Grafik zur Tätigkeitsbeschreibung im Arbeitszeugnis

Tätigkeitsbeschreibung im Arbeitszeugnis: Inhalt, Form & Muster

Ein Arbeitszeugnis dient als offizieller Beleg für die beruflichen Fähigkeiten und Leistungen eines Bewerbers in früheren Tätigkeiten. Es bietet potenziellen Arbeitgebern eine Momentaufnahme des bisherigen beruflichen Werdegangs und der erbrachten Leistungen. Um fundierte Entscheidungen für oder gegen einen Kandidaten treffen zu können, benötigen Arbeitgeber detaillierte Angaben zu den bisherigen Aufgaben des Bewerbers. Die Tätigkeitsbeschreibung im Arbeitszeugnis gilt aus diesem Grund als wichtiges Kernstück des Zeugnisses. Schließlich hilft die Aufgabenbeschreibung Arbeitgebern, zu beurteilen, ob die Fähigkeiten und Erfahrungen eines Kandidaten den Anforderungen der Stelle entsprechen. In diesem Artikel erkläre ich Ihnen daher, warum die Tätigkeitsbeschreibung im Arbeitszeugnis wichtig ist, ob sie rechtlich verpflichtend ist und welche Komponenten eine professionelle Tätigkeitsbeschreibung umfassen sollte. Am Ende dieses Artikels liefere ich Ihnen zusätzlich Muster-Tätigkeitsbeschreibungen, die aufzeigen, welche Formulierungen in der Aufgabenbeschreibung zielführend sind. 
Inhaltsverzeichnis

Was ist die Tätigkeitsbeschreibung im Arbeitszeugnis?

Die Aufgabenbeschreibung im Arbeitszeugnis fokussiert sich auf die Darstellung der Tätigkeiten des beurteilten Mitarbeiters. Häufig werden die erbrachten Tätigkeiten als Auflistung in Bullet Points oder mit Spiegelstrichen dargestellt.

Durch die übersichtliche Form fällt es potenziellen Arbeitgebern leicht, auf einen Blick zu erkennen, über welche Qualifikationen der Mitarbeiter verfügt und welche Aufgaben und Tätigkeiten bisher zu seinem Verantwortungsbereich gehörten. 

Ist die Tätigkeitsbeschreibung verpflichtend?

Die Tätigkeitsbeschreibung ist unabhängig von der Art des Arbeitszeugnisses verpflichtend. Dies geht aus § 109 der Gewerbeordnung (GewO) hervor. Dort gibt der Gesetzgeber Arbeitgebern auf: 

„Der Arbeitnehmer hat bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis. Das Zeugnis muss mindestens Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit (einfaches Zeugnis) enthalten.“

Sowohl einfache als auch qualifizierte Zeugnisse müssen in Deutschland also zwingend eine Tätigkeitsbeschreibung enthalten.

Was sollte die Tätigkeitsbeschreibung umfassen? 

Eine professionelle Tätigkeitsbeschreibung im Arbeitszeugnis sollte eine klare und verständliche Darstellung aller relevanten Tätigkeiten umfassen, die ein Mitarbeiter während seiner Beschäftigung übernommen hat.

Neben den einzelnen Aufgaben sollte aus der Tätigkeitsbeschreibung ebenfalls klar hervorgehen, welche übertragenen Kompetenzen und Verantwortungsbereiche der Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens erhalten und übernommen hat. 

Demnach sollte eine professionelle Tätigkeitsbeschreibung stets folgende Inhalte umfassen:

  • Allgemeine Aufgabenbeschreibung: Die Tätigkeitsbeschreibung sollte mit einer allgemeinen Beschreibung der Position beginnen, die der Mitarbeiter innehatte. Hierbei sollte der Unternehmensbereich und die Positionstitel klar genannt werden.
  • Aufgaben und Verantwortlichkeiten: Sie sollte eine detaillierte Liste der spezifischen Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Mitarbeiters während seiner Anstellung enthalten. Dies kann die Planung, Koordination, Umsetzung und Überwachung von Projekten, Tätigkeiten und Aufgaben umfassen.
  • Qualifikationen und Fähigkeiten: Die Tätigkeitsbeschreibung sollte die Qualifikationen, Fähigkeiten und Kompetenzen hervorheben, die der Mitarbeiter für die erfolgreiche Ausführung seiner Aufgaben eingesetzt hat. Dies kann beispielsweise die Beherrschung von bestimmten Softwareanwendungen, Sprachkenntnisse oder fachspezifische Fähigkeiten einschließen.
  • Zusammenarbeit und Teamarbeit: Falls relevant, sollte die Beschreibung die Zusammenarbeit des Mitarbeiters mit Kollegen, Vorgesetzten und anderen Abteilungen oder Teams hervorheben. Dies unterstreicht die sozialen und zwischenmenschlichen Fähigkeiten.
  • Besondere Projekte oder Erfolge: Falls der Mitarbeiter an besonderen Projekten, Initiativen oder Erfolgen beteiligt war, sollten diese in der Tätigkeitsbeschreibung erwähnt werden, um seine besonderen Leistungen zu würdigen.

