Bewerbungsgespräch führen: Leitfaden, Fragenkatalog + Checkliste 

Was ist ein Bewerbungsgespräch?

Bei einem Bewerbungsgespräch handelt es sich um eine offizielle Besprechung zwischen einem Bewerber und Vertretern der Arbeitgeberseite. In den meisten Fällen werden Vorstellungsgespräche vom direkten Vorgesetzten der vakanten Position und von einem oder mehreren Personalern geführt. 

Worauf achten Führungskräfte im Bewerbungsgespräch?

Neben dem ersten Eindruck achten Personaler und Führungskräfte auf die fachliche Qualifikation des Kandidaten, erfragen Details zur bisherigen beruflichen Tätigkeit und Erfahrung und prüfen ebenfalls, ob die Soft Skills des Bewerbers zur Position passen. Interviewer fokussieren sich zum Beispiel darauf, ob ein Kandidat teamfähig ist, kommunikativ und empathisch auftritt und sich in seinem bisherigen Werdegang als flexibel und lösungsorientiert erwiesen hat. Ebenfalls konzentrieren sie sich darauf, ob der Bewerber „Cultur Fit“ ist und zum Unternehmen und seinen Wertvorstellungen passen könnte.

Um den Bewerber gut kennenzulernen, stellen Interviewer offene Fragen und sind bestrebt, die Beweggründe und Meinungen des Kandidaten genau zu verstehen, um den besten Kandidaten für die ausgeschriebene Position zu finden. 

Wie wird ein Vorstellungsgespräch erfolgreich vorbereitet? 

Ob in einem Vorstellungsgespräch der richtige und passendste Kandidat gefunden wird, entscheidet sich bereits in der professionellen Vorbereitung des Interviews. Denn durch eine unzureichende Vorbereitung des Bewerbungsgespräches besteht die Gefahr, dass sich das Unternehmen im Bewerbungsprozess für den falschen Mitarbeiter entscheidet. 

Verlaufen der Bewerbungsprozess und das Vorstellungsgespräch zudem unprofessionell, kann dies zusätzlich dazu führen, dass geeignete Kandidaten bei einem Vertragsangebot absagen, da sie einen schlechten Eindruck vom Unternehmen gewonnen haben. 

In der Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch kommt es in der Folge auf drei Punkte an:

• Gründliche Vorbereitung auf den bisherigen Lebenslauf des Kandidaten.
• Aufbau eines Fragenkatalogs oder Interviewleitfadens, um die Qualifikation und die Soft Skills des Bewerbers herauszuarbeiten.
• Eindeutige Zielsetzung in Bezug auf den Ablauf des Bewerbungsgesprächs. Im Besonderen muss vorab festgelegt werden, wer als leitender Interviewer die Gesprächsführung übernimmt und welche Fragen gestellt werden. 

Tipps: Wie führe ich ein Bewerbungsgespräch? 

Damit das Bewerbungsgespräch professionell geführt wird, Sie die Eignung des Arbeitnehmers sicher feststellen können und auch der Arbeitnehmer einen guten ersten Eindruck erhält, sollten Sie folgende Tipps berücksichtigen:

Tipp 1: Seien Sie freundlich und fair 

Arbeitgeber sollten darauf achten, dass Bewerbungsgespräche wertschätzend, freundlich und fair geführt werden, damit sich der Bewerber öffnet und auch einen guten Eindruck vom Unternehmen erhält. Hierzu gehört es unter anderem, dass Sie:

• aktiv und aufmerksam zuhören, 
• klare und verständliche Fragen stellen, 
• Rückfragen stellen, wenn Sachverhalte nicht nachvollziehbar sind und
• den Bewerber nicht unterbrechen.  

Tipp 2: Schaffen Sie eine einladende und wertschätzende Umgebung

Eine einladende und professionelle Atmosphäre garantiert, dass sich Bewerber wohlfühlen, authentisch kommunizieren und sich ehrlich und offen äußern. Vorstellungsgespräche, die in einer derartigen Weise geführt werden, eröffnen einen Dialog mit dem Kandidaten und geben Arbeitgebern die Chance, genügend Informationen über einen Bewerber zu erhalten, um eine fundierte Entscheidung darüber zu treffen, ob er für die Stelle qualifiziert ist oder nicht. 

Um eine wertschätzende und professionelle Atmosphäre zu schaffen, sollten Sie sicherstellen, dass

• die beteiligten Personen der Arbeitgeberseite dem Bewerber vorgestellt werden, 
• der Zeitrahmen festgelegt ist und frühzeitig an den Bewerber kommuniziert worden ist und 
• Unterbrechungen und Ablenkungen vermieden werden, die die Gesprächsteilnehmer aus dem Konzept bringen. 

