Gründe und Lösungen für den Fachkräftemangel

Was sind die Gründe für den Fachkräftemangel?

Laut Institut der deutschen Wirtschaft fehlten bereits vom Sommer 2021 bis Sommer 2022 538.000 Fachkräfte in Deutschland. Im Jahr 2026 hat sich diese Lücke aktuellen Marktdaten und Prognosen zufolge auf deutlich über 600.000 unbesetzte Stellen vergrößert. Vor allem im Gesundheitswesen, im klassischen Handwerk sowie im IT-Sektor hat sich die Lage massiv zugespitzt.

Das ist eine fast unglaubliche Zahl, die den hohen Bedarf und die vielen offenen Stellen, die faktisch nicht besetzt werden können, offenbart. Diese Entwicklung des deutschen Arbeitsmarktes hat verschiedene Gründe:

• Demografischer Wandel: Die deutsche Gesellschaft verändert sich und das nicht zwingend zum Vorteil des Arbeitsmarktes. Zum einen wird Deutschland immer älter. Die geburtenstarken Jahrgänge der 50er und 60er Jahre gehen nach und nach in Rente. Gleichzeitig ist die Geburtenrate der letzten Jahre und Jahrzehnte zu gering, um diese Lücke zu schließen, die durch immer frühere Renteneintritte sogar noch vergrößert wird. Deutschland als Einwanderungsland kann zwar durch Zuzug aus dem Ausland entgegenwirken, das reicht allerdings kaum aus.
• Digitalisierung: Die zunehmende Digitalisierung kann langfristig zu einem geringeren Bedarf an Arbeitskräften führen, weil Aufgaben und Prozesse optimiert oder vielleicht sogar ganz automatisiert werden. Der flächendeckende Siegeszug Generativer KI hat bis 2026 zudem zu einer regelrechten Job-Evolution geführt: Intelligente Systeme kompensieren den Mangel in Teilbereichen aktiv, indem sie Routineaufgaben übernehmen und Berufsbilder tiefgreifend verändern. Allerdings schafft das auch neue Jobs mit höheren Anforderungen, die nun erst einmal durch qualifiziertes Personal besetzt werden müssen.
• Veränderte Arbeitswelt: Auch die Arbeitswelt verändert sich – und das nicht nur auf technologischer Ebene. Junge Talente haben nun höhere Ansprüche an ihre Karriere, den Arbeitgeber, die eigene Work-Life-Balance. Dabei geht es dann zum Beispiel um eine verkürzte Arbeitszeit. Spezifische New-Work-Modelle wie die 4-Tage-Woche sind heute längst kein Nischenthema mehr, sondern ein zentrales Werkzeug im Wettbewerb um Talente. Bei der älteren Generation ist der Trend zum früheren Renteneintritt zu beobachten. Das führt wiederum zu mehr offenen Stellen bzw. zu Stellen, die nicht zwingend in Vollzeit besetzt werden. Der moderne Arbeitnehmer arbeitet nicht einfach nur mehr um jeden Preis, das eigene Privat- oder Familienleben steht ebenso im Fokus.
• Zudem ist die Arbeitswelt globaler geworden. Fachkräfte sind bereit, für die richtige Stelle ins Ausland zu gehen oder können in einigen Branchen vielleicht sogar aus dem Homeoffice agieren. Damit entsteht eine internationale Konkurrenzsituation.
• Regionale Besonderheiten: Regionen, die als strukturschwach gelten oder ein schlechtes Image als Wohnort haben, haben es schwer, Fachkräfte anzulocken. Die regionalen Disparitäten zeigen sich auf dem heutigen Arbeitsmarkt extrem deutlich: Während florierende Ballungszentren weiterhin Fachkräfte anziehen und die Städte immer beliebter werden, haben ländliche Gebiete massive Probleme, Nachwuchs zu finden und ihre Gemeinden mit Leben zu füllen. In der Folge stehen vor allem kleine und mittelständische Betriebe vor der Herausforderung, die eigenen Standortnachteile auszugleichen.
• Ausbildung vs. Studium: Es ist seit mehr als 20 Jahren eine gegenläufige Entwicklung von angefangenen Ausbildungen und Studienanfängern auszumachen. Der Trend, dass mehr Menschen ein Studium beginnen als eine Ausbildung, verfestigte sich bereits in den 2010er Jahren; 2020 sanken beide Zahlen pandemiebedingt, wobei das Studium zahlenmäßig bereits zuvor vorne lag. Für viele Branchen ist das ein Problem, da sie nur über das Ausbildungssystem ihre eigenen Fachkräfte ausbilden können. Der gesellschaftliche Fokus auf das Studium hat sicherlich mit dem besseren Image und den vermeintlich besseren Gehaltsperspektiven zu tun.

