Urlaubsanspruch: Mindesturlaub, Krankheit & Sonderurlaub | 2024

Wie wird Urlaub im Arbeitsrecht geregelt?

Das Thema Urlaub ist im Bundesurlaubsgesetz (BUrlg) geregelt. Es gilt für alle Beschäftigten und behandelt unter anderem die Punkte:

• Mindesturlaubsanspruch
• Übertragbarkeit des Urlaubs auf das nächste Kalenderjahr
• Zeitpunkt des Urlaubs
• Abgeltung des Urlaubs bei vorzeitiger Beendigung des Arbeitsverhältnisses
• Erkrankung im Urlaub
• Höhe des Entgelts während des Urlaubs

Das Bundesurlaubsgesetz bildet in vielen Betrieben allerdings nur die Grundlage für die Regelung des Thema Urlaubs. Viele Tarifverträge und Verträge, die in der freien Wirtschaft geschlossen werden, sind häufig großzügiger ausgestaltet, als es das Bundesurlaubsgesetz vorsieht.

Was ist der Urlaubsanspruch?

Der Urlaubsanspruch bezeichnet den gesetzlichen Anspruch eines Arbeitnehmers auf bezahlten Urlaub. Dieser Urlaubsanspruch ist im ersten Paragraf des Bundesurlaubsgesetzes, kurz BUrlG, geregelt. Dort steht, dass jeder Arbeitnehmer, der in einem Arbeitsverhältnis steht, das gehaltlich abgegolten wird, in jedem Kalenderjahr einen Anspruch auf Urlaub hat. 

Der Urlaub soll vor allem der Erholung der Mitarbeiter zwischen den Arbeitsphasen dienen. Deshalb wird dieser Urlaub auch „Erholungsurlaub“ genannt und grenzt sich dadurch von anderen Urlaubsformen wie dem Sonderurlaub oder Zwangsurlaub ab. 

Wer hat einen Anspruch auf Urlaub?

Grundsätzlich haben folgende Personen Anspruch auf Urlaub im Kalenderjahr:

• Beschäftigte/Angestellte: Wer sozialversicherungspflichtig als Mitarbeiter angestellt ist, hat einen gesetzlichen Anspruch auf Erholungsurlaub. Die Zahl der Urlaubstage im Kalenderjahr hängt vom Umfang der Beschäftigung ab. 
• Arbeiter: Wer in einer Fabrik arbeitet oder in seiner Beschäftigung körperlicher Arbeit nachgeht, hat ebenfalls einen Anspruch auf Urlaub pro Jahr.
• Auszubildende: Während der Ausbildung haben Azubis einen Anspruch auf Urlaub, den ihr Arbeitgeber gewähren muss.
• Arbeitnehmerähnliche Personen: Zu dieser Personengruppe gehören z.B. Handelsvertreter, die zwar im Auftrag eines Unternehmens arbeiten, aber mehr Freiheiten genießen als Angestellte. Diesen arbeitnehmerähnlichen Personen steht ebenfalls eine bestimmte Anzahl an Urlaub zu.

Mindesturlaub: Wie viele Urlaubstage stehen Arbeitnehmern zu?

Grundsätzlich steht jedem Arbeitnehmer ein Mindesturlaub von 24 Urlaubstagen zu. Im § 3 des Bundesurlaubsgesetzes (BUrlG) definiert der Gesetzgeber, dass es sich bei den Urlaubstagen um Werktage handelt. Diese bezeichnen die Tage von Montag bis Samstag in der Woche und schließt somit Sonntage sowie gesetzlich anerkannte Feiertage aus.

Jedoch bezieht sich dieser definierte Mindesturlaub des Bundesurlaubsgesetzes auf eine 6-Tage-Woche. Die meisten Menschen arbeiten allerdings in einer 5-Tage-Woche. Entsprechend muss der tatsächliche Urlaubsanspruch in einem Kalenderjahr mithilfe einer modifizierten Formel berechnet werden:

Wie wird der Urlaubsanspruch berechnet?

Mithilfe der oben genannten Formel zur Berechnung des Urlaubsanspruch ergeben sich je nach Arbeitstagen pro Woche folgende Urlaubstage:

• 6-Tage-Woche: 24 Arbeitstage Urlaub pro Kalenderjahr
• 5-Tage-Woche: 20 Arbeitstage Urlaub pro Kalenderjahr
• 4-Tage-Woche: 16 Arbeitstage Urlaub pro Kalenderjahr
• 3-Tage-Woche: 12 Arbeitstage Urlaub pro Kalenderjahr
• 2-Tage-Woche: 8 Arbeitstage Urlaub pro Kalenderjahr
• 1-Tage-Woche: 4 Arbeitstage Urlaub pro Kalenderjahr

Dies ist wie bereits erwähnt bloß das gesetzliche Minimum. Was Arbeitgeber darüber hinaus noch gewähren, bleibt ihnen überlassen.

