Jahresgespräch führen: Ablauf, Inhalte und Tipps

Jahresgespräch führen: Ablauf, Inhalte und Tipps

Am Ende oder Anfang eines Geschäftsjahres nutzen viele Führungskräfte die Gelegenheit, mit ihren Mitarbeitern ein Jahresgespräch zu führen. Obwohl einige Mitarbeiter diesen Gesprächen misstrauisch gegenüberstehen, ist das Hauptziel dieses Austausches die Motivation und positive Mitarbeiterbeurteilung der vergangenen Leistungen. Doch was ist ein Jahresgespräch überhaupt? Wie läuft es ab? Und wie muss die Führungskraft das Jahresgespräch vorbereiten? Von den Zielen des Jahresgespräches über die Vorbereitung und Durchführung bis hin zur Nachbereitung: Der folgende Artikel liefert die wichtigsten Informationen rund um das Jahresgespräch.
Inhaltsverzeichnis

Was ist ein Jahresgespräch?

Das Jahresgespräch ist ein einmal jährlich stattfindendes Gespräch zwischen dem Vorgesetzten und den Mitarbeitern, das strukturiert, vertraulich und losgelöst von der täglichen Arbeit im Unternehmen stattfindet. Das jährliche Gespräch ergänzt die tägliche Kommunikation und fördert den Dialog im Unternehmen. Es soll andere Gesprächsarten, beispielsweise Evaluations-, Feedback- und Planungsgespräche, ergänzen und nicht ersetzen. 

Was ist das Ziel des Jahresgesprächs? 

Das Ziel des Jahresgesprächs ist die Verbesserung der Zusammenarbeit, der Aufgabenerfüllung und Personalentwicklung des Unternehmens. Damit soll es zu einer positiven Beeinflussung der Arbeitszufriedenheit, der Motivation, des Arbeitsklimas und der Arbeitsergebnisse beitragen. 

Warum ist das Jahresgespräch so wichtig?

Das Jahresgespräch soll die Entwicklung von Mitarbeitern und Unternehmen vorantreiben und die Performance verbessern. Auch die Beziehung zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern kann durch ein offenes und transparentes Mitarbeitergespräch gestärkt werden. Zusammengefasst bietet das Gespräch sowohl der Führungskraft als auch dem Mitarbeiter wichtige Chancen. Dazu gehören: 

Chancen für MitarbeiterChancen für Führungskräfte und Unternehmen
Präsentation der eigenen Vorstellungen und Äußerung von wünschen zur beruflichen WeiterentwicklungVerbesserung des Betriebsklimas und der Kooperationsstrukturen
Erhalt von Feedback über Leistungen und frühere EntwicklungErhalt von wichtigen Informationen über die persönlichen Ziele und Bedürfnisse der Arbeitnehmer
Einsicht in die Erwartungen des ArbeitgebersAustausch über die aktuelle Mitarbeiterzufriedenheit

Welche Inhalte umfasst ein Jahresgespräch?

Das Jahresgespräch gibt zunächst einen Überblick über das vergangene Arbeitsjahr, die gegenwärtige und die zu erwartende Situation in Bezug auf 

  • Arbeitssituation, 
  • Arbeitsleistung, 
  • Arbeitszufriedenheit und 
  • Zusammenarbeit mit Vorgesetzten und Kollegen.

Darüber hinaus wird die fachübergreifende Kompetenz des Arbeitnehmers beurteilt und der Personalentwicklungsbedarf sowie die damit verbundenen Möglichkeiten erörtert. Zuletzt werden Vereinbarungen und Ziele für das kommende Jahr getroffen und oftmals auch schriftlich fixiert.

Wie wird ein Jahresgespräch erfolgreich? 

Damit ein Jahresgespräch erfolgreich wird, sollten Sie sich: 

  • gut darauf vorbereiten,
  • genügend Zeit für das Gespräch einplanen,
  • einen sachlichen Gesprächston während des gesamten Gesprächs einhalten,
  • das Gegenüber zu Wort kommen lassen und
  • alle zukünftigen Erwartungen und Ziele genau formulieren.

Wie bereiten Sie ein Jahresgespräch vor? 

