Das Arbeitszeugnis: Inhalt, Arten und Formulierungen

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Arbeitszeugnisse sind in Deutschland wichtig. Dieser Artikel ordnet die rechtlichen Vorgaben zu Arbeitszeugnissen ein, erklärt den Unterschied zwischen den Zeugnisarten und zeigt, wie man Zeugnissprache entschlüsselt.
Inhaltsverzeichnis

Um das Arbeitszeugnis ranken sich viele Spekulationen. Während die einen Geheimcodes in Arbeitszeugnissen vermuten oder meinen, das Zeugnisse entscheidende Dokumente im Bewerbungsprozess sind, denken andere, dass Arbeitszeugnisse in einer digitalisierten und globalisierten Welt keine Bedeutung mehr haben. 

Tatsächlich sind Arbeitszeugnisse auch im 21. Jahrhundert in Deutschland wichtig und haben für viele Unternehmen eine hohe Aussagekraft. Liest man Arbeitszeugnisse im Detail, fällt auf, dass sie in einer speziellen Zeugnissprache erstellt werden und aus diesem Grund Interpretationsspielräume zulassen. Unternehmen sind ebenso verpflichtet, ausgeschiedenen Mitarbeitern ein Arbeitszeugnis auszustellen und diesen in Bezug auf seine Tätigkeit im Unternehmen und seine soziale Kompetenz zu bewerten. 

Dieser Artikel geht darauf ein, welche Unterschiede es zwischen dem einfachen und qualifizierten Arbeitszeugnis gibt, welche Anforderungen an Unternehmen und das Personalmanagement bei der Konzeption von Arbeitszeugnissen gestellt werden und welche formalen Anforderungen beachtet werden müssen. 

Was ist ein Arbeitszeugnis? 

Arbeitszeugnisse sind offizielle Dokumente, die von Arbeitgebern ausgestellt werden, um die Arbeitsleistung eines Angestellten zu bescheinigen. Zeugnisse beinhalten stets die Beschäftigungsform und -dauer, je nach Art des Arbeitszeugnisses allerdings auch eine Beurteilung der Arbeitnehmer-Leistungen. In Deutschland sind Arbeitszeugnisse für Arbeitnehmer eine wichtige Urkunde, da dieses Zeugnis bei Bewerbungen für neue Stellen verlangt wird.

Welche Arten von Arbeitszeugnissen gibt es? 

Grundsätzlich unterscheidet man zwischen zwei Zeugnisarten: 

  • dem einfachen Arbeitszeugnis sowie
  • dem qualifizierten Arbeitszeugnis.

Gemäß § 109 GewO, kann der Arbeitnehmer verlangen, dass das Zeugnis ebenfalls Informationen über die Leistung und das Verhalten am Arbeitsplatz enthält. Ein solch qualifiziertes Arbeitszeugnis fokussiert sich auf das Sozialverhalten, die Leistungsbereitschaft und Arbeitsqualität sowie auf das Fachwissen und die Belastungsfähigkeit. 

Das einfache Arbeitszeugnis beschränkt sich im Gegensatz zum qualifizierten Arbeitszeugnis auf die geleisteten Aufgaben im Unternehmen. 

Neben dem einfachen Arbeitszeugnis und dem qualifizierten Arbeitszeugnis gibt es weitere Zeugnisarten, unter anderem: 

  • Das Zwischenzeugnis: Das Zwischenzeugnis ist ein Arbeitszeugnis, welches der Arbeitnehmer bei seinem aktuellen Arbeitgeber im Rahmen eines fortbestehenden Arbeitsverhältnisses beantragt. Anspruch auf ein Zwischenzeugnis besteht in der Regel, wenn ein triftiger Grund, also ein berechtigtes Interesse seitens des Arbeitnehmers vorliegt. Das Zwischenzeugnis kann zum Beispiel bei einem Vorgesetztenwechsel während eines laufenden Anstellungsverhältnisses ausgestellt werden.
  • Das Ausbildungszeugnis: Das Ausbildungszeugnis ist ein offizielles Arbeitszeugnis, auf das Auszubildende nach Beendigung ihrer Berufsausbildung einen Anspruch haben.
  • Das Praktikumszeugnis: Bei dem Praktikumszeugnis handelt es sich um eine offizielle Urkunde, auf das Praktikanten einen Rechtsanspruch haben, um ihre Praktika nachweisen zu können. 