Ab wann besteht der volle Anspruch auf den Urlaub?

Ein vollständiger Anspruch auf den bezahlten Jahresurlaub besteht in der Regel erst nach sechs Monaten im Arbeitsverhältnis. Dies ist im § 4 des Bundesurlaubsgesetzes (BUrlG) festgehalten. Neue Mitarbeiter erhalten mit jedem Monat der Beschäftigung jedoch einen Anspruch von einem Zwölftel vom gesamten Urlaub im Kalenderjahr.

Trotz dieser Regelung sieht das in der Praxis oft anders aus. Denn viele Arbeitgeber gewähren den neuen Mitarbeitern bereits in den ersten sechs Monaten einen Urlaub. Denn ansonsten könnte der Mitarbeiter nach diesen sechs Monaten gleich seinen ganzen Urlaub nehmen und demnach mehrere Wochen ausfallen. 

Kann Resturlaub ins Folgejahr übertragen werden? 

Arbeitnehmer müssen ihren Urlaub im laufenden Kalenderjahr nehmen. Wenn betriebliche Gründe oder Gründe, die in der Person des Arbeitnehmers begründet sind, es nötig machen, dann können die Urlaubstage mit in das nächste Kalenderjahr genommen werden. Wenn der Resturlaub übertragen wird, dann muss er in den ersten drei Monaten des Folgejahres, also bis zum 31. März, genommen werden. Kann er aus betrieblichen Gründen bis dahin nicht genommen werden, verfällt er nach diesem Datum. Der Arbeitgeber ist dann zu Schadensersatz verpflichtet, der in der Regel aus Nachgewährung der verstrichenen Urlaubstage besteht.

Urlaubsanspruch kann verfallen, wenn er nicht genommen wird. Allerdings bezieht sich das nur auf den Urlaub, den der Arbeitgeber zusätzlich zum gesetzlich vorgeschriebenen Mindesturlaub gewährt. Diese beiden Arten des Urlaubs werden im Arbeitsvertrag auch getrennt voneinander ausgewiesen, um deutlich zu machen, welcher Urlaub der gesetzliche Teil ist und welcher der darüber hinaus gewährte.  Der gesetzliche Urlaub verfällt nur dann, wenn eine länger dauernde Arbeitsunfähigkeit vorliegt. Dies ist dann nach 15 Monaten der Fall, also am 31.03. des übernächsten Kalenderjahres.

Wie hoch ist der Urlaubsanspruch bei Teilzeitkräften?

Auch Teilzeit-Arbeitskräfte haben einen Urlaubsanspruch. Urlaubsanspruch entsteht also unabhängig von der Arbeitszeit. Dieser unterscheidet sich generell nicht groß vom dem der Vollzeitkräfte. Der Urlaubsanspruch wird anhand der Arbeitstage pro Woche berechnet. Es spielt dabei keine Rolle wie viele Stunden an diesen Tagen jeweils gearbeitet wird.

Als Formel für den jährlichen Urlaubsanspruch bei Teilzeit kann folgende verwendet werden:

(Urlaubstage pro Jahr / Werktage pro Woche) x tatsächliche Arbeitstage in der Woche = Urlaubsanspruch in Teilzeit

Weitere Beispiele zur Berechnung der Urlaubstage von Teilzeitkräften finden Sie in diesem Artikel: Urlaubsanspruch in Teilzeit berechnen.

Welchen Urlaubsanspruch haben Arbeitnehmer in Elternzeit und Mutterschutz?

Selbst während dem Mutterschutz und der Elternzeit bleibt der Urlaubsanspruch bestehen. Allerdings gestattet § 17 Abs. 1 des Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetzes (BEEG) dem Arbeitgeber, den Anspruch auf den jährlichen Urlaub um ein Zwölftel zu reduzieren. Es liegt jedoch in der Pflicht des Arbeitgebers, dem Arbeitnehmer eine entsprechende Mitteilung zukommen zu lassen, insbesondere wenn ein bestehendes Arbeitsverhältnis vorliegt und die Elternzeit in Anspruch genommen wird.

Wer hat Anspruch auf Urlaubsentgelt?

Jeder Arbeitnehmer hat das Recht auf Urlaubsentgelt – auch beispielsweise Mitarbeiter in Teilzeit. Die gesetzliche Berechnung des Urlaubsentgelts ist im § 11 Bundesurlaubsgesetz geregelt. Danach errechnet sich die Bezahlung nach dem durchschnittlichen Verdienst, den der Arbeitnehmer in den letzten 13 Wochen vor Beginn des Urlaubs hatte.

Übrigens: Urlaubsgeld wird zusätzlich zum Urlaubsentgelt gezahlt. Sie müssen es aber nur dann zahlen, wenn der Mitarbeiter einen Anspruch etwa aus Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen – ausgehandelt mit dem Betriebsrat – oder Regelungen im Arbeitsvertrag hat. Das zusätzliche gewährte Urlaubsgeld kann zum Beispiel 0,5 Prozent oder 0,7 Prozent des monatlichen Fixums betragen, manche Firmen gewähren sogar ein volles weiteres Gehalt.