Die Vorbereitung des Jahresgespräches ist mitunter die wichtigste Aufgabe für die Durchführung. Grundsätzlich unterliegt das Jahresgespräch jedoch keiner starren Struktur. Denn jedes Mitarbeitergespräch wird anders verlaufen. Machen Sie sich deshalb während der Vorbereitung Gedanken darüber, welche Themen und Punkte Sie unbedingt ansprechen möchten. Eben diese Aspekte sollten Sie zuvor verschriftlichen und gemeinsam mit dem Mitarbeiter erörtern. Doch welche Themen und Inhalte sollten Sie vorbereiten?

Generell beginnt jedes Jahresgespräch immer mit einem Rückblick bezüglich des jeweiligen Angestellten und seiner Leistungen. 

  • Welche Vereinbarungen wurden für das letzte Jahr getroffen?
  • Welche Vereinbarungen konnten umgesetzt werden? 
  • Welche nicht? 
  • Welche Gründe/Hindernisse gab es dafür?
  • Welche Veränderungen gab es?
  • Was sind die derzeitigen Arbeitsaufgaben?
  • Welche Aufgaben sind im Laufe des Jahres neu hinzugekommen?
  • Welche Aufgaben sind dafür weggefallen?

In diesem Zusammenhang sollte auch immer ein ressourcenorientiertes Feedback mit eingearbeitet werden, welches den Blick auf die zukünftige Entwicklung richtet. Fragen Sie sich dabei:

  • Was kann bei der Zusammenarbeit unverändert bleiben?
  • Welche Veränderungen erwarten Sie als Chef?
  • Wo erhoffen Sie sich mehr Leistung?
  • Was wünschen Sie sich nicht mehr (Fehler, Verhalten etc.)?
  • Was wird bei der Zusammenarbeit Neues auf den Mitarbeiter zukommen?

Am Tag des Jahresgespräches sind ebenfalls noch Vorbereitungen zu treffen. Dazu gehört es zunächst, Störungen vorzubeugen. Dafür sollten Sie sowohl Ihr Telefon umleiten lassen als auch ihr Smartphone stummschalten. Benötigen Sie während des Gespräches technische Ausstattung, ist der Beamer oder der Fernseher vorab bereitstellen zu lassen. Zugleich ist es empfehlenswert, die Unterlagen auf Vollständigkeit zu überprüfen und auch über die Sitzplatzpositionierung nachzudenken. 

Wie läuft ein Jahresgespräch ab? 

Der konkrete Ablauf eines Jahresgesprächs besteht aus 3 Phasen

  • Begrüßung, Rückblick und Feedback
  • Formulierung von Zielsetzungen
  • Entwicklung und Ausblick

Phase 1: Begrüßung, Rückblick und Feedback

In der ersten Phase des Jahresgespräches – nach der kurzen Begrüßung – folgt in der Regel ein Rückblick auf das vergangene Jahr, im Rahmen dessen der Mitarbeiter beurteilt wird. Die erste Phase beinhaltet demnach konstruktives Feedback, welches sowohl Erfolge des Mitarbeiters als auch Misserfolge und Fehlschläge inkludiert. Wurden zuvor bereits Ziele vereinbart, wird erörtert, ob diese Ziele wie gewünscht und in der geplanten Frist erreicht werden konnten. Doch auch eine potenzielle Weiterentwicklung des Mitarbeiters soll in dieser Phase gezielt benannt und gewürdigt werden.

Phase 2: Formulierung von Zielsetzungen für das kommende Jahr

Nach dem Rückblick und dem Feedback folgt eine Planungsphase, in der gemeinsame Ziele definiert und dokumentiert werden. Die Vereinbarungen sollten einen verbindlichen Charakter haben. Bei mangelnder Umsetzung empfiehlt sich eine gemeinsame Analyse über die möglichen Gründe und eine Anpassung der Umsetzung.

Generell sollten alle Vereinbarungen und Ziele: 

  • klar und positiv formuliert sein,
  • mittels messbarer, im Vorfeld definierter Größen, kontrollierbar sein,
  • sie sollten realisierbar sein und 
  • es sollte ein Termin/Zeitrahmen zur zeitlichen Umsetzung ausgemacht werden.