Konkrete Auswirkungen des Fachkräftemangels auf den Mittelstand

Für viele kleine und mittelständische Unternehmen ist der personelle Engpass längst keine abstrakte Prognose mehr, sondern spürbare Realität im Tagesgeschäft. Die unmittelbarste Folge zeigt sich oft im Bereich der Auftragsabwicklung. Unternehmen müssen lukrative Anfragen ablehnen oder lange Wartezeiten kommunizieren, was langfristig die Wettbewerbsfähigkeit und das Umsatzwachstum massiv hemmt. Gleichzeitig steigt der Druck auf die verbleibende Belegschaft enorm an.

Wenn weniger Köpfe die gleiche oder gar mehr Arbeit bewältigen müssen, nehmen Überstunden zu und das Risiko für Überlastungen wächst. Dies kann eine fatale Abwärtsspirale auslösen, da gestresste Mitarbeiter häufiger krankheitsbedingt ausfallen oder das Unternehmen auf der Suche nach besseren Arbeitsbedingungen ganz verlassen. Zudem bleibt in personell unterbesetzten Betrieben oftmals die strategische Weiterentwicklung auf der Strecke. Wenn das gesamte Team ausschließlich im operativen Tagesgeschäft gebunden ist, fehlen schlichtweg die zeitlichen und mentalen Kapazitäten für Innovationen und die Erschließung neuer Geschäftsfelder.

Wie können Unternehmen auf den Fachkräftemangel reagieren?

Einige Aspekte, die zum Fachkräftemangel führen, lassen sich nur gesamtgesellschaftlich lösen. Es gibt allerdings dennoch Lösungsstrategien, die jedes Unternehmen für sich verfolgen kann und muss.

