Qualifiziertes Arbeitszeugnis – wohlwollende Leistungsbeurteilung in Zeugnissprache

Erhalten Unternehmen im Rahmen einer Stellenausschreibung Bewerbungsunterlagen von potenziellen Mitarbeitern, werden sie diese sorgfältig verarbeiten und die Inhalte bewerten. Neben dem Anschreiben und dem Lebenslauf achten Führungskräfte und Personaler vor allem auf die beigelegten Arbeits- und Zwischenzeugnisse. Diese für Deutschland übliche Form der Bewertung anhand von Zeugnissen gibt Entscheidern im Unternehmen die Möglichkeit, anhand von einschlägigen Formulierungen die Zufriedenheit früherer Arbeitgeber zu überprüfen.

Was sind die gesetzlichen Vorgaben zum qualifizierten Arbeitszeugnis?

Während in vielen anderen Ländern, zum Beispiel in den USA oder im Vereinigten Königreich qualifizierte Arbeitszeugnisse eine geringe Relevanz haben, sind Arbeitszeugnisse in Deutschland im Einstellungsprozess essenziell. Der Gesetzgeber hat festgelegt, dass Arbeitgeber, einem Mitarbeiter beim Ausscheiden aus dem Arbeitsverhältnis ein Arbeitszeugnis ausstellen müssen. In diesem werden Arbeitsweisen, Tätigkeiten und Aufgaben, Kompetenz, Verhalten und Sozialverhalten im Umgang mit den Kollegen festgehalten.

Ein Arbeitszeugnis muss den Grundsätzen des § 109 der Gewerbeordnung (GewO) und des § 630 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) erstellt werden. Der Gesetzgeber verfügt im § 109 GewO:

• Der Arbeitnehmer hat bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis.
• Das Zeugnis muss mindestens Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit (einfaches Zeugnis) enthalten.
• Der Arbeitnehmer kann verlangen, dass sich die Angaben darüber hinaus auf Leistung und Verhalten im Arbeitsverhältnis (qualifiziertes Zeugnis) erstrecken.
• Das Zeugnis muss klar und verständlich formuliert sein.
• Es darf keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die den Zweck haben, eine andere als aus der äußeren Form oder aus dem Wortlaut ersichtliche Aussage über den Arbeitnehmer zu treffen.
• Die Erteilung des Zeugnisses in elektronischer Form ist ausgeschlossen.

Zusammenfassend hat jeder Arbeitnehmer bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses einen Rechtsanspruch, ein Arbeitszeugnis beim Arbeitgeber anzufordern. Dieses muss in Schriftform mit Unterschrift der Vorgesetzten ausgestellt werden. Unterschriftsberechtigt sind neben dem direkten Vorgesetzten ein Prokurist oder der Geschäftsführer des Unternehmens. Darüber hinaus muss es wohlwollend und tatsachenbezogen erstellt werden. Unrichtige oder irreführende Formulierungen dürfen nicht verwandt werden.

Was ist der Unterschied zwischen einem einfachen und qualifiziertem Arbeitszeugnis?

Jeder Arbeitnehmer hat bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Dieses muss neben den personenbezogenen Daten des Mitarbeiters und dem Ein- und Austrittsdatum ausschließlich Informationen zur Art der übernommenen Tätigkeit enthalten. Eine Bewertung und Beurteilung ist nicht vorgesehen.

Beispiel für ein einfaches Arbeitszeugnis

Herr Jens Mustermann, geboren am 01.08.1993 in Leipzig, war vom 01.10.2013 bis zum 31.12.2020 in unserer Firma als Verkäufer im Einzelhandel tätig.

Herr Mustermann übernahm in unserem Hause vor allem die folgenden Aufgaben:

• Kompetente und individuelle Kundenberatung
• Gewährleistung einer hohen Kundenzufriedenheit und -bindung
• Umsetzung verkaufsfördernder Maßnahmen
• Sorgfältige Abwicklung der einzelnen Kassiervorgänge sowie Kassenabschluss
• Mitgestaltung der Ladenoptik und Erhaltung der Ordnung sowie Sauberkeit
• Regalpflege, Lagerhaltung sowie Warenannahme und -kontrolle

Das Arbeitsverhältnis von Herrn Mustermann musste betriebsbedingt zum 31.12.2020 aufgelöst werden. Wir bedauern sein Ausscheiden und wünschen Herr Mustermann für seinen weiteren Berufsweg alles Gute.

