Zwischenzeugnis – Anspruch, Inhalt und Pflichten

Was ist ein Zwischenzeugnis?

Ein Zwischenzeugnis wird im Gegensatz zu einem klassischen Arbeitszeugnis nicht am Ende eines Arbeitsverhältnisses, sondern zwischendrin erstellt. Im Grunde handelt es sich um ein klassisches Arbeitszeugnis, das entweder in Form eines einfache Zwischenzeugnisses als reiner Nachweis der Tätigkeiten dient, oder als qualifiziertes Zwischenzeugnis als Leistungsbeurteilung des Mitarbeiters fungiert, in dem neben den ausgeführten Tätigkeiten auch Sozialverhalten, Arbeitsleistung, Fachkenntnis etc. beurteilt wird.

Ein Zwischenzeugnis ersetzt damit nicht das klassische qualifizierte Arbeitszeugnis am Ende eines Arbeitsverhältnisses, kommt jedoch beispielsweise bei einem Wechsel des Vorgesetzten, oder einer internen Bewerbung innerhalb des Unternehmens zum Einsatz.

Haben Arbeitnehmer ein Recht auf ein Zwischenzeugnis?

Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer haben keinen gesetzlichen Anspruch auf ein Zwischenzeugnis, außer es gibt entsprechende Regelungen im Arbeits- oder Tarifvertrag. Somit ist ein Arbeitgeber nicht verpflichtet, seinem Mitarbeiter ein Zwischenzeugnis auszustellen. Theoretisch kann er sich sogar weigern.

Da kein grundsätzliches Recht auf ein Zwischenzeugnis besteht, müssen Mitarbeiter in der Regel immer genau begründen, warum sie ein solches Zeugnis wünschen. Dieser sogenannte „triftige Grund“, der u.a. auch im Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD) in Paragraph 35 aufgeführt wird, kann z.B. in der Suche nach einer neuen Stelle bestehen.

In welchen Ausnahmen muss ein Arbeitgeber ein Zwischenzeugnis ausstellen?

Ein Zwischenzeugnis haben Sie nur in wenigen Ausnahmefällen zu erteilen. Diese Ausnahmen können sich aus betrieblichen Gründen oder aus persönlichen Gründen ergeben.

Der Anspruch auf ein Zwischenzeugnis aus betrieblichen Gründen:

• Der Arbeitnehmer hat Anspruch auf ein Zwischenzeugnis aus dem Arbeitsvertrag, einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung.
• Der Arbeitnehmer hat Anspruch auf ein Zwischenzeugnis aus Betriebsvereinbarung, einem Sozialplan oder Ähnlichem.
• Der Arbeitgeber hat die Erteilung eines Zwischenzeugnisses zugesagt.
• Es liegen organisatorische Änderungen innerhalb des Unternehmens vor.
• Der Betrieb wird durch einen neuen Eigentümer übernommen.
• Es findet ein Wechsel des Vorgesetzten statt.
• Der Arbeitnehmer wird versetzt.

Der Anspruch auf ein Zwischenzeugnis aus persönlichen Gründen:

• Das Zwischenzeugnis ist für eine Bildungsmaßnahme erforderlich.
• Der Arbeitnehmer möchte sich um eine neue Stelle bewerben.
• Er wird zum Wehrdienst im Ausland einberufen.
• Er möchte in Elternzeit gehen.
• Er nimmt eine Pflegezeit.
• Es liegt eine sonstige längere Arbeitsunterbrechung vor.

Bis wann muss ein Zwischenzeugnis ausgestellt werden?

Eine feste Frist, innerhalb derer ein Arbeitgeber ein Zwischenzeugnis ausstellen muss gibt es nicht. Liegt jedoch ein triftiger Grund vor, sollte der Arbeitgeber das Zeugnis so schnell wie möglich fertigstellen.

In der Praxis stellen Arbeitnehmer eine Frist von zwei bis drei Wochen für die Erstellung des Zwischenzeugnisses.

