Termin absagen: Formulierungen, Muster & Tipps

Warum ist eine professionelle Terminabsage im Geschäftsleben wichtig?

Da Geschäftsbeziehungen von gegenseitigem Vertrauen, Respekt und Professionalität leben, ist es essenziell und wichtig, Termine, die nicht wahrgenommen werden können, rechtzeitig und höflich abzusagen. Ansonsten besteht die Gefahr, dass bei dem Geschäftspartner ein schlechter Eindruck entsteht und die Geschäftsbeziehung leidet.  

Ein professionelles Vorgehen bei Terminabsagen hingegen wird dazu beitragen, die Geschäftsbeziehung zu intensivieren und zu stärken und trotz der Absage Verständnis zu erhalten. Wer offen, freundlich und empathisch eine Terminabsage kommuniziert, zeigt auf, dass ihm gute Geschäftsbeziehungen am Herzen liegen. Es zeugt von Respekt vor dem Geschäftspartner, sich aufrichtig zu entschuldigen und die sich für den Termin, den man nicht wahrnehmen kann, zu bedanken. 

Muss ein vereinbarter und bestätigter Termin abgesagt werden, ist es also entscheidend, dass die Absage nachvollziehbar und mit deutlichen Worten kommuniziert wird. Versteht der Terminpartner den Grund für die Absage, kann er Verständnis aufbringen und sich in die Lage des Absagenden hineinversetzen. Wer sich gleichzeitig mit der Absage höflich für die Unannehmlichkeiten entschuldigt und eine Verschiebung des Termins anbietet, wird in der Regel viel Verständnis erhalten. 

Was sind mögliche Folgen bei einer unhöflichen, vergessenen oder zu späten Terminabsage? 

Die meisten Menschen wissen, wie es sich anfühlt, versetzt zu werden. Wir verbinden negative Gefühle damit, wenn man uns trotz Terminvereinbarung warten lässt oder wenn eine Terminabsage so kurzfristig kommuniziert wird, dass die geplante Zeit für die Verabredung nicht anderweitig sinnvoll eingesetzt werden kann. Die Folgen eines solchen Handelns sind vielfältig: 

• Verlust von Vertrauen: Mögliche weitere Geschäftsbeziehungen werden abgelehnt.
• Verlust von Zeit und Ressourcen. 
• Vertragsstrafen oder Stornogebühren, zum Beispiel bei einer vergessenen Seminarteilnahme.
• Wird die Terminabsage als unhöflich empfunden, wird mit dem Absagenden ein negativer Ruf verbunden.
• Der Absagende wird als unprofessionell und unzuverlässig empfunden. 
• Verletzte Gefühle können das Resultat einer verspäteten Absage sein, vor allem, wenn es sich um langjährige und befreundete Geschäftskontakte handelt. 
• Verpasste Gelegenheit: Der abgesagte Termin wird einem Mitbewerber zur Verfügung gestellt. 
• Finanzieller Verlust: Auf beiden Seiten können kurzfristig abgesagte Termine zu finanziellem Verlust führen, zum Beispiel wenn initial Reisekosten angefallen sind. 

Wann sollten Sie einen Termin spätestens absagen? 

In der betrieblichen Praxis gilt es im Allgemeinen als höflich und fair, einen Termin dann abzusagen, wenn absehbar ist, dass man die getroffene Vereinbarung nicht einhalten kann. Im Mindestfall sollte eine Besprechung bzw. ein Termin 24 Stunden im Voraus abgesagt werden. Zu diesem Zeitpunkt hat die andere Person noch genügend Zeit, um einen Ersatztermin zu vereinbaren oder die freie Zeit anderweitig und sinnvoll zu verplanen. 

Natürlich kann der Zeitpunkt, in dem die Absage als höflich empfunden wird, nach Situation variieren. Für langfristig geplante Geschäftstermine, mit denen ein großer finanzieller oder organisatorischer Aufwand verbunden ist, gelten andere Absagezeiten als für ein Vier-Augen-Gespräch, das nach Absprache kurzfristig nachgeholt werden kann. 

Bei einem Notfall und einer Absage in letzter Minute durch unvermeidbare Umstände ist es notwendig, den Geschäfts- oder Gesprächspartners umgehend in Kenntnis zu setzen. Verständnis für die Absage erhält, wer objektiv beschreiben kann, warum er den Termin absagen muss. Eine authentische Entschuldigung für entstandenen Unannehmlichkeiten ist zielführend und stärkt die Geschäftsbeziehung. 

Sollten Sie bei der Terminabsage einen Grund nennen? 

Grundsätzlich ist es wichtig, einen Grund für die Terminabsage zu benennen, damit der versetzte Gesprächspartner den Absagegrund nachvollziehen kann. Möchte Sie in manchen Fällen aus geschäftlichen oder persönlichen Erwägungen keinen expliziten Grund anführen, ist es zielführend und höflich, sich in jedem Fall für die Unannehmlichkeiten zu entschuldigen und eine Terminverschiebung anzubieten. Der Verweis auf unaufschiebbare persönliche Umstände ist in diesem Fall ausreichend. 

In welcher Form sollten Sie einen Termin absagen? 