Welchen Urlaubsanspruch haben Auszubildende?

Auszubildende haben generell die gleichen Urlaubsrechte wie der Rest der Belegschaft. Es gelten jedoch einige Ausnahmen. 

• Auszubildende müssen ihren Jahresurlaub im laufenden Kalenderjahr nehmen. Eine Mitnahme in das Folgejahr ist nur dann möglich, wenn etwa krankheitsbedingt Urlaubstage übrigbleiben. 
• Da in der Berufsschule Anwesenheitspflicht gilt, sollten die Urlaubstage grundsätzlich in den Berufsschulferien liegen.
• Bei minderjährigen Auszubildenden gelten gesonderte Regeln für den Jahresurlaub.

Welchen Urlaubsanspruch haben Minderjährige?

Minderjährige Angestellte haben bis zum Erreichen der Volljährigkeit einen Anspruch auf mehr Urlaubstage pro Kalenderjahr. Der Gesetzgeber gewährt allen unter 18-Jährigen einen besonderen Schutz zur Erholung. Die Regelungen dafür finden sich im Paragraf 19 des Jugendarbeitsschutzgesetzes. Der Urlaubsanspruch regelt sich wie folgt:

Arbeitnehmer unter 18 Jahren haben einen Urlaubsanspruch von: 

• Mindestens 30 Werktagen, wenn der Jugendliche zu Beginn des Kalenderjahrs noch nicht 16 Jahre alt ist.
• Mindestens 27 Werktagen, wenn der Jugendliche zu Beginn des Kalenderjahrs noch nicht 17 Jahre alt ist.
• Mindestens 25 Werktagen, wenn der Jugendliche zu Beginn des Kalenderjahrs noch nicht 18 Jahre alt ist.

Gibt es in der betreffenden Branche einen geltenden Tarifvertrag, oder ist im Ausbildungsvertrag zusätzlicher Urlaub vorgesehen, kann sich die Anzahl an Urlaubstagen sogar noch erhöhen.

Darf der Arbeitgeber Urlaub anordnen?

Eigentlich müssen sich Arbeitgeber bei den Urlaubswünschen nach ihren Mitarbeitern richten. Es gibt jedoch auch die Situation in der Arbeitgeber ihre Angestellten zwingen können, Urlaubstage zu nehmen. Dies ist allerdings nur dann möglich, wenn dringliche betriebliche Belange vorliegen. Diese Belange müssen nachgewiesen werden können, um Betriebsferien wirklich durchzusetzen. Gründe für Zwangsurlaub können verschieden sein:

• Das Unternehmen arbeitet als Zulieferer für ein Unternehmen und wenn diese Firma Betriebsferien macht, geht auch die eigene Auftragslage stark zurück.
• Wenn die Kundenfrequenz oder Auftragslage zum Beispiel im Sommer oder zwischen Weihnachten und Silvester stark abnimmt, können Betriebsferien verordnet werden.
• Mitarbeiter benötigen die Anwesenheit des Arbeitgebers, um arbeiten zu können, wie zum Beispiel in einer Arztpraxis. Ist der Arzt nicht da, können auch die Praxismitarbeiter nicht arbeiten und dementsprechend zu Zwangsurlaub verpflichtet werden.
• Krisensituationen wie das Wegbrechen sehr großer Kunden oder Aufträge können ebenfalls Zwangsurlaub nötig machen, wenn es verhindert, dass Mitarbeiter in die Kurzarbeit geschickt oder sogar entlassen werden müssen. Hier ist allerdings ein genaues Abwägen nötig, da die Störungen im Betriebsablauf oder die Auftragsflaute unvorhergesehen und plötzlich kommen muss und nicht gilt, wenn sie durch die Unternehmensleitung hätte verhindert werden können.

Maximal 3/5 des Jahresurlaubs dürfen von Arbeitgebern als Betriebsurlaub festgesetzt werden. Auf 30 Urlaubstage gerechnet, sind das maximal 18 Tage, die der Arbeitgeber festlegen kann. Außerdem muss berücksichtigt werden, dass Arbeitnehmer Anspruch darauf haben, an mindestens 12 aufeinanderfolgenden Werktagen frei zu nehmen. 

Darüber hinaus müssen Arbeitgeber Betriebsurlaub so früh wie möglich ankündigen. Empfehlenswert ist ein halbes Jahr im Voraus, noch besser ist ein Jahr. Am besten verankern Arbeitgeber Betriebsurlaub im Arbeitsvertrag. So weiß der Arbeitnehmer von vorneherein was auf ihn zukommt und für den Arbeitgeber ist es wasserdicht

Bis wann muss der Arbeitgeber den Urlaubsantrag genehmigen?