Wichtig: Manager mit Personalverantwortung oder Prokura oder Key-Account-Manager, die für bedeutende Kunden oder Key Opinion Leader zuständig waren, sollten zusätzlich darauf achten, dass diese für den Bewerbungsprozess wesentlichen Informationen ebenfalls in der Tätigkeitsbeschreibung erwähnt werden. 

Sollten auch die Aufgaben der letzten Positionen angegeben werden?

Für Arbeitnehmer, die im Laufe der Unternehmenszugehörigkeit unterschiedliche Tätigkeiten übernommen oder zur Führungskraft aufgestiegen sind, müssen alle Aufgaben angegeben werden. Dies kann je nach Länge der Unternehmenszugehörigkeit oder Arbeitsplatzbeschreibung zu einem umfangreichen und unübersichtlichen Arbeitszeugnis führen. 

In diesem Fall ist es zielführend, vor allem die Aufgaben der aktuellen Position oder die wichtigsten Tätigkeiten der gesamten Anstellungszeit hervorzuheben. Arbeitnehmer sollten bei einer Beförderung, einem Wechsel des Vorgesetzten oder bei einem internen Wechsel grundsätzlich ein Zwischenzeugnis anfordern. Auf dieses Zwischenzeugnis kann im Abschlusszeugnis verwiesen werden. 

Formale Anforderungen: Ist die Auflistung besser als ein Fließtext?

Es gibt keine allgemeingültige Vorgabe, ob in einer Tätigkeitsbeschreibung eine Auflistung mit Bullet Points oder ein Fließtext professioneller wirkt. Unternehmen müssen entscheiden, wie sie im Rahmen ihrer Corporate Identity Arbeitszeugnisse aufbauen. 

Bei einfacheren Tätigkeiten wirkt es in der Regel wertschätzender, wenn die Tätigkeiten in einigen professionellen und klar formulierten Sätzen als Fließtext beschrieben wird. Werden zusätzlich die Erfolge des Mitarbeiters hervorgehoben, wirkt der Text interessant und ist aussagefähig. Bei Mitarbeitern in sozialen oder pädagogischen Fachbereichen ist es ebenfalls üblich, die Tätigkeitsbeschreibung im Arbeitszeugnis in ganzen Sätzen zu formulieren. 

Für komplexere Tätigkeiten mit verschiedenen Aufgabenfeldern bietet sich eine Aufzählung an, bei der die einzelnen Tätigkeiten in vielen Fällen in kurzen Sätzen mit Bullet Points dargestellt sind.

In welcher Reihenfolge sollten die Tätigkeiten beschrieben werden?

Entscheidend bei der Reihenfolge der Tätigkeiten in der Beschreibung ist, dass die Hauptverantwortlichkeiten oder die Hauptaufgaben prominent im oberen Teil der Tätigkeitsbeschreibung erwähnt werden. Die Nebenaufgaben beziehungsweise unwichtigeren Aufgaben können darunter angegeben werden.

Sollten die Tätigkeiten mit Mitarbeiter abgesprochen werden?

In der Regel ist die Abteilung Human Resources im Unternehmen bestens mit den verantwortlichen Führungskräften vernetzt und kennt die Aufgaben eines Mitarbeiters. Darüber hinaus arbeiten Kollegen in den meisten Fällen in den Rollen, die in der Stellenbeschreibung aufgelistet werden. Aus diesem Grund ist es in der Regel nicht notwendig Mitarbeiter vor der Zeugniserstellung zu befragen. 

In Einzelfällen kann es gleichzeitig zielführend sein, einen Mitarbeiter mit in die Erstellung der Tätigkeitsbeschreibung für das Arbeitszeugnis einzubeziehen und weitere Nebentätigkeiten aufzunehmen. Vor allem bei Führungskräften kann dies dazu beitragen, ein objektives Arbeitszeugnis zu konzipieren, dass dem leitenden Angestellten im Bewerbungsprozess Türen öffnet.

Welche Anforderungen muss die Tätigkeitsbeschreibung erfüllen?

Für die Tätigkeitsbeschreibung im Arbeitszeugnis gelten die gleichen Vorgaben des Gesetzgebers aus § 109 der Gewerbeordnung wie für alle anderen Zeugnisteile. Die wesentlichste Anforderung an die Aufgabenbeschreibung bezieht sich auf klare und verständliche Formulierungen. Der Gesetzgeber sagt: 

„Die Aufgabenbeschreibung darf keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die den Zweck haben, eine andere als aus der äußeren Form oder aus dem Wortlaut ersichtliche Aussage über den Arbeitnehmer zu treffen.“ 

Diese Vorgabe bedeutet für die Praxis, keine zusätzlichen Aufgaben aufzuführen oder textlich zu beschönigen oder zu dramatisieren. 