• Employer Branding: Um die auf dem Arbeitsmarkt verbleibenden Fachkräfte vom eigenen Unternehmen überzeugen zu können, ist es wichtig, als attraktiver Arbeitgeber aufzutreten und wahrgenommen zu werden. Heute spricht man bei Strategien, die genau das bewirken sollen, vom Employer Branding. Die Zeiten, in denen der Arbeitnehmer das Unternehmen überzeugen musste, sind vorbei. Heute muss sich das Unternehmen zunächst Gedanken darüber machen, mit welchen Mitteln sich die geeigneten Bewerber finden und überzeugen lassen.
• Arbeitgeberattraktivität und Benefits: Die Attraktivität eines Unternehmens als Arbeitgeber hängt zunehmend von den Arbeitsbedingungen ab. Arbeitnehmer lassen sich nicht nur alleine mit Geld oder Karrierechancen überzeugen. Die grundsätzlichen Rahmenbedingungen müssen stimmen. Dabei geht es zum Beispiel um flexible Arbeitszeitmodelle, eigenverantwortliches Arbeiten, flache Hierarchien oder andere Benefits wie Zuschüsse, Rabatte o.ä. Bewerber wissen meist um ihren Preis, weshalb das Gehalt alleine kein Faktor mehr ist. Ein modernes Unternehmen muss eine Arbeitsatmosphäre kreieren, in der sich die Belegschaft wohlfühlt und entfalten kann.
• Recruiting und Bewerbungsprozess: Der Bewerbungsprozess sollte hinterfragt und modernisiert werden. Auf welchen Portalen werden die Bewerber gefunden und angesprochen? Wie ist die Stellenanzeige formuliert? Wie präsentiert sich das Unternehmen auf der eigenen Karriereseite? Lassen sich soziale Medien nutzen, um noch mehr Bewerber zu erreichen – vielleicht sogar die, die gerade nicht aktiv auf der Suche sind? Außerdem sollten die Anforderungen für eine Bewerbung nicht zu hoch sein. Dicke Bewerbungsmappen mit vielen Unterlagen sind heute kaum mehr zeitgemäß. Der Bewerbungsprozess als solcher sollte möglichst zügig vonstattengehen und transparent gestaltet werden.
• Mitarbeiterbindung: Der Fachkräftemangel kann auf der einen Seite natürlich mit neuem Personal gelöst werden. Es ist allerdings genauso wichtig, die schon vorhandenen Fachkräfte langfristig zu halten. Die Mitarbeiterbindung ist fester Bestandteil jeder Personalstrategie. Diese umfasst verschiedene Aspekte von der Mitarbeiterführung, der Feedbackkultur, dem Unternehmensleitbild über die Arbeitsplatzausstattung bis zu den konkreten Aufgabengebieten, Verantwortlichkeiten oder Aufstiegschancen. Mitarbeiter, die sich mit dem Unternehmen, seinen Werten und Zielen identifizieren können, werden den Arbeitsplatz weniger wahrscheinlich wechseln wollen.
• Ausbildung und Weiterbildung: Wenn der Arbeitsmarkt keine Fachkräfte hergibt, sollte man verstärkt in das eigene Ausbildungsprogramm investieren. Das beginnt bereits bei Praktika oder Ferienjobs, um potenzielle Auszubildende kennenzulernen und für die eigene Firma zu begeistern. Hierfür lohnt sich die Zusammenarbeit mit Schulen oder anderen Bildungseinrichtungen. Eine andere Möglichkeit besteht in regelmäßigen Weiterbildungen für die Mitarbeiter. So wirken Unternehmen dem Fachkräftemangel intern entgegen und stärken zudem noch die Mitarbeiterbindung.
• Diversität und internationale Rekrutierung: Nicht wenige Branchen, in denen Fachkräfte gebraucht werden, gelten nach wie vor als von Männern geprägt. Hier lässt sich ansetzen, wenn die Personalstrategie gezielt Frauen oder andere Zielgruppen anspricht und fördert. Außerdem sorgt das Thema Diversität für ein modernes Unternehmensprofil, welches wiederum zum Employer Branding beiträgt. Zudem ist es für eine weitsichtige Personalplanung heute zwingend geboten, den Blick ins Ausland zu werfen. Für die strategische Planung von Unternehmen sind die aktualisierten politischen Rahmenbedingungen essenziell: Das Fachkräfteeinwanderungsgesetz und dessen konsequente Weiterentwicklungen und Entbürokratisierungen erleichtern den Zuzug enorm. Von dort können nun deutlich effizienter Fachkräfte angeworben werden, die hier fehlen.
• Digitalisierung, Automatisierung, Auslagerung: Die Folgen des Fachkräftemangels können nur bis zu einem gewissen Grad durch Personalstrategien aufgefangen werden. Es ist außerdem unumgänglich, die Möglichkeiten moderner Technologien zu nutzen, um Prozesse zu optimieren. So lassen sich mit einer verstärkten Digitalisierungsstrategie Ressourcen sparen, durch die Automatisierung von Routineaufgaben können Mitarbeiter ihren Kernaufgaben nachkommen und mit As-a-Service-IT-Lösungen kann der IT-Bedarf in Teilen ausgelagert und flexibler gestaltet werden.