In der Praxis erhalten Sie einen Urlaubsantrag Ihres Mitarbeiters schriftlich, in Papierform oder digital in Form eines Online-Urlaubsantrags. Auch die mündliche, persönliche oder telefonische Antragstellung Ihres Mitarbeiters ist möglich. In allen vier Fällen gilt § 147 BGB:

• Einen mündlichen Urlaubsantrag müssen Sie unverzüglich genehmigen oder ablehnen.
• Bei einem schriftlichen oder digitalen Antrag beträgt Ihre Frist für die Genehmigung in der Regel zehn Arbeitstage. Sofern Sie sich nicht zu dem Urlaubsantrag äußern, so gilt dieser als abgelehnt. Dennoch hat Ihr Mitarbeiter die Möglichkeit, Sie nach der Frist von zehn Arbeitstagen noch einmal mündlich auf den Antrag anzusprechen, woraufhin Sie Ihre Entscheidung auch hier unverzüglich bekanntgeben müssen.

Kann der Arbeitgeber Urlaub ablehnen?

Generell sagt das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG), dass die Wünsche des Arbeitnehmers bei der Urlaubsplanung zu berücksichtigen sind. Das bedeutet, dass der Urlaub generell frei gewählt werden kann. Trotzdem kann der Arbeitgeber hierbei unter bestimmten Bedingungen den Urlaubsantrag verweigern – und zwar, wenn “dringende betriebliche Belange” die Urlaubsverweigerung rechtfertigen. Dies gilt ebenfalls bei Personen, die zuvor die Kündigung eingereicht haben.

Wann ein Urlaubsantrag abgelehnt werden kann

Es gibt jedoch zwei Ausnahmen, die in Betrieben regelmäßig vorkommen:

• Dringende betriebliche Belange können eine Urlaubssperre für eine gewisse Zeit vorsehen oder dazu führen, dass Mitarbeiter darum gebeten werden, ihren Urlaub zu einem anderen Zeitpunkt zu nehmen. Das können Projekte sein, große Aufträge oder auch Krisensituationen, in der jede helfende Hand gebraucht wird. Auch für den Jahresabschluss ist es in vielen Betrieben wie zum Beispiel Banken üblich, zeitlich begrenzte Urlaubssperren zu verhängen. Urlaubssperren unterliegen gesetzlichen Vorgaben und müssen gut begründet sein. Wenn ein Betriebsrat im Unternehmen vorhanden ist, muss er die Sperre außerdem abgesegnet haben.
• Arbeitgeber können von Arbeitnehmern verlangen, ihren Urlaub zu einem anderen Zeitpunkt zu nehmen, wenn andere Arbeitnehmer unter sozialen Gesichtspunkten Vorrang bei der Planung ihrer Urlaubstage haben. Das gilt zum Beispiel bei Mitarbeitern, die Kinder haben und darauf angewiesen sind, ihren Urlaub in den Ferienzeiten zu nehmen. Mitarbeiter ohne Kinder kann man bitten, sich dann einen anderen Zeitraum auszusuchen als den, indem gerade alle Kollegen mit Kindern abwesend sind. Auch wenn ein Kollege seine Eltern pflegt und dafür freie Tage benötigt, kann dies Vorrang gegenüber den Urlaubswünschen anderer Mitarbeiter haben.

Verweigert der Arbeitgeber den Urlaub, kommt es darauf an, ob die Ablehnung des Urlaubantrages gerechtfertigt ist. Sind die vorgebrachten Argumente für die Ablehnung stichhaltig, so muss der Arbeitnehmer sich fügen. Hat der Angestellte das Gefühl, dass der Urlaub ungerechtfertigt abgelehnt wurde, kann nach § 7 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) auch eine Klage anstreben. Es ist jedoch immer besser sich zuerst mit den Kollegen und der Führungskraft abzusprechen und versuchen eine Einigung zu erzielen. Oftmals lassen sich Urlaubsstreitigkeiten durch Kompromisse beilegen.

Wichtig: Wenn Mitarbeiter ihren Urlaub im Anschluss an eine Rehabilitation oder eine medizinische Vorsorge nehmen, müssen Arbeitgeber ihnen diesen Urlaub gewähren.  

Wie viele Wochen am Stück können sich Arbeitnehmer freinehmen?

Wer drei, vier oder fünf Wochen am Stück freinehmen will, stößt im Betrieb schnell auf Grenzen. Schließlich muss es in der Regel eine Vertretung geben und einen Mitarbeiter einen Monat oder länger aus den Betriebsabläufen rauszunehmen ist nicht immer so leicht umzusetzen. Wenn es aber möglich ist und der Arbeitgeber es gewährt, können Arbeitnehmer sich auch länger am Stück freinehmen. Wichtig zu bedenken ist der Erholungsfaktor von Urlaub und dass es möglicherweise anstrengend sein kann, wenn im Februar schon ein Großteil des Jahresurlaubs verbraucht wurde, noch zehn Monate ohne längere Urlaubsphasen durchzuarbeiten. Grundsätzlich können Arbeitnehmer ihren Urlaub aber so legen wie sie wollen, sofern das betrieblich umsetzbar ist.