Phase 3: Entwicklung und Ausblick

In der letzten, der dritten Phase, steht die künftige Entwicklung und auch Entwicklungschancen des Mitarbeiters im Vordergrund. Welche beruflichen Perspektiven bietet das Unternehmen? Besteht das Interesse an einer Weiterbildung? Welche Potenziale sollten wie genutzt werden?

In diesem Zusammenhang werden auch die Pläne der zukünftigen Personalentwicklung/Personalplanung kurz angesprochen. Gerade wenn ein Mitarbeiter über einen großen Arbeitsdruck und Überlastung redet, kann die Aussicht auf eine zukünftige Entlastung neue Motivation geben. 

Welche Fragen sollten Arbeitgeber den Mitarbeitern im Jahresgespräch stellen?

Eine jährliche Bewertung ist für beide Seiten von Vorteil. Vor allem, wenn der Vorgesetzte hierbei die ein oder andere persönliche Frage, passend zur Situation des Mitarbeiters, stellt. Mögliche Fragen sind:

  • Gibt es Probleme und/oder Schwierigkeiten, die möglichst zeitnah gelöst werden müssen? (bei einem aktuellen Projekt, Computer-, Software-, Netzwerkprobleme, Mobbing,…)
  • Wo sehen Sie Optimierungspotenzial? Haben Sie dazu konkrete Vorschläge? 
  • Wo bzw. in welchem Bereich benötigen Sie Unterstützung und in welcher Form? 
  • Wie kann im Team die Zusammenarbeit verbessert werden? 
  • Gibt es Schwierigkeiten im Team? 
  • Wo sehen Sie Informationsbedarf? 
  • Wo und wie kann die Kommunikation verbessert werden? 
  • Welche persönlichen Entwicklungsmöglichkeiten wünschen Sie sich?
  • Wo sehen Sie sich im Unternehmen nach drei Jahren? 
  • Wie zufrieden sind Sie mit Ihren Aufgaben? Was könnte diesbezüglich verbessert werden?
  • Wünschen Sie sich bestimmte Fortbildungen? Wenn ja, in welchem Bereich? 
  • Wie könnten Sie diese Kompetenzen in Ihrer Arbeit einbringen?
  • Welche Arbeitsmittel (Software, Geräte …) könnten Ihre Arbeit erleichtern oder effizienter werden lassen? 
  • Fühlen Sie sich in Ihrem Tätigkeitsbereich überfordert/unterfordert? Was ließe sich ändern?
  • Welche Tätigkeit liegt Ihnen besonders?
  • Wo sehen Sie Ihre Stärken?
  • Bei welchen Prozessen im Unternehmen sehen sie das größte Verbesserungspotenzial/ den größten Zeitfresser?

Wie wird ein Jahresgespräch nachbereitet? 

Grundsätzlich gehört zur Nachbereitung eines Jahresgesprächs die Erstellung eines Protokolls. Darin werden sämtliche Vereinbarungen und Gesprächsergebnisse in einem vertraulichen Format dokumentiert. Dieses dient im nächsten Jahr wieder als Grundlage. Darauf aufbauend lassen sich positive oder negative Entwicklungen optimal festmachen. Während des Gesprächs wird dazu von den Vorgesetzten, nach Rücksprache mit den Mitarbeitern ein Protokoll (inkl. eines Formblatts für Weiterbildungsmaßnahmen) ausgefüllt.

Das Protokoll enthält folgende Themenbereiche:

  1. Arbeitsaufgaben und Organisation
  2. Führung und Zusammenarbeit
  3. Personalentwicklung 

Sind noch Punkte aus dem Vorjahr offen, werden diese in beiderseitigem Einvernehmen in das neue Protokoll übertragen. Das Protokoll wird am Ende des Jahresgesprächs von allen Gesprächsbeteiligten unterschrieben.

Neben dem Protokoll sind jedoch weitere Nachbereitungen zu treffen – sowohl kurzfristig als auch mittelfristig. 

