Urlaubsverfall: Rechte und Pflichten des Arbeitgebers

Wann kann Urlaub verfallen?

Laut Bundesurlaubsgesetz (BurlG) haben Arbeitnehmer nicht nur einen Anspruch auf Urlaub, sondern auch die Pflicht, diesen zu nehmen. So gibt das BurlG vor, dass der Jahresurlaub im laufenden Kalenderjahr eingelöst werden muss. Ansonsten verfällt der Urlaub. Doch durch ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) aus dem Jahr 2018 und einem Grundsatzurteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) darf Urlaub nicht mehr automatisch verfallen. Demnach sind Arbeitgeber seither dazu verpflichtet, Arbeitnehmer auf möglichen Urlaubsverfall aktiv hinzuweisen.

Wann darf der Urlaub ins Folgejahr übertragen werden?

Es kann vorkommen, dass Arbeitnehmer im laufenden Kalenderjahr nicht mehr alle ihnen zustehenden Urlaubstage nehmen können. Liegen dringende persönliche oder besondere betriebliche Gründe vor, dürfen die offenen Urlaubstage in das erste Quartal des Folgejahrs übertragen werden.

Werden dringende persönliche oder betriebliche Gründe dafür genannt, muss kein separater Antrag auf den Urlaubsübertrag ins Folgejahr gestellt werden.

Zu den dringenden persönlichen Gründen gehören:

• Der Arbeitnehmer war arbeitsunfähig und konnte deshalb keinen Urlaub nehmen.
• Der Arbeitnehmer muss einen kranken Angehörigen pflegen.
• Die Partnerin oder der Partner des Arbeitnehmers ist erkrankt und deshalb konnte der Arbeitnehmer den Urlaub nicht nutzen.

Zu den dringenden betrieblichen Gründen gehören:

• Saisonal bedingt ist die Auftragslage gestiegen, sodass kein Urlaub gewährt werden konnte.
• Es gab technische Probleme im Betrieb, die einen Urlaub verhindert haben.
• Aufträge mussten bis zu einer bestimmten Deadline erledigt werden, weshalb es eine Urlaubssperre gab.

Wichtig: Der Urlaubsanspruch kann begründet ins Folgejahr übertragen werden. Allerdings muss der Urlaub dann bis zum 31. März genommen werden, ansonsten verfällt er.

Was passiert mit nichtgenutztem Urlaub bei einem Jobwechsel?

Erfolgt ein Jobwechsel innerhalb eines Jahres, können Arbeitnehmer bei ihrem neuen Arbeitgeber den Urlaubsanspruch aus ihrem alten Job geltend machen. Der bisherige Arbeitgeber ist verpflichtet, seinem ehemaligen Arbeitnehmer einen schriftlichen Beleg dafür zu geben, wie viel Tage Urlaub ihm noch zustehen bzw. wie viele Urlaubstage bereits abgegolten wurden.

Gibt es Ausnahmen vom Urlaubsverfall?

Wird der Urlaub bis zum Jahresende bzw. bei Übertragung ins Folgejahr nicht genommen, verfällt der Urlaubsanspruch laut BurlG ersatzlos.

Allerdings verfällt der Anspruch nur dann, wenn der Arbeitgeber nachweisen konnte, dass er seine Angestellten auf drohenden Urlaubsverfall hingewiesen hat.

Weitere Ausnahmen:

• Sonderregelungen durch Tarif- oder Arbeitsverträge: Über den gesetzlichen Urlaubsanspruch hinaus können Arbeitnehmer und Arbeitgeber über Tarif- und Arbeitsverträge weitere Urlaubsregelungen treffen. Entsprechend können dann auch Ausnahmen zum Urlaubsverfall vertraglich geregelt werden.
• Mutterschutz und Elternzeit: Die Urlaubstage, die Arbeitnehmern vor Mutterschutz und Elternzeit zustanden, verfallen nicht. Wenn sie wieder an den Arbeitsplatz zurückkehren, können sie diesen Urlaub nehmen.

Wichtig: Endet das Arbeitsverhältnis mit oder in der Elternzeit bzw. wird das Arbeitsverhältnis danach nicht fortgeführt, haben Arbeitnehmer einen Anspruch auf eine Entgeltumwandlung der offenen Urlaubstage.

Urlaubsverfall bei Krankheit

Ist ein Arbeitnehmer dauerhaft erkrankt, arbeitsunfähig und er kann seinen Urlaub bis zum Ende der Übertragungsfrist nicht nehmen, bleibt ein „Freizeitanspruch“ bestehen.

Allerdings hat der EuGH diese Möglichkeit zur Übertragung eingeschränkt. Demnach entfällt der gesetzliche Urlaubsanspruch spätestens 15 Monate nach Ablauf des Jahres, für welches der Urlaubsanspruch gilt. Damit soll u.a. verhindert werden, dass Arbeitnehmer bei einer mehrjährigen Langzeiterkrankung sehr viele Urlaubstage ansammeln, deren Einlösung unrealistisch wäre.

