Kunden und ihre Anliegen gut genug?

Gegebenenfalls planen Sie jetzt mit dem Mitarbeiter, durch welche Maßnahmen fehlende Kompetenzen schnell aufgebaut werden können. Eventuell reicht es auch, wenn Sie Ihrem Mitarbeiter Zugang zu Informationen verschaffen, die ihm bisher verschlossen waren.

3. Ist es um die Mitarbeitermotivation gut bestellt?

Ihre Mitarbeiter sind dann besonders leistungsstark, wenn sie motiviert sind, wenn ihnen der Job Spaß macht. „Spaß“ bedeutet nicht, dass Sie wie ein Animateur für stets gute Laune sorgen müssen. Nutzen Sie vielmehr folgende Motivatoren, um Ihre Mitarbeiter zu Höchstleistungen anzuspornen:

• Zuversicht: „Ich schaffe meinen Job. Ich weiß, wie es geht und habe alles Notwendige dafür.“
• Herausforderung: „Meinen Job kann ich nicht mit links machen. Ich muss mich anstrengen. Wenn ich es dann schaffe, kann ich stolz darauf sein.“
• Wertschätzung: „Mein Chef sieht, was ich leiste. Ich bekomme seine Anerkennung.“Vertrauen: „Ich kann mit Problemen und auch Fehlern
  zu meinem Chef kommen. Er macht mich nicht fertig, sondern hilft mir, Probleme zu lösen.“
• Gutes Klima: „Ich bin in einem guten Kollegenteam. Die anderen akzeptieren mich. Wir halten zusammen.“

Nutzen Sie das Halbzeitgespräch deshalb auch, um dem Mitarbeiter für das bisher Geleistete zu danken. Tun Sie das auch dann, wenn die Ergebnisse nicht so gut wie erhofft sind! Positives Verstärken macht Mut, im 2. Halbjahr noch mal richtig die Ärmel hochzukrempeln.

4. Im Halbjahresgespräch können Sie leistungsmindernde Verhaltensweisen korrigieren

Sie sind als Führungskraft auf Ihrem Karriereweg, weil Sie erfolgsorientiert arbeiten und kommunizieren können. Setzen Sie das jedoch nicht bei jedem Ihrer Mitarbeiter voraus.

• Mancher Mitarbeiter hat Chaos in seinen Unterlagen. Er vergeudet nicht nur wertvolle Zeit mit häufigem Suchen, ihm geht auch immer wieder Wichtiges „durch die Lappen“, weil er Merkzettel verliert oder Unterlagen verlegt.
• Mancher arbeitet stets „auf den letzten Drücker“. Oft reicht es dann noch gerade eben. Aber sehr oft werden Termine dann doch nicht gehalten.
• Mancher hat ein zu konfliktträchtiges Sozialverhalten. Kein Wunder, dass die Kollegen ihm bei Bedarf nicht aushelfen.
• Mancher ist ganz besonders kommunikativ. Schon vormittags macht er mit dem Kaffeebecher in der Hand die Runde und plaudert sich bei Kollegen fest.

Es ist Ihre Aufgabe als Führungskraft, bei Ihren Mitarbeitern leistungsmindernde Verhaltensweisen zu sehen und zu korrigieren. Auch das ist gegebenenfalls
ein Thema im Halbzeitgespräch

Nach diesen 7 Regeln können Sie ein motivierendes Gespräch zur Halbzeit führen

Im Gespräch können Sie schrittweise nach folgenden 7 Regeln vorgehen:

1. Steigen Sie sofort ins Thema ein

Versuchen Sie nicht, erst mit Small Talk den Mitarbeiter „aufzulockern“. Er geht mit einer gewissen Anspannung ins Gespräch und möchte bald wissen, woran er ist.  Begrüßen Sie freundlich und beginnen Sie zum Beispiel so: „Frau Wagner, schön, dass Sie da sind. Wir stehen jetzt in der Halbzeit zwischen unseren Jahresgesprächen. Ich möchte mit Ihnen schauen, wie weit Sie schon gekommen sind. Und dann besprechen wir, wie es im nächsten Halbjahr weitergeht.“ 

