Privatnutzung des Firmenwagens: Was ist erlaubt?

Wann darf ein Firmenwagen privat genutzt werden?

Ob der Dienstwagen für private Fahrten genutzt werden darf, entscheidet in erster Linie der Arbeitgeber. Die Privatnutzung ist etwa im Arbeitsvertrag oder gesondert in einem Überlassungsvertrag geregelt. Dabei kann der Arbeitgeber diverse Regeln für die Nutzung festlegen. 

So kann er zum Beispiel Privatfahrten auch generell ganz ausschließen. Auch eine Begrenzung der pro Monat gefahrenen Kilometer kann der Arbeitgeber vertraglich festhalten. Auch die Benzinkosten in Form des „Nutzungsentgeltes“ können an eine Kilometerpauschale gekoppelt werden. 

Wo ist die Privatnutzung von Firmenwagen geregelt?

Die private Nutzung eines Dienstwagens wird in einem sogenannten Überlassungsvertrag geregelt. Dieser Überlassungsvertrag besagt zunächst, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer sein Fahrzeug zur Nutzung überlässt. Im Vertrag wird festgelegt, zu welchen Konditionen und Regeln der Firmenwagen genutzt werden darf, z.B. auch ob die Privatnutzung über die täglichen Arbeitswege hinausgeht.

Was sollte im Überlassungsvertrag geregelt werden?

Der Überlassungsvertrag regelt alle wichtigen Fragen rund um den Firmenwagen – und liefert auch Informationen zur Privatnutzung des Dienstwagens:

• Umfang der privaten Nutzung,
• Fahrten ins Ausland,
• Kraftstoffkosten,
• Unfälle, Verluste und Diebstahl,
• Inspektion und Pflege sowie
• steuerliche Aspekte.

Ebenfalls behandelt der Dienstwagenüberlassungsvertrag auch rein praktische Fragen, wie zum Beispiel:

Außerordentlich wichtig ist im Dienstwagenüberlassungsvertrag aber die Regelung zur Privatnutzung des Wagens.

Wie kann der Umfang der privaten Nutzung des Dienstwagens geregelt werden?

Der Arbeitgeber ist grundsätzlich frei darin, die Privatnutzung des Dienstwagens nach freiem Ermessen zu regeln. Dies gehört juristisch in den Bereich der unternehmerischen Freiheit und ist primär von wirtschaftlichen Überlegungen abhängig.

Regelmäßig wird der Arbeitnehmer in den Genuss einer uneingeschränkten Nutzungsberechtigung für das Firmenfahrzeug kommen. Dies erfolgt häufig auch aus dem Gedanken heraus, die eigenen Mitarbeiter zu motivieren oder auch zu belohnen. Auch heute noch ist ein Dienstwagen für viele Arbeitnehmer ein Statussymbol. Dabei gilt: Je höherwertiger das Firmenfahrzeug, desto bedeutender ist scheinbar der Mitarbeiter für das Unternehmen.

Zum Umfang der Privatnutzung gehört auch die Frage, wer den Dienstwagen überhaupt fahren darf. Tatsächlich darf nämlich auch im Rahmen der Privatnutzung noch lange nicht jeder andere damit fahren – und auch nicht jeder Familienangehörige. Dies ist nur dann möglich, wenn der Dienstwagenüberlassungsvertrag das explizit vorsieht.

Hinweis: Viele Arbeitgeber beschränken zudem die Privatnutzung des Dienstwagens, indem sie für die private Nutzung ein monatliches Pensum bestimmen oder für die private Nutzung bestimmte Zeitfenster festlegen oder einen bestimmten räumlichen Bereich bestimmen.

Gibt es eine uneingeschränkte Privatnutzung des Dienstwagens?

Die freie unternehmerische Entscheidung gilt auch im Bereich der Dienstwagenregelung. Der Arbeitgeber kann daher nach eigenem Ermessen entscheiden, inwieweit seine Mitarbeiter die Dienstwagen zur privaten Nutzung fahren dürfen. Denkbar ist dabei auch, dass jede Privatfahrt erst nach vorheriger Zustimmung durch den Arbeitgeber unternommen werden darf.

