Mitarbeitergespräch: Die verschiedenen Arten und Ihre Führungsfunktion

Sie sollten die Gespräche mit Ihren Mitarbeitern daher nicht „zwischen Tür und Angel“ erledigen, sondern sich ausreichend Zeit für die Vorbereitung und Durchführung nehmen.

Das eine Mitarbeitergespräch gibt es nicht

Allerdings gibt es nicht DAS eine Mitarbeitergespräch. Vielmehr gibt es einen bunten Blumenstrauß von verschiedenen Arten des Mitarbeitergesprächs. Um Ihnen einen zusammenfassenden Überblick zu verschaffen, listen wir Ihnen in diesem Beitrag die wichtigsten und bekanntesten Typen des Mitarbeitergesprächs auf und geben Ihnen einige ausgewählte Tipps.

Bitte beachten Sie, dass die Übergänge zwischen den einzelnen Gesprächstypen fließend sind und dass manche Mitarbeitergespräche — trotz unterschiedlicher Bezeichnungen — fast deckungsgleich sind.

Mit dem Anerkennungsgespräch die Stärken stärken

Mit dem Mitarbeitergespräch in Form des Anerkennungsgesprächs motivieren Sie Ihre Mitarbeiter, indem Sie ihre Stärken stärken.

Denn: Durch Anerkennung geben Sie Ihren Mitarbeitern Orientierung und spornen sie zur effektiveren Arbeit an. Gleichzeitig beziehen Sie sie immer wieder in die Verantwortung für die gemeinsam zu leistende Arbeit mit ein.

Anerkennung ist ein vielfach vernachlässigtes Führungsinstrument und damit ein viel zu selten geführtes Mitarbeitergespräch, obwohl es Ihnen und Ihren Mitarbeitern einen sehr großen Nutzen bringt:

• Mitarbeiter, deren Leistungen Sie gewürdigt haben, wiederholen gern das in gleicher Güte, was Sie anerkannt haben. Auf diese Weise erfahren Ihre Mitarbeiter, was ihnen gut von der Hand geht.
• Mit Anerkennung schaffen Sie ein Erfolgserlebnis. Die Mitarbeiter fühlen sich bestätigt und motiviert, auch in anderen Bereichen das Beste zu geben.
• Ihr positives Feedback verstärkt die Beziehung zu Ihren Kollegen und schafft ein starkes Vertrauensverhältnis.
• Anerkennung ist kostenlos, eine hervorragende Investition, um die Produktivität Ihres Bereiches zu steigern.

5 Schritte für Ihr erfolgreiches Anerkennungsgespräch:

1. Planen Sie einmal die Woche Anerkennungsgespräche mit all jenen ein, die in ihrer Leistung oder im Verhalten Ihrem Leistungs- und/oder Zielstandard entsprechen.
2. Sprechen Sie Ihre Mitarbeiter bei der Arbeit oder gemeinsamen Sitzungen auf die gute Leistung, das vorbildliche Verhalten an. Formulieren Sie genau, was gut gelaufen ist.
3. Drücken Sie dann Ihren Dank und Ihre Anerkennung aus.
4. Vermischen Sie Anerkennung nicht mit Kritik. Wenn Sie Anlass zur Kritik haben, sprechen Sie dies gesondert an.
5. Beenden Sie das Mitarbeitergespräch mit der Zuversicht, dass die anerkannte Leistung oder das Verhalten sich auch in Zukunft wiederholt.

Mit dem Entwicklungsgespräch den Mitarbeiter ans Unternehmen binden

In wirschaftlich schlechten Zeiten fallen in Unternehmen nicht nur Arbeitsplätze weg, sondern auch Entwicklungsmöglichkeiten für die, die bleiben.

Was tun Sie als Vorgesetzter, um gute Leute zu halten, wenn Sie wissen, die nächste Sprosse der Karriereleiter fehlt, die nächst höhere ist kaum zu erreichen?

In solchen Situationen bedeutet das Mitarbeitergespräch in Form des Entwicklungsgesprächs eine besondere Herausforderung.

Wenn Sie z. B. einem Leistungsträger nichts anbieten können, außer in seinem jetzigen Job zu bleiben, dann sollten Ihre Strategie — wie eben beschrieben — lauten: Anerkennung im Rahmen eines MItarbeitergesprächs zeigen:

• Drücken Sie Ihre Wertschätzung gegenüber dem Mitarbeiter aus.
• Signalisieren Sie ihm deutlich, dass er eine wichtige Rolle für das Team, das Unternehmen und die Kunden spielt.