Tipp 3: Führen Sie ein Gespräch, kein Interview

Ein Vorstellungsgespräch, das in einem „Frage-Antwort-Spiel“ Ähnlichkeiten mit einem Verhör aufweist, ist nicht zielführend. Dies steigert lediglich die Nervosität des Kandidaten und Sie können ihn sowie seine Fähigkeiten möglicherweise nicht richtig kennenlernen. Aus diesem Grund ist es wichtig, ein richtiges Gespräch zu führen. Lassen Sie den Bewerber stets ausreden, nehmen Sie Rück- und Nachfragen ernst und bieten Sie ihm Raum, seine Fähigkeiten in eigenen Worten zu belegen.

Tipp 4: Vereinheitlichen Sie Ihre Bewerbungsgespräche

Arbeitgeber sollten alle Bewerbungsgespräche in einem einheitlichen Format führen und ähnliche Fragen stellen, um Fairness und Genauigkeit im Einstellungsprozess zu gewährleisten. Andernfalls können die verschiedenen Kandidaten schwer miteinander verglichen werden. 

Leitfaden: Was sind die Phasen eines Bewerbungsgespräches?

Mit den folgenden fünf Schritten wird jedes Bewerbungsgespräch professionell geführt und erlaubt es Arbeitgebern, die besten Kandidaten für eine ausgeschriebene Position zu finden: 

Phase 1: Freundliche Begrüßung und Vorstellung aller beteiligten Personen

Viele Bewerber sind vor einem Vorstellungsgespräch nervös. Führungskräfte und Personaler können Bewerbern im Gespräch dabei helfen, ruhig und fokussiert zu kommunizieren. Dies gelingt vor allem, indem Interviewer den Kandidaten freundlich und wertschätzend begrüßen und zu Beginn die ungewohnte Situation durch Smalltalk entschärfen. 

Eine typische erste Frage im Vorstellungsgespräch könnte sich um die Anreise des Kandidaten drehen. Während der Bewerber beschreibt, wie er angereist ist, legt sich dessen Nervosität, bevor die fachlichen Fragen gestellt und das eigentliche Interview eröffnet wird. Ebenfalls essenziell ist die Vorstellung aller beteiligten Personen im Interview inklusive einer kurzen Rollenbeschreibung. 

Phase 2: Aufbau des Vorstellungsgespräches, Ziele und Informationen zur Position

Im zweiten Schritt ist es aus Arbeitgebersicht wichtig, den Ablauf und die Ziele des Interviews zu erklären. Eine genaue Zeitangabe und das Einhalten dieser Vorgabe zeugt ebenfalls von Professionalität und Fairness. Bevor die fachlichen Interviewfragen im Rahmen des Bewerbungsgesprächs gestellt werden, können Informationen zur Position den Dialog fördern und alle Beteiligten auf einen einheitlichen Informationslevel bringen. 

Die aus Bewerbersicht wichtigen Information: 

• warum die Position besetzt wird, 
• warum die Stelle aktuell vakant ist und 
• zu welchem Datum sie besetzt werden soll.

Phase 3: Allgemeine, mehrwertorientierte Interviewfragen

In der dritten Phase des Bewerbungsgesprächs beginnt der Interview-Teil. Im Vordergrund stehen zunächst allgemeine und mehrwertorientierte Fragen zum Bewerber. Dazu gehören zum Beispiel:

• „Erzählen Sie uns mehr über Ihren Lebenslauf und Ihre Mehrwerte für die ausgeschriebene Position.“
• „Was sind Ihre wichtigsten Eigenschaften? Worin sehen Sie Ihre Stärken?“
• „An welcher berufsbezogenen Schwäche arbeiten Sie gegenwärtig?“ 

Phase 4: Stellenbezogene Interviewfragen

Die vierte Phase zeichnet sich dadurch aus, dass Interviewfragen gestellt werden, die sich konkret auf die vakante Position beziehen. Vor allem durch fachliche Fragen und Nachfragen kann ermittelt werden: 

• auf welchem Qualifikationslevel sich ein Kandidat befindet, 
• wie zielorientiert und lernwillig er ist und 
• wie er sich in der letzten Zeit fachlich und persönlich weiterentwickelt hat. 

Offene Verständnisfragen und das Nachhaken sind in dieser Phase wichtig, um die Intentionen des Kandidaten zu verstehen und nachvollziehen zu können, wieso der Bewerber im Zielunternehmen arbeiten möchte. 