Arbeitgeber haben vor allem Vorteile im Blick, wenn sie ihren Mitarbeitern die uneingeschränkte Privatnutzung des Dienstwagens einräumen. Es ist nicht von der Hand zu weisen, dass dies auch wesentlich zur Motivation beiträgt. Dies gilt insbesondere dann, wenn der Dienstwagen nicht nur praktisch ist, sondern auch ein gewisses Statussymbol darstellt. Arbeitnehmer verstehen einen privat genutzten Firmenwagen auch ein Stückweit als Belohnung für das eigene Engagement, das sie Tag für Tag in den Betrieb einbringen.

Allerdings bringt die uneingeschränkte Privatnutzung des Dienstwagens auch Nachteile mit sich: Der Arbeitgeber verliert nämlich die Kontrolle über die Kilometerlaufleistung des Fahrzeugs. Das kann zahlreiche Konflikte verursachen – zum einen im Bereich der laufenden Versicherungsverträge, aber auch in Hinblick auf die Verschleißkosten, die logischerweise mit der Gesamtkilometerleistung des Wagens ansteigen.

Dürfen Ehepartner oder Kinder den Firmenwagen fahren?

Wer einen Dienstwagen fahren darf, entscheidet der Arbeitgeber im Überlassungsvertrag. Generell gilt das grundlegende Recht für die Nutzung aus beruflichen Gründen zum Beispiel den Arbeitsweg (Wohnung zur Arbeitsstätte), welches ausschließlich den Arbeitnehmer betrifft. Geht die Privatnutzung über die täglichen Arbeitswege von der Wohnung hinaus, stellt sich die Frage, ob auch die Familie oder der Partner den Firmenwagen nutzen darf. Hier gilt ebenfalls: Was im Vertrag steht, gilt. Der Arbeitgeber kann diese Entscheidung eigenständig treffen.

Oftmals gilt die Überlassung dann auch für Familienangehörige zum Beispiel Ehepartner. Je nach Ausgestaltung des Vertrags dürfen eventuell auch volljährige Kinder des Arbeitnehmers das Fahrzeug nutzen. Kinder unter 21 Jahren werden jedoch oftmals von der Nutzung ausgeschlossen.

Darf man mit einem Firmenwagen in den Urlaub fahren?

Privatfahrten in den Urlaub kann der Arbeitgeber erlauben, wenn er das möchte. Ein solcher Zusatz im Vertrag bietet natürlich einen großen Vorteil für Arbeitnehmer und damit einen weiteren Anreiz für einen Firmenwagen. 

Viele Arbeitgeber koppeln die Nutzung des Fahrzeugs jedoch an bestimmte Bedingungen. So wird beispielsweise geregelt, ob und welche Urlaube in welchem Ausmaß erlaubt, oder eben verboten sind. Generell bieten Fahrten ins Ausland Risiken. Andere Gesetze machen Unfälle im Urlaub mitunter zu komplizierten Angelegenheiten. Deswegen sind private Auslandsreisen oft begrenzt, oder an weitere Versicherungen gebunden.

Kann beim Firmenwagen eine Kilometerbegrenzung eingesetzt werden?

Ja, der Arbeitgeber kann die Privatnutzung eines Firmenwagens durch eine Kilometerbegrenzung einschränken. In diesem Fall wird im entsprechenden Vertrag eine feste Zahl an Kilometern festgelegt, die pro Monat oder Jahr privat verbraucht werden dürfen.

Muss die Privatnutzung vom Arbeitnehmer versteuert werden?

Wer als Arbeitnehmer den Firmenwagen privat nutzen darf, muss den dadurch entstehenden geldwerten Vorteil (auch “Nutzungswert” genannt) versteuern. Der Arbeitgeber zieht diesen bereits während des Jahres von der Lohnsteuer ab. Das heißt, mit der Privatnutzung geht auch stets eine Versteuerung einher. Für die Versteuerung des Firmenwagens beziehungsweise der privaten Nutzung können sich Arbeitnehmer zwischen der Fahrtenbuch-Methode sowie der 1-Prozent-Regelung entscheiden.