Die einzige Vorgabe, die es laut des Bundesurlaubsgesetzes hinsichtlich der Dauer eines Urlaubs nämlich gibt ist, dass dieser im besten Fall zusammenhängend gewährt werden sollte. Ausnahmen sind dringende betriebliche Umstände oder persönliche Gründe des Arbeitnehmers, die nötig machen, dass der Urlaub aufgeteilt wird. Wenn der Urlaub aus diesen Gründen nicht zusammenhängend gewährt werden kann, der Arbeitnehmer aber Anspruch auf mehr als zwölf Werktage Urlaub hat, so muss einer der Urlaubsteile mindestens zwölf aufeinanderfolgende Werktage beinhalten.

Darf tageweiser Urlaub abgelehnt werden?

Grundsätzlich ist Urlaub gemäß § 7 Bundesurlaubsgesetz “zusammenhängend” zu gewähren. Es geht sogar noch weiter: Wird der Urlaub in 2 oder mehr Zeiträume aufgeteilt, muss einer dieser Urlaubsteile mindestens 12 Werktage (= 2 Wochen) umfassen. Das bedeutet: Arbeitnehmer sollten eigentlich nicht einzelne Tage Urlaub nehmen. In der Praxis genehmigen Arbeitgeber einzelne Tage, wie zum Beispiel Urlaub an Brückentagen.

Kann Urlaub stundenweise genommen werden?

Mitarbeiter können ihren Urlaub nicht stundenweise nehmen, da dies keinen Erholungsurlaub darstellt. Es ist zum Beispiel nicht möglich, bei einer vertraglich vereinbarten Stundenzahl von 38 Stunden einfach jeden Tag nur 37,5 Stunden zu arbeiten und die restliche halbe Stunde mit Urlaub auszugleichen.

Auch halbe Urlaubstage sind laut Gesetz nicht vorgesehen, denn das kennt nur ganze Tage. Es gibt jedoch betriebsinterne Vereinbarungen, nach denen auch halbe Tage Urlaub genommen werden können. Diese Urlaubstage gehen jedoch immer von dem Urlaubstagekontingent ab, was Unternehmen ihren Mitarbeitern über den gesetzlichen Mindestanspruch hinaus gewähren.

In vielen Firmen werden die halben Urlaubstage an Weihnachten und Silvester relevant. Weihnachten und Silvester sind keine gesetzlichen Feiertage. Dementsprechend müssen Arbeitnehmer an diesen Tagen Urlaub nehmen, wenn sie frei haben wollen. In vielen Betrieben sind Heiligabend und Silvester aber nur halbe Arbeitstage und dementsprechend wird auch nur jeweils ein halber Urlaubstag fällig. Diese Vereinbarungen sind aber betriebsintern getroffen und basieren nicht auf dem Bundesurlaubsgesetz. Einige Betriebe „schenken“ ihren Mitarbeitern auch diese beiden Tage und gewähren einen freien Tag, ohne dass dafür Urlaub eingereicht werden muss.

Wann besteht ein Anspruch auf Sonderurlaub?

Der Anspruch auf Sonderurlaub kann unter bestimmten Umständen entstehen. In der Regel haben Mitarbeiter in folgenden Fällen einen Anspruch auf Sonderurlaub, sofern nicht abweichende Regelungen im Arbeitsvertrag oder über eine Betriebsvereinbarung getroffen wurden. Der Sonderurlaub ist in der Regel auf wenige Werktage beschränkt. 

• Betreuung von Kindern: Können Arbeitgeber z.B. nicht arbeiten gehen, weil sie keine Kinderbetreuung gefunden haben und ihr Kind krank zuhause ist, können sie für diese Tage Sonderurlaub von ihrem Arbeitgeber in Anspruch nehmen. 
• Arztbesuch oder Operationen: Kann ein Arbeitnehmer einen Arzt nur innerhalb seiner regulären Arbeitszeit aufsuchen, weil dieser Arzt keine anderen Sprechstunden anbietet, kann er die Option des Sonderurlaubs nutzen. Wichtig ist, dass der Arzttermin in der Kernarbeitszeit liegt. Geht es um einen OP-Termin, der nur während der Arbeitszeit möglich ist, kann ebenfalls Sonderurlaub gewährt werden.
• Todesfall und Beisetzung: Stirbt ein Angehöriger oder ein Familienmitglied, können Arbeitnehmer Sonderurlaub beantragen, u.a. für die Beerdigung. Abhängig vom Grad der Verbundenheit mit dem Verstorbenen können Arbeitgeber auch mehrere Tage bezahlten Sonderurlaub gewähren.
• Bewerbungen: Wurde das aktuelle Arbeitsverhältnis gekündigt und der Arbeitnehmer benötigt einen Arbeitstag, um sich bei einem neuen Arbeitgeber vorzustellen, muss der Noch-Arbeitgeber in der Regel Sonderurlaub gewähren.
• Ehrenamt: Wer als Beschäftigter bei Organisationen wie dem THW oder der freiwilligen Feuerwehr ehrenamtlich tätig ist, kann bei wichtigen Terminen oder Ereignissen Sonderurlaub erhalten. Der Anspruch auf Sonderurlaub kann je nach Bundesland bis zu 12 Tage betragen.
• Wichtige Behördengänge: Ist es einem Arbeitnehmer nicht möglich, einen wichtigen Behördentermin außerhalb seiner Arbeitszeiten wahrzunehmen, kann der Mitarbeiter dafür Sonderurlaub beantragen. Das kann z.B. eine Anhörung vor Gericht sein.
• Geburt eines Kindes: Wird ein Kind geboren, hat der Vater einen Anspruch auf Sonderurlaub, um bei der Geburt seines ehelichen Kindes dabei zu sein.
• Hochzeit: Um zu heiraten, haben Arbeitnehmer Anspruch auf einen Tag Sonderurlaub.
• Umzug: Für einen Umzug können Beschäftige einen Tag Sonderurlaub in Anspruch nehmen.

