Sonderurlaub – Gründe, Dauer & Beispiele

Was ist Sonderurlaub?

Sonderurlaub ist im Arbeitsrecht als eine bezahlte Freistellung von der Arbeit zu verstehen. Damit bezeichnet der Sonderurlaub eine Art von Sondergenehmigung für Arbeitnehmer, um außerplanmäßig eine bestimmte Zeit von der Arbeit abwesend zu sein. Trotz der vorübergehenden Freistellung von seinen Arbeitspflichten erhält der Arbeitnehmer jedoch weiterhin seine Entgeltfortzahlung.

Dieser Urlaub wird außerhalb der regulären Urlaubstage gewährt und dient dazu, besondere Umstände oder Ereignisse zu berücksichtigen, die während der Arbeitszeit auftreten können.

Wann haben Mitarbeiter Anspruch auf Sonderurlaub?

Der § 616 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) gilt als rechtliche Grundlage für die Gewährung von bezahltem Sonderurlaub. Im Gesetzestext wird ausgeführt: „Der zur Dienstleistung Verpflichtete wird des Anspruchs auf die Vergütung nicht dadurch verlustig, dass er für eine verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit durch einen in seiner Person liegenden Grund ohne sein Verschulden an der Dienstleistung verhindert wird.“

Aus Arbeitgebersicht bedeuten die gesetzlichen Vorgaben, dass einem Mitarbeiter bezahlter Sonderurlaub zusteht, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

• In der Person liegender Grund: Der Anlass für den Sonderurlaub liegt in den persönlichen Umständen des Mitarbeiters. Äußere Aspekte, zum Beispiel Pandemien oder Naturkatastrophen gelten nicht als Grund für die Gewährung von bezahltem Urlaub.
• Überschaubare Abwesenheit: Die Abwesenheit erfolgt für „eine verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit“.
• Kein Verschulden: Die Abwesenheit wurde nicht vom Arbeitnehmer verschuldet. Das heißt, der Umzugstermin wurde zum Beispiel nicht absichtlich unter die Woche gelegt.

Entsprechen die Gründe für die Beantragung des Sonderurlaubs den Vorgaben des § 616 BGB, muss der Mitarbeiter unter Zahlung seiner regulären Bezüge freigestellt werden. Der gesetzliche Anspruch gemäß BGB besteht, bis keine einzelvertraglichen Regelungen oder ein Tarifvertrag andere Aussagen machen.

Haben Teilzeitkräfte Anspruch auf Sonderurlaub?

Auch Beschäftigte in Teilzeit sowie Minijobber, Midijobber und Aushilfen steht bezahlter Sonderurlaub zu. Ihr Unternehmen muss auch Mitarbeitern mit einer geringeren Stundenzahl die Woche bei einer Verhinderung aus persönlichen Gründen von ihrer Arbeitsleistung freistellen.

Welche Gründe erlauben Sonderurlaub?

Der § 616 BGB gibt nicht vor, zu welchen konkreten Anlässen Arbeitgeber verpflichtet sind, Sonderurlaub zu gewähren. Grundsätzlich wird in deutschen Unternehmen vor allem aus den folgenden Gründen Sonderurlaub beantragt:

• Todesfall eines Angehörigen ersten oder zweiten Grades
• Eigene Hochzeit
• Geburt eines Kindes
• Schwere Krankheit eines engen Angehörigen
• Eigener Umzug
• Sonderurlaub aufgrund religiöser Verpflichtungen
• Dienstjubiläen
• Ärztliche Untersuchungen, die ausschließlich während der Arbeitszeit durchgeführt werden können
• Erfüllung staatsbürgerlicher Rechte wie Tätigkeit als Schöffe oder Zeugenaussage vor Gericht
• Teilnahme an Gewerkschaftsveranstaltungen

Neben den bereits genannten Fällen gibt es noch eine Reihe von Sonderfällen, für die eigene gesetzliche Regelungen Anwendung finden.

• Freistellung für Mitglieder des Betriebsrats nach § 37 ff. BetrVG
• Freistellung für Auszubildende zur Teilnahme am Berufsschulunterricht gemäß § 15 BBiG
• Freistellung des Arbeitnehmers zur Stellensuche gemäß § 629 BGB

Steht Arbeitnehmern bei einem Umzug Sonderurlaub zu?

Ein gesetzlicher Anspruch auf Sonderurlaub bei einem Umzug besteht nur, wenn der Umzug während der Arbeitszeit objektiv notwendig ist. Das ist z. B. der Fall, wenn ein Mitarbeiter an einen anderen Standort versetzt wird. Neben diesen betrieblichen Gründen können aber auch persönliche Gründe eine Rolle spielen. Beispiel: Ihr Mitarbeiter muss seine Telefonleitung noch freischalten lassen. Der Techniker kommt aber nur an Werktagen.

Erhält man Sonderurlaub bei der Geburt eines Kindes?