2. Lassen Sie den Mitarbeiter zuerst berichten

Ihr Mitarbeiter hat sich auf das Gespräch vorbereitet.  Bringen Sie ihn mit einer offenen Frage zum Reden: „Wie sieht es aus?“ „Wie weit sind Sie mit … gekommen?“ „Ihre Ziele waren … Wie weit sind Sie schon?“

3. Motivieren Sie den Mitarbeiter durch Ihr wertschätzendes Feedback

Bevor Sie in die Details der einzelnen Ziele einsteigen, geben Sie dem Mitarbeiter Ihr Feedback: „Frau Wagner, bevor wir zur Planung für das nächste Halbjahr kommen, möchte ich Ihnen meine Anerkennung für Ihre Leistungen in … aussprechen. Besonders hilfreich für das Team war …“

„Herr Rombach, darf ich Ihnen erst einmal für Ihren hervorragenden Einsatz im Projekt … danken.“

„Herr Krüger, im Jahresgespräch hatten wir ja noch das Thema Ihres oft nicht guten Zeitmanagements. Dazu kann ich Ihnen jetzt sagen, dass ich sehr angetan bin, wie Ihnen das inzwischen gelingt. Meine Hochachtung.“

„Frau Becker, ich möchte Ihnen ein großes Lob aussprechen. Sie hatten am meisten Scherereien mit der schwierigen Umstellung unserer Vorgänge. Trotzdem haben Sie es perfekt gemeistert. Prima!“

4. Gehen Sie auf jedes Ziel und jede Vereinbarung des letzten Jahresgespräches ein

• Nehmen Sie dazu Ihre Protokolle zur Hand.
• Vergleichen Sie Soll und Ist.
• Gehen Sie Ursachen für Abweichungen nach.
• Verifizieren Sie, ob das Ziel / die Vereinbarung so bleiben kann.
• Justieren Sie gegebenenfalls nach.
• Legen Sie Meilensteine oder Termine für Zwischen-Checks fest.
• Besprechen Sie mit dem Mitarbeiter, ob er alles Notwendige für seinen Erfolg hat.

5. Protokollieren Sie die Eckpunkte dieses Gesprächs

• Was waren heute die Zwischenstände der Jahresziele?
• Welche Ursachen führten zu Abweichungen der Ist-Werte vom Soll?
• Wie sind ab sofort die Jahresziele (geändert)?
• Wann werden welche Zwischenstände geprüft?
• Was wurde außerdem vereinbart?

6. Holen Sie sich Feedback vom Mitarbeiter

Ihr Mitarbeiter hat vielleicht Ideen, wie Sie ihn besser unterstützen könnten. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass er es Ihnen von sich aus sagt. Fragen Sie konkret nach: „Bitte geben Sie mir auch Feedback oder Tipps. Was kann ich tun, damit Sie gut und gerne an Ihrem Erfolg weiterarbeiten können?“

„Ich habe Sie im letzten halben Jahr weitgehend selbstständig arbeiten lassen. Wir haben uns manchmal tagelang nicht persönlich gesprochen. Ist das so für Sie in Ordnung?“

„Ich hatte mich ja in Ihre Auseinandersetzung mit … eingeschaltet. Jetzt ist das leidige Thema zum Glück vom Tisch. Dennoch möchte ich in der Rückschau gerne von Ihnen hören, ob mein Eingreifen so richtig war.“

„Haben Sie ein paar Ideen für mich, wie ich unsere Teamarbeit verbessern kann?“

7. Schließen Sie das Gespräch positiv ermutigend ab

Die Stimmung, mit der Ihr Mitarbeiter aus diesem Gespräch herausgeht, ist maßgebend für seine Motivation, sich nun engagiert an die Weiterarbeit zu machen. Lassen Sie deshalb auch bei enttäuschenden Zwischenergebnissen das Gespräch positiv ausklingen. „Ich denke, wir haben jetzt eine gute Basis für das kommende Halbjahr geschaffen. Sie packen das!“Wenn Sie bei der folgenden Checkliste alle Fragen mit Ja beantworten können, ist Ihnen das Halbzeitgespräch gelungen. Dann haben Sie dieses Führungsinstrument zu Leistungssteigerung und Motivation gut genutzt.

Checkliste: Ist das Halbzeitgespräch gelungen?