Wann besteht Anspruch auf unbezahlten Sonderurlaub?

Benötigen Arbeitnehmer mehrerer Tage Urlaub, der nicht mit regulärem Urlaub abgedeckt werden kann, können sie auch unbezahlten Sonderurlaub nehmen. Das ist z.B. in folgenden Fällen möglich:

• Länger dauernde Pflege eines Kindes oder eines Angehörigen: Während der unbezahlten Freistellung übernimmt in der Regel die Krankenkasse das Krankengeld.
• Feierlichkeiten von Kindern: Für Abschlussfeiern oder andere Festivitäten können Arbeitgeber unbezahlten Sonderurlaub genehmigen.

Wie viele Arbeitstage stehen Arbeitnehmern im Sonderurlaub zu?

Gesetzlich gibt es zur Länge des Sonderurlaubs keine Vorgaben. Im BGB gibt es keine entsprechende Regelung zu der Anzahl an Arbeitstagen. In der Praxis handelt es sich beim Sonderurlaub um einen oder zwei Arbeitstage. Der Anspruch auf Sonderurlaub kann vom Arbeitgeber individuell festgelegt werden. In Sonderfällen können dabei nicht nur einzelne Arbeitstage, sondern teilweise auch Wochen oder sogar Monate in Anspruch genommen werden. 

Dürfen Arbeitgeber Sonderurlaub verweigern?

Paragraf 616 des BGB gibt Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern das Recht auf Sonderurlaub, bei welchem sie von der regulären Arbeit freigestellt werden. Allerdings dürfen Arbeitgeber dieses Recht auf bezahlten Sonderurlaub im Rahmen eines Tarifvertrages eingrenzen oder auch ausschließen.

Arbeitgeber dürfen außerdem den Lohn um die Arbeitszeit kürzen, die durch den Sonderurlaub verloren ging. Das bedeutet, dass Arbeitnehmer während es Sonderurlaubs kein Recht auf Lohnfortzahlung haben wie beim regulären Erholungsurlaub. 

Im Arbeitsvertrag können individuelle Klauseln zum Sonderurlaub vereinbart werden. Diese können genau regeln, wie hoch der Anspruch auf Sonderurlaub ist und ob es in dieser Zeit eine Vergütung gibt. Alternativ kann es auch Betriebsvereinbarungen zum Sonderurlaub geben. Existieren keine expliziten Regelungen im Arbeitsvertrag, gilt Paragraf 616 des BGB.

Was ist ein Sabbatical und wie wird es vergütet?

Bei einem Sabbatical handelt es sich um einen längeren Sonderurlaub. In der Regel „spart“ der Arbeitnehmer dafür Arbeitszeit an bzw. arbeitet nach seinem Sabbatical mehr, um seine Ausfallzeit im Jahr zu kompensieren. 

Ein Sabbatical, also eine längere Freistellung vom Beruf ist etwas, das mit dem Arbeitgeber besprochen werden muss. Zum Teil steht der Anspruch auf Sabbatical im Arbeitsvertrag festgeschrieben, aber auch hier müssen betriebliche Anforderungen berücksichtigt werden. Andersherum bedeutet es nicht, dass Arbeitnehmer kein Sabbatical nehmen können, nur weil es nicht in ihrem Arbeitsvertrag steht. Häufig ist es eine Frage der Firmenpolitik, ob Arbeitgeber ihren Mitarbeitern längere Auszeiten gewähren oder nicht. Die Gründe, aus denen Arbeitnehmern für einige Monate von ihrem Job freigestellt werden wollen, sind in der Regel diese:

• Reisen
• Umschulung, Fort- oder Weiterbildung
• Private Auszeit zur Steigerung der Kreativität und Motivation
• Pflege kranker oder pflegebedürftiger Angehöriger
• Persönliches Projekt verwirklichen
• Ehrenamtliches oder soziales Engagement
• Forschung
• Berufliche Neuorientierung
• Uvm.

