Kleinunternehmer: Rechnen Sie Ihren Firmenwagen richtig ab?
Bedenken Sie: Wenn Sie betrieblich mehr oder weniger unterwegs sind als in den vorangegangenen Jahren, kann schnell ein Wechsel sinnvoll sein. Nachteil dabei leider: Eine Änderung der Abrechnungsmethode ist nur zum Jahreswechsel zum 1.1. möglich – also mit dem neuen Wirtschaftsjahr.
Tipp: Neben dem Jahreswechsel gibt es noch eine weitere Möglichkeit, die Abrechnungsart des Firmenwagens zu ändern: dann nämlich, wenn Sie sich ein neues Auto zulegen. Schauen Sie auch dann genau hin, und kalkulieren Sie neu, welche Abrechnung sich mit dem neuen Wagen für Sie am ehesten auszahlt.
Hier die Übersicht mit den 4 Möglichkeiten der Abrechnung und mit Tipps, welche davon für Sie am günstigsten ist:
Möglichkeit 1: Aufzeichnung der betrieblich gefahrenen Kilometer des Firmenwagens
Voraussetzung: Wagen befindet sich im Privatvermögen.
So funktioniert es: Sie führen eine einfache Aufstellung der betrieblichen Fahrten mit:
- Termin und Anlass
- Anzahl der gefahrenen Kilometer
Die Privatfahrten müssen Sie überhaupt nicht verzeichnen – es handelt sich also nicht um ein aufwändiges, echtes Fahrtenbuch. Pro betrieblich gefahrenen Kilometer können Sie dann eine Pauschale von 0,30 € geltend machen, die Sie in Ihrer Einnahmen-Überschuss-Rechnung als Betriebsausgabe absetzen.
Faustregel: Diese Abrechnungsart lohnt sich vor allem dann, wenn Sie wenig betrieblich mit dem Wagen unterwegs sind. Die 0,30-€-Pauschale pro Kilometer setzen Sie aber nur bei sehr sparsamen, billigen Autos an. Bei teureren Wagen berechnen Sie die tatsächlichen Kilometerkosten Ihres Fahrzeugs für das komplette Jahr und teilen dann diese durch die gefahrenen Kilometer.
Möglichkeit 2: Pauschale Aufteilung der Kosten für den Firmenwagen
Voraussetzung: Wagen befindet sich im Betriebsvermögen und wird zu 10 bis 50 % betrieblich genutzt.
So funktioniert es: Sie ermitteln einmalig über einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten, wie sich die private und die berufliche Nutzung aufteilt. Dazu halten Sie fest:
- Die Gesamtzahl der gefahrenen Kilometer in diesen 3 Monaten
- Alle betrieblichen Fahrten mit Kilometerzahl, Datum und Anlass
Daraus ergibt sich die genaue prozentuale Aufteilung. Alle Fahrzeugkosten setzen Sie in Ihrer Einnahmen-Überschuss-Rechnung als Betriebsausgabe ab. Den privaten Anteil setzen Sie gleichzeitig als (fiktiven) Gewinn an.
Faustregel: Die pauschale Aufteilung bietet sich in den meisten Fällen an, wenn Sie 10 bis 50 % betriebliche Nutzung haben. Denn: Den repräsentativen 3-Monatszeitraum können Sie frei wählen. Es kann Ihnen also niemand etwas anhaben, falls in dieser Zeit zufällig mehrere Geschäftsreisen angefallen sind.
Möglichkeit 3: Fahrtenbuch
Bei mehr als 50%iger betrieblicher Nutzung haben Sie nur noch die Wahl zwischen Fahrtenbuch und 1-%-Methode
So funktioniert es: Sie halten zeitnah, also möglichst nach jeder Fahrt in einem gebundenen Buch, das nachträglich nicht geändert werden kann, alle Daten zu jedem gefahrenen Kilometer fest. Dazu fordert das Finanzamt folgende Angaben:
- Datum der Fahrt
- Kilometerstand am Beginn und am Ende jeder dienstlichen Fahrt
- Reiseziel (bei Umwegen Reiseroute)
- Reisezweck und Gesprächspartner
- Bei Privatfahrten genügt die Angabe der Kilometer; zur besseren Übersicht sollten Sie aber auch die km-Stände zu Beginn und am Ende der Fahrt angeben
- Für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb genügt ebenfalls ein kurzer Vermerk
So ermitteln Sie exakt für jedes Jahr den genauen Anteil der privaten und betrieblichen Kilometer und teilen die Kosten entsprechend in Ihrer Einnahmen-Überschuss-Rechnung auf.
Faustregel: Das Führen eines Fahrtenbuchs ist in den meisten Fällen steuerlich günstiger als die 1-%-Methode. Doch Vorsicht: Das Führen eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs erfordert Arbeit und Genauigkeit. Finanzbeamte und Betriebsprüfer nehmen Fahrtenbücher besonders genau unter die Lupe. Entdecken sie auch nur kleine Fehler oder Ungereimtheiten, wird das Fahrtenbuch komplett verworfen. Oft sind saftige Steuernachforderungen die Folge.
Möglichkeit 4: 1-%-Methode
Voraussetzung: mehr als 50%ige betriebliche Nutzung
So funktioniert es: Sie setzen monatlich 1 % des Bruttolistenpreises Ihres Fahrzeugs als Privatanteil an. Es gilt der Listenpreis zum Zeitpunkt der Erstzulassung inkl. Sonderausstattung und Umsatzsteuer (auch wenn Sie den Wagen gebraucht gekauft haben).
Beispiel: Bruttolistenneupreis: 25.000 €, davon 1 % ergibt: 250 € monatlich und 3.000 € jährlich. In der Einnahmen-Überschuss-Rechnung setzen Sie dann diese 3.000 € als Einnahme und die tatsächlich entstandenen PKW-Kosten als Betriebsausgabe an.
Faustregel: Die1-%-Methode kann steuerlich günstiger sein, wenn Sie einen neuen, nicht abgeschriebenen Firmenwagen fahren und vergleichsweise viel privat unterwegs sind (35 bis 49 % Privatnutzung).
