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Darf Ihr Mitarbeiter einen ihm überlassenen Firmenwagen auch für private Fahrten nutzen, entsteht ein geldwerter Vorteil. In der Praxis stehen Ihnen...

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Das regeln Sie im Fahrzeugüberlassungsvertrag

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Von Arno Schrader,

Die Frage: Einer unserer Mitarbeiter erhält erstmalig im März einen Dienstwagen. Auf was sollen wir achten? Müssen wir extra einen Vertrag abschließen?

Die Antwort: Sie als Arbeitgeber entscheiden frei darüber, ob Sie einem Mitarbeiter einen Firmenwagen auch zur privaten Nutzung überlassen oder nicht. Wenn Sie sich dazu jedoch entschließen, sollten Sie einen schriftlichen Fahrzeugüberlassungsvertrag abschließen. Was im Vorhinein feststeht kann später nicht zu Streitigkeiten führen.
Das sollten Sie regeln:

  • Welches Fahrzeug erhält Ihr Mitarbeiter mit welcher genauen Ausstattung?
  • Wer sucht es aus?
  • Wer darf das Fahrzeug fahren? Nur der Mitarbeiter, auch der Ehepartner und …
  • Ob und wen darf Ihr Mitarbeiter im Auto mitnehmen?
  • Darf das Fahrzeug mit ins Ausland genommen werde?
  • Wie wird das Fahrzeug versichert?
  • Welche Pflichten hat der Mitarbeiter bezüglich der Pflege des Fahrzeugs?
  • Wie soll sich Ihr Mitarbeiter bei einem Unfall verhalten?
  • Wann ist der Mitarbeiter zur Rückgabe des Wagens verpflichtet?
  • Wie ist die Kostenbeteiligung des Mitarbeiters?

 

Zu den Kosten: Die Kosten für die dienstliche Nutzung des Firmenwagens haben Sie als Arbeitgeber zu übernehmen. Die Kosten der Privatnutzung einschließlich der Fahrten zur Arbeit sollte jedoch der Arbeitnehmer tragen. Das wird häufig dadurch erreicht, dass dem Mitarbeiter der nach der 1-%-Regel ermittelte geldwerte Vorteil als Nutzungsentgelt vom Lohn einbehalten wird. In anderen Fällen muss der Mitarbeiter nur die Tankkosten im Urlaub selbst bezahlen. Aber auch andere Gestaltungen sind denkbar und möglich.
Tipp: Am besten und sichersten für Sie als Arbeitgeber ist die Führung eines Fahrtenbuchs. Dann können Sie auf den Kilometer genau abrechnen und wissen stets, wo Ihr Mitarbeiter war.

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