Freistellung: Definition, Gründe und Arten

Was ist eine Freistellung?

Wird ein Arbeitnehmer dauerhaft oder für einen bestimmten Zeitraum von seiner Pflicht zur Arbeitsleistung entbunden, handelt es sich um eine Freistellung. Alternativ wird auch von „Suspendierung“ gesprochen.

Eine Freistellung kann aus unterschiedlichen Gründen erfolgen und entweder einseitig vom Arbeitsgeber angeordnet oder von Arbeitnehmer und Arbeitgeber gemeinsam vereinbart werden.

Welche Arten der Freistellung werden unterschieden?

In der Praxis wird zwischen bezahlter und unbezahlter Freistellung unterschieden. Abhängig vom Grund der Freistellung wird diese widerruflich oder unwiderruflich vereinbart bzw. ausgesprochen.

Was ist eine bezahlte Freistellung?

Eine bezahlte Freistellung ist auch unter dem Begriff „Sonderurlaub“ bekannt und bezeichnet eine Erlaubnis vom Arbeitnehmer, seiner Arbeitstätigkeit für eine kurze Zeit nicht nachzukommen, aber dennoch sein Arbeitsentgelt zu erhalten.

Einen Anspruch auf Bezahlung bei Freistellung gibt es nicht, wenn der Arbeitnehmer sich auf eigenen Wunsch freistellen lässt. Werden freigestellte Arbeitnehmer entlohnt, wird das in der Regel vertraglich festgelegt. Möglich ist z.B., dass Arbeitgeber freigestellte Arbeitnehmer weiterbezahlen, wenn sich diese z.B. um Angehörige kümmern müssen oder eine Weiterbildung machen.

Stellt der Arbeitgeber einen Arbeitnehmer von sich aus frei, muss er diesen weiterbezahlen. Das ist z.B. der Fall, wenn ein Arbeitnehmer gekündigt, anschließend freigestellt und bis zum Austrittsdatum weiterbezahlt wird.

Was ist eine unbezahlte Freistellung?

Eine unbezahlte Freistellung ist fast immer möglich. So kann ein Arbeitnehmer eine Freistellung anfordern, wenn er sich aufgrund einer plötzlichen Erkrankung oder eines Unfalls um Angehörige kümmern muss.

Unbezahlte Freistellungen können darüber hinaus in einem Tarif- oder Arbeitsvertrag sowie einer Betriebsvereinbarung festgelegt werden. Wurden Kollegen bereits unbezahlter Urlaub genehmigt, muss der Arbeitgeber den anderen Arbeitnehmern ebenfalls die Möglichkeit geben, sich unbezahlt freistellen zu lassen.

Was ist der Unterschied zwischen einer widerruflichen und unwiderruflichen Freistellung?

Der Unterschied zwischen einer widerruflichen und unwiderruflichen Freistellung liegt in der Möglichkeit der Rückgängigmachung dieser Entscheidung.

• Widerrufliche Freistellung: Bei einer widerruflichen Freistellung hat der Arbeitgeber das Recht, die ausgesprochne Freistellung zu einem späteren Zeitpunkt zurückzunehmen und den Arbeitnehmer zur Wiederaufnahme seiner Tätigkeit aufzufordern. Wird zum Beispiel ein Arbeitnehmer bis zum Ablauf der Kündigungsfrist suspendiert, kann er diese Freistellung jederzeit widerrufen. Der Arbeitnehmer muss dann zurückkehren und die vertraglich vereinbarte Arbeitsleistung erbringen.
• Unwiderrufliche Freistellung: Arbeitgeber können Arbeitnehmer ausdrücklich ohne Widerruf freistellen. Häufig werden dafür auch offene Urlaubsansprüche abgegolten. Doch auch bei einer betriebsbedingten Kündigung oder einer einvernehmlichen Beendigung des Arbeitsverhältnisses kommt die unwiderrufliche Freistellung oft zum Einsatz. Der Arbeitgeber kann sich durch die Endgültigkeit der Freistellung bereits anderweitig umschauen.