Schätzt sich ein Mitarbeiter besser ein als Sie ihn, nutzen Sie den Anlass des Entwicklungsgesprächs für ein Kritikgespräch mit Ihrem Mitarbeiter.

• Bestätigen Sie ihn in seinen Stärken und versuchen Sie weitere Potenziale zu fördern.
• Machen Sie jedoch keinen Hehl daraus, dass Sie im Moment keinen weiteren Entwicklungsschritt für ihn sehen.

Der Ablauf des Entwicklungsgesprächs

Phase 1: Erfragen Sie die Selbsteinschätzung und Wünsche des Mitarbeiters

Fragen Sie im Mitarbeitergespräch nach dem Auslöser für die Suche nach Entwicklungsmöglichkeiten der persönlichen Einschätzung, den Hoffnungen, die mit dem Aufstieg verbunden sind und den mittelfristigen Zielen.

Phase 2: Legen Sie Ihre Einschätzung und Bewertung dar

Sie stimmen mit der Einschätzung des Mitarbeiters überein? Dann bestätigen Sie ihn in seiner Sicht. Sehen Sie den Mitarbeiter hingegen nicht dort, wo er sich sieht, machen Sie ihm klar, dass er noch ein wenig Zeit braucht oder das Erwerben weiterer Fähigkeiten nötig ist.

Phase 3: Leiten Sie Entwicklungsschritte ab. Entwerfen Sie gemeinsam mit Ihrem Mitarbeiter ein realistisches Zukunfts-Szenario:

• Wie kann der nächste Entwicklungsschritt aussehen?
• Was ist bis wann realistisch?
• Was muss bis dahin noch von wem getan werden?
• Welche Maßnahmen sind erforderlich, um das gesteckte Ziel zu erreichen?

Phase 4: Vereinbaren Sie konkrete Maßnahmen Erstellen Sie einen Maßnahmenkatalog, in dem Sie genau festhalten, wer für welchen Schritt verantwortlich ist. Überprüfen Sie dessen Einhaltung.

Das Ermahnungsgespräch als Chance für Ihre Mitarbeiter

Manchmal muss ein Vorgesetzter klare Worte finden, um einen Mitarbeiter, der sich in die falsche Richtung entwickelt, wieder auf Kurs zu bringen. Dann bietet sich ein Mitarbeitergespräch in Form des Ermahnungsgesprächs an.

Das Ziel: Eine Kündigung zu vermeiden, wenn der Mitarbeiter an sich die Potenziale für eine erfolgreiche Bewältigung der Aufgabe mitbringt.

Erfolgreiche Führungskräfte handeln in solchen Fällen schnell und konsequent. Immer dann, wenn ihnen ein Fehler eines Mitarbeiters auffällt, geben sie dem Mitarbeiter unmittelbar eine Rückmeldung zu seiner fehlerhaften Arbeitsleistung oder seinem Fehlverhalten.

Der Vorteil dieses Führungsverhaltens liegt klar auf der Hand:

• Der Mitarbeiter hat die Chance zu lernen.
• Das heißt, er kann an seiner Leistung arbeiten oder sein Verhalten weiterentwickeln.

Sprechen Sie Ihre Mitarbeiter nur auf die wichtigen Dinge an

Konzentrieren Sie sich bei Ihren Rückmeldungen (und bei allen anderen Mitarbeitergesprächen auch) auf die wichtigen Dinge.

Für Ihren Führungserfolg ist eine aktive Rückmeldungskultur eine wichtige Basis. Dabei dürfen Sie als Führungsverantwortlicher aber nicht über das Ziel hinausschießen:

• Es geht nicht darum, jede Kleinigkeit aufzugreifen.
• Konzentrieren Sie sich auf die wichtigen Dinge, sonst werden Sie leicht als kleinkariert abgestempelt, und Ihre Rückmeldung verpufft allein schon aus diesem Grund.

