Unbezahlter Urlaub: Anspruch, Antrag, Folgen für Entgelt & Versicherung

Was ist unbezahlter Urlaub?

Unbezahlter Urlaub ist eine Freistellung von der Arbeit ohne Lohnfortzahlung. Er kann aus verschiedenen Gründen als Sonderurlaub gewährt werden. Typische Anlässe für unbezahlten Urlaub liegen im privaten Bereich. Auch für Weiterbildungen oder wichtige familiäre Verpflichtungen können Arbeitnehmer unbezahlten Urlaub beantragen.

Da es sich grundsätzlich um eine freiwillige Vereinbarung zwischen Unternehmen und Arbeitnehmer handelt, erfordert die Gewährung von unbezahltem Urlaub eine offene Kommunikation über die Beweggründe.

Haben Arbeitnehmer Anspruch auf unbezahlten Urlaub?

Generell gibt es in Deutschland keinen gesetzlichen Anspruch auf Sonderurlaub. Arbeitnehmer sind bei unbezahltem Urlaub auf das Wohlwollen und die Zustimmung ihres Arbeitgebers angewiesen.

Wie lange darf der unbezahlte Urlaub dauern?

Die Dauer des unbezahlten Urlaubs ist grundsätzlich Verhandlungssache zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Es gibt keine gesetzliche Begrenzung, sodass die Vertragspartner Arbeitnehmer und Arbeitgeber individuell festlegen können, wie lange die Freistellung dauern soll.

Häufig wird unbezahlter Urlaub für einige Wochen oder Monate gewährt. Typische Beispiele sind Sabbaticals, Weiterbildungen oder die Pflege von Angehörigen.

Dauert der unbezahlte Urlaub länger als einen Monat, muss der Arbeitnehmer sich bei den Sozialversicherungen abmelden und selbst für den Versicherungsschutz sorgen. Nimmt der Arbeitnehmer ein ganzes Kalenderjahr unbezahlten Urlaub, erlischt der Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub für dieses Jahr.

Wie erfolgt die Berechnung des Entgelts bei unbezahltem Urlaub?

Während des Sonderurlaubs ruhen die gegenseitigen Hauptleistungspflichten beider Vertragsparteien. Da der Arbeitnehmer seine Arbeitspflicht nicht wahrnimmt, pausiert die Entgeltpflicht des Arbeitgebers ebenfalls. Das im Arbeitsvertrag garantierte Gehalt wird für die Tage des unbezahlten Urlaubs anteilig gekürzt.

Ist eine Kündigung während des unbezahlten Urlaubs möglich?

Eine ordentliche Kündigung während des unbezahlten Urlaubs ist grundsätzlich möglich. Das Arbeitsverhältnis besteht trotz unbezahltem Urlaub fort. Für die Tage der Freistellung ruhen lediglich die Hauptleistungspflichten, also die Arbeitspflicht auf der einen und die Entgeltzahlung auf der anderen Seite. Ein bestehender Kündigungsschutz nach dem Kündigungsschutzgesetz bleibt davon unberührt und gilt unverändert weiter.

Für die Wirksamkeit der Kündigung reicht es nach § 130 BGB aus, dass die Kündigungserklärung in den Machtbereich des Arbeitnehmers gelangt. Eine tatsächliche Kenntnisnahme ist nicht erforderlich. Das Bundesarbeitsgericht hat diesen Grundsatz auch für Zeiten der urlaubsbedingten Abwesenheit ausdrücklich bestätigt (BAG, Urteil vom 22.03.2012, Az. 2 AZR 224/11). Arbeitnehmer sollten deshalb die dreiwöchige Klagefrist nach § 4 KSchG im Blick behalten, denn diese beginnt mit Zugang der Kündigung zu laufen, unabhängig davon, ob sich der Arbeitnehmer gerade im Urlaub befindet.

Wer zahlt die Kranken- und Sozialversicherung bei einem unbezahlten Urlaub?

Bei Sonderurlaub sind Arbeitnehmer bis zu einem Monat weiterhin in der Kranken- und Sozialversicherung abgesichert, ohne dass Beiträge gezahlt werden müssen. Nach Ablauf der Monatsgrenze erlischt der Versicherungsschutz automatisch. Ab diesem Zeitpunkt müssen sich Arbeitnehmer im unbezahlten Urlaub selbst kranken- und sozialversichern und tragen dabei die vollen Beitragskosten allein, da kein Arbeitgeberanteil mehr anfällt.

Konkret gilt:

• In der Krankenversicherung bleibt die Mitgliedschaft im ersten Monat des unbezahlten Urlaubs erhalten. Nach einem Monat muss sich der Arbeitnehmer selbst krankenversichern.
• Die Pflichtversicherung in der Rentenversicherung endet mit Ablauf der Monatsfrist. Arbeitnehmer können jedoch freiwillig Beiträge einzahlen, um Lücken im Versicherungsverlauf und damit spätere Nachteile bei der Rentenhöhe zu vermeiden (§ 7 SGB VI).
• In der Pflegeversicherung folgt die Absicherung automatisch dem Status der Krankenversicherung. Wer sich also weiterhin freiwillig gesetzlich krankenversichert, bleibt damit zugleich in der Pflegeversicherung abgesichert.
• Eine freiwillige Weiterversicherung ist in der Arbeitslosenversicherung dagegen nicht möglich. Der Versicherungsschutz endet hier mit Ablauf der Monatsfrist ersatzlos.
• Es ist nicht möglich, den Versicherungsschutz durch zwischenzeitlichen bezahlten Urlaub von einem oder mehreren Tagen zu verlängern.

Exkurs: Wie beantragen Arbeitnehmer unbezahlten Urlaub?

Arbeitnehmer sollten vor dem Antrag auf unbezahlten Urlaub ein offenes Gespräch mit dem direkten Vorgesetzten führen. In diesem Dialog sollten die konkreten Gründe für den Bedarf an unbezahltem Urlaub erläutert werden.

Arbeitnehmer sollten verstehen, wenn der Arbeitgeber Bedenken hat, den unbezahlten Urlaub zu genehmigen. Vor allem in Zeiten eines voranschreitenden Fachkräftemangels kann es aus Arbeitgebersicht schwierig sein, einen Mitarbeiter für einige Tage oder mehrere Wochen zu entbehren. In der Regel können gute Kompromisse gefunden werden.

Im zweiten Schritt sollte ein schriftlicher Antrag auf unbezahlten Urlaub gestellt werden. Es sollte sowohl der gewünschte Zeitraum sowie der Grund für den Urlaub genannt werden.

FAQ zum unbezahlten Urlaub

Sie haben noch weitere Fragen rund um den unbezahlten Urlaub? Dann werfen Sie doch einen Blick in das nachfolgende FAQ.