3 Musterbriefe, mit denen Sie eine korrekte Rechnung nachfordern

Ein Unternehmen stellt Ihnen eine Rechnung und erst bei der Verbuchung stellen Sie fest, dass der Absender eine Pflichtangabe weggelassen hat, ohne die das Finanzamt den Vorsteuerabzug nicht zulässt. Hier finden Sie drei Musterbriefe, mit denen Sie diplomatisch eine korrekte Rechnung nachfordern können ohne dass es so aussieht, Sie wollten die Zahlung nur hinauszögern.

Brief 1: Korrekte Rechnung nachfordern, wenn Mehrwertsteuerbetrag und Leistungsdatum fehlen

Hallo, Herr Connor,

hre Bilder sind wunderbar geworden und wir sind rundum zufrieden! Deswegen möchten wir auch gern dafür sorgen, dass Sie Ihr Geld schnell bekommen.

Eines aber hindert uns noch daran, den Betrag zu überweisen: die rigiden Formvorschriften des Finanzamts! Damit wir die Rechnung (Nr. 76/20..) steuerlich geltend machen und uns die Umsatzsteuer vom Fiskus erstatten lassen können, muss nicht nur der Mehrwertsteuersatz auf Ihrer Rechnung stehen, sondern auch der Betrag, der darauf entfällt. Der Gesamtbetrag und eine entsprechende Prozentangabe genügen dem Fiskus nicht. Außerdem verlangt er ein Leistungsdatum, um die Rechnung steuerlich anzuerkennen (eine auf den Monat genaue Angabe genügt).

Wären Sie so freundlich, diese Angaben noch zu ergänzen? Dann steht von unserer Seite aus einer raschen Zahlung nichts mehr im Weg.

Brief 2:  Korrekte Rechnung nachfordern, wenn Steuernummer und Leistungsdatum fehlen

Guten Tag, Frau Plies-Renneberg,

bitte wundern Sie sich nicht, dass ich Ihre Rechnung Nr. 43/20.. vom 16. August 20.. noch nicht überwiesen habe. Das bedeutet nicht, dass ich mit der Leistung unzufrieden bin. Im Gegenteil: Die neue Beschriftung unserer Busse gefällt mir sehr gut.

Ihre Rechnung werde ich sofort begleichen, sobald sie die Anforderungen des Finanzamts erfüllt. Bislang fehlen dazu noch Ihre Steuernummer (oder wahlweise Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) und das Leistungsdatum. Diese Angaben schreibt der Staat bei allen Unternehmerrechnungen über 150 Euro vor. Fehlen sie, darf man die Vorsteuer daraus nicht geltend machen.

Damit die Rechnung anerkannt wird, bitte ich Sie, mir einfach eine korrigierte Fassung zu schicken. Schreiben Sie einfach „Rechnung 43/20.. – korrigierte Fassung“ darauf, dann überweise ich das Geld sofort, wenn ich sie habe.

Brief 3:  Korrekte Rechnung nachfordern, wenn die Rechnungsadresse nicht stimmt

Bitte Empfängeradresse auf der Rechnung korrigieren!

Sehr geehrte Damen, sehr geehrte Herren, danke für die erste Lieferung, die nach einigen Irrwegen wegen Falschadressierung heute bei mir gelandet ist. Jetzt gibt es nur noch ein Problem: Die Rechnungsadresse stimmt (noch) nicht.

Bitte stellen Sie Ihre Rechnung auf die neue, aktualisierte Adresse aus und korrigieren Sie zugleich Ihre Kundendatenbank. Meine Rechnungsanschrift entspricht ganz einfach der Lieferanschrift (siehe oben). Ich überweise den Rechnungsbetrag, sobald mir Ihre korrigierte Rechnung vorliegt. Danke!