Personalauswahl – den richtigen Bewerber für den Job wählen!

Warum ist eine gute Personalauswahl so entscheidend?

Eine Entscheidung für die kompetentesten Bewerber im Rahmen eines Personalauswahlprozesses spielt eine entscheidende Rolle für den Gesamterfolg eines Unternehmens. Dies ist der Fall, da die Tätigkeit der Mitarbeiter und ihre Fähigkeiten und Kompetenzen einen direkten Einfluss auf die Zielerreichung und Produktivität sowie auf die Unternehmenskultur haben.

Im Umkehrschluss führt eine mangelhafte Personalauswahl oder ein unzureichend geplanter Auswahlprozess grundsätzlich zu Problemen und Herausforderungen. Stellt sich nach dem Onboarding oder nach Ende der Probezeit heraus, dass der Mitarbeiter nicht über die erforderlichen persönlichen oder fachlichen Fähigkeiten für die Position verfügt, sinkt die Produktivität. Zusätzlich können Teams leiden, wenn eingestellte Mitarbeiter nicht ins Team passen. Eine hohe Fluktuation und vermehrte Fehlzeiten könnten die Folge sein. 

Unternehmen handeln zielführend, wenn sie sich auf Qualität im Personalauswahlprozess konzentrieren, Entscheidungen nicht überstürzt treffen und die Meinung unterschiedlicher Mitarbeiter und Führungskräfte vor der Einstellung eines Bewerbers berücksichtigen. 

Was sind die klassischen Personalauswahlkriterien?

Die Personalauswahl ist ein sorgfältiger Prozess, bei dem mehrere Kriterien herangezogen werden, um den am besten geeigneten Bewerber für eine Stelle zu beurteilen und auszuwählen. Klassische Kriterien, die im Auswahlverfahren verwendet werden, sind unter anderem:

Anpassung an die Unternehmenskultur (Company Culture Fit) 

Die Definition der Unternehmenskultur gehört heute zu den wichtigsten Schritten im Auswahlprozess. Hierzu zählen die Werte, Überzeugungen, Einstellungen und Verhaltensweisen, die ein Unternehmen charakterisieren. Kandidaten, die gut zur Unternehmenskultur passen, sind mit hoher Wahrscheinlichkeit engagierter, produktiver und zufriedener und identifizieren sich besser mit dem Unternehmen. 

Wichtig: Anstatt nach einer kulturellen Übereinstimmung zu suchen, konzentrieren sich viele internationale Unternehmen heute auf Bewerber, die ihre Kultur bereichern und diversifizieren können. Dieser Ansatz fördert Vielfalt und Innovation und wird fachlich als „Culture Add“ bezeichnet. 

Fertigkeiten und Fähigkeiten 

Ein Bewerber wird vor allem auf Grundlage der für die Stelle erforderlichen spezifischen Fähigkeiten und Fertigkeiten beurteilt. Dazu können beispielsweise fachliche Fähigkeiten gehören, wie z. B. die Beherrschung einer bestimmten Software. 

Ebenfalls wichtig sind die sogenannten Soft Skills, beispielsweise die kommunikativen Fähigkeiten, die soziale und interkulturelle Kompetenz, die Einstellung zur Teamarbeit oder die Problemlösungskompetenz. 

Berufserfahrung 

Für viele Tätigkeiten ist die bisherige Berufserfahrung im gleichen oder einem ähnlichen Arbeitsumfeld ein entscheidendes Kriterium. Die Berufserfahrung gibt Aufschluss darüber, ob ein Bewerber in der Lage ist, die Aufgaben der Stelle auszuführen, sich an ein ähnliches Arbeitsumfeld anzupassen und mit arbeitsbezogenen Herausforderungen umzugehen. Wichtige Informationen zur Berufserfahrung finden sich in den Arbeitszeugnissen, die mit den Bewerbungsunterlagen eingereicht werden. 