Das qualifizierte Arbeitszeugnis – Holschuld liegt beim Mitarbeiter

Wünschen Arbeitnehmer beim Ausscheiden aus dem Arbeitsverhältnis ein qualifiziertes Arbeitszeugnis, müssen sie dieses beim Arbeitgeber formlos beantragen. Im Gesetz ist nicht verankert, ab welcher Tätigkeitsdauer ein qualifiziertes Arbeitszeugnis ausgestellt werden muss. Ein Urteil des Landesarbeitsgerichts Köln legt nahe, dass nach wenigen Wochen Firmenzugehörigkeit ein Anspruch auf Ausstellung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses besteht. Das Gericht entschied, dass ein Mitarbeiter nach einer 6-wöchigen Beschäftigungsdauer ein qualifiziertes Arbeitszeugnis beanspruchen kann.

Aufbau und Zeugnissprache im qualifizierten Arbeitszeugnis

Im Gegensatz zu einem einfachen Arbeitszeugnis enthält ein qualifiziertes Arbeitszeugnis eindeutige Bewertungen und eine Leistungsbeurteilung. Neben der fachlichen Qualifikation werden das Verhalten, die soziale und interkulturelle Kompetenz und die Teamfähigkeit des Mitarbeiters bewertet. Der Gesetzgeber hat festgelegt, dass der Mitarbeiter Anspruch darauf hat, dass seine Leistung in wohlwollenden Formulierungen in sogenannter Zeugnissprache ausgedrückt wird. Diese Verbalisierungen in einem qualifizierten Arbeitszeugnis verfolgen das Ziel, das tatsächliche Leistungsvermögen des Arbeitnehmers darzustellen und gleichzeitig trotz möglicher negativer Aspekte entgegenkommend und freundlich zu formulieren. Die einzelnen Fachbereiche eines Arbeitszeugnisses werden in Schulnoten abgebildet.

Beispiel: In einem qualifizierten Arbeitszeugnis wird das Fachwissen eines Mitarbeiters mit der Schulnote „befriedigend“ bewertet. Im Zeugnis wird der folgende Satz ausgegeben:

„Er überzeugte mit seinem detailreichen Fachwissen, das er ständig aktualisierte und stets auch praktisch umsetzen konnte. Darauf aufbauend konnte er auch neue Problemstellungen und Entwicklungen bearbeiten.“

Diese in Zeugnissprache erstellte Formulierung wirkt auf den ersten Blick wohlmeinend. Vergleicht man die befriedigende Verbalisierung mit einem Arbeitszeugnis, in dem das Fachwissen als „sehr gut“ bescheinigt wird, erkennt man die Unterschiede:

„Er besitzt eine herausragende Fachkenntnis, die er stets eigeninitiativ vertieft und ausgebaut hat. Durch seine beachtliche Berufserfahrung und seine fundierte Expertise war er im Unternehmen ein sehr gefragter Ratgeber und half mit seinen Ideen abteilungsübergreifend, optimale Lösungen zu unterschiedlichsten Fragestellungen zu finden.“

Bei Betrachtung der unterschiedlichen Formulierungen ist eindeutig abzulesen, welche Verbalisierungen und Steigerungsformen ein befriedigendes Zeugnis von einem sehr guten Zeugnis unterscheiden.

Zeugnissprache und Zeugniscode – das bedeuten Floskeln und Formulierungen

Um die sogenannte Zeugnissprache ranken sich viele Mythen und Legenden. Unter anderem werden die Formulierungen in Arbeitszeugnissen mit Geheimcodes in Verbindung gebracht. In Wirklichkeit werden mit dem sogenannten „Code der Personaler“ die gesetzlichen Verpflichtungen umgesetzt, mit denen jedes qualifizierte Arbeitszeugnis erstellt werden muss. Da es wahrheitsgemäß, wohlwollend, präzise und authentisch konzipiert werden sollte, ist Zeugnissprache generell blumig und wertschätzend formuliert. Doch der Eindruck täuscht, denn durch Superlative und Steigerungsformen werden sehr gute und gute Leistungen abgebildet.

Für ungeübte Zeugnisleser ist zum Beispiel ohne Mühe erkennbar, dass die folgende Formulierung eine sehr gute Beurteilung darstellt:

„Er verfolgte nachhaltig und sehr erfolgreich die vereinbarten Ziele.“

Begriffe wie:

• Stets,
• Zur vollsten Zufriedenheit,
• Sehr oder
• Beachtlich

implizieren eines sehr gute oder gute Leistungsbeurteilung.