Wie wird ein qualifiziertes Arbeitszeugnis aufgebaut? 

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis sollte wie folgt aufgebaut sein: 

Überschrift

In der Überschrift des Zeugnisses muss deutlich werden, was für eine Zeugnisart dieses Dokument abbildet. Potenzielle Überschriften, die vom Gesetzgeber als zulässig betrachtet werden, sind unter anderem:

  • Arbeitszeugnis
  • Zwischenzeugnis
  • Praktikumszeugnis

Einleitung

Die Einleitung eines Arbeitszeugnisses beinhaltet die sogenannten Stammdaten eines Arbeitnehmers. Dazu zählen:

  • Personenbezogene Angaben zum Mitarbeiter wie Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Geburtsort und Titel,
  • letzte Position des Mitarbeiters im Unternehmen mit dem Unternehmensbereich,
  • Eintrittsdatum,
  • Austrittsdatum.

Alle Angaben werden in einem spezifischen Einleitungssatz zusammengefasst. wie folgendes Formulierungs-Beispiel zeigt:

„Herr Michael Müller, geboren am 27.09.1978 in Rostock, hat vom 01.01.2020 bis 31.12.2021 als Mitarbeiter in der Abteilung Controlling für unser Unternehmen gearbeitet.“

Firmenbeschreibung

In der Firmenbeschreibung hat das Unternehmen die Möglichkeit, das Unternehmen, die Firmenhistorie, wichtige Erfolge und die Ausrichtung darzustellen. Angaben über die Größe des Unternehmens und seine Stellung am Markt geben Aufschluss über die Bedeutung der innegehabten Position und über die Berufserfahrung des Arbeitnehmers.

Tätigkeiten des Mitarbeiters

Im dritten Abschnitt des qualifizierten Arbeitszeugnisses werden die vom Mitarbeiter ausgeführten Haupttätigkeiten mit Bullet Points untereinander gelistet. Es erfolgt häufig eine Abstufung, sodass die Hauptaufgaben des Arbeitnehmers oben erscheinen und weniger wichtige Tätigkeiten am Ende platziert werden. Aus Unternehmenssicht bietet es sich an, die Aufgaben der Stellenbeschreibung in diesem Absatz einzufügen und individuell weitere Punkte hinzuzufügen. 

Tipp: Integrieren Sie in die Aufgabenbeschreibung die Darstellung der Kompetenzen des Mitarbeiters und seine Vollmachten im Betrieb. 

Leistungsbeurteilung

Bei der Leistungsbeurteilung wird nach folgenden Bereichen unterschieden: 

KriteriumBeispiele für Formulierungen
FachwissenEr verfügt über ein umfassendes und gutes Fachwissen, das er zur Bewältigung seiner Aufgaben sehr sicher und erfolgreich einsetzte. (gut)
LeistungsbereitschaftHerr Müller war motiviert und zeigte auch bei schwierigen Aufgaben Initiative und Engagement. (befriedigend)
ArbeitsweiseEr arbeitete sehr effizient, zielstrebig und sorgfältig und bewies ein gutes Organisationsgeschick. (gut) 
ArbeitsqualitätEr war ein leistungsfähiger Mitarbeiter, der stets überdurchschnittliche Arbeitsergebnisse erzielte. (gut) 
BelastungsfähigkeitBei üblichem Arbeitsanfall erwies sich Herr Muster als zuverlässiger Mitarbeiter. (ausreichend)
GesamturteilHerr Müller hat unsere Erwartungen stets gut erfüllt. Wir waren mit seinen Leistungen jederzeit zufrieden. (gut)

Beurteilung des sozialen Verhaltens

Nach der Leistungsbeurteilung folgt eine Beurteilung über das Sozialverhalten des Arbeitnehmers. Berücksichtigt wird dabei vor allem das Verhalten gegenüber

  • internen Kollegen, Vorgesetzten und Führungskräften und
  • externen Geschäftspartnern sowie natürlich Kunden. 