Selbständige oder Unternehmer müssen diesen geldwerten Vorteil ebenfalls versteuern. Er wird den Einkünften zugerechnet und entsprechend versteuert. Dabei können sämtliche Ausgaben für den Firmenwagen als Betriebsausgaben steuerlich geltend gemacht werden. Darüber hinaus kann die Vorsteuer für Rechnungen abgezogen werden, die für das Firmenauto fällig werden, z.B. für Reparaturen oder fürs Tanken und Leasingraten.

Wie wird ein Firmenwagen bei Privatnutzung versteuert?

Grundsätzlich wird die private Nutzung eines Dienstwagens wie ein Gehaltsbestandteil betrachtet. Damit unterliegt auch die Privatnutzung der Versteuerung. Steuerrechtlich wird die private Nutzung des Firmenfahrzeugs als sogenannter geldwerter Vorteil bezeichnet. Dem Arbeitnehmer stehen dabei zwei Möglichkeiten zur Verfügung: Die 1-Prozent-Regelung oder die Fahrtenbuch-Methode. Arbeitnehmer können sich bei der Versteuerung für die Methode entscheiden, bei der sie im Rahmen der Versteuerung finanziell besser dastehen. Aber Achtung: Ein Wechsel der Besteuerungsmethode ist nur zu Jahresbeginn möglich. Die jeweilige Variante muss dann für den Rest des Jahres beibehalten und vom Arbeitgeber durchgeführt werden.

Was ist die 1-Prozent-Regelung? 

Bei der sogenannten 1-Prozent-Regelung wird die Nutzung des Firmenwagens pauschal besteuert. Hierfür wird ein Prozent vom Bruttolistenpreis jeden Monat zum Gehalt addiert. Durch den geldwerten Vorteil steigt das Bruttogehalt und entsprechend kann sich durch die Steuerprogession auch der Steuersatz erhöhen.

Was sind die Vorteile und Nachteile der 1-Prozent-Regelung?

Der Vorteil der 1-Prozent-Methode besteht dafür darin, dass Sie nicht nachweisen müssen, für welche Fahrten Sie den Dienstwagen privat oder geschäftlich nutzen. In der Regel bietet sich die 1-Prozent-Regelung für Arbeitnehmer und Selbständige an, die ihren Firmenwagen häufig privat nutzen. Arbeitgeber profitieren dabei von einem sehr einfachen Berechnungsmodell für den geldwerten Vorteil.

Nachteilig ist diese Methode zum Beispiel für Pendler. Außerdem bietet sich die 1-Prozent-Regelung nicht bei sehr hohen Listenpreisen an, da der geldwerte Vorteil dann zu einer unverhältnismäßig hohen Steuerbelastung führen kann.

Was ist die Fahrtenbuch-Methode?

Bei Nutzung eines Fahrtenbuchs werden alle Fahrten mit dem Firmenwagen dokumentiert. Im Fahrtenbuch werden private und berufliche Fahrten notiert. Ein Fahrtenbuch erfordert dabei viel Disziplin, denn jede Fahrt muss für das Finanzamt genaustens dokumentiert werden. Kundenbesuche, Geschäftsreisen, aber auch alle privat zurückgelegten Kilometer werden festgehalten.              

Der private Nutzungsanteil lässt sich dann anhand der gefahrenen Kilometer ermitteln und in Prozent der Gesamtkosten ausweisen. Dazu zählen neben der jährlichen Abschreibung oder Leasingrate auch Betriebskosten wie Kfz-Steuer, Versicherungen, Reparaturen sowie Tankrechnungen

Die Methode des Fahrtenbuchs bietet sich vor allem für Firmenwagen an, die nur selten privat genutzt werden. Ebenso eignet sich diese Variante, wenn der Firmenwagen einen sehr hohen Bruttolistenpreis hat.

Welche Vorteile und Nachteile hat die Privatnutzung von Firmenwagen?

Ein Dienstwagen, der privat genutzt werden darf, bietet zwar zahlreiche Vorteile – und zwar sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer. Allerdings kann sich die Privatnutzung auch nicht immer lohnen. Folgende Punkte sind vom Arbeitgeber und Arbeitnehmer abzuwägen.

Beginnen wir mit den Vor- und Nachteilen aus Arbeitgebersicht:

Aus Arbeitnehmersicht birgt die Privatnutzung des Firmenwagens insbesondere die folgenden Vorteile sowie Nachteile:

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