Personalplanung: Ziele, Arten, Vorteile und Bereiche

Was ist Personalplanung?

Die Personalplanung bezeichnet als Teil des Personalmanagements den Prozess, bei dem ein Unternehmen seinen Personalbedarf systematisch analysiert, ermittelt und anschließend deckt. Dabei befassen sich Verantwortliche sowohl mit der langfristigen als auch der strategischen Personalbedarfsplanung. Ein weiteres Aufgabenfeld ist die kurz- bis mittelfristige, taktische und operative Personaleinsatzplanung.

Im Fokus der Personalplanung stehen die Bereitstellung und Nutzung der benötigten Arbeitskräfte, um die gesteckten operativen und strategischen Unternehmensziele bestmöglich zu erreichen. Die Personalplanung – oft gleichgesetzt mit dem Begriff Personalbedarfsplanung – umfasst unter anderem die Planung des Personaleinsatzes, die Personalbeschaffung, die Personalentwicklung sowie die Personalfreisetzung. Sie kümmert sich also um den gesamten Lebenszyklus des Personals von der Planung bis zum Abschied.

Was sind die Ziele der Personalplanung?

Mit der Personalplanung verfolgen Organisationen mehrere Ziele, die übergeordnet dazu beitragen, den Personalbedarf eines Unternehmens optimal zu decken. Dazu gehören:

• Gewährleistung einer optimalen Mitarbeiterstruktur, die den Anforderungen des Unternehmens gerecht wird,
• Sicherstellung einer ausreichenden Anzahl qualifizierter und auf die Anforderungsprofile der Stellen passender Arbeitskräfte, um den Personalbedarf zu decken,
• Optimierung der Personalkosten durch effiziente Personaleinsatzplanung und Personalentwicklung,
• Reduzierung von Fehlbesetzungen und Mitarbeiterfluktuation durch gezielte Personalbeschaffung und -entwicklung,
• Anpassung des Personals an zukünftige Herausforderungen und Entwicklungen des Unternehmens, der Wettbewerber und des Markts.

Welche Arten der Personalplanung werden unterschieden?

Die Personalplanung kann in drei Arten unterschieden werden: strategisch, taktisch und operativ. Jede der drei Arten verfolgt unterschiedliche Ziele und haben verschiedene Aufgaben.

1. Strategische Personalplanung: Hierbei handelt es sich um die langfristige Planung, die sich mit der Ausrichtung des Personalbestands an den Unternehmenszielen beschäftigt. Dabei werden zukünftige Entwicklungen und Herausforderungen berücksichtigt, um die notwendigen Kompetenzen und Qualifikationen der (potenziellen) Mitarbeiter sicherzustellen.
2. Taktische Personalplanung: Die taktische Personalplanung betrachtet den mittelfristigen Horizont (meist ein bis drei Jahre) und konzentriert sich auf die Anpassung des Personals an veränderte Rahmenbedingungen – sowohl intern als auch intern. Hierbei werden intern beispielsweise Umstrukturierungen, Expansionen oder Personalabbau geplant. Externe Faktoren können technologische Entwicklungen (Beispiel: Automatisierung, dadurch andere Stellenanforderungen) oder Marktentwicklungen (Beispiel: Markt wächst stark, mehr Mitarbeiter werden benötigt) sein.
3. Operative Personalplanung: Die operative und kurzfristige Planung umfasst die tägliche, wöchentliche oder monatliche Personaleinsatzplanung und ist für die effiziente Organisation des Arbeitsalltags der Mitarbeiter von Bedeutung. Hierbei geht es um die Zuordnung von Aufgaben und Zuständigkeiten, Schichtplanung und Urlaubsplanung.

Nicht für jede Art der Personalplanung sind zwingend dieselben Personen zuständig. Die operative Personalplanung übernehmen beispielsweise teilweise auch Abteilungsleiter – strategisch und taktisch liegt die Verantwortung meist bei der Geschäftsführung oder den Personalverantwortlichen.

Was sind die Bereiche der Personalplanung?

Die Personalplanung umfasst verschiedene Teilbereiche, die in der Praxis unterschieden werden. Diese Teilbereiche verfolgen unterschiedliche Ziele, besitzen andere Aufgaben und werden daher nicht selten von verschiedenen Mitarbeitern betreut. Zu den Teilbereichen gehören:

• Personalbedarfsplanung, 
• Personalbestandsplanung, 
• Personalbeschaffung, 
• Personalentwicklung und 
• Personalfreisetzungsplanung.