Hinzu kommt eine Beurteilung der sozialen Kompetenzen des Arbeitnehmers. Dafür verweisen Arbeitgeber in der Regel auf besonders stark auftretende soziale Fähigkeiten des Mitarbeiters wie zum Beispiel auf:

  • seine Teamfähigkeit,
  • seine ausgeprägte Empathie,
  • seine gute Kommunikationsfähigkeit oder
  • seine Integrität.

Austrittsgrund

Abhängig vom Austrittsgrund variieren die Formulierungen im Arbeitszeugnis. Ein Austrittsgrund muss nicht grundsätzlich eingefügt werden. Typische Austrittsgründe können sein:

  • Die arbeitnehmerseitige Kündigung, 
  • Die ordentliche Kündigung durch den Arbeitgeber,
  • Die betriebsbedingte Kündigung, 
  • Die Beendigung des Arbeitsverhältnisses durch einen Aufhebungsvertrag oder 
  • Eine fristgerechte Kündigung des Arbeitsvertrages (befristetes Arbeitsverhältnis). 

Schlussformel

Das qualifizierte Arbeitszeugnis wird mit einer Abschiedsformel in Zeugnissprache beendet. Eine mit der Zeugnisnote gut bewertete Abschiedsformel könnte lauten: 

„Wir danken Herrn Müller für seine wertvolle Mitarbeit und bedauern es, ihn als Mitarbeiter zu verlieren. Für seinen weiteren Berufs- und Lebensweg wünschen wir ihm alles Gute und auch weiterhin viel Erfolg.“ 

Wichtig: Zu jedem qualifizierten Arbeitszeugnis gehört eine Schlussformel, die darauf eingeht, wie wertvoll der Mitarbeiter war und mit der dem Mitarbeiter alles Gute gewünscht wird. Fehlen in der Schlussformel Floskeln, wertet dies das gesamte Arbeitszeugnis ab. Gleichwohl besteht kein Anspruch auf die Aufnahme von Schlusssätzen (BAG, Urteil vom 20.02.2001, Az.: 9 AZR 44/00).

Zum Schluss endet das Arbeitszeugnis mit Datum und Unterschrift.

Welche Inhalte umfasst ein einfaches Arbeitszeugnis? 

Ein einfaches Arbeitszeugnis enthält die Einleitung, in seltenen Fällen eine Firmenbeschreibung sowie eine Auflistung der Tätigkeiten des Mitarbeiters. Auf jegliche Bewertung wird verzichtet. Eine Schlussformel gehört ebenfalls in ein einfaches Arbeitszeugnis. 

Welche Pflichten muss der Arbeitgeber bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen erfüllen?

Der § 109 der Gewerbeordnung formuliert verschiedene Anforderungen beziehungsweise Pflichten, die Arbeitgeber bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen erfüllen müssen: 

  • „Das Zeugnis muss klar und verständlich formuliert sein. 
  • Es darf keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die den Zweck haben, eine andere als aus der äußeren Form oder aus dem Wortlaut ersichtliche Aussage über den Arbeitnehmer zu treffen.“ 

Arbeitgeber sind somit verpflichtet, in Arbeitszeugnissen, Zwischenzeugnissen oder anderen Zeugnissen wertschätzend und wohlwollend zu formulieren. Inhaltlich muss ein Zeugnis nachvollziehbar sein und keine Fakten in Bezug auf die Anstellungszeit, Arbeitszeiten, die Aufgaben oder die Leistung überhöhen oder auslassen. Arbeitgeber sind zur Wahrheitstreue verpflichtet. 