Ein ausreichendes oder mangelhaftes Arbeitszeugnis muss ebenfalls wohlwollend verfasst werden. Aus diesem Grund sind Formulierungen für negative Leistungen auf den ersten Blick ebenso freundlich formuliert:

• Seine Fachkenntnisse entsprachen den Anforderungen für die Position (ausreichend)
• Durch seine gesellige Art trug er zur Verbesserung des Betriebsklimas bei (mangelhaft)
• Für Herrn Mustermanns weiteren Weg wünschen wir viel Glück (mangelhaft)

Die Formulierungen „viel Glück“ oder „gesellige Art“ zeigen ohne Zweifel an, dass dem Mitarbeiter beachtliche Leistungsdefizite attestiert werden. Eine solche Leistungsbeurteilung stellt für jeden Personaler ein Alarmzeichen dar und muss hinterfragt werden.

Welche Fachbereiche werden im qualifizierten Arbeitszeugnis bewertet?

In einem qualifizierten Arbeitszeugnis werden unterschiedliche Eigenschaften und Qualifikationen des Mitarbeiters für die Beurteilung herangezogen. Die einzelnen Bereiche der Leistungsbeurteilung werden nacheinander verbalisiert. Zum Schluss sollte der Text harmonisiert werden, damit das qualifizierte Arbeitszeugnis leicht lesbar und interpretierbar ist und mit seinen Formulierungen eine klare Beurteilung zulässt. Die folgenden Bereiche sollten beurteilt werden:

Beispiel für ein qualifiziertes Arbeitszeugnis mit der Gesamtnote: Gut

Herr Jens Mustermann, geboren am 01.08.1993 in Leipzig, war vom 01.10.2013 bis zum 31.12.2020 in unserer Firma als Verkäufer im Einzelhandel tätig.

Herr Mustermann übernahm in unserem Hause vor allem die folgenden Aufgaben:

• Kompetente und individuelle Kundenberatung
• Gewährleistung einer hohen Kundenzufriedenheit und -bindung
• Umsetzung verkaufsfördernder Maßnahmen
• Sorgfältige Abwicklung der einzelnen Kassiervorgänge sowie Kassenabschluss
• Mitgestaltung der Ladenoptik und Erhaltung der Ordnung sowie Sauberkeit
• Regalpflege, Lagerhaltung sowie Warenannahme und -kontrolle

Herr Mustermann ergriff von sich aus die Initiative und setzte sich mit überdurchschnittlicher Einsatzbereitschaft für unser Unternehmen ein. Er arbeitete stets zuverlässig und selbstständig. Seine Aufgaben erledigte er stets planvoll und systematisch. Auch hohe Belastungen bewältigte Herr Mustermann stets gut und agierte dabei ruhig und zielorientiert.

Er überzeugte mit seinem kompletten und detailreichen Fachwissen, das er ständig aktualisierte und stets gut praktisch umsetzen konnte. Darauf aufbauend konnte er immer auch neue Problemstellungen und Entwicklungen sicher bearbeiten. Durch die regelmäßige Teilnahme an freiwilligen Weiterbildungskursen erweiterte Herr Mustermann stets sein Fachwissen und baute seine Stärken weiter aus. Herr Mustermann verfügt über eine gute Auffassungsgabe, die er bei der Ausübung seiner Tätigkeit mit großem Erfolg eingesetzt hat.

Er zeigte gute Leistungen, sowohl in qualitativer als auch in quantitativer Hinsicht. Die Arbeitsleistung fand immer unsere volle Anerkennung.

Seine beruflichen Fähigkeiten überzeugten uns und seine Arbeit war stets von guter Qualität. Wegen seiner freundlichen und zuvorkommenden Art war er bei seinen Vorgesetzten und Kollegen gleichermaßen sehr beliebt.

Aufgrund der Umstrukturierung unseres Unternehmens musste Personal abgebaut werden. Leider waren wir nicht in der Lage, Herr Mustermann weiter zu beschäftigen. Wir danken Herr Mustermann für die stets gute Zusammenarbeit, bedauern sein Ausscheiden und wünschen ihm für den weiteren Berufs- und Lebensweg alles Gute.

Was sind qualifizierte Zwischenzeugnisse?

Neben einem qualifizierten Arbeitszeugnis, das als Abschlusszeugnis ausgestellt wird, können Arbeitnehmer beim Arbeitgeber ebenfalls ein qualifiziertes Zwischenzeugnis anfordern. Einen rechtlichen Anspruch auf ein Zwischenzeugnis haben Mitarbeiter ausschließlich dann, wenn sie ein berechtigtes Interesse nachweisen können. Ein klassischer Grund zur Ausstellung eines qualifizierten Zwischenzeugnisses stellt der Vorgesetztenwechsel dar. Verlässt der direkte Vorgesetzte den Betrieb oder den Arbeitsbereich, kann es aus Mitarbeitersicht sinnvoll sein, eine Leistungsbeurteilung anzufordern. Ebenso finden sich in Tarifverträgen Anspruchsvoraussetzungen auf Ausstellung eines qualifizierten Zwischenzeugnisses.