Wichtig sind alle Dinge, die gegen die Grundregeln der Zusammenarbeit verstoßen:

• häufiges unentschuldigtes Fehlen, Fehlzeiten vor/nach Wochenenden, Zuspätkommen, Terminuntreue, Stören in Besprechungen, Dienst nach Vorschrift, Mobbing.
• die Qualität der Arbeit beeinträchtigen: Nachlässigkeiten im Umgang mit Arbeitsmaterial, schlechte, unbrauchbare Arbeitsergebnisse, Nichtweitergabe von Informationen.
• die persönliche Entwicklung des Mitarbeiters beeinträchtigen: Alkoholmissbrauch, Isolierung des Mitarbeiters, Abkoppelung von Weiterbildung.

Wenn Sie derartige Entwicklungen beobachten, müssen Sie handeln, um dem Mitarbeiter rechtzeitig die Chance zu geben, sein Verhalten korrigieren zu können.

Das Feedbackgespräch: Lob, Kritik oder von beidem etwas?

Viele Führungskräfte tun sich schwer damit, zu loben und konstruktive Kritik zu üben.

Negative Kritik äußert sich häufig in Ärger und Tadel, positive Kritik wird nicht selten vergessen.

Fazit: Beides ist nicht zielführend für den Teamprozess.

Als Vorgesetzter haben Sie vielmehr ein Interesse daran, dass

1. Fehler und Fehlentwicklungen möglichst schnell korrigiert werden;
2. richtige Entwicklungen forciert werden und
3. Ihre Mitarbeiter motiviert weiterarbeiten können.

Um diese 3 Ziele zu erreichen, müssen Sie lernen, wie Sie Ihr positives Feedback in einem Mitarbeitergespräch glaubwürdig formulieren und negatives Feedback so „verpacken“, dass es konstruktiv wirkt und Ihr gesamtes Team bzw. einzelne Mitarbeiter voranbringt.

Weitere Informationen zum Mitarbeitergesprächs-Typ Feedbackgespräch.

Das Gehaltsgespräch sollten Sie fair und sensibel führen

Aus Sicht des Mitarbeiters sitzen Sie als Vorgesetzter beim Mitarbeitergespräch ums Gehalt „am längeren Hebel“. Der Mitarbeiter fühlt sich in der Position des Schwächeren, der in hohem Maße von Ihrem Wohlwollen abhängig ist.

Beachten Sie: Wie Sie sich in einer solchen Situation verhalten, bestimmt noch lange nach dem Mitarbeitergespräch das Verhältnis zwischen Ihnen und Ihrem Mitarbeiter.

Nutzen Sie deshalb auf keinen Fall in unfairer Weise Ihre überlegene Position aus. Ihr Mitarbeiter steht aus folgenden Gründen emotional unter Stress:

• Er fühlt sich wie ein Bittsteller, der von Ihrem Wohlwollen abhängig ist.
• Die Unklarheit bezüglich des möglichen Rahmens macht ihn unsicher in der Verhandlung: Sind die Forderungen zu hoch, könnte eine schroffe Abfuhr die Folge sein. Gibt der Mitarbeiter sich bescheiden, bleibt die demütigende Ungewissheit zurück, sich eventuell zum „billigen Jakob“ gemacht zu haben.
• Er fürchtet Ihre rhetorische Überlegenheit und Ihren Willen, ihn runterzuhandeln.
• Rein rational ist das Gehalt die Vergütung für die Leistung des Mitarbeiters. Emotional steckt allerdings auch die persönliche Wertschätzung durch den Chef darin. Ihr Mitarbeiter fürchtet, eventuell durch eine Abfuhr zu erfahren, dass Sie ihn weniger wertschätzen, als er glaubte und gehofft hatte.
• Der Mitarbeiter weiß nicht, wie er würdevoll den Rückzug antreten soll, wenn die Bitte um eine Gehaltserhöhung abgelehnt wird. Er will nicht wie ein begossener Pudel abziehen müssen.

Selbst wenn Sie zu Ihren Mitarbeitern ein sehr gutes Verhältnis haben, wird es nicht leichter, mit ihnen über das Gehalt zu sprechen. Gesellschaftliche Tabus zum „schnöden Mammon“ machen das Thema fast peinlich. Es gehört sich nicht, „geldgierig“ zu sein! Man muss doch aus innerer Überzeugung und einem Stück Idealismus heraus für die Arbeit motiviert sein und nicht nur über materielle Werte!