Wichtig: Stellen Sie Ihren ehemaligen Mitarbeiter zu positiv dar, machen Sie sich unter Umständen schadensersatzpflichtig gegenüber einem neuen Arbeitgeber.

Darüber hinaus müssen Arbeitszeugnisse grundsätzlich klassisch auf dem Briefpapier des Unternehmens ausgegeben und von berechtigten Personen im Unternehmen wie dem Geschäftsführer oder dem Prokuristen unterschrieben werden. Eine Erteilung des Zeugnisses in elektronischer Form, beispielsweise als PDF oder über WhatsApp ist vom Gesetzgeber ausgeschlossen, da es sich um ein offizielles Firmendokument handelt. 

Da mit dem Zeugnis das berufliche Fortkommen des Arbeitnehmers gefördert werden soll, muss das Zeugnis in seiner äußeren Form den im Geschäftsverkehr üblichen und von Dritten erwarteten Gepflogenheiten entsprechen. 

Aus Unternehmenssicht sind qualifizierte Arbeitszeugnisse ebenfalls für die Außendarstellung wichtig, da ihre Qualität ein positives oder negatives Licht auf die Corporate Identity des Unternehmens wirft. Aus diesem Grund entsprechen Pauschalzeugnisse, bei denen Sie ausschließlich den Namen des Mitarbeiters ändern, nicht den gesetzlichen Anforderungen (vgl. Arbeitsgericht Berlin, Urteil vom 04.11.2003, Az.; 84 Ca 1749/04).

Welche Inhalte dürfen keinesfalls in ein Arbeitszeugnis? 

Es gibt eine Vielzahl von Informationen, die nicht im Arbeitszeugnis erscheinen sollten. Hierzu gehören: 

Zusätzlich sollten das Zeugnis und seine Zeugnissprache inhaltlich nachvollziehbar und nicht widersprüchlich sein. Das wäre zum Beispiel der Fall, wenn das Sozialverhalten im Zeugnis mit „sehr gut“ bewertet würde und gleichzeitig in der Schlussformel der Dank für die geleistete Arbeit im Unternehmen fehlt. Derartige Fehler im Arbeitszeugnis können vom Arbeitnehmer oder von einem Fachanwalt für Arbeitsrecht beanstandet werden. 

Wie kann man die Zeugnissprache im Arbeitszeugnis entschlüsseln? 

Die sogenannte Zeugnissprache ist in der Regel förmlich und positiv formuliert und enthält typische Verbalisierungen wie “ausgezeichnete Leistungen” oder “stets zuverlässig”. Die Zeugnissprache soll dem Leser einen sehr positiven Eindruck von der beschriebenen Person vermitteln, selbst wenn die Leistung befriedigend oder ausreichend war. Für Personaler und Führungskräfte ist es wichtig, die verschiedenen Nuancen der Zeugnissprache zu kennen, um trotz der wertschätzenden Formulierungen die wahre Leistung der bewerteten Person ableiten zu können.

Mit den folgenden typischen Formulierungen im Arbeitszeugnis fällt es leicht, die Zeugnissprache zu entschlüsseln und die Fakten hinter den teilweise blumigen Formulierungen zu verstehen: 

Beurteilung der…NoteFormulierung im Arbeitszeugnis
Leistungsbereitschaft1Ausgesprochen initiativ

Ergreift selbstständig Maßnahmen und übernimmt volle Verantwortung
 2Selbstständig im Handeln

Ergreift Initiative

Übernimmt Aufgaben tatkräftig und übernimmt Verantwortung
 3Willig im Handeln

Zufriedenstellende Initiative
Arbeitsbefähigung1Hervorragende und vollkommene Beherrschung seines Fachgebiets

Löst schwierigste Aufgaben

Fachlich sehr souverän
 2Abgesichertes und erprobtes Wissen, das er sicher anzuwenden weiß

