Rechnungskorrektur: Definition, Ablauf und Pflichtangaben

Rechnungskorrektur: Definition, Ablauf und Pflichtangaben

Menschen machen Fehler. Davor sind auch die bestens organisierten Unternehmen nicht gesch√ľtzt. W√§hrend es bei fehlerhaften Produkten oder Dienstleistungen schnell zu √Ąrger kommen kann, ist die Lage bei falschen Rechnungen zwar etwas entspannter - zieht jedoch auch einen Korrekturprozess im Unternehmen nach sich. In diesem Beitrag erkl√§ren wir Ihnen, was die Rechnungskorrektur ist, wie sie sich von der Gutschrift unterscheidet und warum und wann fehlerhafte Rechnungen korrigiert werden m√ľssen. Wir gehen zudem auf den Prozess der Rechnungskorrektur ein und geben Ihnen abschlie√üend einige praktische Tipps an die Hand, wie Sie Rechnungskorrekturen bestm√∂glich vermeiden.
Inhaltsverzeichnis

Was ist eine Rechnungskorrektur?

Eine Rechnungskorrektur – auch Stornorechnung oder Korrekturrechnung genannt – ist das Ergebnis eines Geschäftsprozesses, bei dem eine fehlerbehaftete Rechnung korrigiert und anschließend dem Kunden neu ausgestellt wird. In diesem Zuge erhält der Kunde auch sein Geld zurück.

Im teils hektischen Büroalltag passiert es beim Rechnung schreiben schnell, dass sich eine falsche Summe einschleicht, die Firmierung nicht korrekt ist oder andere falsche Angaben gemacht wurden, die eine Rechnungskorrektur erfordern. In diesem Falle gibt der Rechnungsempfänger im Normalfall ein Zeichen, dass der Rechnungsbetrag, das Rechnungsdatum oder andere Pflichtangaben fehlerhaft sind. Die Originalrechnung wird daraufhin aufgehoben und durch die Rechnungskorrektur / Stornorechnung / Korrekturrechnung ersetzt.

Dieser Vorgang zählt zum Bereich der Finanzen und Steuern eines Unternehmens und findet in den meisten Betrieben in der Buchhaltung statt.

Was ist der Unterschied zwischen Gutschriften und Rechnungskorrekturen?

In der Praxis werden die beiden Begriffe Gutschrift und Rechnungskorrektur meist synonym verwendet. Bis vor einigen Jahren war das auch rechtlich zulässig, seit einer Anpassung des Umsatzsteuergesetzes (UStG) jedoch ist – zumindest auf dem Papier – ein Unterschied zur Gutschrift vorhanden.

Eine Gutschrift beschreibt im umsatzsteuerrechtlichen Sinne ein Dokument, das eine Abrechnungslast beim Leistungsempfänger ausweist. Dem gegenüber steht die kaufmännische Gutschrift, bei der eine Rechnung korrigiert wird. In der Praxis – das hat das Bundesfinanzministerium mit einem Schreiben 2013 nochmals betont – ist es jedoch auch zulässig, den Begriff Gutschrift im umsatzsteuerrechtlichen Sinne für eine Rechnungskorrektur zu verwenden. Betroffene haben bei der Verwendung des Begriffes Gutschrift also nicht mit negativen Folgen in Bezug auf den Vorsteuerabzug zu rechnen.

Warum müssen fehlerhafte Rechnungen korrigiert werden?

Beide Parteien profitieren von einer Rechnungskorrektur. Stellt der Rechnungssteller beispielsweise lediglich eine zweite Rechnung mit richtiger Summe, aber ohne weitere Angaben aus, muss er die doppelte Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen – solange er nicht der Kleinunternehmerregelung unterliegt.

Der Rechnungsempfänger wiederum hat einen Anspruch auf die Rechnungskorrektur und eine Stornorechnung. Er kann die enthaltene Vorsteuer nur abziehen, also den Vorsteuerabzug geltend machend, wenn alle Pflichtangaben auf der Rechnung korrekt gemacht sind. Bei vielen oder hohen fehlerhaften Rechnungen droht bei einer Betriebsprüfung eine rückwirkende Nachzahlung der Umsatzsteuer. Zudem blickt das Finanzamt in solchen Fällen im weiteren Verlauf der Unternehmenstätigkeit kritischer auf das betroffene Unternehmen.

Es ist daher wichtig, unterlaufene Fehler bei Rechnungen schnell und rechtlich sauber zu korrigieren, um sich den Vorsteuerabzug zu sichern.

Wann müssen Rechnungen korrigiert werden?

In der Praxis ist es üblich, dass Rechnungsstellern immer wieder kleine Fehler unterlaufen, die jedoch eine Originalrechnung ungültig machen. Oft sind es falsche oder fehlende Pflichtangaben, die ausschlaggebend für eine Korrektur sind. Folgende Angaben führen zu einer Rechnungskorrektur:

  • falsche oder alte Firmierung oder Adresse,
  • falsche Steuer- oder Rechnungsnummer,
  • falsche Rechnungssumme oder einzelne falsche Rechnungsbeträge,
  • falscher Umsatzsteuersatz,
  • falscher Leistungszeitpunkt oder falscher Leistungszeitraum.

Nicht selten werden auch Rechnungskorrekturen reklamiert, die die Bezeichnung „Gutschrift“ tragen. Bei einer Betriebsprüfung dürften diese jedoch standhalten, wie das Schreiben des Bundesfinanzministeriums zeigt. 

Grundsätzlich müssen sowohl bei der Originalrechnung als auch der Korrekturrechnung sämtliche Pflichtangaben eingehalten, die § 14 UStG vorschreibt.

