Firmenwagen privat nutzen: Darauf müssen Sie alles achten

Wann darf ein Firmenwagen privat genutzt werden?

Ob der Dienstwagen für private Fahrten genutzt werden darf, entscheidet in erster Linie der Arbeitgeber. Die Privatnutzung ist etwa im Arbeitsvertrag oder gesondert in einem Überlassungsvertrag geregelt. Dabei kann der Arbeitgeber diverse Regeln für die Nutzung festlegen. 

So kann er zum Beispiel Privatfahrten auch generell ganz ausschließen. Auch eine Begrenzung der pro Monat gefahrenen Kilometer kann der Arbeitgeber vertraglich festhalten. Auch die Benzinkosten in Form des „Nutzungsentgeltes“ können an eine Kilometerpauschale gekoppelt werden. 

Definition: Was ist ein Firmenwagen?

Firmenwagen umgangssprachlich auch Dienstwagen genannt, sind vom Arbeitgeber bereitgestellte Fahrzeuge, die der Arbeitnehmer für die Erfüllung seiner betrieblichen Aufgaben nutzen kann. Viele Firmen bieten Ihren Mitarbeitern darüber hinaus die Möglichkeit den Firmenwagen auch für Privatfahrten zu nutzen, was diverse Vorteile mit sich bringt. So spart sich der Arbeitnehmer Anschaffungskosten und Unterhaltung des Autos, sowie in vielen Fällen auch die Spritkosten. 

Steuerlich gehören Dienstwagen zum Betriebsvermögen. Dafür muss das Fahrzeug mindestens zu 10 Prozent betrieblich genutzt werden. Bei mehr als 50 Prozent betrieblicher Nutzung ist das Fahrzeug nach Steuerrecht automatisch ein Firmenwagen und zählt zum Betriebsvermögen.

Welche Vor- und Nachteile hat die Privatnutzung von Firmenwagen?

Ein Dienstwagen, der privat genutzt werden darf, bietet zwar zahlreiche Vorteile – und zwar sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer. Allerdings kann sich die Privatnutzung auch nicht immer lohnen. Folgende Punkte sind vom Arbeitgeber und Arbeitnehmer abzuwägen.

Aus Arbeitgebersicht:

• Vorteile
  • Dienstwagen mit Privatnutzung sind für viele Unternehmen ein lohnendes Incentive, um Mitarbeiter anzuwerben. 
  • Lohnkostenreduktion: Dienstwagen können gut als Argument bei Gehaltsverhandlungen eingesetzt werden. Gerade die Option zur Privatnutzung ist ein starkes Argument.
• Nachteile
  • Ein Dienstwagen ist teuer in der Anschaffung. Gerade kleinere Unternehmen müssen sich gut überlegen, ob die Anschaffung eines Dienstwagens für die Mitarbeiter lohnt.
  • Durch Privatnutzung haben die gekauften Autos einen höheren Verschleiß.

Aus Arbeitnehmersicht:

• Vorteile
  • Firmenwagen, die privat genutzt werden, sparen eine Menge Geld. Versicherung, Neuanschaffung, Benzin und Reparaturen können je nach Auto und Nutzungsgrad viel Geld kosten.
  • Dürfen Familienmitglieder oder Partner den Dienstwagen mitbenutzen, lohnt sich die Anschaffung doppelt.
• Nachteile
  • Der geldwerte Vorteil muss versteuert werden.
  • Muss man ein Fahrtenbuch führen, kann dies zu erheblichem Mehraufwand führen.

Wo ist die Privatnutzung von Firmenwagen geregelt?

Die private Nutzung eines Dienstwagens wird in einem sogenannten Überlassungsvertrag geregelt. Dieser Überlassungsvertrag besagt zunächst, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer sein Fahrzeug zur Nutzung überlässt. Im Vertrag wird festgelegt, zu welchen Konditionen und Regeln der Firmenwagen genutzt werden darf, z.B. auch ob die Privatnutzung über die täglichen Arbeitswege hinausgeht.