Streben Angestellte offen einen Arbeitsplatzwechsel an, kann ein qualifiziertes Zwischenzeugnis ebenfalls ausgestellt werden. Eine rechtliche Pflicht zur Erstellung besteht in diesem Fall nicht. Wurde in der Vergangenheit ein Zwischenzeugnis ausgestellt, muss das Arbeitszeugnis bei Beendigung grundsätzlich der Bewertung des Zwischenzeugnisses entsprechen. Einzelne Bereiche können individualisiert werden, wenn die grundsätzliche Beurteilung nicht negativer ausfällt.

Bei Arbeitszeugnissen mit der Note ausreichend liegt die Beweislast beim Arbeitgeber

Jedes Arbeitszeugnis sollte sich an den Vorgaben der Gewerbeordnung und des BGB messen lassen. Dies bedeutet, dass das Zeugnis auf der einen Seite wohlwollend und gleichzeitig wahrheitsgemäß formuliert werden muss. Darüber hinaus darf es keine missverständlichen Begriffe oder zweideutige Formulierungen beinhalten. Viele Grundsatzurteile des Bundesarbeitsgerichts legen nahe, wie die Grundsätze der GewO und des BGB umgesetzt werden muss.

Beispielsweise wird Personalverantwortlichen in einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts aus dem Jahr 2014 auferlegt, dass Arbeitszeugnisse im Mindestfall mit der Gesamtnote „befriedigend“ konzipiert werden müssen. Ein solches Arbeitszeugnis ist vor einem Arbeitsgericht nicht angreifbar. Fällt das qualifizierte Arbeitszeugnis insgesamt negativer aus, trägt der Arbeitgeber die Beweislast. Er muss bei einer Klage gegen das Arbeitszeugnis vor dem zuständigen Arbeitsgericht nachweisen, dass die Leistungsbeurteilung im Arbeitszeugnis gerechtfertigt ist. Interne Berichte, Protokolle und Beurteilungen könnten in diesem Fall die Schlussbeurteilung stützen. Können Arbeitgeber keine ausreichenden Beweise vorlegen, muss das Arbeitszeugnis mit der Gesamtnote befriedigend und mit der Schlussformulierung „zur vollen Zufriedenheit“ ausgestellt werden.

Fazit: Das qualifizierte Arbeitszeugnis – Leistungsbeurteilung in spezifischer Zeugnissprache

Arbeitnehmer haben bei der Beendigung ihres Arbeitsverhältnisses einen gesetzlichen Anspruch auf Ausstellung eines Arbeitszeugnisses. Arbeitgeber sind verpflichtet, ein einfaches Arbeitszeugnis ausstellen. Auf Antrag können Beschäftigte beim Austritt ein qualifiziertes Arbeitszeugnis anfordern. Dieses enthält neben der Aufgabenbeschreibung ebenfalls Informationen über das Sozialverhalten, die Kompetenzen und eine generelle Leistungsbeurteilung des Vorgesetzten.

Qualifizierte Arbeitszeugnisse müssen wohlwollend und wahrheitsgetreu konzipiert werden. Um beide Vorgaben des Gesetzgebers zu erfüllen, hat sich in Deutschland eine spezifische Zeugnissprache etabliert. Durch Superlative und Steigerungsformen wie „stets“ oder durch neutrale oder positive Begriffe wird die Zufriedenheit des Arbeitgebers mit dem Mitarbeiter dargestellt und seine Leistung beurteilt.

Wurde für den Angestellten zu einem früheren Zeitpunkt ein Zwischenzeugnis erstellt, muss das qualifizierte Abschlusszeugnis von der Leistungsbeurteilung und Benotung auf das Zwischenzeugnis aufbauen. Bei einem Arbeitszeugnis mit einer Gesamtnote ausreichend fällt die Beweislast auf den Arbeitgeber zurück. Er muss nachweisen, dass die Leistung am Arbeitsplatz nicht im Mindestfall befriedigend war.

Arbeitgeber, die Arbeitszeugnisse ausstellen oder neue Mitarbeiter aufgrund von Arbeitszeugnissen einstellen, sollten sich mit der aktuellen Rechtsprechung und der spezifischen Zeugnissprache beschäftigen. Wer den Zeugniscode interpretieren kann, ist in der Lage, zielgenauer einzuordnen, welche tatsächliche Beurteilung ein qualifiziertes Arbeitszeugnis enthält.