So bereiten Sie Mitarbeiterbesprechungen richtig vor

Mitarbeiterbesprechungen richtig vorbereiten und gezielt einsetzen

Darüber hinaus bieten Mitarbeiterbesprechungen die regelmäßige Möglichkeit, Informationen, Standpunkte, Know-How und Erfahrungen auszutauschen.

Darum geht es bei einer Mitarbeiterbesprechung

Von Mitarbeiterbesprechungen spricht man bei regelmäßigen Treffen, an denen Vorgesetzte und Mitarbeiter teilnehmen. Im Gegensatz zum Mitarbeitergespräch, das unter 4 Augen abläuft, nehmen an einer Mitarbeiterbesprechung mindestens ein Vorgesetzter und 2 weitere Mitarbeiter teil.

Die Ziele einer Mitarbeiterbesprechung sind:

• der regelmäßige Austausch über die Arbeitsorganisation, um diese ggf. zu verbessern,
• den regelmäßigen Austausch von Informationen über das tägliche Geschäft hinaus zu fördern,
• die Klärung konkreter Sachverhalte, Problemen und Missverständnissen schnell zu ermöglichen.

Außerdem bietet die Mitarbeiterbesprechung zu folgenden Vorteilen:

• sie führt die regelmäßige Mitarbeiterbesprechung zu einer tieferen Identifikation der Mitarbeiter mit ihrem Unternehmen,
• schafft eine Vertrauensbasis innerhalb der Belegschaft und
• fördert die Entstehung bzw. den Ausbau eines guten Betriebsklimas.

Mitarbeiterbesprechung vorbereiten

Im optimalen Fall werden alle Teilnehmer der Mitarbeiterbesprechung in deren Vorbereitung einbezogen.

Sie sollten also jeden Ihrer Mitarbeiter dazu ermutigen, sich an der Vorbereitung zu beteiligen. Sie übertragen Ihren Mitarbeitern damit Verantwortung und stärken gleichzeitig ihr Wir-Gefühl, was schlussendlich eine höhere Identifikation mit dem Unternehmen bewirkt.

Tipp: Der Anstoß zur systematischen Vorbereitung sollte allerdings von Ihnen kommen, damit der Termin so effizient wie möglich ablaufen kann.

Ziele der Mitarbeiterbesprechung formulieren

Um die Vorbereitungen von Anfang an in die richtigen Bahnen zu lenken, formulieren am besten Sie die Ziele des Team-Meetings.

So wissen alle, worum es geht und können sich entsprechend darauf vorbereiten. Außerdem verliert sich die Gruppe später nicht in ziellosen Diskussionen.

Organisieren Sie einen geeigneten Raum

Machen Sie nicht den häufigen Fehler und unterschätzen die Raumfrage. Verlauf und Atmosphäre einer Mitarbeiterbesprechung hängen ganz wesentlich vom Besprechungsort ab.

Das Büro des Vorgesetzten ist dafür meist eine schlechte Wahl. Zum einen können hier kontraproduktive Störungen, wie eingehende Telefonate schwer ausgeschlossen werden. Zum anderen sind Ihre Mitarbeiter im „Büro des Chefs“ womöglich etwas befangen und können nicht frei genug agieren.

Tipp: Sie sollten also, soweit das möglich ist, einen neutralen Ort für die Mitarbeiterbesprechung wählen.

Grenzen Sie die Mitarbeiterbesprechung zeitlich ein

Geben Sie unregelmäßige Besprechungstermine und deren Dauer unbedingt frühzeitig bekannt.

Sie vermeiden damit ein Terminchaos bei Ihren Mitarbeitern und geben ihnen gleichzeitig die Gelegenheit, sich gründlich auf den Termin vorzubereiten.

Die Dauer der Mitarbeitersitzung sollten Sie von verschiedenen Faktoren abhängig machen. So kommt es beispielsweise darauf an, ob Konflikte angesprochen werden müssen oder auch, welche Erfahrung die Teilnehmer mit solchen Team-Meetings haben. Unerfahrene Mitarbeiter verlässt in längeren Mitarbeiterbesprechungen schnell die Konzentration, sodass Sie den Termin etwas kürzer anberaumen sollten.

Tipp: Im Schnitt dauern Mitarbeiterbesprechungen zwischen 45 Minuten und 3 Stunden.