Was sollte im Überlassungsvertrag geregelt werden?

Im Überlassungsvertrag für die Privatnutzung eines Firmenwagens sollten folgende Punkte geregelt werden:

• Umfang der privaten Nutzung,
• Fahrten ins Ausland,
• Kraftstoffkosten,
• Unfälle, Verluste und Diebstahl,
• Inspektion und Pflege sowie
• steuerliche Aspekte.

Wer darf den Firmenwagen privat fahren?

Wer einen Dienstwagen fahren darf, entscheidet der Arbeitgeber im Überlassungsvertrag. Generell gilt das grundlegende Recht für die Nutzung aus beruflichen Gründen zum Beispiel den Arbeitsweg (Wohnung zur Arbeitsstätte), welches ausschließlich den Arbeitnehmer betrifft. Geht die Privatnutzung über die täglichen Arbeitswege von der Wohnung hinaus, stellt sich die Frage, ob auch die Familie oder der Partner den Firmenwagen nutzen darf. Hier gilt ebenfalls: Was im Vertrag steht, gilt. Der Arbeitgeber kann diese Entscheidung eigenständig treffen.

Oftmals gilt die Überlassung dann auch für Familienangehörige zum Beispiel Ehepartner. Je nach Ausgestaltung des Vertrags dürfen eventuell auch volljährige Kinder des Arbeitnehmers das Fahrzeug nutzen. Kinder unter 21 Jahren werden jedoch oftmals von der Nutzung ausgeschlossen.

Darf man mit einem Firmenwagen in den Urlaub fahren?

Privatfahrten in den Urlaub kann der Arbeitgeber erlauben, wenn er das möchte. Ein solcher Zusatz im Vertrag bietet natürlich einen großen Vorteil für Arbeitnehmer und damit einen weiteren Anreiz für einen Firmenwagen. 

Viele Arbeitgeber koppeln die Nutzung des Fahrzeugs jedoch an bestimmte Bedingungen. So wird beispielsweise geregelt, ob und welche Urlaube in welchem Ausmaß erlaubt, oder eben verboten sind. Generell bieten Fahrten ins Ausland Risiken. Andere Gesetze machen Unfälle im Urlaub mitunter zu komplizierten Angelegenheiten. Deswegen sind private Auslandsreisen oft begrenzt, oder an weitere Versicherungen gebunden.

Kann beim Firmenwagen eine Kilometerbegrenzung eingesetzt werden?

Der Arbeitgeber kann die Privatnutzung eines Firmenwagens durch eine Kilometerbegrenzung einschränken. In diesem Fall wird im entsprechenden Vertrag eine feste Zahl an Kilometern festgelegt, die pro Monat oder Jahr privat verbraucht werden dürfen.

Muss die Privatnutzung vom Arbeitnehmer versteuert werden?

Wer als Arbeitnehmer den Firmenwagen privat nutzen darf, muss den dadurch entstehenden geldwerten Vorteil (auch “Nutzungswert” genannt) versteuern. Der Arbeitgeber zieht diesen bereits während des Jahres von der Lohnsteuer ab. Das heißt, mit der Privatnutzung geht auch stets eine Versteuerung einher. Für die Versteuerung des Firmenwagens beziehungsweise der privaten Nutzung können sich Arbeitnehmer zwischen der Fahrtenbuch-Methode sowie der 1-Prozent-Regelung entscheiden.

Selbständige oder Unternehmer müssen diesen geldwerten Vorteil ebenfalls versteuern. Er wird den Einkünften zugerechnet und entsprechend versteuert. Dabei können sämtliche Ausgaben für den Firmenwagen als Betriebsausgaben steuerlich geltend gemacht werden. Darüber hinaus kann die Vorsteuer für Rechnungen abgezogen werden, die für das Firmenauto fällig werden, z.B. für Reparaturen oder fürs Tanken und Leasingraten.

Wie wird ein Firmenwagen bei Privatnutzung versteuert?

