Sinnvoller sind Regelungen, die für die private Dienstwagennutzung ein festes monatliches Limit festlegen oder die Privatnutzung auf einen bestimmten räumlichen oder/und zeitlichen Bereich beschränken.
Natürlich ist es auch möglich, die Privatnutzung des Dienstwagens keinerlei Einschränkungen zu unterwerfen, sondern umfassend zu gestatten. Dies ist zwar für den Motivations- und Belohnungscharakter vorteilhaft, birgt aber gleichzeitig auch erhebliche Risiken. Sie haben nämlich keinerlei Kontrolle mehr über die zu erwartende Kilometerlaufleistung. Dies kann hinsichtlich des Versicherungstarifs Probleme aufwerfen und im Einzelfall bei der Kalkulation der Verschleißkosten Schwierigkeiten bereiten.
Tipp: Haben Sie den Dienstwagen geleast, ist es umso wichtiger, Kontrolle über die Kilometerlaufleistung zu haben. Die meisten Leasingverträge haben nämlich für die Laufzeit feste Kilometerbegrenzungen. Werden die festgelegten Werte überschritten, kann das für Sie ein teures Nachspiel haben. Daher sollten Sie die Privatnutzung des Dienstwagens nur bis zu einer bestimmten Jahreslaufleistung gestatten. Der mögliche Privatnutzungsanteil hängt dann vom Umfang der dienstlichen Nutzung ab. Je mehr Kilometer aus dienstlichen Gründen gefahren werden, desto weniger bleiben für die Privatnutzung. Doch Vorsicht! Berechnen Sie die jährliche Laufleistung gar zu eng, verpufft der Motivationseffekt weitgehend!
Wenn Sie einen Dienstwagen zur Privatnutzung freigeben, bedeutet dies nicht automatisch, dass auch jeder damit fahren darf. Selbst Familienangehörigen des Mitarbeiters ist die Nutzung des Fahrzeugs nur gestattet, wenn dies im Dienstwagenüberlassungsvertrag vorgesehen ist. Ob Sie neben Ihrem Mitarbeiter auch anderen Personen die Nutzung erlauben, ist wiederum Ihre freie Entscheidung. Enge Familienangehörige, insbesondere Ehepartner oder Lebensgefährten, als Fahrer zuzulassen ist durchaus üblich und meist nicht allzu problematisch. Sollen hingegen auch die volljährigen Kinder Ihres Mitarbeiters seinen Dienstwagen steuern dürfen, müssen Sie unbedingt darauf achten, dass hierdurch keine Vorgaben der Kfz-Versicherung verletzt werden. Viele Versicherer schließen nämlich bei Firmenwagen Personen unter 21 Jahren als Fahrer aus.
„Andere Länder, andere Sitten“ – das gilt auch für die Haftung bei Verkehrsunfällen. Fahrten ins Ausland bergen daher auch zusätzliche Risiken. Aus diesem Grund sollten Sie Privatfahrten ins Ausland generell beziehungsweise in bestimmte Regionen im Dienstwagenvertrag ausschließen oder zumindest vom Abschluss zusätzlicher Versicherungen abhängig machen.