Bedenken Sie bitte, dass auch die Mitarbeiter, die in jeder anderen Situation vertrauensvoll, offen und kollegial mit Ihnen zusammenarbeiten, beim Gehaltsgespräch emotional unter Stress stehen. Zeigen Sie sich in dieser Situation fair und sensibel.

Mehr Informationen zum Mitarbeitergespräch in Form des Gehaltsgesprächs.

Das Halbjahresgespräch: Stellen Sie fest, ob Ihre Mitarbeiter noch auf Zielkurs sind

Sie haben vor 6 Monaten mit Ihren Mitarbeitern die Jahresziele festgelegt. Doch dann kam alles anders: Die Kunden sind unzufrieden und ein Mitarbeiter hat gekündigt. Was tun?

Sie müssen herausfinden, warum die Ziele in der Kundenbetreuung nicht erreicht wurden, Sie müssen neue Ziele definieren und an Ihre Mitarbeiter weitergeben und Arbeit neu verteilen.

Sie haben somit 4 gute Gründe, sich die Zeit zu nehmen, mit jedem Mitarbeiter zur Halbzeit ein Mitarbeitergespräch zu führen:

1. Sie wollen wissen, ob der Mitarbeiter noch auf Zielkurs ist.
2. Sie wollen sicherstellen, dass der Mitarbeiter nach wie vor die notwendigen Kompetenzen für seine Aufgaben hat.
3. Sie wollen dem Mitarbeiter Ihre Wertschätzung für seinen Beitrag zu Ihrem Erfolg zollen.
4. Sie wollen den Mitarbeiter darin bestärken, seine leistungsfördernden Verhaltensweisen zu entwickeln. Nehmen Sie sich, trotz der Hektik des Arbeitsalltags, Zeit für ein 4-Augen-Gespräch mit Ihren Mitarbeitern.

Jahresgespräche: Checken Sie jährlich den Leistungsstand Ihrer Mitarbeiter und Ihres Teams

Ob in Form eines Zielvereinbarungsgesprächs oder eines Beurteilungsgesprächs – in den meisten Unternehmen bitten die Führungskräfte ihre Mitarbeiter 1-mal pro Jahr zu dieser Form des Mitarbeitergesprächs.

Kein Wunder, denn Jahresgespräche mit Ihren Mitarbeitern sind ein effizientes Führungsinstrument.

Die Gründe: Mit Hilfe von Jahresgesprächen

• verdeutlichen Sie sich und Ihren Mitarbeitern, wo diese stehen und wohin Sie beide wollen,
• treffen Sie klare und verbindliche Zielvereinbarungen und
• fördern Ihren teaminternen Dialog.

Mit anderen Worten: Jährliche Mitarbeitergespräche tragen zum Erfolg Ihres Führungsbereichs bei und fördern das Vertrauen zu Ihren Mitarbeitern.

Weitere Informationen zum Thema Jahresgepräch.

Konfliktgespräch: Das Mitarbeitergespräch als Konfliktlösungsweg Nr. 1

In Unternehmen, in denen viele Menschen auf engstem Raum miteinander arbeiten müssen und wo verschiedene Interessen aufeinandertreffen, sind Konflikte jeder Spielart vorprogrammiert. Damit jeder einzelne dennoch seine Arbeit effektiv erledigen kann, müssen Konflikte möglichst schnell und konstruktiv gelöst werden.

Dies gehört in der Regel in den Verantwortungsbereich der Führungskräfte. Als Führungskraft müssen Sie in der Lage sein, mit Konflikten umzugehen und zwar in der Hierarchie nach unten, zur Seite und nach oben. Der Dialog — also ein klärendes Mitarbeitergespräch — ist dabei die wirksamste Methode.

Denn: Nur im Gespräch Mit Ihren Mitarbeitern lassen sich Mißverständnisse und andere Konfliktursachen wirkungsvoll und dauerhaft beseitigen.

Nutzen Sie die Chancen, die Ihnen Konfliktgespräche bieten

Wenn in einem Unternehmen mit Konflikten konstruktiv und positiv umgegangen wird, bieten Konflikte vielfältige Chancen. Das Werkzeug, mit dem Sie dieses Chancenpotential erschließen können, ist das Konfliktgespräch.