Kurzfristige Nachbereitung des JahresgesprächsMittelfristige Nachbereitung des Jahresgesprächs
Auswertung der GesprächsergebnisseKontrolle der Leistung, Verhaltensweisen und Zielerreichung
Überdenken des Gesprächsverlaufs und Ausarbeiten möglicher Änderung für weitere MitarbeitergesprächeRealisierung der besprochenen Maßnahmen
Klärung von offenen Punkten aus dem MitarbeitergesprächAuswertung und Vergleich aller Beurteilungen, beispielsweise des Personalleiters, des Vertriebsleiters etc
Erledigen von Formalitäten (nötige Unterschriften einholen, Weiterleitung des Beurteilungsbogens etc.) 
Vereinbarte Maßnahmen und weitere Gespräche auf Termin legen 

Im Zuge der Nachbereitung des Jahresgesprächs empfiehlt es sich auch, folgende Checkliste kritisch zu beurteilen, um weitere Gespräche besser zu machen.

Checkliste für die Nachbereitung des Jahresgespräches

  • Wurden der Termin und Art des Gesprächs rechtzeitig bekannt gegeben?
  • War genügend Zeit für das Gespräch eingeplant?
  • Verlief das Gespräch störungsfrei?
  • Gab es ein klares Gesprächsziel?
  • Wurde der Mitarbeiter nach einer Selbsteinschätzung gefragt?
  • Wurden alle Kritikpunkte oder Beurteilungen durch Fakten oder Beispiele belegt?
  • Wurden Kritikpunkte sachlich formuliert?
  • Bekam der Mitarbeiter genügend Raum für Fragen und Äußerung von Wünschen?
  • Wurden Fehler in der Mitarbeiterführung offen eingestanden?
  • Wurden konkrete Vereinbarungen für die Zukunft getroffen?
  • Wurde über Entwicklungsmöglichkeiten gesprochen?
  • Sind Fragen offengeblieben, die einer Klärung bedürfen?

Wie lange dauert ein Jahresgespräch?

Grundsätzlich sollte für jedes Jahresgespräch ausreichend Zeit eingeplant werden. Es sollte jedoch nicht länger als zwei Stunden dauern.

Wann sollte ein Jahresgespräch stattfinden? 

Neben der Tatsache, dass ein Jahresgespräch einmal jährlich stattfinden sollte, gibt es noch andere, den Zeitpunkt bestimmende Aspekte. Generell sollte das Mitarbeitergespräch nicht zur Zeit des Jahresabschlusses, sprich zur absoluten Geschäftshochzeit abgehalten werden. Sinnvoller ist es, dafür weniger hektische Phasen zu wählen. 

Außerdem kann ein Jahresgespräch auch vor Beginn eines umfangreicheren Auftrags oder Projekts geführt werden. Dadurch lassen sich bereits im Vorfeld mögliche Probleme im Team oder in Arbeitsabläufen lösen.

Ebenso sind Jahresgespräche nach größeren internen Umstrukturierungen möglich, um mögliche negative Folgen bereits in den Anfängen beheben zu können.

Checkliste für ein erfolgreiches Jahresgespräch 

  1. Dem Mitarbeiter sollte das Jahresgespräch wenigstens zwei Wochen vor dem offiziellen Termin mitgeteilt werden.
  2. Es sollten wenigstens 60, maximal 90 Minuten dafür eingeplant werden.
  3. Die Gesprächsinhalte müssen im Vorfeld klar definiert werden: Geht es um die Fortschritte, Plananpassungen oder den Status quo? Oder sollen eher Themen wie Gehalt, Boni, Karriere, etc. besprochen werden? Der Mitarbeiter muss das wissen, damit er sich entsprechend auch selbst darauf vorbereiten kann.
  4. Sicherheitshalber sollte dem Mitarbeiter das Protokoll zum letzten Jahresgespräch nochmals übermittelt werden.
  5. Die Vorgesetzten müssen sich auch entsprechend darauf vorbereiten.
  6. Zur Aufgabe des Personalmanagements gehört es, sich eingehend mit den Mitarbeitern und deren Erwartungshaltungen und Wünschen zu beschäftigen.
  7. Die Führungskraft muss sich vor dem Gespräch ehrlich die Frage stellen, ob sie als Chef alles für die Entwicklung des Mitarbeiters getan hat und möglicherweise auch Weiterentwicklungsmaßnahmen erfüllt hat. Wenn nicht, muss die Frage geklärt werden, was dies für die nahe Zukunft bedeutet.