Längere berufliche Auszeiten zu gewähren, kann die Mitarbeiterzufriedenheit enorm steigern. Wie sich das Sabbatical genau gestaltet, müssen Arbeitgeber und Mitarbeiter gemeinsam überlegen. So gibt es die Möglichkeit den Mitarbeiter freizustellen, ihm während der Auszeit keinen Lohn zu bezahlen und ihn auch selber in die Krankenversicherung einzahlen zu lassen. Alternativ kann der Lohn auch angespart werden.

So erhält der der Mitarbeiter beispielsweise in den sechs Monaten vor dem Sabbatical nur noch 50 % seines Gehalts und die anderen 50 % erhält er dann in den sechs Monaten Auszeit. In diesem Fall kann er auch über den Arbeitgeber versichert bleiben. Diese Modelle sehen in jedem Fall alle Sonderregelungen hinsichtlich des Urlaubs vor und sollten gründlich geplant werden.

Was passiert bei Krankheit während des Urlaubs?

Wird ein Arbeitnehmer während des Urlaubs krank, kann er sich diese Tage gutschreiben lassen. Die Krankheitstage aufgrund der Arbeitsunfähigkeit werden nach dem Gesetz nicht auf den Jahresurlaub angerechnet. Damit der Urlaub nicht verschwendet ist, müssen folgende Regeln beachtet werden:

• Der Arbeitnehmer ist verpflichtet sich am ersten Tag der Krankheit ein ärztliches Attest zu besorgen. Auch im Ausland muss ein Arzt aufgesucht werden, der die Krankheit bestätigt.
• Der Arbeitgeber muss unverzüglich über die Krankheit informiert werden, das bedeutet entweder telefonisch oder per E-Mail.
• Die Krankheitstage dürfen nicht einfach an das Urlaubsende angehängt werden. Der Arbeitgeber muss die verfallenen Urlaubstage zu passender Zeit nachgewähren.

Viele ausländische Atteste genügen den Anforderungen nicht, da sie nur die Krankheit, nicht aber die Arbeitsunfähigkeit bescheinigen. Hier sollten Arbeitnehmer aber genau hinschauen, da sie nur so die Urlaubstage tatsächlich zu einem anderen Zeitpunkt nochmal nehmen können. Entscheidend ist, dass der Arbeitnehmer den Arbeitgeber direkt aus dem Urlaub über seine Krankheit bzw. Arbeitsunfähigkeit informiert und das Attest so schnell wie möglich vorlegt. Wer bei diesem Thema trickst, riskiert die fristlose Kündigung.

Kann Urlaub ausbezahlt werden?

Im Arbeitsrecht ist nur ein Fall verankert, in dem der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer den Urlaub ausbezahlen muss, nämlich bei der Kündigung und wenn nicht mehr genügend Zeit bleibt, den Urlaub noch zu nehmen. Mitarbeiter haben abgesehen davon keinen Anspruch darauf, sich Urlaub ausbezahlen zu lassen. Gleiches gilt für Überstunden. Wenn es aus betrieblicher Sicht möglich ist, Urlaub zu nehmen, dann hat das Vorrang vor einer eventuellen Abgeltung.

Dem Mitarbeiter seine Urlaubstage abzukaufen ist nur in absoluten Ausnahmefällen möglich, zum Beispiel wenn betriebliche Gründe dies rechtfertigen. Arbeitnehmer müssen außerdem versuchen, ihre Urlaubstage zu nehmen. Sie einfach bis zum Jahresende aufzuschieben und dann Geld zu verlangen, funktioniert nicht. Dennoch gibt es Firmen, in denen Urlaub „abgekauft“ wird.

Dies geschieht häufig dann, wenn Mitarbeiter besonders wichtige Positionen haben und auf sie nicht verzichtet werden kann. Empfehlenswert ist das aber nicht, da die Arbeitsbelastung des Mitarbeiters sich so immer stärker aufsummiert. Arbeitgeber sollten ihre Mitarbeiter eher dazu animieren, ihren Urlaub auch zu nehmen. So profitieren sie von motivierten, erholten Kräften und verringern die Gefahr von Burnouts und anderen Erkrankungen.

Mehrere Mitarbeiter wollen gleichzeitig Urlaub: Was tun?

Grundsätzlich stellt es für viele Unternehmen kein Problem dar, wenn mehrere Mitarbeiter zu derselben Zeit Urlaub haben möchten. Je nach Anzahl der Beschäftigten und Auftragslage kann es für manche Unternehmen jedoch schwierig werden, mehreren Mitarbeitern gleichzeitig Urlaub zu gewähren.

