Personaleinsatzplanung: Definition, Ziele, Arten, Vorteile

Definition: Was ist die Personaleinsatzplanung?

Die Personaleinsatzplanung (oft nur mit PEP abgekürzt) beschäftigt sich mit der Einsatzplanung der Mitarbeiter im Unternehmen und ist ein Bestandteil der Personalplanung. Arbeitgebern kommt die Aufgabe zu, ihre Mitarbeiter durch eine vorausschauende Planung in Form eines Dienstplanes oder Schichtplanes effizient einzusetzen.

Das heißt: Die Personaleinsatzplanung verteilt die Mitarbeiter nach Bedarf und gemäß einer Kosten-Nutzen-Relation auf die bestehenden Tätigkeiten und Arbeitsplätze. Zudem bildet die PEP die Grundlage für Personalentscheidungen im Betrieb. Dazu zählen unter anderem Neueinstellungen, Versetzungen, Weiterbildungen und auch Entlassungen.

Häufig werden die Begriffe Schichtplanung und Dienstplanung mit der Personaleinsatzplanung gleichgesetzt, was nicht ganz korrekt ist – Schichtpläne und Dienstpläne sind weniger weit gefasst und operativ, die PEP ist hingegen strategisch angelegt.

Warum ist die Personaleinsatzplanung wichtig?

Mit der Personaleinsatzplanung werden die Angestellten des Unternehmens ihren Stellen zugeordnet. Dabei sind zeitliche Aspekte ebenso wichtig wie die Qualifikation der Mitarbeiter. Das Personal richtig einzusetzen und den Personalbedarf im Rahmen der PEP zu ermitteln, ist deshalb wichtig, 

• um reibungslose Arbeitsabläufe zu schaffen, 
• die Effizienz zu verbessern, 
• auf langfristige Sicht die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu steigern und
• so für ein besseres Betriebsklima zu sorgen.

Welche Ziele hat die Personaleinsatzplanung?

Eines der Hauptziele der Personaleinsatzplanung ist die Ermittlung des tatsächlichen Personalbedarfs im Unternehmen. Dies umfasst Neueinstellungen oder Austritte, aber auch saisonale Spitzenzeiten oder saisonale Schwankungen. Elternzeiten, Mutterschutz oder längerfristige Krankheitsausfälle gehören ebenfalls dazu.

Ermittlung des Bedarfs an Personal

Durch eine möglichst genaue Personalbedarfsplanung können Arbeitgeber das zu erwartende Arbeitsvolumen ermitteln, das die Basis für die bedarfsorientierte Planung bildet.

Dabei erfolgt die Analyse des Bedarfs an Personal auf der Grundlage der unternehmens- und branchenabhängigen „Bedarfstreiber“. Bedarfstreiber sind Kennzahlen oder Umstände, an denen sich ablesen lässt, wie viel Personal benötigt wird – beispielsweise Kommissionsmengen, Kundenanzahl, Umsatzdaten oder die grundlegende Auftragslage.

Langfristige Personaleinsatzplanung

Nach der Ermittlung des Personalbedarfs folgt die Analyse der Personalstruktur. Stehen dem Arbeitgeber ausreichend Mitarbeiter zur Verfügung, um den ermittelten Personalbedarf abdecken zu können? Ist dies nicht der Fall, bedarf es der Neueinstellung von Mitarbeitern oder der Weiterbildung von bestehenden Arbeitnehmern.

Planung von Personal auf Arbeitsplätze und Schichten

Ein weiteres Ziel ist es, alle verfügbaren Arbeitnehmer entlang ihrer Stärken und Verfügbarkeit auf die zu besetzenden Positionen und Schichten zu verteilen. Wichtig ist dabei, dass der Arbeitgeber Betriebsvereinbarungen, gesetzliche Vorgaben und individuelle Vorstellungen des Personals berücksichtigt.

Arbeitet das Unternehmen mit Arbeitszeitmodellen, sind diese bei der Personalplanung ebenfalls zu berücksichtigen.

Welche Arten von Personaleinsatzplanung gibt es?

Hinsichtlich der Personaleinsatzplanung werden drei Arten unterschieden – qualitative, quantitative und zeitliche PEP. Wir stellen Ihnen alle drei im Detail vor.

Qualitative PEP

Bei der qualitativen Personaleinsatzplanung ermitteln Sie die Qualifikation der einzelnen Mitarbeiter im Unternehmen. Welche Fähigkeiten haben verschiedene Arbeitnehmer? Können sie möglicherweise in Zukunft anderen Aufgaben zuordnen werden? Besteht die Möglichkeit, dass der Mitarbeiter den Arbeitsplatz wechselt und somit effektiver eingesetzt werden kann? Maßnahmen zur Weiterbildung spielen in diesem Bereich eine zentrale Rolle.

Innerhalb der qualitativen Personaleinsatzplanung können Sie als Arbeitgeber auch die Möglichkeit des Outsourcings in Betracht ziehen, um auf die veränderten Anforderungen an die Qualifikation und das Know-how der Mitarbeiter zu reagieren.