Hat gründliches Fachwissen

Wechselnden Beanspruchungen gut gewachsen
 3Zufrieden stellendes Wissen

beherrscht sein Fach zufriedenstellend
Arbeitsweise1Arbeitet stets außerordentlich zuverlässig, gewissenhaft und mit großer Sorgfalt und Umsicht
 2Arbeitet stets zuverlässig und gewissenhaft
 3Arbeitet zuverlässig, gewissenhaft, mit Umsicht und Sorgfalt
Arbeitserfolg1Er fand stets verwendbare und kostengünstige Lösungen
 2Sein gründliches Fachwissen vermochte er sicher anzuwenden und in der Praxis zu guten Ergebnissen zu führen.
 3Sein zufriedenstellendes Fachwissen vermochte er in der Praxis gut umzusetzen
Zusammenfassende Leistungsbeurteilung1Stets zu unserer vollsten Zufriedenheit
 2Stets zu unserer vollen Zufriedenheit
 3Zu unserer vollen Zufriedenheit
Führungsbeurteilung1Von Vorgesetzten und Kollegen wie auch von Kunden war er wegen seiner immer freundlichen, zuvorkommenden Art und seiner kompetenten Arbeitsweise außerordentlich geschätzt. Sein Verhalten zu Vorgesetzten, Kollegen und Kunden war stets vorbildlich.
 2Sein Verhalten zu Vorgesetzten, Kollegen und Kunden war vorbildlich.
 3Sein Verhalten zu Vorgesetzten, Kollegen und Kunden war stets einwandfrei.

Welche formalen Anforderungen muss ein Zeugnis erfüllen? 

Da es sich bei einem Arbeitszeugnis um ein offizielles Firmendokument handelt, muss es im Mindestfall die folgenden sieben formalen Anforderungen beinhalten: 

  • Firmenbriefbogen: Originalbriefbogen mit hochwertigem Papier
  • Ausstellungsdatum: Das Ausstellungsdatum sollte mit dem letzten Tagen des Arbeitsverhältnisses identisch sein.
  • Rechtschreibung und Zeichensetzung: Ein Arbeitszeugnis sollte in Bezug auf die Rechtschreibung und Zeichensetzung fehlerfrei sein. Alles andere wirkt unprofessionell.
  • Eintrittsdatum und Austrittsdatum: Sowohl das Eintritts- wie das Austrittsdatum müssen zwingend im Arbeitszeugnis festgehalten werden.
  • Personenbezogene Daten: Alle persönlichen Angaben zum Mitarbeiter müssen korrekt sein,
  • Unterschrift: Eine Unterschrift ist unverzichtbar. Jedes Arbeitszeugnis muss persönlich von Unternehmensverantwortlichen unterschrieben werden. Zusätzlich wird die maschinenschriftliche Angabe der Unterzeichner unter der Überschrift eingefügt. 
  • Äußere Form: Das Arbeitszeugnis sollte nicht gefaltet werden. Knicke oder Risse dürfen ebenso wenig sichtbar sein, wie Tintenflecke der andere Verfärbungen. 

Wichtig

Ein Zeugnis ist in jedem Fall schriftlich zu erstellen und muss als Original ausgehändigt werden. Eine Ausstellung in elektronischer Form ist unzulässig.

Haben Arbeitnehmer einen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis? 

Nach § 109 der Gewerbeordnung (GewO) haben Arbeitnehmer einen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Im Gesetz heißt es wörtlich: „Der Arbeitnehmer hat bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis.“ Der Gesetzgeber gibt Arbeitgebern also die Verpflichtung auf, auf Verlangen ein Arbeitszeugnis auszustellen. 

Für die Praxis bedeutet dies, dass Arbeitnehmer bei einer Kündigung des Arbeitsverhältnisses oder im Falle einer Eigenkündigung einen Rechtsanspruch auf Ausstellung eines Arbeitszeugnisses haben. Die meisten Unternehmen erstellen das Arbeitszeugnis automatisch beim Austritt aus dem Betrieb. 