Für den Arbeitnehmer hat eine unwiderrufliche Freistellung den Vorteil, dass er frühzeitig Planungssicherheit hat und sich auf die Suche nach einer neuen Beschäftigung konzentrieren kann. Auf der anderen Seite behält der Arbeitgeber bei einer widerruflichen Freistellung größere Flexibilität und kann auf unvorhergesehene Umstände reagieren.

Was sind die Gründe einer Freistellung?

Es gibt verschiedene Gründe, warum eine Freistellung vereinbart oder einseitig ausgesprochen wird.

• Freistellung im Rahmen einer Kündigung: Wird einem Arbeitnehmer z.B. verhaltensbedingt gekündigt, kann der Arbeitgeber eine Freistellung aussprechen. So soll verhindert werden, dass der gekündigte Mitarbeiter bis zum endgültigen Verlassen des Unternehmens den Betriebsablauf stört. Auch eine betriebsbedingte Kündigung kann mit einer Freistellung kombiniert werden.
• Freistellung bei einer Insolvenz: Kann ein Arbeitgeber seine Mitarbeiter nicht mehr bezahlen, weil er insolvent ist, kann er diese freistellen.
• Freistellung für eine Weiterbildung: Will sich ein Mitarbeiter fortbilden und die Weiterbildung macht eine reguläre Arbeit im Rahmen des Arbeitsvertrags unmöglich, kann der Arbeitgeber seinen Mitarbeiter für die Dauer der Weiterbildung z.B. unbezahlt freistellen. Die Freistellung ist dann nicht mit einem bezahlten Bildungsurlaub zu vergleichen, der in vielen Bundesländern bis auf Bayern und Sachsen möglich ist.
• Freistellung zur Pflege von Angehörigen: Arbeitnehmer haben den gesetzlichen Anspruch auf unbezahlte Freistellung durch den Arbeitgeber, wenn sie einen Angehörigen oder ihr Kind pflegen müssen.
• Freistellung zur Betreuung von Kindern: Gesetzlich haben Eltern das Recht, bis zu 36 Monate unbezahlt in Elternzeit zu gehen. Diese Freistellung endet dann automatisch, wenn das Kind das dritte Lebensjahr vollendet hat. Wird für die Elternzeit eine Freistellung mit dem Arbeitgeber vereinbart, sind Arbeitnehmer vollständig von ihrer Arbeit befreit. Entsprechend gilt dann auch kein Anspruch auf Teilzeitarbeit im Unternehmen. Hierfür muss dann die gesetzliche Elternzeit mit Elterngeld beantragt werden.
• Freistellung für einen Arztbesuch: Arbeitnehmer können sich für einen dringenden Arztbesuch von ihrer Arbeit freistellen lassen.

Wann haben Arbeitnehmer Anspruch auf eine bezahlte Freistellung?

Der Anspruch auf eine bezahlte Freistellung ist in § 616 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) geregelt. Demnach hat der Arbeitgeber seine Arbeitnehmer während einer Freistellung zu bezahlen, wenn Sie

• für eine verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit,
• durch einen in Ihrer Person liegenden Grund und
• ohne Ihr Verschulden

an der Arbeitsleistung verhindert sind. In diesem Fall müssen Sie als Arbeitgeber Sonderurlaub gewähren.

Checkliste: Wann besteht Anspruch auf Freistellung – mit oder ohne Bezahlung?

In der folgenden Übersicht können Sie nachlesen, ob Ihre Arbeitnehmer einen Anspruch auf bezahlten Sonderurlaub oder auf eine unbezahlte Freistellung von der Arbeitspflicht hat.

Wie lange dauert eine Freistellung?

Die Dauer der Freistellung hängt immer von den jeweiligen Gründen und Umständen sowie den Vereinbarungen im Arbeitsvertrag ab.