Gehören Sie auch zu den Führungskräften, die Mitarbeiterbesprechungen gerne in die Mittagspause oder nach Feierabend legen?

Wenn ja, überdenken Sie diese Vorgehensweise, denn davon ist eindeutig abzuraten. Auf die Motivation der Mitarbeiter hat das unter Umständen verheerende Auswirkungen.

Besser, Sie legen das Team-Meeting so, dass der Termin bis zum Feierabend beendet ist und auch die Mittagspause davon unberührt bleibt.

Grundsätzlich können Sie für die Dauer von Mitarbeiterbesprechungen die 60:20:20-Regelung anwenden:

• 60 % der Zeit planen Sie für dringende Aufgaben ein.
• 20 % der Zeit halten Sie vor, für unvorhersehbare Ereignisse oder Themen.
• 20 % der Zeit benötigen Sie bei längeren Mitarbeiterbesprechungen für soziale Aktivitäten wie Pausen.

Frequenz der Mitarbeiterbesprechung

Die Häufigkeit von Mitarbeiterbesprechungen hängt von Ihrem Bedarf ab.

Dabei können Sie wählen, ob ein regelmäßiges Team-Meeting, die so genannten Jours fixes, sinnvoll erscheinen. Oder Sie setzen die Mitarbeitersitzungen je nach Bedarf an.

Vorteile von regelmäßigen Mitarbeiterbesprechungen:

• Regelmäßige Mitarbeitersitzungen führen zu einer hohen Verbindlichkeit und Transparenz.
• Alle Teilnehmer können sich rechtzeitig auf die Termine vorbereiten.

Nachteile von regelmäßigen Mitarbeiterbesprechungen:

Oft kann die Bearbeitung plötzlich auftretender Probleme nicht bis zum nächsten Termin warten. Sie müssen also oft auch außerplanmäßige Team-Meetings durchführen.

Regelmäßige Mitarbeiterbesprechungen führen oft zu Ermüdungserscheinungen. Die Termine werden nur noch routinemäßig wahrgenommen. Und die Gefahr ist groß, dass Sie wertvolle Zeit mit der Besprechung von unwichtigen Themen verschwenden.

Praxis-Tipp:

Diese Abnutzungserscheinungen können Sie jedoch auch bei regelmäßigen Mitarbeiterbesprechungen vermeiden. Betrachten Sie die Notwendigkeit des Team-Meetings jedes Mal aufs Neue kritisch. Und sagen Sie Mitarbeitersitzungen frühzeitig ab, wenn Sie sie thematisch nicht sinnvoll füllen können. Im Notfall haben Sie so auch ein genügend großes Zeitbudget für außerordentliche Mitarbeitersitzungen.

Eine feste Tagesordnung sorgt für Struktur

Der rote Faden der Mitarbeiterbesprechung ist die Tagesordnung. Dafür sammeln Sie schon im Vorfeld wichtige Themen und priorisieren diese.

Auch Ihren Mitarbeitern sollten Sie frühzeitig die Gelegenheit geben, eigene Themen für die Tagesordnung vorzuschlagen. Um auszuschließen, dass spät eingehende Themen die zeitliche Vorbereitung verkomplizieren, setzen Sie am besten einen festen Termin, bis zu dem Themen vorgeschlagen werden können.

Natürlich gehören auch die Themen, die Sie in der letzten Mitarbeiterbesprechung nicht bewältigen konnten, auf die Tagesordnung.

Feste Inhalte jeder Tagesordnung:

• Datum, Ort, Dauer, Anfangs- und Endzeitpunkt des Termins
• Auflistung der Teilnehmer (mit ihren jeweiligen Themen)
• Themen (mit entsprechender Priorisierung) sowie Zielvorstellung
• Erforderliche Unterlagen

Legen Sie die Teilnehmer fest

Legen Sie Anzahl der Teilnehmer so fest, dass nur diejenigen zur Mitarbeiterbesprechung eingeladen werden, die auch zur Bewältigung der anstehenden Tagesordnungspunkte beitragen können.

So vermeiden Sie zu große Gruppen, denn generell arbeiten kleinere Gruppen effektiver. Je größer Sie die Mitarbeiterbesprechung werden lassen, desto schwieriger wird erfahrungsgemäß die Kommunikation, Koordination sowie der Entscheidungsprozess.

Tipp: Beachten Sie zudem bei jeder Mitarbeiterbesprechung die Grundregeln der Gesprächsführung!