Was ist der Unterschied zwischen einem qualifizierten und einfachen Zwischenzeugnis?

Wie bei einem klassischen Arbeitszeugnis am ende eines Arbeitsverhältnisses auch, wird auch bei einem Zwischenzeugnis in ein qualifizierten und einfachen Zwischenzeugnis unterschieden:

• Einfaches Zwischenzeugnis: Das einfache Zwischenzeugnis gibt objektiv Auskunft über die Dauer und Art der Beschäftigung und die Tätigkeiten im Unternehmen. eine Beurteilung des Mitarbeiters findet nicht statt.
• Qualifiziertes Zwischenzeugnis: Das qualifizierte Zwischenzeugnis enthält wie das klassische Arbeitszeugnis auch neben den Angaben der Dauer und Tätigkeiten im Unternehmen auch eine Leistungsbeurteilung. Dabei werden Arbeitsleistung, und Arbeitsqualität, Sozialverhalten, Fachkompetenz und Führungsstil bewertet. Eine Schlussformel fehlt natürlich.

Wenn Arbeitnehmer lediglich einen Nachweis über die Beschäftigung benötigen, reicht in der Regel ein einfaches Zwischenzeugnis aus.  Wenn der Arbeitnehmer

• kein qualifiziertes Zeugnis verlangt oder
• nur sehr kurz im Unternehmen beschäftigt war,

Wird ein einfaches Zwischenzeugnis erteilt.

Ein qualifiziertes und somit ausführlicheres Zwischenzeugnis ist in der Regel für die Bewerbung auf eine neue Stelle erforderlich.

Wie erstellen Sie ein einfaches Zwischenzeugnis?

Das einfache Zeugnis ist in 2 Minuten erstellt. In diesem Zeugnis nehmen Sie neben dem Namen nur die Art und Dauer des Beschäftigungsverhältnisses auf. Geburtsdatum und Anschrift dürfen Sie lediglich mit Einverständnis Ihres Arbeitnehmers angeben.

Wie erstellen Sie ein qualifiziertes Zwischenzeugnis?

Bei einem qualifizierten Zeugnis beurteilen Sie zusätzlich die Leistung und Führung Ihres Arbeitnehmers.

Wofür wird ein Zwischenzeugnis benötigt?

Ein Zwischenzeugnis wird allgemein während und vor dem Ende eines Arbeitsverhältnisses ausgestellt. Für die Ausstellung gibt es verschiedene triftige Gründe:

• Es dient Arbeitnehmern als Absicherung, dass die Leistungen während des Beschäftigungsverhältnisses auch so oder ähnlich im Endzeugnis aufgeführt werden. Das Zwischenzeugnis kann somit als Grundlage für die Beurteilung im Abschlusszeugnis dienen.
• Lange Betriebszugehörigkeit: Wenn ein Mitarbeiter schon sehr lange in einem Unternehmen arbeitet und seine Leistung in dieser Zeit noch nie bewertet wurde, kann ein Zwischenzeugnis begründet anfordern.
• Die Vorgesetzten wechseln: Wechselt der oder die Vorgesetzte, haben Arbeitnehmer einen guten Grund, sich eine Beurteilung der Leistung in Form eines Zwischenzeugnisses ausstellen zu lassen.
• Es steht eine Versetzung an: Vor einer Versetzung dient das Zwischenzeugnis als Dokumentation der bisher erbrachten Leistungen.
• Es steht eine Beförderung an: Bei internem Jobwechsel oder einem Wechsel in eine höhere Position ist ein Zwischenzeugnis usus.
• Die Elternzeit steht bevor: Wenn Arbeitnehmer in Elternzeit gehen, können sie sich eine Zwischenbeurteilung einholen. Gleiches gilt, wenn ein Sabbatical geplant ist.
• Drohender Stellenabbau: Fürchten Arbeitnehmer um einen Jobverlust durch Stellenabbau, ist ein Zwischenzeugnis empfehlenswert. Das gilt auch bei einer Betriebsübernahme.

Wie ist ein Zwischenzeugnis aufgebaut?