Sollten dringende betriebliche Gründe bestehen, die es nicht erlauben, allen Urlaubswünschen nachzukommen, muss die Wahl unter sozialen Aspekten getroffen werden. Das bedeutet, derjenige Mitarbeiter bekommt Urlaub, der aufgrund sozialer Gegebenheiten vorrangig Urlaub benötigt. Das kann zum Beispiel ein Arbeitnehmer sein, der ausschließlich in den Sommerferien mit den eigenen Kindern in den Urlaub fahren kann.

Ist Vertrauensurlaub das Modell der Zukunft?

Vertrauensurlaub kennt man aus hippen, US-amerikanischen Startups. Auch in Deutschland versuchen sich immer wieder einige Unternehmen an diesem Modell. Vertrauensurlaub bedeutet, dass Arbeitnehmer so viel bezahlten Urlaub nehmen können, wie sie wollen.

Was erst einmal praktisch klingt und nach jeder Menge Flexibilität, ist in der Realität häufig schwierig. Zwar drücken Arbeitgeber mit dem Vertrauensurlaubsmodell viel Vertrauen in ihre Mitarbeiter aus, was sich häufig in einer besonders großen Zufriedenheit und auch Motivation zeigt. Außerdem können sich Unternehmen mit diesem Modell als attraktiver Arbeitgeber positionieren und junge, talentierte Fachkräfte anziehen. Allerdings gibt es auch Menschen, die mit diesem geschenkten Vertrauen nicht umgehen können.

Außerdem müssen in Deutschland auch bei allem Vertrauen die gesetzlichen Mindesturlaubszeiten berücksichtigt werden, sodass Arbeitnehmer bei einer Fünf-Tage-Woche mindestens 20 Urlaubstage pro Jahr nehmen müssen. Viele Arbeitnehmer neigen außerdem dazu, bei Vertrauensurlaub eher zu wenig als zu viele Urlaubstage zu nehmen. Das hängt damit zusammen, dass man die Kollegen nicht im Stich lassen möchte, dass man Sorge hat, dass ein zu großer Urlaubsanspruch negativ gesehen werden könnte und vieles mehr.

Als Personaler ist es herausfordernd, Mitarbeiter daher zu einem angemessenen Erholungsurlaub zu motivieren. Ebenso ist es im Rahmen dieses Vertrauensmodells herausfordernd richtig zu reagieren, wenn ein Mitarbeiter den 44. Urlaubstag für das laufende Jahr nehmen möchte. Auf Personaler kommt bei diesem Thema daher jede Menge Arbeit zu, weshalb sie am besten Rahmenbedingungen für den Vertrauensurlaub festlegen.

Fazit: Gesetzliche Regelungen zum Urlaub

Beim Thema Urlaub gibt es im Arbeitsrecht viele klare Vorschriften, die sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer schützen. Während ein gewisser Mindestanspruch an Urlaubstagen vorgegeben ist und Arbeitnehmer diesen in der Regel auch so einsetzen können wie sie wollen, profitieren Arbeitgeber von erholten und motivierten Mitarbeitern. Es gibt einige Ausnahmefälle, in denen der Betrieb festlegen kann, wann Urlaub genommen werden soll oder wann kein Urlaub genommen werden soll, im Vordergrund stehen aber meist die Wünsche des Arbeitnehmers.

Auch für den Übertrag von Urlaubstagen ins Folgejahr, für Krankheit im Urlaub, für die Abgeltung von Urlaubstagen bei Kündigung sowie für Sonderurlaub gibt es Regeln, die es Arbeitnehmern und Arbeitgebern leichter machen. Es gibt jedoch auch Sonderfälle, in denen nach Ermessen entschieden wird, ob und wie lange einem Arbeitnehmer eine bezahlte Freistellung ermöglicht wird.

Arbeitgeber halten Sonderregeln wie Sabbaticals, Betriebsferien oder sonstige Regelungen am besten direkt wasserdicht im Arbeitsvertrag fest. So ersparen sich beide Parteien Diskussionen oder Unstimmigkeiten. Ein gutes Urlaubshandling durch den Arbeitgeber kann die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern. Wenn Arbeitnehmer das Gefühl haben, dass sie ihren Urlaub immer dann nehmen können, wenn sie wollen und dabei noch mit einigen Urlaubstagen über dem gesetzlichen Minimum bedacht werden, kommt es bei dem Thema in der Regel nicht zu Problemen.

Vertrauensurlaub ist ein Modell, das ein Betrieb gut überdenken sollte. Einerseits wirkt er sich positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit aus und kann den Arbeitgeber in einem attraktiven Licht erscheinen lassen, was gerade in Zeiten des „War of Talents“ notwendig ist. Allerdings kann nicht jeder Mensch mit dem geschenkten Vertrauen umgehen und auch Personaler können bei diesem Thema an ihre Grenzen stoßen, weshalb es essentiell ist, dafür Rahmenbedingungen aufzustellen.

FAQ: Antworten auf die häufigsten Fragen zum Urlaubsanspruch