Ja, und zwar erhält der Ehemann oder der Lebenspartner der Mutter einen Tag Sonderurlaubsanspruch, nämlich am Tag der Geburt. Für weitere Verwandte besteht jedoch kein Anspruch auf Sonderurlaub.

Haben gekündigte Mitarbeiter Anspruch auf Freizeit zur Stellensuche?

Ja, gekündigte Mitarbeiter haben Anspruch auf Freizeit zur Stellensuche. Das sagt § 629 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB): „Nach der Kündigung eines dauernden Dienstverhältnisses hat der Dienstberechtigte dem Verpflichteten auf Verlangen angemessene Zeit zum Aufsuchen eines anderen Dienstverhältnisses zu gewähren.“

Wie viel Zeit Sie gewähren müssen hängt vom Einzelfall ab – also davon, wie oft und wie weit der Gekündigte für die Bewerbungen fahren muss. Freizeit müssen Sie allerdings frühestens nach Zugang der Kündigung ermöglichen. Dabei spielt keine Rolle, ob Sie oder Ihr Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis gekündigt haben. Lediglich die Kündigungsfristen sind entscheidend. Denn bei einer außerordentlichen, fristlosen Kündigung endet das Arbeitsverhältnis sofort. Eine Gewährung von Freizeit ist nicht mehr notwendig.

Freizeit zur Stellensuche müssen Sie als Arbeitgeber aber auch in folgenden Fällen ermöglichen

• Der Arbeitgeber hat eine Änderungskündigung ausgesprochen, die Änderung des Arbeitsvertrags hat der Arbeitnehmer aber abgelehnt.
• Der Arbeitgeber hat das Arbeitsverhältnis außerordentlich, aber mit einer Auslauffrist, gekündigt.
• Das Arbeitsverhältnis wurde befristet geschlossen. Der Arbeitnehmer kann die Freistellung vor dem Auslaufen der Befristung verlangen (frühestens ab dem Beginn der Kündigungsfrist bei einem entsprechenden unbefristeten Arbeitsverhältnis).
• Sie haben mit dem Arbeitnehmer einen Aufhebungsvertrag mit Auslauffrist geschlossen.

Wie lange steht dem Arbeitnehmer Sonderurlaub zu?

§ 616 BGB sagt nicht konkret, wie lange Sie als Arbeitgeber Ihrem Mitarbeiter im Einzelfall bezahlten Sonderurlaub gewähren müssen. Ausschlaggebend für die Dauer ist die für den Verhinderungsgrund objektiv notwendige Zeit. Bei familiären Ereignissen oder einem Umzug dürften das 1 bis 2 Tage sein, bei Todesfällen hingegen bis zu vier Tagen. Die folgende Tabelle liefert Ihnen eine Übersicht, wie lange Sie Sonderurlaub je nach Grund gewähren können bzw. sollten:

Kann der Arbeitgeber Sonderurlaub ablehnen?

Ja, der Arbeitgeber darf Sonderurlaub ablehnen, wenn die Voraussetzungen für den Anspruch auf Sonderurlaub nicht erfüllt werden. Das bedeutet: Sollte der Arbeitnehmer Sonderurlaub aus eigenem Verschulden, äußeren Umständen oder für einen längeren Zeitraum benötigen, sind die gesetzlichen Bedingungen nicht erfüllt. Der Arbeitgeber darf den Sonderurlaub ablehnen.

Weitere Gründe, die eine Ablehnung des Sonderurlaubs rechtfertigen, sind:

• Es liegt kein berechtigter Grund vor.
• Es erfolgte keine angemessene Vorankündigung beziehungsweise war der Antrag zu kurzfristig.
• Der Arbeitnehmer kann keine Nachweise erbringen.

Wie wird Sonderurlaub im Arbeitsvertrag geregelt?

Der Sonderurlaub kann individuell im Arbeitsvertrag oder auch in einer Betriebsvereinbarung geregelt werden. Im Rahmen dessen sollten zunächst alle Gründe und Bedingungen, unter denen ein Arbeitnehmer Anspruch auf Sonderurlaub hat, verdeutlicht werden. Des Weiteren sollte geregelt werden, wie Sonderurlaub beantragt und genehmigt wird, welche mögliche Anforderungen an die Vorlage von Nachweisen oder Dokumenten bestehen.

Warum sollte Sonderurlaub vertraglich geregelt werden?

Eine Sonderurlaub-Vereinbarung im Arbeitsvertrag ist wichtig, um die Rechte und Pflichten sowohl des Arbeitgebers als auch des Arbeitnehmers in Bezug auf Sonderurlaub klar und transparent festzulegen.

Diese Vereinbarung ermöglicht eine einheitliche und gerechte Behandlung aller Arbeitnehmer und schafft klare Richtlinien für den Umgang mit außerplanmäßigem Urlaub.

Kann der Sonderurlaub vertraglich ausgeschlossen werden?