Personalbedarfsplanung

In diesem Teilbereich wird der zukünftige Personalbedarf des Unternehmens ermittelt. Bei der Planung werden Faktoren wie der Bedarf an Arbeitskräften, Qualifikationen und Kompetenzen der zukünftigen Mitarbeiter berücksichtigt. Die Aufgaben und Maßnahmen in diesem Bereich sind strategischer Natur und beschäftigen sich mit der Zukunft der Organisation.

Personalbestandsplanung

Die Personalbestandsplanung befasst sich mit der Analyse und Bewertung des bestehenden Mitarbeiterstamms. Dafür wird der Ist-Zustand ermittelt und mit dem Soll-Zustand verglichen, um eventuelle Qualifikationslücken oder fehlendes Personal zu identifizieren und notwendige Maßnahmen abzuleiten.

Personalbeschaffung

Die Aufgabe der Personalbeschaffung ist die Gewinnung neuer Mitarbeiter (Auszubildende, Studenten, Praktikanten, Fachkräfte, Führungskräfte). Sie umfasst den gesamten Recruiting-Prozess – von der Ausschreibung der Stellen und dem Bewerbermanagement über die Personalauswahl bis hin zur Einstellung des Mitarbeiters und zum Onboarding.

In der Personalbeschaffung orientieren sich Verantwortliche (Recruiter) an den Ergebnissen aus der Personalbedarfs- und Personalbestandsplanung. Nur so kann gewährleistet werden, dass die richtigen Mitarbeiter mit den passenden Qualifikationen und Fähigkeiten eingestellt werden.

Personalentwicklung

In diesem Bereich werden Maßnahmen zur Förderung und Weiterbildung der Mitarbeiter geplant und umgesetzt. Zur Personalentwicklung zählen unter anderem Schulungen, Seminare, Coachings, Trainings und interne Weiterbildungsprogramme.

Im Hinblick auf die Mitarbeiterzufriedenheit und Mitarbeiterbindung ist die Personalentwicklung einer der wichtigsten Bestandteile der Personalplanung.

Personalfreisetzungsplanung

Die Personalfreisetzungsplanung beschäftigt sich mit der Reduzierung oder Umstrukturierung von Personalbeständen. Die Personalfreisetzung kann durch Kündigungen, Altersteilzeit, Vorruhestandsregelungen oder interne Versetzungen der Mitarbeiter erfolgen.

Ist der Betriebsrat bei der Personalplanung zu beteiligen?

Gemäß Paragraf 92 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) hat der Betriebsrat bei der Personalplanung ein Mitbestimmungsrecht. Das Unternehmen ist gemäß BetrVG verpflichtet, den Betriebsrat regelmäßig über die Personalplanung und alle damit verbundenen Maßnahmen zu informieren und dessen Vorschläge zu berücksichtigen.

Bei strittigen Fragen oder Uneinigkeit kann eine Einigungsstelle eingeschaltet werden, um eine Lösung zu finden. Gerade bei der Personalfreisetzungsplanung schreitet der Betriebsrat rein – beispielsweise, wenn eine aus deren und der Sicht der betroffenen Mitarbeiter nicht ausreichend begründete Kündigungswelle ansteht.

Was sind die Voraussetzungen für die Personalplanung?

Eine erfolgreiche Personalplanung basiert auf verschiedenen Voraussetzungen. Diese lassen sich in fünf übergeordneten Punkten zusammenfassen:

1. Klare Vision: Es müssen klare Unternehmensziele und -strategien vorhanden sein, an denen die Personalplanung ausgerichtet wird. Dazu zählen das Leitbild, die Unternehmenskultur und die Vision einer Organisation.
2. Wissen um den Ist-Zustand: Zu jedem Zeitpunkt müssen den Verantwortlichen in der Personalplanung alle relevanten Informationen über den aktuellen Personalbestand und die vorhandenen Qualifikationen, Fähigkeiten und Kompetenzen der Mitarbeiter vorliegen. Ansonsten ist eine erfolgreiche Planung des Personals ausgeschlossen.
3. Wissen um den Soll-Zustand: Gleichzeitig müssen Sie ebenfalls Kenntnisse über den zukünftigen Personalbedarf und die Anforderungen an Mitarbeiter haben. Dazu zählen sowohl die erforderlichen Qualifikationen als auch die geplanten Entwicklungen im Unternehmen respektive den Abteilungen – nur so kann der benötigte Personalaufwand beziffert werden.
4. Kommunikation: Die Personalplanung ist in vielen Fällen Bindeglied zwischen der Geschäftsführung, den einzelnen Abteilungen und dem Betriebsrat. Damit die Zusammenarbeit reibungslos funktioniert, muss eine regelmäßige Kommunikation mit allen Beteiligten stattfinden.
5. Controlling: Es müssen jederzeit sämtliche sich verändernden Rahmenbedingungen (intern wie extern) in Personalüberlegungen einbezogen werden. Eine kontinuierliche Anpassung und Überprüfung der Personalplanung sind notwendig.