Quantitative PEP

Bei dieser Art der Personaleinsatzplanung ermitteln Sie, ob sich der zukünftige Personalbedarf mit dem Bedarf, der zu erwarten ist, deckt. Um hierbei genaue Werte zu ermitteln, sind auch die Abgänge an Mitarbeitern zu berücksichtigen – ebenso die zu erwartenden Zugänge.

Zeitliche PEP

Im Bereich der zeitlichen Personaleinsatzplanung beachten Sie die saisonalen Spitzen oder auch Flauten. So muss ein Einzelhändler beispielsweise während des Weihnachtsgeschäfts mehr Personal einplanen als zu „normalen“ Einkaufszeiten, ein Landwirt benötigt mehr Arbeitskräfte zur Erntezeit als außerhalb davon und ein Cafébetreiber mehr Personal im Frühling und Sommer als im Herbst und Winter.

Wie funktioniert die Personaleinsatzplanung in der Praxis?

Um Fehlzeiten und Personalengpässen im Unternehmen zu vermeiden, ist die PEP ein wichtiges Planungsmittel. Sie zeichnet sich vor allem durch die planerische und theoretische Herangehensweise aus, die die Mitarbeiter in Bezug auf

• ihren Arbeitsort oder ihre Arbeitsstelle,
• ihre Qualifikation und Fachkompetenz sowie 
• ihren Zeiteinsatz auf Basis des Arbeitsvertrages

effizient einteilt. Allerdings sollten Sie in der Praxis berücksichtigen, dass die Mitarbeiter nicht ohne Grund versetzt werden können – wenn ihnen eine feste Position zugesagt wurde.

Ansonsten erfolgt die Planung und Einteilung anhand der drei genannten Arten der Personaleinsatzplanung.

Welche Vorteile bietet die Personaleinsatzplanung?

Durch die effiziente Einsatzplanung der Mitarbeiter werden Überstunden reduziert und teure Leerlaufzeiten vermieden – gleichzeitig steigen Produktivität und Qualität der Waren oder Dienstleistungen.

Darüber hinaus bringt eine durchdachte Personaleinsatzplanung weitere Vorteile:

• Reduzierung von Unproduktivität und Erhöhung der Produktivität und Effizienz,
• weniger Personalengpässe,
• Personaleinsatz ist optimierter, was Kosten spart,
• flexiblere Arbeitszeitgestaltung für die Mitarbeiter,
• bessere Reaktion auf unterschiedliche Auslastungsquoten, 
• verbesserte Transparenz über Personalkosten.

Wer ist für die Personaleinsatzplanung verantwortlich?

In den meisten Unternehmen ist die Unternehmensleitung für die strategische Personaleinsatzplanung sowie die Mitarbeiterführung verantwortlich. Sie entscheidet, ob Standorte; Abteilungen oder einzelne Teams Unterstützung benötigen oder Stellen neu besetzt werden müssen.

Bei der Personalabteilung liegt die operative Verantwortlichkeit. Als Mitarbeiter der Personalabteilung ermitteln Sie den Bedarf an Arbeitnehmern, behalten den Überblick über Veränderungen in den Abteilungen, über neu zu besetzende Stellen und unterstützen Ihre Vorgesetzten respektive die Führungskräfte von Teams und Abteilungen bei der Planung neuer Mitarbeiter.

Eine enge Kommunikation zwischen der Geschäftsleitung und der Personalabteilung ist daher unerlässlich und eine wichtige Basis für eine funktionierende Personaleinsatzplanung.

Welche rechtlichen Vorschriften zur Personaleinsatzplanung gibt es?

Bei der Personaleinsatzplanung müssen sich die Arbeitgeber an verschiedene gesetzliche Vorgaben halten. Dazu zählen unter anderem gesetzliche Regelungen, tarifvertragliche Vorgaben und auch Punkte, die durch individuelle Vereinbarungen oder interne Betriebsvereinbarungen abgeschlossen wurden.

Folgende Bestimmungen müssen jederzeit beachtet werden:

• Arbeitszeitgesetz (Regelungen zu Arbeitszeiten),
• Gesetz über die Teilzeitarbeit und befristete Arbeitsverträge,
• Gesetz zur Regelung des allgemeinen Mindestlohns,
• Betriebsverfassungsgesetz.

Zudem ist auch die Datenschutz-Grundverordnung, die DSGVO, vollständig abzubilden – beispielsweise, wenn es um die Speicherung von Daten geht.

Gibt es branchenspezifische Unterschiede bei der Personaleinsatzplanung?

Jede Branche hat andere Anforderungen an die PEP. Bei der Planung des Einsatzes der Arbeitnehmer im produzierenden Gewerbe spielen beispielsweise der demografische Wandel, die Individualisierung und Automatisierung eine tragende Rolle. Diese äußeren Einflüsse machen die Einsatzplanung der Mitarbeiter nicht gerade einfach, weshalb die Schichtplanung bedarfsoptimiert und im Sinne des Unternehmens und der Mitarbeiter erfolgen sollte.