Ein Beispiel: Ein Arbeitnehmer erkrankt im Jahr 2021 schwer, sodass er für den Rest des Jahres arbeitsunfähig ist. Demnach könnte er seine Urlaubsansprüche in das Jahr 2022 mitnehmen. Bleibt er aber auch 2022 weiterhin arbeitsunfähig, wären seine Urlaubsansprüche für 2021 spätestens im März 2023 ungültig und er könnte ab März 2023 „nur“ noch die ihm zustehenden Urlaubstage aus 2022 nutzen.

Muss der Arbeitgeber auf drohenden Verfall von Urlaubstagen hinweisen?

Arbeitgeber haben eine Mitwirkungspflicht, um Urlaubsverfall zu verhindern. Sie müssen rechtzeitig und in Schriftform darauf hinweisen, dass ein Arbeitnehmer seinen Urlaub bis zum 31. Dezember bzw. bei Angabe dringender Gründe bis zum 31. März des Folgejahres nehmen muss. Außerdem muss der Arbeitgeber angeben, dass der Urlaubsanspruch verfällt, wenn der Urlaub nicht eingereicht wird.

Der Arbeitgeber trägt die Beweislast für seine Mitwirkung. Er muss im Streitfall belegen können, dass er seine Mitarbeiter rechtzeitig auf drohenden Urlaubsverfall hingewiesen hat.

Muss nicht genutzter Urlaub ausgezahlt werden?

Arbeitsrechtlich ist eine Auszahlung von Urlaub in der Regel nur dann möglich, wenn Urlaub aufgrund eines endenden Arbeitsverhältnisses nicht mehr genommen werden kann. Mit seinem Ausscheiden hat der Arbeitnehmer dann ein Recht auf Auszahlung. Auch hier gilt eine 15-Monats-Frist. So kann der Arbeitnehmer sich z.B. beim Ende des Arbeitsverhältnisses im 2021 bis März 2021 nur den Urlaub auszahlen lassen, der ihm für das Jahr 2019 zustand.

Arbeitgeber einigen sich in der Praxis mit Arbeitnehmern häufig auf eine Urlaubsabgeltung, um nicht auf die Arbeitskraft verzichten zu müssen. Allerdings ist damit der Urlaubsanspruch des Arbeitnehmers nicht zwingend abgegolten. Somit könnte der Arbeitnehmer seinen Urlaub trotz Auszahlung noch einfordern.

Wird der Urlaub ausgezahlt, entspricht das Entgelt, das der Arbeitnehmer während seines Urlaubs bekommt. Das Bundesurlaubsgesetzt sieht vor, dass das Urlaubsgeld dem durchschnittlichen Verdienst an Werktagen entspricht, den ein Arbeitnehmer in 13 Wochen vor dem Ende seines Beschäftigungsverhältnisses erhalten hat. Diese Zahl wird dann mit den Urlaubstagen multipliziert.

Ob eine Urlaubsabgeltung sinnvoll ist, müssen Arbeitnehmer und Arbeitgeber jeweils selbst beurteilen. Arbeitnehmer müssen den ausgezahlten Urlaub als „sonstige Bezüge“ versteuern. Aus der Sicht der Sozialversicherung gilt ausbezahlter Urlaub als „Einmalzahlung“. Für die Urlaubsabgeltung sind dann entsprechend Lohnsteuer sowie Sozialversicherungsbeiträge fällig.

Für Arbeitnehmer kann es somit nicht immer finanziell lohnenswert sein, sich den Urlaub auszahlen zu lassen. Im ungünstigsten Fall müssen sie ihren Lohn zu einem höheren Steuersatz versteuern, weil sie durch die Auszahlung in eine andere Einkommensklasse kommen.

Kann Urlaub in der Probezeit verfallen?

Auch in der Probezeit haben Arbeitnehmer einen Urlaubsanspruch. Mit jedem voll gearbeiteten Monat erhöht sich der Urlaubsanspruch um ein Zwölftel des Jahresurlaubs. Gerechnet wird ab dem Beginn des Arbeitsverhältnisses.

Arbeitnehmer dürfen somit auch in der Probezeit Urlaub nehmen, allerdings nur den anteiligen Jahresurlaub und nicht den vollen.

In der Praxis kann es für Arbeitnehmer und Arbeitgeber von Vorteil sein, wenn Arbeitnehmer bereits in der Probezeit Urlaub nehmen. So müssen Arbeitnehmer ihren gesamten Jahresurlaub bzw. Resturlaub nicht in der zweiten Jahreshälfte nehmen und der Arbeitnehmer muss nicht für einen längeren Zeitraum auf sie verzichten.

Erfolgt eine Kündigung während der Probezeit, hat der Arbeitnehmer einen Anspruch auf den offenen Resturlaub. Er darf ihn bis zu seinem Austritt nehmen. Ist das aus betrieblichen Gründen nicht möglich, hat der gekündigte Arbeitnehmer ein Recht auf Auszahlung des Urlaubs.

Urlaubsverfall ist möglich, muss aber nicht sein

Urlaubsverfall ist für Arbeitnehmer sehr ärgerlich. Aufgrund der Mitwirkungspflicht durch den Arbeitgeber wird ein Verfall erschwert. Dennoch ist es empfehlenswert, dass Arbeitnehmer möglichst immer alle Urlaubstage in Anspruch nehmen. So vermeiden sie mögliche Zwischenabsprachen oder eine möglicherweise steuerlich für sie ungünstige Auszahlung des Urlaubs.