Gibt es Software für die Personalplanung?

Es gibt zahlreiche Softwarelösungen, die den Personalplanungsprozess unterstützen. Diese Personalplanungstools bieten Funktionen wie automatisierte Personalbedarfsanalyse, Personaleinsatzplanung, Bewerbermanagement und Personalentwicklung.

Sie helfen als Software-as-a-Service-Tools (SaaS) oder lokal installierte Software dabei, den gesamten Prozess der Personalplanung effizienter und übersichtlicher zu gestalten. Mit dem Einsatz einer Personalplanungssoftware stellen Unternehmen, dass alle relevanten Informationen zentral und jederzeit verfügbar sind.

Was sind die Vorteile einer guten Personalplanung?

Die Vorteile einer guten und durchdachten Personalplanung reichen von der effizienten Ressourcennutzung bis hin zu zufriedenen Mitarbeitern und einer Senkung der Fluktuationsrate.

Alle primären Vorteile der Personalplanung für Unternehmen und Mitarbeiter im Überblick:

1. Effiziente Nutzung der personellen Ressourcen: Durch eine zielgerichtete Personaleinsatzplanung können Arbeitskräfte effektiv und zielgerichtet eingesetzt werden, was zu einer erhöhten Produktivität und Kosteneffizienz führt. Indem ihre Stärken gefördert und Schwächen ausgemerzt werden, können sie so wertvoller für das Unternehmen werden.
2. Vorausschauende Personalstrategie: Eine strategische Personalplanung ermöglicht es durch umschauendes Handeln, zukünftige Entwicklungen und Herausforderungen frühzeitig zu erkennen. So kann das eigene Personal auf Veränderungen vorbereitet werden, wodurch das Unternehmen gegenüber der Konkurrenz und sich verändernden Marktbedingungen wettbewerbsfähig bleibt.
3. Reduzierung von Personalengpässen und -überschüssen: Durch eine genaue Analyse des Personalbedarfs können Engpässe oder Überschüsse vermieden und dadurch Kosten gespart werden.
4. Attraktiver Arbeitgeber: Eine gute Personalplanung trägt dazu bei, dass das Unternehmen als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen wird. Dies erleichtert die Personalbeschaffung und fördert das Employer Branding – entlang ihrer Stärken eingesetzte und geförderte Arbeitnehmer fungieren als positive Multiplikatoren nach außen.
5. Motivierte und zufriedene Mitarbeiter: Durch gezielte Personalentwicklungsmaßnahmen können Mitarbeiter ihre Qualifikationen, Fähigkeiten und Kompetenzen ausbauen. Durch diese Maßnahmen werden Angestellte zufriedener, werden loyaler und binden sich in der Folge stärker ans Unternehmen.
6. Weniger Fehlbesetzungen und niedrigere Fluktuation: Eine systematische Personalbeschaffung hilft dabei, falsche Personalentscheidungen zu vermeiden und den Personalbedarf mit passenden Bewerbern zu decken. Wer ohne die Erkenntnisse aus der Personalbedarfsplanung rekrutiert, riskiert hingegen Fehlbesetzungen und daraus resultierend eine hohe Fluktuation.
7. Bessere Planbarkeit: Eine laufende und strategische Personalbedarfsplanung ermöglicht es, Maßnahmen im Personalbereich langfristig zu planen und gezielt umzusetzen. Dadurch werden Unvorhersehbarkeiten (siehe Punkt 2) reduziert.

Die Vorteile – Nachteile gibt es nicht – zeigen, wie wichtig eine strategische Personalplanung für den Erfolg eines Unternehmens ist. Sie wirkt sich nicht nur auf interne Prozesse aus, sondern trägt auch zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung bei.