Phase 5: Fragen des Kandidaten beantworten und weitere Schritte erklären

In der letzten Phase des Vorstellungsgesprächs ist es wertschätzend, dem Kandidaten die Chance zu geben, eigene Fragen zu stellen. Hierfür sollte ausreichend Zeit reserviert werden. Das Gespräch wird beendet, indem man den weiteren zeitlichen Ablauf im Bewerbungsprozess erklärt, sich für das Kommen des Kandidaten bedankt und anbietet, bei Rückfragen erreichbar zu sein. 

Welche Fragen sind im Bewerbungsgespräch unzulässig? 

Nicht alle Fragen sind in einem Bewerbungsgespräch zulässig. Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) verfolgt das Ziel, Benachteiligungen aus Gründen der Rasse oder wegen der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität zu verhindern oder zu beseitigen. Aus diesem Grund sind die folgenden Fragen im Vorstellungsgespräch unzulässig und können von Bewerbern unwahr im Gespräch beantwortet werden. 

• Fragen zur Schwangerschaft einer Bewerberin,
• Fragen zum Familienstand, 
• Fragen zur sexuellen Orientierung,
• Fragen zur politischen Ansicht,
• Fragen zu religiösen Überzeugung,
• Fragen zum Alter,
• Fragen zu Krankheiten oder Behinderungen,
• Fragen zur Herkunft.

Fragenkatalog: Was sind gute Fragen im Bewerbungsgespräch?

Der folgende Fragenkatalog liefert Ihnen die wichtigsten Fragen, die Ihnen helfen, den Bewerber hinsichtlich seiner Soft-Skills, fachlichen Kompetenzen und seiner Passung zum Unternehmen zu beurteilen.

• Erzählen Sie uns, warum die Position zu ihrem bisherigen Werdegang passt.
• Aus welchen Gründen haben Sie sich hier beworben?
• Wie sind Sie auf unsere Stellenbeschreibung aufmerksam geworden?
• Welche Erfolge konnten Sie in ihrem bisherigen Werdegang erzielen? 
• Wie gehen Sie mit Stress und Arbeitsbelastung im Job um?
• Welche Aufgaben haben Sie in ihrem alten Job übernommen? Welche dieser Aufgaben hat Ihnen besonders zugesagt? Welche Aufgaben werden Sie nicht vermissen?
• Auf welcher Ihrer Leistungen sind Sie besonders stolz?
• Was sind Ihrer Meinung nach die wichtigsten Aspekte einer erfolgreichen Zusammenarbeit?
• Können Sie ein Beispiel für eine Situation geben, in der Sie erfolgreich eine Herausforderung gemeistert haben?
• Was sind aus beruflicher Sicht Ihre Stärken und Schwächen?  
• Was sind Ihre langfristigen beruflichen Ziele?
• Wo sehen Sie sich in fünf Jahren und was sind ihre Ziele? 
• Welche einzigartigen Fähigkeiten können Sie in das Unternehmen einbringen?
• Können Sie uns ein Beispiel für eine Situation geben, in der Sie eine Entscheidung treffen mussten? Warum haben Sie sich für diese Entscheidung entschieden?
• Wie gehen Sie mit Kritik um?
• Können Sie uns ein Beispiel für eine Situation geben, in der Sie Ihre Teamfähigkeit unter Beweis stellen konnten?
• Was wissen Sie über unser Unternehmen? 
• Warum sollten wir genau Sie einstellen? 
• Welche Fragen haben Sie an unser Unternehmen?

Wie wird ein Bewerbungsgespräch nachbereitet?

Nach dem Bewerbungsgespräch sollten Sie eine Bewertung des Kandidaten vornehmen. Berücksichtigen Sie dabei seine Antworten auf Ihre Fragen, seine Erfahrungen, Fähigkeiten und Persönlichkeit. Vergleichen Sie seine Bewertung mit den Anforderungen der Stellenbeschreibung und entscheiden Sie, ob er oder sie in die engere Auswahl kommt.

Ebenfalls sollten Sie eine Nachbesprechung mit allen beteiligten Personen durchführen. Vergleichen und diskutieren Sie die unterschiedlichen Bewertungen und lassen Sie sich als direkter Vorgesetzter beraten. 

Wie lange dauert ein Bewerbungsgespräch?

Ein Bewerbungsgespräch dauert in der Regel zwischen 30 Minuten und einer Stunde. Sind mehrerer Runden vorgesehen, beispielsweise durch unterschiedliche Ebenen oder Abteilungsleiter, dauert ein einzelnes Gespräch oftmals nur eine halbe Stunde. Insgesamt kann der Prozess jedoch auch 2 Stunden in Anspruch nehmen.

Checkliste für ein erfolgreiches Vorstellungsgespräch

Die folgende Checkliste hilft Ihnen beim Führen eines guten Bewerbungsgespräches. Haken Sie einfach jeden Punkt in der Checkliste ab, wenn Sie diesen erledigt haben.