Dienstwagen können bei der Privatnutzung auf zwei verschiedene Arten beim Finanzamt abgerechnet werden; der Fahrtenbuch-Methode und der 1-Prozent-Regelung. Dabei entscheiden Art und Weise der Nutzung sowie der Listenpreis darüber, wie Sie den Firmenwagen versteuern sollten. 

Was ist die 1-Prozent-Regelung? 

Bei der sogenannten 1-Prozent-Regelung wird die Nutzung des Firmenwagens pauschal besteuert. Hierfür wird ein Prozent vom Bruttolistenpreis jeden Monat zum Gehalt addiert. Durch den geldwerten Vorteil steigt das Bruttogehalt und entsprechend kann sich durch die Steuerprogession auch der Steuersatz erhöhen.

Was sind die Vor- und Nachteile der 1-Prozent-Regelung?

Der Vorteil der 1-Prozent-Methode besteht dafür darin, dass Sie nicht nachweisen müssen, für welche Fahrten Sie den Dienstwagen privat oder geschäftlich nutzen. In der Regel bietet sich die 1-Prozent-Regelung für Arbeitnehmer und Selbständige an, die ihren Firmenwagen häufig privat nutzen. Arbeitgeber profitieren dabei von einem sehr einfachen Berechnungsmodell für den geldwerten Vorteil.

Nachteilig ist diese Methode zum Beispiel für Pendler. Außerdem bietet sich die 1-Prozent-Regelung nicht bei sehr hohen Listenpreisen an, da der geldwerte Vorteil dann zu einer unverhältnismäßig hohen Steuerbelastung führen kann.

Was ist die Fahrtenbuch-Methode?

Bei Nutzung eines Fahrtenbuchs werden alle Fahrten mit dem Firmenwagen dokumentiert. Im Fahrtenbuch werden private und berufliche Fahrten notiert. Ein Fahrtenbuch erfordert dabei viel Disziplin, denn jede Fahrt muss für das Finanzamt genaustens dokumentiert werden. Kundenbesuche, Geschäftsreisen, aber auch alle privat zurückgelegten Kilometer werden festgehalten.              

Der private Nutzungsanteil lässt sich dann anhand der gefahrenen Kilometer ermitteln und in Prozent der Gesamtkosten ausweisen. Dazu zählen neben der jährlichen Abschreibung oder Leasingrate auch Betriebskosten wie Kfz-Steuer, Versicherungen, Reparaturen sowie Tankrechnungen

Die Methode des Fahrtenbuchs bietet sich vor allem für Firmenwagen an, die nur selten privat genutzt werden. Ebenso eignet sich diese Variante, wenn der Firmenwagen einen sehr hohen Bruttolistenpreis hat.

Welche Alternativen zum Firmenwagen mit Privatnutzung gibt es?

Heutzutage gibt es immer mehr Menschen, die im Zuge des Klimawandels freiwillig auf das Auto verzichten. Viele Arbeitgeber bieten ihren Beschäftigten deswegen an, anstelle eines klassischen Firmenwagens beispielsweise ein Elektroauto zu nutzen. Auch E-Bikes stehen aktuell hoch im Kurs. So können Arbeitnehmer Pedelecs kaufen und nutzen. Diese werden dann oft vom Arbeitgeber subventioniert. Gerade in Großstädten eignen sich die Fahrräder hervorragend für kurze Fahrten zur Arbeit und zum Einkaufen.

Für ein Dienstfahrrad gelten dann dieselben steuerlichen Vorgaben bei der privaten Nutzung wie für den Dienstwagen. Im Gegensatz zum Auto muss beim Dienstfahrrad kein Fahrtenbuch geführt werden. Hier gilt automatisch die 1-Prozent-Regelung.

Wird das Fahrrad jedoch vom Arbeitgeber zusätzlich zum Gehalt gestellt und der Arbeitnehmer muss sich nicht finanziell daran beteiligen, bleibt das Dienstfahrrad steuer- und abgabenfrei.