Delegationsgespräch: So delegieren Sie Aufgaben erfolgreich

Mitarbeitermotivation durch Delegationsgespräch: So delegieren und motivieren Sie gleichzeitig

Das Delegationsgespräch ist eine Form des Mitarbeitergesprächs, mit dem Sie gleich 2 Fliegen mit einer Klappe schlagen:

• Durch die Delegation verschaffen Sie sich mehr Zeit für Ihre Führungsaufgaben!
• Sie motivieren gleichzeitig Ihren Mitarbeiter durch das Delegationsgespräch selbst und durch das eigenständigere Arbeiten, welches dem Mitarbeiter durch Ihre Delegation ermöglicht wird.

Delegationsgespräch: Wieso Delegation so wichtig ist

Bevor ich zum Thema Mitarbeitergespräch bzw. Delegationsgespräch komme, möchte ich Ihnen als Vorgesetztem zunächst kurz erläutern, warum Delegation so enorm wichtig ist:

Als Führungskraft müssen Sie sich ständig neuen Aufgaben und Herausforderungen stellen – zusätzlich zum Tagesgeschäft.

Folge: Irgendwann wird dann schlicht und einfach die Zeit zu knapp und Sie schaffen nicht mehr alles allein.

Die Lösung: Was liegt da näher, als Aufgaben abzugeben? Delegieren Sie Tätigkeiten an Ihre Mitarbeiter, fördern Sie deren Selbstständigkeit.

Definition: Was heißt „delegieren“ eigentlich?

Was sich zunächst sehr einfach anhört, birgt einige Tücken.

Delegation: Das heißt es nicht

• Denn delegieren heißt nicht, anderen Aufgaben einfach kurzfristig „aufzudrücken“, weil Sie selbst keine Zeit haben.
• Und delegieren heißt auch nicht, andere unangenehme Aufgaben für sich erledigen zu lassen.
• Damit verschaffen Sie sich vielleicht im 1. Moment ein wenig Zeit und Luft, sorgen aber auf längere Sicht nur für Durcheinander und frustrierte Mitarbeiter.

Delegation: Die richtige Bedeutung

• Sie geben Ihren Mitarbeitern eine längerfristige Aufgabe mit eindeutig definierten Zielen.
• Das heißt, Sie übertragen ihnen auch die Verantwortung für diese Aufgabe.
• Delegieren heißt also nicht nur Arbeit, sondern auch Verantwortung abgeben.

Diese 5 Vorteile bringt Ihnen die Delegation

Das bringt Ihnen gleich 5 Vorteile:

1. Sie reduzieren Ihre eigene Arbeitsbelastung und haben mehr Zeit für Führungsaufgaben.
2. Sie geben Ihren Mitarbeitern Freiräume für selbstständiges Arbeiten und sorgen so für zusätzliche Motivation.
3. Sie schaffen Herausforderungen und geben Ihren Mitarbeitern die Gelegenheit, sich weiterzuentwickeln.
4. Sie nutzen das vorhandene Fachwissen Ihrer Mitarbeiter optimal aus.
5. Sie sorgen dafür, dass Arbeitsabläufe auch in Ihrer Abwesenheit reibungslos funktionieren.

Delegationsgespräch: Das will Ihr Mitarbeiter zu seinen delegierten Aufgaben wissen

Beim Delegationsgespräch übertragen Sie bestimmte Aufgaben oder Verantwortungen im ganz konkreten Zusammenhang an einen Mitarbeiter. Ihr Mitarbeiter will daher 3 Aspekte wissen:

• In welchem Gesamtzusammenhang steht seine Aufgabe? 
• Was wird von ihm erwartet und bis wann?
• Woran soll schließlich der Erfolg seines Engagements gemessen werden?

Delegationsgespräch: Bestimmen Sie nicht – Motivieren Sie

Zur Motivation ist, ähnlich wie bei der Zielvereinbarung, wichtig, dass Sie den Mitarbeiter als Experten in seinem Job ernst nehmen:

• Schreiben Sie ihm nicht im Detail vor, wie er zum vereinbarten Ergebnis kommen soll.
• Lassen Sie ihm weitgehend Freiheit bei seinem individuellen Arbeitsstil und seiner Zeiteinteilung.

Ablauf des Delegationsgespräch – 7 Phasen

Das Mitarbeitergespräch können Sie in 7 Phasen führen:

1. Phase: Begrüßung

2. Phase: Zum Thema kommen

• „Frau Zenthel, in unserem Projekt möchte ich Ihnen die Entwicklung des Designs übertragen.“

3. Phase: Zuhören

• Lassen Sie den Mitarbeiter sich spontan äußern.
• Vielleicht freut er sich über den Arbeitsauftrag.
• Vielleicht hat er zunächst noch Vorbehalte.

4. Phase: Information / Standpunkt / Entscheidung / Erwartung

• Jetzt erklären Sie den erst einmal den Gesamtzusammenhang.
• Daraufhin, was Sie speziell von dem Mitarbeiter erwarten.

5. Phase: Zuhören

• Der Mitarbeiter soll Ihnen als Experte sagen, ob der Job so gemacht werden kann, wie Sie sich das vorstellen.
• Er soll Ihnen auch sagen, was er dafür an Zeit, Ressourcen, Informationen, Hilfen, Kontakten und Entscheidungskompetenz braucht.

6. Phase: Zur festen Vereinbarung kommen

• Was gehört zum Aufgabenbereich?
• Welches Ergebnis muss wann abgeliefert werden?
• Wann finden Kontrollen oder Zwischen-Checks statt?
• Sind bestimmte Vorschriften, notwendige Absprachen mit anderen Bereichen, Sprachregelungen gegenüber Außenstehenden oder anderes zu berücksichtigen?

7. Phase: „Lichtblick“- Schließen Sie mit den Worten:

• „Danke, dass Sie diese Aufgabe übernehmen. Bitte sprechen Sie mich an, wenn es Probleme gibt oder wenn ich Ihnen irgendwie helfen kann.“

Tipp: Dokumentieren Sie nach Delegationsgesprächen immer, an welchen Mitarbeiter Sie welche Aufgabe delegiert und was Sie bezüglich des Ablaufs vereinbart haben. Sie können sich dabei an folgendem Musterformular orientieren:

Muster: Dokumentation des Delegationsgesprächs auch im weiteren Verlauf

Praxis-Tipp: Erkennen Sie frühzeitig, ob Ihr Mitarbeiter überfordert ist!

• Sprechen Sie schon wenige Tage später den Mitarbeiter darauf an, wie es läuft.
• Nur so können Sie erkennen, ob er bereits angefangen hat oder die Aufgabe vor sich herschiebt.
• Außerdem können Sie rechtzeitig eingreifen, wenn Sie feststellen, dass Ihr Mitarbeiter doch noch nicht ausreichend Experte ist und / oder Hilfe braucht.