Personalplanung: Ziele, Aufgaben und Bereiche

Personalplanung: Ziele, Arten, Vorteile und Bereiche

Um im Wettbewerb bestehen zu k√∂nnen, ist nicht nur das Produkt oder die Dienstleistung eines Unternehmens entscheidend. Die Mitarbeiter einer Organisation sorgen daf√ľr, dass ein Unternehmen nachhaltig erfolgreich sein kann. In der Personalplanung als wichtigem Bestandteil des Personalmanagements k√ľmmern sich Verantwortliche darum, das richtige Personal zu finden. Wir stellen Ihnen in diesem Artikel alles Wissenswerte zur Personalplanung vor. Sie erfahren, welche Ziele und Aufgaben damit verfolgt werden, welche verschiedenen Arten und Bereiche der Personalplanung es gibt, welche Rolle der Betriebsrat dabei spielt und welche Voraussetzungen f√ľr eine effiziente Personalplanung erf√ľllt sein m√ľssen. Abschlie√üend gehen wir auf die Vorteile einer guten Personalplanung ein.
Inhaltsverzeichnis

Was ist Personalplanung?

Die Personalplanung bezeichnet als Teil des Personalmanagements den Prozess, bei dem ein Unternehmen seinen Personalbedarf systematisch analysiert, ermittelt und anschließend deckt. Dabei befassen sich Verantwortliche sowohl mit der langfristigen als auch der strategischen Personalbedarfsplanung. Ein weiteres Aufgabenfeld ist die kurz- bis mittelfristige, taktische und operative Personaleinsatzplanung.

Im Fokus der Personalplanung stehen die Bereitstellung und Nutzung der ben√∂tigten Arbeitskr√§fte, um die gesteckten operativen und strategischen Unternehmensziele bestm√∂glich zu erreichen. Die Personalplanung ‚Äď oft gleichgesetzt mit dem Begriff Personalbedarfsplanung ‚Äď umfasst unter anderem die Planung des Personaleinsatzes, die Personalbeschaffung, die Personalentwicklung sowie die Personalfreisetzung. Sie k√ľmmert sich also um den gesamten Lebenszyklus des Personals von der Planung bis zum Abschied.

Was sind die Ziele der Personalplanung?

Mit der Personalplanung verfolgen Organisationen mehrere Ziele, die √ľbergeordnet dazu beitragen, den Personalbedarf eines Unternehmens optimal zu decken. Dazu geh√∂ren:

  • Gew√§hrleistung einer optimalen Mitarbeiterstruktur, die den Anforderungen des Unternehmens gerecht wird,
  • Sicherstellung einer ausreichenden Anzahl qualifizierter und auf die Anforderungsprofile der Stellen passender Arbeitskr√§fte, um den Personalbedarf zu decken,
  • Optimierung der Personalkosten durch effiziente Personaleinsatzplanung und Personalentwicklung,
  • Reduzierung von Fehlbesetzungen und Mitarbeiterfluktuation durch gezielte Personalbeschaffung und -entwicklung,
  • Anpassung des Personals an zuk√ľnftige Herausforderungen und Entwicklungen des Unternehmens, der Wettbewerber und des Markts.

Welche Arten der Personalplanung werden unterschieden?

Die Personalplanung kann in drei Arten unterschieden werden: strategisch, taktisch und operativ. Jede der drei Arten verfolgt unterschiedliche Ziele und haben verschiedene Aufgaben.

  1. Strategische Personalplanung: Hierbei handelt es sich um die langfristige Planung, die sich mit der Ausrichtung des Personalbestands an den Unternehmenszielen besch√§ftigt. Dabei werden zuk√ľnftige Entwicklungen und Herausforderungen ber√ľcksichtigt, um die notwendigen Kompetenzen und Qualifikationen der (potenziellen) Mitarbeiter sicherzustellen.
  2. Taktische Personalplanung: Die taktische Personalplanung betrachtet den mittelfristigen Horizont (meist ein bis drei Jahre) und konzentriert sich auf die Anpassung des Personals an ver√§nderte Rahmenbedingungen ‚Äď sowohl intern als auch intern. Hierbei werden intern beispielsweise Umstrukturierungen, Expansionen oder Personalabbau geplant. Externe Faktoren k√∂nnen technologische Entwicklungen (Beispiel: Automatisierung, dadurch andere Stellenanforderungen) oder Marktentwicklungen (Beispiel: Markt w√§chst stark, mehr Mitarbeiter werden ben√∂tigt) sein.
  3. Operative Personalplanung: Die operative und kurzfristige Planung umfasst die t√§gliche, w√∂chentliche oder monatliche Personaleinsatzplanung und ist f√ľr die effiziente Organisation des Arbeitsalltags der Mitarbeiter von Bedeutung. Hierbei geht es um die Zuordnung von Aufgaben und Zust√§ndigkeiten, Schichtplanung und Urlaubsplanung.

Nicht f√ľr jede Art der Personalplanung sind zwingend dieselben Personen zust√§ndig. Die operative Personalplanung √ľbernehmen beispielsweise teilweise auch Abteilungsleiter ‚Äď strategisch und taktisch liegt die Verantwortung meist bei der Gesch√§ftsf√ľhrung oder den Personalverantwortlichen.