Die 6 wichtigsten Chancen durch Konfliktgespräche

1. Sie erhöhen den zwischenmenschlichen Austausch und die Verständigung in Ihrer Abteilung.
2. Sie entwickeln neue Beziehungen oder verbessern die bestehenden.
3. Sie erreichen mehr Zufriedenheit auf allen Seiten.
4. Sie schaffen die Möglichkeit, Arbeitsabläufe zu verbessern.
5. Sie erhöhen die Loyalität und Eigeninitiative Ihrer Mitarbeiter.
6. Sie tun etwas für Ihre persönliche Weiterentwicklung und Ihr Persönlichkeitswachstum.

Lesen Sie mehr über Konfliktgespräche.

Das Kritikgespräch — eines der unangenehmsten Mitarbeitergespräche

Wer sagt einem Mitmenschen schon gern, dass dieser einen Fehler gemacht hat? Negative Dinge bei einem anderen anzusprechen, ist in unserem Arbeitsalltag – und nicht nur dort – immer spannungsgeladen.

Der Grund: Der Kritisierte fühlt sich unter Umständen schnell gekränkt – vor allem dann, wenn er sich Mühe gegeben hat, wenn er erwischt wurde oder sich bloß gestellt fühlt, aber auch, wenn er nachlässig und ohne großes Engagement gearbeitet hat.

Mitarbeitergespräche in Form des Kritikgesprächs sind jedoch ein wichtiges Führungsinstrument – vorausgesetzt, Sie erkennen Fehler Ihrer Mitarbeiter schnell und arbeiten mit diesen gemeinsam aktiv an der Fehlerbeseitigung.

Wie Sie das am besten machen, lesen Sie in unserem Beitrag zum Thema Kritikgespräch.

Motivationsgespräch

Motivationsgespräch ist ein Oberbegriff für verschiedene Arten von Mitarbeitergesprächen, z. B. das Anerkennungsgespräch.

Lesen Sie hier, wie Sie ein Motivationsgespräch in 7 Schriftten erfolgreich durchführen.

Qualifikationsgespräch: Ermitteln Sie den Weiterbildungsbedarf

Als Führungskraft sind Sie darauf angewiesen, dass Ihre Mitarbeiter Spitzenleistungen am Arbeitsplatz erbringen. Diese sind aber nur dann möglich, wenn Sie dafür sorgen, dass

• Ihre Mitarbeiter über die nötigen Qualifikationen verfügen, um ihre Aufgaben optimal erfüllen zu können,
• die Qualifikation Ihrer Mitarbeiter in regelmäßigen Abständen mit den jeweiligen Arbeits-Erfordernissen verglichen werden,
• sie ihre Stärken weiter ausbauen und
• Qualifikationsdefizite durch Fördermaßnahmen ausgleichen können.

Viele Führungskräfte nehmen sich nicht die notwendige Zeit, sich um die Qualifikation und Weiterbildung ihrer Mitarbeiter zu kümmern:

• Durch das hektische Tagesgeschäft lassen sie sich dazu verleiten, lediglich ein schnelles Mitarbeitergespräch zwischen „Tür und Angel“ zu führen.
• Dabei vereinbaren sie mit einem Mitarbeiter den Besuch einer Weiterbildungsmaßnahme – und wundern sich dann, wenn diese nicht zu dem erhofften Erfolg führt.

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter punktgenau weiterbilden wollen, müssen Sie zunächst analysieren, über welche Stärken und Schwächen diese verfügen und welche Zusatzqualifikationen sie benötigen, um ihren Aufgaben gerecht zu werden.

Kurz gesagt: Halten Sie es wie der amerikanische Autobauer Henry Ford I, der einmal gesagt hat: „Ich habe meine Mitarbeiter nicht eingestellt, um mich über ihre Schwächen zu ärgern, sondern um von ihren Stärken zu profitieren.“

Das Zielvereinbarungsgespräch

In diesem Mitarbeitergespräch geht es darum, motivierende wie umsatzfördernde Ziele mit dem einzelnen Mitarbeiter festzulegen. Da es sich in der Regel um Jahresziele handelt, ist das Zielvereinbarungsgespräch oft Teil des Jahresgesprächs.

Das Zielvereinbarungsgespräch ist ein weiteres wichtiges Führungsinmstrument, das Sie deshalb gründlich vorbereiten sollten. Lesen Sie mehr zum Thema Zielvereinbahrungsgespräche.

Weitere Mitarbeitergespräche

• Rückkehrgespräch
• Konfliktgespräch