Im Aufbau unterscheidet sich ein Zwischenzeugnis kaum von einem herkömmlichen Arbeitszeugnis. Der zentrale Unterschied besteht darin, dass ein Zwischenzeugnis im Präsens formuliert wird, weil das Beschäftigungsverhältnis noch besteht und logischerweise ein Austrittsgrund sowie eine Schlussformel fehlen.

Der Inhalt:

• Persönliche Angaben
• Stellenbezeichnung und Start des Beschäftigungsverhältnisses
• Beschreibung der Tätigkeit und der damit verbundenen Aufgabenbereiche
• Leistungsbeurteilung
• Beurteilung des Sozialverhaltens gegenüber Vorgesetzten und Kolleginnen und Kollegen
• Grund für die Ausstellung des Zwischenzeugnisses
• Unterschrift des Vorgesetzten mit Datum

Gibt es Vorgaben für das Verfassen des Zwischenzeugnisses?

Arbeitgeber sind verpflichtet, Arbeitnehmer wahrheitsgemäß und zugleich wohlwollend zu beurteilen. Deshalb sollte die Bewertung immer so formuliert werden, dass auch die Schwächen des Arbeitnehmers in möglichst positiven Ausführungen aufgeführt werden.

Aus diesen Vorgaben heraus hat sich bis heute eine Art „Zeugniscode“ entwickelt. Dieser Code zeigt sich in Formulierungen, die sich auf den ersten Blick freundlich anhören, aber letztlich ganz klaren Leistungs- oder Verhaltensbewertungen zuordnen lassen.

Ein Beispiel: Die Diskrepanz zwischen einer Formulierung wie „Herr/Frau xy hat jederzeit mit überragenden Leistungen überzeugt“ und „Herr/Frau xy überzeugt größtenteils mit seinen/ihren Leistungen“ ist sehr groß. Die erste Formulierung entspricht z.B. einem „Sehr gut“, die zweite einer mangelhaften Bewertung.

Was sind die Alternativen zu einem Zwischenzeugnis?

Zwischenzeugnisse bestehen häufig aus einer Masse an verklausulierten Bewertungen und Beurteilungen. Die inhaltliche Aussagekraft ist für ungeübte Leser deshalb schwer zu erfassen.

Mögliche Alternativen sind deshalb:

• Tätigkeitsbeschreibung: In einer Aufgaben-, Arbeits- oder Tätigkeitsbeschreibung hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, genau zu skizzieren, was der Arbeitnehmer bei ihm tut. Auf dieser Basis lassen sich z.B. besonders die Stärken im Tätigkeitsprofil hervorheben und genau erläutern.
• Referenzen: Für die Zusammenarbeit mit einer Personalvermittlung sind Referenzen von Mitarbeitern oder langjährigen Kunden meist mehr wert als ein Zwischenzeugnis.
• Mitarbeiterbeurteilung: Wer sich als Führungskraft auf eine neue Position bewirbt, profitiert auch von Bewertungen durch Mitarbeiter. Diese erweisen sich häufig aus aussagekräftiger als ein Zwischenzeugnis.

Wirkt sich das Zwischenzeugnis auf das Arbeitszeugnis aus?

Wird ein Zwischenzeugnis kurz vor dem Ende des Beschäftigungsverhältnisses erstellt, können sich Arbeitgeber bei der Formulierung des regulären Arbeitszeugnisses daran orientieren oder sogar einige Inhalte direkt übernehmen. Allerdings sind Arbeitgeber nicht an die Formulierungen und Bewertungen im Zwischenzeugnis gebunden. Dies gilt umso mehr, wenn eine andere Person die Zwischenbeurteilung verfasst hat.

Letztlich gilt auch für das Arbeitszeugnis, dass seine Inhalte der Wahrheit entsprechen müssen. Somit wird es nur sehr unwahrscheinlich sein, dass ein Arbeitszeugnis zwei oder drei Monate nach der Ausstellung eines Zwischenzeugnisses komplett andere Inhalte aufweist.