Wann hat der Arbeitnehmer Anspruch auf ein qualifiziertes Zeugnis?

Beschäftigte haben die Möglichkeit, ein qualifiziertes Arbeitszeugnis einzufordern. Der Gesetzgeber spezifiziert diesen Anspruch nicht weiter. Die aktuelle Rechtsprechung verweist bei Klagen auf Ausstellung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses darauf, dass der Arbeitgeber aufgrund der Firmenzugehörigkeit in der Lage sein muss, den Arbeitnehmer zu bewerten. Dies kann im Einzelfall bereits nach einer Tätigkeit von wenigen Wochen im Betrieb möglich sein. Im Mindestfall besteht der Anspruch auf Ausstellung eines einfachen Arbeitszeugnisses.

Wann verjährt der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis? 

Für Arbeitszeugnisse beträgt die regelmäßige Verjährungszeit gemäß § 195 BGB drei Jahre. Das bedeutet für die Praxis, dass ein Arbeitnehmer nach dem Ausscheiden aus dem Unternehmen drei Jahre Zeit hat, ein qualifiziertes Arbeitszeugnis einzufordern. Nach dieser Zeit kann der ehemalige Arbeitgeber die Anforderung mit Verweis auf die Verjährungsfrist ablehnen. 

Bis wann muss das Arbeitszeugnis ausgestellt sein? 

In den meisten Fällen erstellen Arbeitgeber ein Arbeitszeugnis mit dem Ausscheiden des Mitarbeiters aus dem Arbeitsverhältnis. Es sollte spätestens 14 Tage nach Beendigung des Geschäftsverhältnisses vorliegen. Dem Arbeitnehmer obliegt die Empfangsverpflichtung. Er muss das Arbeitszeugnis beim ehemaligen Arbeitgeber anfordern und abholen. Bis zur regelmäßigen Verjährungsfrist von drei Jahren muss der vorherige Arbeitgeber das Arbeitszeugnis verwahren und dem Mitarbeiter auf Anforderung aushändigen. 

Ist ein Arbeitgeber dazu verpflichtet, ein Arbeitszeugnis zu korrigieren? 

Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, Arbeitszeugnisse korrekt und vollständig auszustellen. Dies gilt sowohl für positive wie negative Aussagen im Arbeitszeugnis. Sobald der Arbeitgeber Kenntnis von Fehlern oder Unvollständigkeiten im Arbeitszeugnis hat, ist er verpflichtet, diese zu korrigieren.

Allerdings gibt es eindeutige Ausnahmen von dieser Regel. So ist zum Beispiel keine Korrektur des Arbeitszeugnisses notwendig, wenn der Arbeitnehmer den Fehler persönlich verursacht hat oder die Unvollständigkeit des Arbeitszeugnisses auf eine unzureichende Mitarbeiterinformation zurückzuführen ist. Eine Korrektur muss ebenso nicht erfolgen, wenn der Arbeitgeber nachweisen kann, dass die korrigierte Fassung des Arbeitszeugnisses den Arbeitnehmer in seiner beruflichen Entwicklung beeinträchtigen würde.

Arbeitszeugnisse müssen basierend auf der aktuellen Rechtsprechung mit der Durchschnittsnote befriedigend ausgestellt werden. Haben Sie als Arbeitgeber ein Zeugnis mit der Note „befriedigend“ erteilt und will Ihr Mitarbeiter nun „mehr“, können Sie sich beruhigt zurücklehnen. Denn eine überdurchschnittliche Leistung muss Ihr Mitarbeiter im Prozess darlegen und beweisen. Kann der Nachweis vom Mitarbeiter vor Gericht erbracht werden, muss das Zeugnis geändert werden (BAG, Urteil vom 14.10.2003, Az.: 9 AZR 12/03).