Gegenüberstellung: Unzureichende Formulierungen vs. positive Formulierungen in der Tätigkeitsbeschreibung

Selbst bei der Tätigkeitsbeschreibung eines Arbeitszeugnis sollten Arbeitgeber stets auf die Formulierungen achten. Denn auch in diesem Bereich können unzureichende Formulierungen Anwendung finden, die jedoch nur eine geringfügige Aussagekraft besitzen. Besser sind konkrete und positive Formulierungen. Die folgende Tabelle zeigt Ihnen Beispiele für gute und schlechte Beschreibungen:

Unzureichende FormulierungenPositive Formulierungen
Erledigung von RoutineaufgabenVerantwortlichkeit für die Ausführung von wiederkehrenden Aufgaben, unter anderem Dateneingabe, Postbearbeitung und Ablage.
Kommunikation mit KundenRegelmäßige und professionelle Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern. 
Unterstützung des ManagementsHauptverantwortliche Entlastung des Management-Teams durch administrative Unterstützung, einschließlich der Planung von Meetings, der Vorbereitung von Dokumenten und der Durchführung von allgemeinen Büroaufgaben.

Unzureichende Formulierungen in der Tätigkeitsbeschreibung sind kurz und wenig aussagefähig. Positive und professionelle Formulierungen enthalten im Gegensatz zahlreiche Informationen und in Teilen eine Leistungsbeurteilung (z. B. professionelle Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartner.) 

Muster für komplette Tätigkeitsbeschreibungen im Arbeitszeugnis

Damit Sie einen Eindruck erhalten, wie Tätigkeitsbeschreibungen in Arbeitszeugnissen aufgebaut sind, habe ich Ihnen im Folgenden zwei vollständige Muster formuliert, welches Sie als Basis für Ihre Arbeitszeugnisse heranziehen können.

Facharzt für Anästhesie in einem kommunalen Krankenhaus (wesentliche Aufgaben)

  • Verantwortung für die professionelle Patientenbetreuung und die allgemeine Anästhesieversorgung von Patienten in verschiedenen chirurgischen Bereichen. 
  • Durchführung von komplexen Anästhesieverfahren wie Allgemeinanästhesie, Regionalanästhesie und Sedierung. Seine Fähigkeit, komplexe Verfahren erfolgreich durchzuführen, hat stets zu positiven Patientenergebnissen beigetragen.
  • Teilnahme an multidisziplinären Teams und Zusammenarbeit mit internen und externen Medizinern zu Verbesserung der Patientenversorgung
  • Ausbildung der Medizinstudenten und Assistenzärzte sowie Teilnahme an klinischen Forschungsprojekten und Weiterentwicklung der Anästhesiologie im Klinikum.
  • Einhaltung von Qualitätsstandards und Richtlinien zur Vermeidung von Komplikationen und zur Verbesserung der Patientensicherheit.

Kaufmann für Bürokommunikation (wesentliche Aufgaben)

  • Effiziente Organisation und Verwaltung von Büroabläufen, einschließlich der Postbearbeitung, Terminplanung und Dokumentenverwaltung. 
  • Zielorientierte Kundenkommunikation mit dem Ziel, Anfragen konkret zu beantworten, Probleme zu lösen und Informationen bereitzustellen. 
  • Erstellung und Pflege von Geschäftsberichten und -dokumenten. 
  • Effektive Zusammenarbeit im Team zur Maximierung der Büroeffizienz. 
  • Übernahme von grundlegenden buchhalterischen Aufgaben, einschließlich der Verwaltung von Rechnungen, der Überwachung von Zahlungseingängen und der Vorbereitung von Ausgabenberichten.
  • Fachliche und konzeptionelle Unterstützung des Marketingteams bei der Erstellung von Präsentationen, der Planung von Veranstaltungen und der Durchführung von Marktanalysen.
  • Einsatz in der Personalverwaltung, bei der Pflege von Personalakten, der Urlaubsplanung sowie Unterstützung bei Einstellungsprozessen.

Wie lang und detailliert sollte die Tätigkeitsbeschreibung sein?

Eine Tätigkeitsbeschreibung sollte alle relevanten Aufgaben und Tätigkeiten eines Mitarbeiters auflisten, ohne zu stark ins Detail zu gehen. Die Länge und die Informationen in der Aufgabenbeschreibung sollten zum Gesamtzeugnis passen. 

Würden in einem Arbeitszeugnis zu viele Aufgaben dargestellt und passt die Aufgabenbeschreibung nicht zur Länge des restlichen Zeugnistextes, könnte der Eindruck entstehen, dass der Mitarbeiter zwar viele Aufgaben hatte, diese jedoch nicht erfolgreich erfüllt hat. Ist die Länge der Aufgabenbeschreibung nicht verhältnismäßig, könnte zusätzlich der Eindruck entstehen, dass das Zeugnis vom Kandidaten in Eigenregie vorgeschrieben wurde.

Eine allgemeine Regel für Arbeitszeugnisse lautet, dass die Auflistung “im Verhältnis zur Stelle” und nach Wichtigkeit gerankt vorgenommen werden sollte. Je höher qualifiziert die Stelle ist, desto detaillierter und ausführlicher sollten die Aufgabenbereiche beschrieben werden.