Bildungsabschlüsse 

Je nach vakanter Position kann ein Master- oder Bachelorabschluss oder eine bestimmte Berufsausbildung oder Weiterbildung eine zwingende Voraussetzung sein. 

Wichtig: Ebenfalls zu den klassischen Personalauswahlkriterien gehören Referenzen von ehemaligen Arbeitgebern oder bestimmte Persönlichkeitsmerkmale, die ein Bewerber mitbringen muss, um das Anforderungsprofil zu erfüllen. 

Viele zukunftsorientierte Unternehmen nutzen Social-Media-Plattformen wie Xing, LinkedIn oder Instagram, um Einblicke in die Persönlichkeit, die Werte und die Interessen eines Bewerbers zu gewinnen.

Welche Methoden und Instrumente im Rahmen der Personalauswahl gibt es? 

Eine wirksame Personalauswahl erfordert einen strategischen Ansatz. Vor allem die folgenden Methoden und Instrumente haben sich in der Praxis bewährt: 

Eine objektive Arbeitsplatzanalyse vor Beginn des Auswahlprozesses

Bevor eine Position ausgeschrieben und Bewerber zu einem Vorstellungsgespräch oder einem Assessment eingeladen werden, muss im Unternehmen intern analysiert werden, an welchen Kriterien die Kandidaten gemessen werden sollen. Ein gründliches Verständnis des Anforderungsprofils und der Fähigkeiten, Kenntnisse und Fertigkeiten, die für den Erfolg in der jeweiligen Funktion erforderlich sind, ist essenziell. 

Eine Arbeitsplatzanalyse bildet die Grundlage für die Erstellung genauer Stellenbeschreibungen und ist ein wichtiger erster Schritt auf dem Weg eines erfolgreichen Personalauswahlprozesses. 

Strukturierte persönliche Interviews und Vorstellungsgespräche

Nachdem eine vakante Position firmenintern im Intranet oder extern in Stellenbörsen oder auf LinkedIn und Xing ausgeschrieben wurde, beginnt der Auswahlprozess. Im ersten Schritt werden Bewerber aufgrund ihrer Bewerbungsunterlagen bewertet. Im Laufe der Zeit kristallisieren sich geeignete Kandidaten heraus, die aufgrund ihrer Qualifikation zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch eingeladen werden. 

Statt individuelle Kennenlerngespräche zu vereinbaren, sollte im Sinne der Vergleichbarkeit und Professionalität auf strukturierte Vorstellungsgespräche geachtet werden. Hierbei werden jedem Bewerber die gleichen oder ähnliche Fragen anhand eines Gesprächsleitfadens gestellt. Dies sichert Konsistenz im Auswahlverfahren und Fairness gegenüber den Kandidaten. 

Assessments als Alternative zum klassischen Vorstellungsgespräch

Bei einem Assessment Center werden unterschiedliche Bewerber für eine Position zu einem gemeinsamen Termin eingeladen. Sie durchlaufe eine Reihe von Tests und Übungen, mit denen die Eignung beurteilt wird. Typisch sind Rollenspiele, Gruppenübungen und Eignungstests sowie kurze persönliche Gespräche. Am Ende eines Assessments können Personaler und Führungskräfte anhand der subjektiven und objektiven Ergebnisse eine Entscheidung treffen und Einstellungen vornehmen. 

Persönlichkeitstest und psychologische Testverfahren 

Persönlichkeitstests, beispielsweise der BIG-Five-Persönlichkeitstest, geben Aufschluss über die Eigenschaften und Mehrwerte eines Bewerbers. Tiefgehende psychologische Testverfahren, bei denen mehrere hundert Fragen im Multiple-Choice-Auswahlverfahren beantwortet werden, helfen Personalern, ein kongruentes Bild über bisherige Leistung und das Verhalten eines Bewerbers zu bekommen. Das gesammelte Wissen ist ein guter Indikator für künftige Leistungen. 

