Unterschriftengestaltung: So unterschreiben Sie Geschäftsbriefe korrekt

So sieht eine korrekte Unterschrift im Geschäftsbrief aus

Damit Sie ab sofort Klarheit darüber haben, was bei der Unterschrift erlaubt ist und was nicht, haben wir hier die wichtigsten Vorschriften und Empfehlungen für eine zeitgemäße Korrespondenz zusammengestellt.

Unterschrift mit drei Kreuzen – darf man das?

In der Gestaltung Ihrer Unterschrift sind Sie relativ frei. Alles, was nur annähernd wie Ihr Name aussehen könnte, wird geduldet – was bedeutet, dass wenn Sie lediglich mit einem X unterschreiben, dies nicht mehr in den Toleranzbereich fällt.

Gehören in die Unterschrift Vor- und Zunamen?

Dies ist Ihre ganz persönliche Entscheidung, unabhängig davon, ob Sie Ihren Vornamen in der gedruckten Wiederholung Ihres Namens angeben.

Achtung: Lediglich die Wiederholung des Nachnamens ist ein Muss.

Wie viel Platz habe ich für die Unterschrift?

Laut DIN 5008 können beliebig viele Zeilen für die Unterschrift freigelassen werden, damit auch große Unterschriften Platz haben.

Übrigens: Bestimmte Urkunden setzen eine qualifizierte Schriftlichkeit voraus. Das heißt: Ihre Unterschrift ist in diesen Fällen nur rechtsgültig, wenn Sie ein Dokument vor Ort eigenhändig unterschreiben und über Ihre Unterschrift eindeutig identifiziert werden können. 

Sollte der Vor- und Zuname mit dem PC wiederholt werden?

Auch hier gilt: Es ist kein Muss, dass Sie den Vornamen erwähnen.

Wir empfehlen aber, nicht nur den Nach-, sondern auch den Vornamen unterhalb der Unterschrift aufzuführen.

Dies hat folgende Vorteile:

• Es ist auf den ersten Blick zu erkennen, ob ein Mann oder eine Frau den Brief unterschrieben hat.
• Die Nennung des Vornamens macht den Brief persönlicher.
• Sie sind als Person wesentlich präsenter.

Beachten Sie: Die Variante, den Anfangsbuchstaben des Vornamens zu nennen, ist unsinnig, da damit keine Aussage verbunden ist.

Bei der Unterschrift selber ist es hingegen nicht erforderlich, den Vornamen zu schreiben.

Wohin mit der Position oder Funktion des Unterzeichners?

Die Position oder Funktion des Unterzeichners unterhalb der gedruckten Wiederholung der Unterschrift aufzuführen ist keine Pflicht, aber eine kundenorientierte Verfahrensweise.

Denn: Durch die Positions- oder Funktionsangabe kann der Empfänger Sie eindeutig zuordnen.

Kann man die Positionsangabe in Klammern schreiben?

Klar kann man, aber wieso? Es gibt keinen Grund, Klammern oder Gedankenstriche zu verwenden. Auch in der DIN 5008 findet sich kein Hinweis darauf, dass es sinnvoll ist, die Positionsangabe so zu gestalten.

Also: Die Positionsangabe wird weder in Klammern noch in Gedankenstriche gesetzt.

Welche Position geben Sie als Vorgesetzter an?

Wenn Sie als Chef einen Brief unterzeichnen, ist es sinnvoll, dass auch Sie unterhalb Ihrer Unterschrift Ihre Position angeben, falls dies nicht ohnehin schon aus dem Briefbogen hervorgeht.

Das bedeutet: Falls Ihr Unternehmen Theo Gärtner GmbH heißt, ist allen klar, dass Sie, falls Sie Theo Gärtner sind, der Chef sind. Dann erübrigt sich, dass Sie unterhalb Ihres Namens „Inhaber“ oder „Geschäftsführer“ schreiben.