Potenziale durch Automatisierung und Digitalisierung

Wenn der Arbeitsmarkt nicht genügend passendes Personal hergibt, müssen Unternehmen neue Wege gehen, um ihre Produktivität langfristig zu sichern. Hier bieten moderne Technologien einen entscheidenden Hebel, um fehlende Fachkräfte zumindest in Teilen zu kompensieren. Durch die gezielte Automatisierung von standardisierten Prozessen lassen sich Routineaufgaben heute wesentlich effizienter bewältigen.

So übernimmt beispielsweise KI in der Buchhaltung zunehmend die Rechnungsstellung und vorbereitende Aufgaben, während smarte Systeme auch wiederkehrende administrative Tätigkeiten im Personalwesen und Kundenservice effizient abwickeln. Der zunehmende Einsatz von intelligenten Softwaresystemen ermöglicht es Unternehmen zudem, Arbeitsabläufe zu beschleunigen und Fehlerquoten zu minimieren. Ziel dieser technologischen Maßnahmen ist es nicht, menschliche Arbeitskraft pauschal zu ersetzen, sondern die wertvollen, bereits vorhandenen Mitarbeiter gezielt von monotonen Aufgaben zu entlasten.

Die freigewordenen Kapazitäten können so direkt für wertschöpfende, strategische und komplexe Aufgaben genutzt werden, die menschliches Urteilsvermögen zwingend erfordern. Auf diese Weise steigern Unternehmen nicht nur ihre Effizienz, sondern gestalten gleichzeitig die Arbeitsplätze für ihre bestehende Belegschaft deutlich attraktiver und zukunftsfähiger.

Mit Personalstrategien und Digitalisierungsbemühungen gegen den Fachkräftemangel

Der Fachkräftemangel ist real und wird einige Branchen zu Veränderungen zwingen. Unternehmen können vor allem durch eine moderne Personalstrategie im Sinne eines Employer Branding auf diese Entwicklung reagieren. Neue Talente müssen gefunden und überzeugt werden. Das bestehende Fachwissen im Unternehmen muss gehalten und weiter ausgebaut werden. Auch der Blick auf den eigenen Nachwuchs und das eigene Ausbildungsprogramm lohnt sich hier. Letztlich geht es darum, sich in einer umkämpften Arbeitsmarktsituation – die nun auch noch globaler ausgerichtet ist – von anderen Arbeitgebern abzuheben und die eigenen Stärken und Besonderheiten in den Fokus zu rücken und zu kommunizieren.

Darüber hinaus ist Technologie eine Möglichkeit, um den Arbeitsaufwand zu minimieren oder technische Aspekte auszulagern. Unternehmen sollten sich mit As-a-Service-IT, Automatisierungsmöglichkeiten und fortschreitender KI-Unterstützung beschäftigen.

Fazit: Herausforderungen und Lösungsansätze im Überblick

Wenn es um die Bewältigung personeller Engpässe geht, stehen Unternehmen im Grunde vor zwei Handlungsoptionen.

Die erste Option ist der nachhaltige Weg, der das Problem an der Wurzel packt. Das bedeutet, dem Fachkräftemangel aktiv entgegenzuwirken, indem das Unternehmen selbst ausbildet, auf Integration setzt und sich nicht alleinig auf externe Arbeitsmärkte oder Automatisierung verlässt. Das ist vermutlich die eigentliche unternehmerische Aufgabe, um langfristig Expertenwissen im Haus und am Wirtschaftsstandort Deutschland zu sichern.

Die zweite Option konzentriert sich auf die operative Bewältigung der aktuellen Situation. Um im Tagesgeschäft überhaupt handlungsfähig zu bleiben, bedarf es klarer kurzfristiger Strategien. Die folgende Übersicht stellt den drängendsten personellen Herausforderungen die passenden strategischen Lösungsansätze für Unternehmen gegenüber. Führungskräften muss dabei jedoch klar sein, dass diese reinen Optimierungsmaßnahmen letztlich oft nur an der Oberfläche kratzen. Sie verschaffen dringend nötigen Freiraum im Alltag, können aber eine fundierte eigene Ausbildungsstrategie niemals vollständig ersetzen.