Was sind die Bereiche der Personalplanung?

Die Personalplanung umfasst verschiedene Teilbereiche, die in der Praxis unterschieden werden. Diese Teilbereiche verfolgen unterschiedliche Ziele, besitzen andere Aufgaben und werden daher nicht selten von verschiedenen Mitarbeitern betreut. Zu den Teilbereichen gehören:

  • Personalbedarfsplanung,¬†
  • Personalbestandsplanung,¬†
  • Personalbeschaffung,¬†
  • Personalentwicklung und¬†
  • Personalfreisetzungsplanung.

Personalbedarfsplanung

In diesem Teilbereich wird der zuk√ľnftige Personalbedarf des Unternehmens ermittelt. Bei der Planung werden Faktoren wie der Bedarf an Arbeitskr√§ften, Qualifikationen und Kompetenzen der zuk√ľnftigen Mitarbeiter ber√ľcksichtigt. Die Aufgaben und Ma√ünahmen in diesem Bereich sind strategischer Natur und besch√§ftigen sich mit der Zukunft der Organisation.

Personalbestandsplanung

Die Personalbestandsplanung befasst sich mit der Analyse und Bewertung des bestehenden Mitarbeiterstamms. Daf√ľr wird der Ist-Zustand ermittelt und mit dem Soll-Zustand verglichen, um eventuelle Qualifikationsl√ľcken oder fehlendes Personal zu identifizieren und notwendige Ma√ünahmen abzuleiten.

Personalbeschaffung

Die Aufgabe der Personalbeschaffung ist die Gewinnung neuer Mitarbeiter (Auszubildende, Studenten, Praktikanten, Fachkr√§fte, F√ľhrungskr√§fte). Sie umfasst den gesamten Recruiting-Prozess ‚Äď von der Ausschreibung der Stellen und dem Bewerbermanagement √ľber die Personalauswahl bis hin zur Einstellung des Mitarbeiters und zum Onboarding.

In der Personalbeschaffung orientieren sich Verantwortliche (Recruiter) an den Ergebnissen aus der Personalbedarfs- und Personalbestandsplanung. Nur so kann gewährleistet werden, dass die richtigen Mitarbeiter mit den passenden Qualifikationen und Fähigkeiten eingestellt werden.

Personalentwicklung

In diesem Bereich werden Maßnahmen zur Förderung und Weiterbildung der Mitarbeiter geplant und umgesetzt. Zur Personalentwicklung zählen unter anderem Schulungen, Seminare, Coachings, Trainings und interne Weiterbildungsprogramme.

Im Hinblick auf die Mitarbeiterzufriedenheit und Mitarbeiterbindung ist die Personalentwicklung einer der wichtigsten Bestandteile der Personalplanung.

Personalfreisetzungsplanung

Die Personalfreisetzungsplanung besch√§ftigt sich mit der Reduzierung oder Umstrukturierung von Personalbest√§nden. Die Personalfreisetzung kann durch K√ľndigungen, Altersteilzeit, Vorruhestandsregelungen oder interne Versetzungen der Mitarbeiter erfolgen.

Ist der Betriebsrat bei der Personalplanung zu beteiligen?

Gem√§√ü Paragraf 92 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) hat der Betriebsrat bei der Personalplanung ein Mitbestimmungsrecht. Das Unternehmen ist gem√§√ü BetrVG verpflichtet, den Betriebsrat regelm√§√üig √ľber die Personalplanung und alle damit verbundenen Ma√ünahmen zu informieren und dessen Vorschl√§ge zu ber√ľcksichtigen.

Bei strittigen Fragen oder Uneinigkeit kann eine Einigungsstelle eingeschaltet werden, um eine L√∂sung zu finden. Gerade bei der Personalfreisetzungsplanung schreitet der Betriebsrat rein ‚Äď beispielsweise, wenn eine aus deren und der Sicht der betroffenen Mitarbeiter nicht ausreichend begr√ľndete K√ľndigungswelle ansteht.

Was sind die Voraussetzungen f√ľr die Personalplanung?

Eine erfolgreiche Personalplanung basiert auf verschiedenen Voraussetzungen. Diese lassen sich in f√ľnf √ľbergeordneten Punkten zusammenfassen:

  1. Klare Vision: Es m√ľssen klare Unternehmensziele und -strategien vorhanden sein, an denen die Personalplanung ausgerichtet wird. Dazu z√§hlen das Leitbild, die Unternehmenskultur und die Vision einer Organisation.
  2. Wissen um den Ist-Zustand: Zu jedem Zeitpunkt m√ľssen den Verantwortlichen in der Personalplanung alle relevanten Informationen √ľber den aktuellen Personalbestand und die vorhandenen Qualifikationen, F√§higkeiten und Kompetenzen der Mitarbeiter vorliegen. Ansonsten ist eine erfolgreiche Planung des Personals ausgeschlossen.
  3. Wissen um den Soll-Zustand: Gleichzeitig m√ľssen Sie ebenfalls Kenntnisse √ľber den zuk√ľnftigen Personalbedarf und die Anforderungen an Mitarbeiter haben. Dazu z√§hlen sowohl die erforderlichen Qualifikationen als auch die geplanten Entwicklungen im Unternehmen respektive den Abteilungen ‚Äď nur so kann der ben√∂tigte Personalaufwand beziffert werden.
  4. Kommunikation: Die Personalplanung ist in vielen F√§llen Bindeglied zwischen der Gesch√§ftsf√ľhrung, den einzelnen Abteilungen und dem Betriebsrat. Damit die Zusammenarbeit reibungslos funktioniert, muss eine regelm√§√üige Kommunikation mit allen Beteiligten stattfinden.
  5. Controlling: Es m√ľssen jederzeit s√§mtliche sich ver√§ndernden Rahmenbedingungen (intern wie extern) in Personal√ľberlegungen einbezogen werden. Eine kontinuierliche Anpassung und √úberpr√ľfung der Personalplanung sind notwendig.

Gibt es Software f√ľr die Personalplanung?

Es gibt zahlreiche Softwarel√∂sungen, die den Personalplanungsprozess unterst√ľtzen. Diese Personalplanungstools bieten Funktionen wie automatisierte Personalbedarfsanalyse, Personaleinsatzplanung, Bewerbermanagement und Personalentwicklung.

Sie helfen als Software-as-a-Service-Tools (SaaS) oder lokal installierte Software dabei, den gesamten Prozess der Personalplanung effizienter und √ľbersichtlicher zu gestalten. Mit dem Einsatz einer Personalplanungssoftware stellen Unternehmen, dass alle relevanten Informationen zentral und jederzeit verf√ľgbar sind.

Was sind die Vorteile einer guten Personalplanung?

Die Vorteile einer guten und durchdachten Personalplanung reichen von der effizienten Ressourcennutzung bis hin zu zufriedenen Mitarbeitern und einer Senkung der Fluktuationsrate.

Alle prim√§ren Vorteile der Personalplanung f√ľr Unternehmen und Mitarbeiter im √úberblick:

  1. Effiziente Nutzung der personellen Ressourcen: Durch eine zielgerichtete Personaleinsatzplanung k√∂nnen Arbeitskr√§fte effektiv und zielgerichtet eingesetzt werden, was zu einer erh√∂hten Produktivit√§t und Kosteneffizienz f√ľhrt. Indem ihre St√§rken gef√∂rdert und Schw√§chen ausgemerzt werden, k√∂nnen sie so wertvoller f√ľr das Unternehmen werden.
  2. Vorausschauende Personalstrategie: Eine strategische Personalplanung erm√∂glicht es durch umschauendes Handeln, zuk√ľnftige Entwicklungen und Herausforderungen fr√ľhzeitig zu erkennen. So kann das eigene Personal auf Ver√§nderungen vorbereitet werden, wodurch das Unternehmen gegen√ľber der Konkurrenz und sich ver√§ndernden Marktbedingungen wettbewerbsf√§hig bleibt.
  3. Reduzierung von Personalengp√§ssen und -√ľbersch√ľssen: Durch eine genaue Analyse des Personalbedarfs k√∂nnen Engp√§sse oder √úbersch√ľsse vermieden und dadurch Kosten gespart werden.
  4. Attraktiver Arbeitgeber: Eine gute Personalplanung tr√§gt dazu bei, dass das Unternehmen als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen wird. Dies erleichtert die Personalbeschaffung und f√∂rdert das Employer Branding ‚Äď entlang ihrer St√§rken eingesetzte und gef√∂rderte Arbeitnehmer fungieren als positive Multiplikatoren nach au√üen.
  5. Motivierte und zufriedene Mitarbeiter: Durch gezielte Personalentwicklungsmaßnahmen können Mitarbeiter ihre Qualifikationen, Fähigkeiten und Kompetenzen ausbauen. Durch diese Maßnahmen werden Angestellte zufriedener, werden loyaler und binden sich in der Folge stärker ans Unternehmen.
  6. Weniger Fehlbesetzungen und niedrigere Fluktuation: Eine systematische Personalbeschaffung hilft dabei, falsche Personalentscheidungen zu vermeiden und den Personalbedarf mit passenden Bewerbern zu decken. Wer ohne die Erkenntnisse aus der Personalbedarfsplanung rekrutiert, riskiert hingegen Fehlbesetzungen und daraus resultierend eine hohe Fluktuation.
  7. Bessere Planbarkeit: Eine laufende und strategische Personalbedarfsplanung ermöglicht es, Maßnahmen im Personalbereich langfristig zu planen und gezielt umzusetzen. Dadurch werden Unvorhersehbarkeiten (siehe Punkt 2) reduziert.

Die Vorteile ‚Äď Nachteile gibt es nicht ‚Äď zeigen, wie wichtig eine strategische Personalplanung f√ľr den Erfolg eines Unternehmens ist. Sie wirkt sich nicht nur auf interne Prozesse aus, sondern tr√§gt auch zu einer h√∂heren Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung bei.