Ja, Sonderurlaub kann vertraglich oder per Betriebsvereinbarung vom Arbeitgeber ausgeschlossen werden. In diesem Fall kann sich der Arbeitnehmer nicht mehr auf den Anspruch nach § 616 BGB berufen.

Wie viel Sonderurlaub erlauben Tarifverträge?

Neben der einzelvertraglichen Festlegung von Sonderurlaub im Arbeitsvertrag regeln Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen in vielen Fällen den Anspruch auf Sonderurlaub. Zum Beispiel führt der Manteltarifvertrag der Chemischen Industrie in einem Freistellungskatalog sowohl die Anlässe und ebenfalls die Dauer der möglichen Abwesenheit auf:

Für alle im Tarifvertrag dargestellten Anlässe gilt:

• Dem Arbeitnehmer ist ohne Anrechnung auf seinen Urlaub und ohne Verdienstminderung Freizeit zu gewähren.
• Der Arbeitnehmer muss den Sonderurlaub kurzfristig und gemäß Antrag antreten. Nicht genommene Sonderurlaubstage verfallen.
• Wird eine öffentlich-rechtliche Vergütung angeboten, muss diese vom Mitarbeiter angenommen werden. Bis zum tatsächlichen Gehalt ist der Unterschiedsbetrag vom Arbeitgeber zu erstatten.

Betriebe, die unter einen Tarifvertrag fallen, sind verpflichtet, die im Tarifvertrag angegebenen Ansprüche und Gründe anzuerkennen und Mitarbeiter entsprechend freizustellen. Unternehmen ohne Tarifbindung können sich an den Vorgaben von Tarifverträgen orientieren. Sie können in einer individuellen Betriebsvereinbarung oder in den Arbeitsverträgen festhalten, welche Formen von Sonderurlaub im Betrieb gewährt werden. Wurden keine Angaben gemacht, gilt § 616 BGB.

Haben Beamte Anspruch auf Sonderurlaub?

Grundsätzlich haben selbstverständlich auch Beamte Anspruch auf Sonderurlaub. Hier ist zunächst danach zu unterscheiden, für welchen Dienstherrn die Beamten tätig sind. Im Bereich der Bundesbeamten, wie beispielsweise der Bundespolizei, gilt die Sonderurlaubsverordnung des Bundes. In den Bundesländern gibt es aber ganz ähnliche Vorschriften, sie sind allerdings von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich.

Wie muss Sonderurlaub beantragt werden?

Sonderurlaub wird ähnlich wie der Erholungsurlaub, der jedem Mitarbeiter für im Mindestfall 24 Tage im Jahr auf Grundlage des § 3 des Bundesurlaubsgesetzes zusteht, schriftlich beantragt. Arbeitnehmer haben gegenüber ihrem Arbeitgeber eine Informations- und Nachweispflicht und müssen aus diesem Grund ihr Unternehmen zeitnah über ihren Sonderurlaubsantrag informieren.

Da die Anlässe von Sonderurlaub in den meisten Fällen Schnelligkeit implizieren, sollten Arbeitgeber die schriftlichen Sonderurlaubsanträge unverzüglich prüfen. So kommen Sie nicht nur Ihrer Fürsorgepflicht als Arbeitgeber nach, sondern bieten Ihren Angestellten auch eine schnelle und unkomplizierte Lösung zur Freistellung bei wichtigen privaten Angelegenheiten.

Was sind Alternativen zum Sonderurlaub?

In bestimmten Situationen, zum Beispiel beim Todesfall eines nahen Angehörigen, werden die gewährten Sonderurlaubstage nicht ausreichen. Fühlt sich der Arbeitnehmer aufgrund des Schicksalsschlages in seiner Familie nicht arbeitsfähig, kann er grundsätzlich durch einen Arzt arbeitsunfähig geschrieben werden. Ebenso könnte in einer Einzelfallentscheidung unbezahlter Urlaub eingereicht werden. In diesem Fall ruht die Entgeltzahlung während der Freistellung des Arbeitnehmers. Alternativ besteht ebenso die Möglichkeit, Tage des gesetzlichen Erholungsurlaubes einzusetzen, um den Sonderurlaub zu verlängern.

Wann erfolgt die Freistellung unbezahlt?

Nicht in jedem Fall müssen Arbeitgeber eine bezahlte Freistellung gewähren. Abweichend zu den Regelungen des § 616 BGB, individualvertraglichen Regelungen oder Vorgaben aus Tarifverträgen gelten die folgenden gesetzlichen Bestimmungen für unbezahlte Freistellungen von der Arbeit:

Checkliste: Wann hat der Arbeitnehmer Recht auf Sonderurlaub?

Sie sind sich unsicher, ob Sie den Sonderurlaub Ihres Arbeitnehmers ablehnen können und diesen genehmigen müssen? Die folgende Checkliste liefert Ihnen die häufigsten Antragsgründe auf Sonderurlaub und zeigt, ob ein Anspruch auf Sonderurlaub besteht.

FAQ – Antworten auf die häufigsten Fragen zum Sonderurlaub!