Wird ein Mitarbeiter gekündigt, kann er z.B. bis zu drei Monate bezahlt freigestellt werden. Ansonsten fällt die Dauer bei bezahlten Freistellungen in Form von Sonderurlaub eher gering aus. So erhalten Arbeitnehmer bei einem Umzug, bei der Geburt oder Hochzeit des eigenen Kindes in der Regel einen Tag Sonderurlaub, bei dem Tod des Ehegatten oder Kindes bis zu vier Tage.

Wie wirkt sich die unbezahlte Freistellung auf die Sozialversicherung aus?

Wird eine Freistellung einvernehmlich vereinbart, wirkt sich das auf die Sozialversicherung aus. Denn bei einer Freistellung von mehr als einem Monat gelten Arbeitnehmer aus der Perspektive der Sozialversicherung als „beschäftigungslos“.

Der Arbeitnehmer muss dann von der gesetzlichen Arbeitslosen-, Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung abgemeldet werden. Entsprechend greift die Sozialversicherungspflicht nicht mehr. Arbeitnehmer müssen sich demnach freiwillig gesetzlich bzw. privat krankenversichern. Sobald die längere unbezahlte Freistellung endet, kann der Arbeitnehmer wieder bei den Sozialversicherungen angemeldet werden.

Kann der Urlaub bei Freistellung angerechnet werden?

Am Ende eines Beschäftigungsverhältnisses nutzen Arbeitgeber häufig die Freistellung, indem sie nicht genutzten Urlaub anrechnen. Das ist gesetzlich möglich, solange eine Freistellung rechtmäßig ist.

Allerdings gab es verschiedene Urteile von Arbeitsgerichten, welche die Urlaubsabgeltung mit der Freistellung verhindern.

• Landesarbeitsgericht (LAG) Hamm (14.3.2013, Az. 16 Sa 763/12): Laut diesem Urteil des LAG Hamm kann der Arbeitnehmer Urlaub oder dessen Abgeltung einfordern, wenn er außerordentlich und fristlos gekündigt sowie freigestellt wurde. Das Gericht hatte entschieden, dass durch die fristlose und außerordentliche Kündigung in Kombination mit einer Freistellung unter Anrechnung der Urlaubsansprüche der Urlaubsanspruch des Arbeitnehmers nicht erfüllt wird.
• Bundesarbeitsgericht (19.5.2009, Az. 9 AZR 433/08): Laut einem Urteil des BAG führt eine widerrufliche Freistellung eines Arbeitnehmers nicht zur Urlaubsanrechnung. Hat der Arbeitgeber aber ein Arbeitszeitkonto geführt, aus welchem ein Freizeitausgleichsanspruch des Arbeitnehmers hervorgeht, kann der Urlaubsanspruch auch mit einer widerruflichen Freistellung erfüllt werden.

Wenn Arbeitgeber eine Freistellung aussprechen, sollten Sie immer darauf achten, ob diese widerruflich oder unwiderruflich erfolgt. So ist es in der Regel nur bei unwiderruflichen Freistellungen möglich, z.B. Urlaubsanspruch zu verrechnen.

Was ist eine Freistellung im Öffentlichen Dienst?

Im Öffentlichen Dienst gibt es auch die Möglichkeit, dass der Dienstherr Beschäftigte freistellt. Wann und unter welchen Umständen Angestellte im Öffentlichen Dienst Sonderurlaub nehmen können, wird im Tarifvertrag des Öffentlichen Dienstes (TVöD) geregelt.

Auch nach TVöD gibt es eine Freistellung mit Verzicht auf Fortzahlung des Entgelts und eine „Arbeitsbefreiung“ unter Fortzahlung des Arbeitsentgelts.

FAQ – alle Antworten auf Fragen zur Freistellung

Hier finden Sie alle Antworten auf Ihre Fragen zum Thema „Freistellung“.