Im Handel sind es beispielsweise andere Anforderungen. In dieser Branche muss die Personaleinsatzplanung die Kundenfrequenz, Bestellzahlen und teilweise sogar das Wetter berücksichtigen.

In einem Dienstleistungsunternehmen wie einer Gastronomie oder einem Callcenter hingegen muss das Personal punktgenau geplant werden, um alle Kunden zufriedenzustellen – was gerade in solchen Branchen aufgrund des Fachkräftemangels eine große Herausforderung ist.

Kurzum: Es gibt in jeder Branche andere Anforderungen an die Personalbedarfsplanung.

Kann die Personaleinsatzplanung durch Software unterstützt werden?

Mit einer entsprechenden Software lässt sich die Personalplanung um einiges einfacher durchführen. Diese Personalplanungstools sind so gestrickt, dass Sie Schichtpläne und Dienstpläne damit erstellen und verwalten können. Dabei dient die Software als zentrale Plattform, um Arbeitszeiten und alles Verknüpfte zu kommunizieren.

Welche Software eignet sich für die Personaleinsatzplanung?

Der Markt bietet diverse Softwareprogramme, mit denen Sie die Personaleinsatzplanung im Unternehmen durchführen können. Bei der Auswahl des Programmes sollten Sie – falls verfügbar – auf Branchenlösungen zugreifen, um die weiter oben erklärten branchenspezifischen Unterschiede abbilden zu können.

Eine verlässliche Software für die Personaleinsatzplanung überzeugt in erster Linie mit drei Hauptfunktionen:

• Dynamische Dienstpläne und Schichtpläne erstellen: Mit derPEP-Software können Sie Schichtpläne erstellen und kommunizieren, sodass jeder Mitarbeiter weiß, wo und woran er arbeitet.
• Engpässe erkennen: Mit entsprechenden Personaleinsatzplanungs-Tools erkennen Nutzer schnell, wo es aufgrund von Krankheitsfällen oder Urlaub von Mitarbeitern zu Engpässen kommt und können entsprechend dagegenwirken.
• Arbeitszeiten abrechnen: Die Tools für PEP bieten häufig die Möglichkeit, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter in die Vergütung einfließen zu lassen. Damit diese Möglichkeit gegeben ist, haben viele Softwareanbieter ein Zeiterfassungssystem integriert.

Welche Vorteile bietet PEP-Software?

Die manuelle Einteilung der Mitarbeiter in Dienst- und Schichtpläne nimmt viel Zeit in Anspruch – diesen hohen Verwaltungsaufwand möchten Unternehmen gerne vermeiden. Hinzu kommt, dass bei der Planung eine Vielzahl an gesetzlichen Vorschriften, betriebsinternen Vereinbarungen und Wünschen der Mitarbeiter berücksichtigt werden müssen.

Eine PEP-Software deckt alle diese Punkte ab und bietet Ihnen diese Vorteile:

• Mehr Effizienz,
• Planung in Echtzeit,
• besserer Überblick,
• verbesserte Kommunikation mit den Mitarbeitern,
• Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit,
• Einhaltung von arbeitsrechtlichen Anforderungen und
• Datenschutzkonformität.

Checkliste für eine erfolgreiche Personaleinsatzplanung

Bevor Sie überhaupt mit der Personaleinsatzplanung beginnen, müssen Sie zuerst die Ziele im Unternehmen festlegen. Anschließend gehen Sie an die Einsatzplanung des Personals, die wie folgt aussieht: 

1. Bestimmen Sie den Personalbedarf: Ermitteln Sie die voraussichtliche Arbeitsbelastung in Ihrem Unternehmen exakt und analytisch. Dieser Punkt ist die Grundlage für die bedarfsoptimierte PEP und beruht auf Faktoren wie Beleggrößen, Umsatzdaten, Anruf- oder Kundenvolumen oder Auftragsvolumen – je nach Branche und Art der Arbeit.
2. Behalten Sie die Einsatzpläne im Blick: Der zweite Schritt beinhaltet die Untersuchung der Personalstruktur. Nach die erforderliche Mitarbeiteranzahl ermittelt wurde, prüfen Sie, ob Ihnen genügend Personal zur Verfügung steht.
3. Weisen Sie die Mitarbeiter zu Arbeitsplätzen oder Schichten zu: Hier wird das verfügbare Personal zu den zu besetzenden Arbeitsplätzen oder Schichten zugeteilt. Dabei werden individuelle Normen, Arbeitsverträge, gesetzliche Regelungen sowie eventuell vorhandene Arbeitszeitmodelle berücksichtigt.

Nicht in jedem Unternehmen läuft der Prozess exakt wie beschrieben ab – die drei übergeordneten Schritte geben Ihnen jedoch erste Anhaltspunkte, wie Sie eine systematische und zielführende Personaleinsatzplanung vornehmen.