Wie werden Rechnungen korrigiert?

Die Korrektur einer Rechnung läuft nicht immer nach dem gleichen Schema ab. Entscheidend ist, ob die Rechnungskorrektur vor oder nach der Buchung stattfindet.

Rechnungskorrektur vor dem Buchen

Wurde die Originalrechnung beim Empfänger weder verbucht noch bezahlt, lässt sich der Fehler schnell korrigieren. In diesem Fall müssen Sie in der Rechnungsstellung lediglich eine neue Rechnung mit gleicher Rechnungsnummer und korrektem Inhalt erstellen. Alternativ können Sie ein Berichtigungsdokument verfassen.

Dieses enthält einen Verweis auf die Originalrechnung (Datum und Nummer) sowie Name und Adresse des Leistungserbringers und berichtigt den Fehler. Der Leistungsempfänger legt dieses Berichtigungsdokument zusammen mit dem Original ab.

Eine dritte Option, die dem Berichtigungsdokument nahekommt, ist die manuelle Korrektur des Originals. Dabei vermerken Sie als Rechnungssteller die Fehler auf der Originalrechnung und unterschreiben diese als Nachweis.

Rechnungskorrektur nach dem Buchen

Wurde die Rechnung bereits verbucht, wird der Prozess buchhalterisch etwas komplexer. Oft fällt der Fehler erst nach dem Verbuchen auf und es wird dadurch eine Stornorechnung nötig.

Achten Sie – um etwaige Nachfragen oder Missverständnisse zu vermeiden – bei der Erstellung des stornierten Rechnungsdokuments auf die richtige Bezeichnung. Folgende drei Bezeichnungen sind, anders als „Gutschrift“, rechtssicher:

  • Rechnungskorrektur,
  • Stornorechnung,
  • Korrekturrechnung.

Im zweiten Schritt stellen Sie eine gänzlich neue Rechnung mit neuer Rechnungsnummer aus. Beide Dokumente lassen Sie dem Leistungsempfänger zukommen. Dieser legt alle drei Dokumente zwingend miteinander ab.

Was muss eine Stornorechnung beinhalten?

Da sowohl für eine „normale“ Rechnung als auch eine Rechnungskorrektur die Pflichtangaben aus Paragraf 14 des UStG gelten, unterscheiden sich beide nicht wesentlich. Folgende Angaben sind verpflichtend:

  • Name / Firmierung und vollständige Anschrift von Leistungsgeber und -empfänger,
  • Steuernummer / Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungsgebers,
  • Ausstellungsdatum (Rechnungsdatum),
  • Rechnungsnummer,
  • Menge, Art und Zeitpunkt der Leistung,
  • Rechnungssumme (nach Steuersätzen aufgeschlüsselt), allerdings als negativer Betrag.

Zudem müssen Sie eindeutig Bezug auf die Originalrechnung nehmen, das unterscheidet die Rechnungskorrektur von der Originalrechnung.

Wer darf Rechnungen korrigieren?

Es ist wichtig, dass Korrekturen ausschließlich vom Rechnungssteller vorgenommen werden. Wird das Originaldokument vom Rechnungsempfänger verändert, ist das rechtlich nicht gültig.

Wie lange können Rechnungen nachträglich korrigiert werden?

Die Korrektur von Rechnungen ist in § 31 der Umsatzsteuer Durchführungsverordnung (UStDV) geregelt. Dort findet sich kein Absatz zur zeitlichen Begrenzung von Rechnungskorrekturen. In der Theorie können Sie Rechnungen also ohne zeitliche Limitation korrigieren.

Tipps: Wie werden Rechnungskorrekturen vermieden?

Um gar nicht erst in die Situation zu kommen, Rechnungen korrigieren zu müssen, helfen einige Tipps und Ratschläge. Diese sollten in der Buchhaltung und von allen Personen, die am Prozess der Rechnungserstellung und des Rechnungsversands beteiligt sind, beherzigt werden.

  • Vorlagen verwenden: Wer als Unternehmer oder Buchhalter für jede Rechnung von Neuem beginnt, unterliegt einer hohen Fehleranfälligkeit. Sie sollten daher stets Vorlagen für Rechnungen und auch Rechnungskorrekturen verwenden, um diese Fehler zu vermeiden.
  • Digitale Rechnungsstellung: Gerade viele Freiberufler oder kleine Betriebe arbeiten immer noch mit manuellen Rechnungen. Obwohl meist Vorlagen verwendet werden, schleichen sich schnell Fehler ein. Mal wird vergessen, die Rechnungsnummer fortzuführen, mal ist die Firmierung des Leistungsempfängers fehlerhaft. Um das zu verhindern, hilft eine Software oder ein Online-Tool, mit dem alle Rechnungen digital erstellt werden. Das bringt zudem den Vorteil mit, dass diverse Daten wie Umsatzsteuervoranmeldungen problemlos an das Finanzamt übermittelt werden können.
  • Vier-Augen-Prinzip: Auch bei der Verwendung digitaler Tools und Vorlagen kann es zu Fehlern kommen. Um diesen vorzubeugen, hilft das Vier-Augen-Prinzip – anstatt eine Rechnung selbst zu erstellen und direkt zu versenden, kann ein Kollege nochmals das Dokument prüfen.

Eine weitere Möglichkeit bietet sich nach dem Rechnungsversand. Sie können den Rechnungsempfänger informieren, er solle doch bitte alle Bezeichnungen, Rechnungsbeträge & Co. auf Richtigkeit prüfen, bevor er die Rechnung einbucht. So können Sie etwaige Fehler bereits vor dem Buchen erkennen und sparen sich den Prozess der Rechnungskorrektur nach dem Einbuchen.