Delegationsgespräch: So delegieren Sie Aufgaben erfolgreich
- Mitarbeitermotivation durch Delegationsgespräch: So delegieren und motivieren Sie gleichzeitig
- Delegationsgespräch: Wieso Delegation so wichtig ist
- Definition: Was heißt „delegieren“ eigentlich?
- Diese 5 Vorteile bringt Ihnen die Delegation
- Delegationsgespräch: Das will Ihr Mitarbeiter zu seinen delegierten Aufgaben wissen
- Delegationsgespräch: Bestimmen Sie nicht – Motivieren Sie
- Ablauf des Delegationsgespräch – 7 Phasen
- Muster: Dokumentation des Delegationsgesprächs auch im weiteren Verlauf
Mitarbeitermotivation durch Delegationsgespräch: So delegieren und motivieren Sie gleichzeitig
Das Delegationsgespräch ist eine Form des Mitarbeitergesprächs, mit dem Sie gleich 2 Fliegen mit einer Klappe schlagen:
- Durch die Delegation verschaffen Sie sich mehr Zeit für Ihre Führungsaufgaben!
- Sie motivieren gleichzeitig Ihren Mitarbeiter durch das Delegationsgespräch selbst und durch das eigenständigere Arbeiten, welches dem Mitarbeiter durch Ihre Delegation ermöglicht wird.
Delegationsgespräch: Wieso Delegation so wichtig ist
Bevor ich zum Thema Mitarbeitergespräch bzw. Delegationsgespräch komme, möchte ich Ihnen als Vorgesetztem zunächst kurz erläutern, warum Delegation so enorm wichtig ist:
Als Führungskraft müssen Sie sich ständig neuen Aufgaben und Herausforderungen stellen – zusätzlich zum Tagesgeschäft.
Folge: Irgendwann wird dann schlicht und einfach die Zeit zu knapp und Sie schaffen nicht mehr alles allein.
Die Lösung: Was liegt da näher, als Aufgaben abzugeben? Delegieren Sie Tätigkeiten an Ihre Mitarbeiter, fördern Sie deren Selbstständigkeit.
Definition: Was heißt „delegieren“ eigentlich?
Was sich zunächst sehr einfach anhört, birgt einige Tücken.
Delegation: Das heißt es nicht
- Denn delegieren heißt nicht, anderen Aufgaben einfach kurzfristig „aufzudrücken“, weil Sie selbst keine Zeit haben.
- Und delegieren heißt auch nicht, andere unangenehme Aufgaben für sich erledigen zu lassen.
- Damit verschaffen Sie sich vielleicht im 1. Moment ein wenig Zeit und Luft, sorgen aber auf längere Sicht nur für Durcheinander und frustrierte Mitarbeiter.
Delegation: Die richtige Bedeutung
- Sie geben Ihren Mitarbeitern eine längerfristige Aufgabe mit eindeutig definierten Zielen.
- Das heißt, Sie übertragen ihnen auch die Verantwortung für diese Aufgabe.
- Delegieren heißt also nicht nur Arbeit, sondern auch Verantwortung abgeben.
Diese 5 Vorteile bringt Ihnen die Delegation
Das bringt Ihnen gleich 5 Vorteile:
- Sie reduzieren Ihre eigene Arbeitsbelastung und haben mehr Zeit für Führungsaufgaben.
- Sie geben Ihren Mitarbeitern Freiräume für selbstständiges Arbeiten und sorgen so für zusätzliche Motivation.
- Sie schaffen Herausforderungen und geben Ihren Mitarbeitern die Gelegenheit, sich weiterzuentwickeln.
- Sie nutzen das vorhandene Fachwissen Ihrer Mitarbeiter optimal aus.
- Sie sorgen dafür, dass Arbeitsabläufe auch in Ihrer Abwesenheit reibungslos funktionieren.
Delegationsgespräch: Das will Ihr Mitarbeiter zu seinen delegierten Aufgaben wissen
Beim Delegationsgespräch übertragen Sie bestimmte Aufgaben oder Verantwortungen im ganz konkreten Zusammenhang an einen Mitarbeiter. Ihr Mitarbeiter will daher 3 Aspekte wissen:
- In welchem Gesamtzusammenhang steht seine Aufgabe?
- Was wird von ihm erwartet und bis wann?
- Woran soll schließlich der Erfolg seines Engagements gemessen werden?
Delegationsgespräch: Bestimmen Sie nicht – Motivieren Sie
Zur Motivation ist, ähnlich wie bei der Zielvereinbarung, wichtig, dass Sie den Mitarbeiter als Experten in seinem Job ernst nehmen:
- Schreiben Sie ihm nicht im Detail vor, wie er zum vereinbarten Ergebnis kommen soll.
- Lassen Sie ihm weitgehend Freiheit bei seinem individuellen Arbeitsstil und seiner Zeiteinteilung.
Ablauf des Delegationsgespräch – 7 Phasen
Das Mitarbeitergespräch können Sie in 7 Phasen führen:
1. Phase: Begrüßung
2. Phase: Zum Thema kommen
- „Frau Zenthel, in unserem Projekt möchte ich Ihnen die Entwicklung des Designs übertragen.“
3. Phase: Zuhören
- Lassen Sie den Mitarbeiter sich spontan äußern.
- Vielleicht freut er sich über den Arbeitsauftrag.
- Vielleicht hat er zunächst noch Vorbehalte.
4. Phase: Information / Standpunkt / Entscheidung / Erwartung
- Jetzt erklären Sie den erst einmal den Gesamtzusammenhang.
- Daraufhin, was Sie speziell von dem Mitarbeiter erwarten.
5. Phase: Zuhören
- Der Mitarbeiter soll Ihnen als Experte sagen, ob der Job so gemacht werden kann, wie Sie sich das vorstellen.
- Er soll Ihnen auch sagen, was er dafür an Zeit, Ressourcen, Informationen, Hilfen, Kontakten und Entscheidungskompetenz braucht.
6. Phase: Zur festen Vereinbarung kommen
- Was gehört zum Aufgabenbereich?
- Welches Ergebnis muss wann abgeliefert werden?
- Wann finden Kontrollen oder Zwischen-Checks statt?
- Sind bestimmte Vorschriften, notwendige Absprachen mit anderen Bereichen, Sprachregelungen gegenüber Außenstehenden oder anderes zu berücksichtigen?
7. Phase: „Lichtblick“- Schließen Sie mit den Worten:
- „Danke, dass Sie diese Aufgabe übernehmen. Bitte sprechen Sie mich an, wenn es Probleme gibt oder wenn ich Ihnen irgendwie helfen kann.“
Tipp: Dokumentieren Sie nach Delegationsgesprächen immer, an welchen Mitarbeiter Sie welche Aufgabe delegiert und was Sie bezüglich des Ablaufs vereinbart haben. Sie können sich dabei an folgendem Musterformular orientieren:
Muster: Dokumentation des Delegationsgesprächs auch im weiteren Verlauf
Praxis-Tipp: Erkennen Sie frühzeitig, ob Ihr Mitarbeiter überfordert ist!
- Sprechen Sie schon wenige Tage später den Mitarbeiter darauf an, wie es läuft.
- Nur so können Sie erkennen, ob er bereits angefangen hat oder die Aufgabe vor sich herschiebt.
- Außerdem können Sie rechtzeitig eingreifen, wenn Sie feststellen, dass Ihr Mitarbeiter doch noch nicht ausreichend Experte ist und / oder Hilfe braucht.