Anleitung: Ablauf der Personalauswahl 

In welchen Schritten die Auswahl des zukünftigen Personals abläuft, ist von Unternehmen zu Unternehmen – je nach Größe und Branche – unterschiedlich. Um Ihnen dennoch einen guten Überblick über den Ablauf der Personalauswahl zu geben, habe ich Ihnen die wichtigsten Schritte aufgelistet – inklusive kurzer Anleitung.

1. Stellenbeschreibung: Im ersten Schritt müssen Sie sich dem Erstellen einer eindeutigen Stellenbeschreibung mit den spezifischen Anforderungen widmen. Eine klare Formulierung der Stellenanforderungen und -aufgaben, um potenziellen Kandidaten ein detailliertes Verständnis der Position zu vermitteln, ist hierbei essenziell.
2. Budgetierung: Im zweiten Schritt geht es um das Festlegen des Budgets für den Einstellungsprozess, aber auch um die Ressourcenzuweisung. Das bedeutet, Sie legen nicht nur fest, wie viel Sie in die Rekrutierung investieren, sondern weisen diese finanziellen Mittel auch den Ressourcen zu.
3. Stellenausschreibung: Im dritten Schritt gilt es, die vakanten Stellen auf externen und internen Plattformen und in den sozialen Medien auszuschreiben. In der Regel erfolgt jedoch zunächst eine interne Stellenausschreibung.
4. Sichtung der eingehenden Bewerbungsunterlagen: Im vierten Schritt erfolgt nun die systematische Durchsicht der Bewerbungen, um Kandidaten auf Basis ihrer Qualifikationen und Kompetenzen in die engere Auswahl zu ziehen. 
5. Erstes, kurzes Interview: Im fünften Schritt führen Sie Telefon- oder Videointerviews mit den gewählten Kandidaten, um den Kreis der potenziellen Bewerber einzugrenzen.
6. Persönliche Vorstellungsgespräche: Nach den ersten Interviews gilt es im sechsten Schritt, persönlichen Vorstellungsgesprächen mit den ausgewählten Bewerbern zu organisieren und durchzuführen.
7. Überprüfen von Referenzen und anderen wichtigen Informationen: Im siebten Schritt erfolgt die gründliche Überprüfung von Referenzen und weiteren relevanten Informationen, um eine umfassende Einschätzung der Bewerber zu gewährleisten. Nicht selten wird bei diesem Schritt auf soziale Netzwerke zurückgegriffen.
8. Führen eines abschließenden Gesprächs mit den besten Bewerbern: Im achten Schritt führen Sie abschließende Gespräche mit den Top-Bewerbern, möglicherweise mit Einbindung von Teammitgliedern, um die kulturelle Passung zu gewährleisten. Im achten Schritt findet in der Regel die finale Personalauswahl statt.
9. Unterbreiten eines Stellenangebots: Nachdem Sie sich für einen Bewerber entschieden haben, müssen Sie diesem im neunten Schritt noch ein passendes Stellenangebot unterbreiten.
10. Einstellung und Onboarding: Sobald der gewünschte Kandidat das Stellenangebot angenommen hat, geht es an die Vertragsunterzeichnung und somit die offizielle Einstellung des neuen Mitarbeiters – das Onboarding und Zusammenarbeit kann beginnen. 

Wer ist an der Personalauswahl beteiligt und welche Aufgaben übernehmen die Teilnehmer? 

An der Personalauswahl ist nicht nur die HR-Abteilung beteiligt. Auch dem Abteilungsleiter und den Teammitgliedern kommen wichtige Aufgaben zu, die diese im Rahmen der Personalauswahl erfüllen. Welche Rollen wirklich beteiligt sind und welche Zuständigkeiten diese haben, zeigt die folgende Tabelle detailliert.

Checkliste für eine erfolgreiche Personalauswahl 

Damit Sie die richtigen Bewerber für Ihr Team auswählen, habe ich Ihnen im Folgenden eine umfassende Checkliste für eine erfolgreiche Personalauswahl zusammengestellt.