Es gibt zwei wesentliche Möglichkeiten, eine Terminabsage professionell zu kommunizieren. Die beste, direkteste und höflichste Form ist die telefonische Absage. Durch die persönliche Kommunikation am Telefon erfährt der Geschäftspartner nicht nur von der Terminabsage, sondern nimmt die Zwischentöne und Emotionen auf. Mit einer authentischen telefonischen Absage steigt der gegenseitige Respekt und die höfliche Absage weckt Vertrauen und Verständnis. 

Ist es aus unterschiedlichen Gründen nicht möglich, den Termin telefonisch abzusagen, kann eine schriftliche Absage per E-Mail oder über einen Messenger wie WhatsApp ebenfalls ein gangbarer Weg sein. Vor allem bei kurzfristigen Absagen zwischen langjährigen Geschäftsfreunden, in denen ein persönliches Gespräch nicht möglich ist, ist eine Absage der Besprechung per WhatsApp sinnvoll, nachvollziehbar und in Anbetracht der Umstände akzeptabel. Wichtige Termine, bei denen keine direkte Beziehung zwischen den Geschäftspartnern besteht, können per E-Mail abgesagt werden. Für alle Absageformen gelten die gleichen Vorgaben: Höflichkeit und Empathie sowie eine aufrichtige Entschuldigung sollten in keiner Terminabsage fehlen. 

Wie sollte eine Terminabsage aufgebaut werden? 

Eine höfliche Terminabsage setzt sich aus den fünf folgenden Bausteinen zusammen:

1. Frühzeitige Absage: Setzen Sie sich so schnell wie möglich und im Mindestfall 24 Stunden vor dem Termin in Verbindung, um dem Geschäftspartner persönlich oder per E-Mail von der Absage zu unterrichten. 
2. Bedanken und Gründe aufzeigen: Bedanken Sie sich für den Termin und erklären Sie deutlich, nachvollziehbar und diplomatisch, warum Sie den Termin absagen müssen. Entschuldigen Sie sich höflich für die entstandenen Unannehmlichkeiten.
3. Lösung anbieten: Bieten Sie eine aus Ihrer Sicht adäquate Lösung an, z. B. eine Terminverschiebung.
4. Bedürfnisse des Geschäftspartners beachten: Seien Sie flexibel und nehmen Sie Rücksicht auf die Bedürfnisse des Geschäftspartners. Ist dieser nicht in der Lage, kurzfristig einen Ausweichtermin zu vereinbaren, fragen Sie ihn, welche andere Lösungen aus seiner Sicht möglich wäre (z. B. schriftlicher Austausch). 
5. Termin bestätigen und notieren: Bestätigen Sie den neuen Termin schriftlich oder bitten Sie den Geschäftspartner ebenfalls um Bestätigung der neuen Verabredung. 

Wie schreiben Sie eine professionelle Terminabsage?

Professionelle Terminabsagen sind sachlich und konkret aufgebaut. Sie überzeugen durch einfache und verständliche Formulierungen und sind höflich und wertschätzend formuliert. Mit der Terminabsage oder dem Verweis auf eine Terminverschiebung entschuldigen sich derartige Absagen für die Unannehmlichkeiten und bitten um Verständnis für den Absagegrund. Um Ihnen zukünftige Terminabsagen zu erleichtern, finden Sie im Folgenden professionelle Musterformulierungen für höfliche Absageschreiben. 

Danksagung

Eine höfliche Absage enthält zunächst stets eine Danksagung für die Einladung. Folgende Formulierungen eignen sich:

• “Zunächst möchte ich mich erst einmal für Ihre Einladung zu … bedanken.”
• “Ich habe mich bereits sehr auf unseren Austausch am … zum Thema … gefreut.”

Begründung und Absage

Nach der Danksagung folt die Begründung sowie letztlich die tatsächliche Absage:

• “Aufgrund eines Todesfalls in der Familie kann ich den Termin am … nicht wahrnehmen.”
• “Aufgrund einer kurzfristigen Erkrankung muss ich Ihnen leider mitteilen, dass ich Ihrer Einladung zu … nicht nachkommen kann.”

Lösungsvorschlag

Zuletzt sollten Sie – falls Sie an einer Verschiebung des Termins interessiert sind – einen Vorschlag für eine erneute Terminvereinbarung machen. Potenzielle Formulierungen lauten wie folgt:

• “Ich würde mich sehr darüber freuen, wenn wir zeitnah einen neuen Termin vereinbaren könnten.”
• “Da ich weiterhin sehr an einer Zusammenarbeit interessiert bin, würde ich unseren Termin gerne auf den … verschieben.”

Welche Formulierungen sollten bei Terminabsagen vermieden werden? 

Terminabsagen enthalten oftmals spezielle Standard-Formulierungen, die sich in der heutigen Praxis jedoch nicht mehr als zielführend erweisen. Welche Formulierungen Sie aus welchen Gründen vermeiden sollten, zeigt Ihnen folgende Tabelle.

Muster-Beispiele für professionelle Terminabsagen

Die folgenden zwei Muster-Beispiele zeigen auf, wie professionelle Terminabsagen im Geschäftsleben aussehen können.

Beispiel 1: Terminabsage Arzttermin

Sehr geehrter Herr Dr. Meier,

vielen Dank für den Arzttermin zur Kontrolluntersuchung am 23.03.2023 um 15.00 Uhr. Leider muss ich Ihnen mitteilen, dass ich diesen Termin absagen muss. Grund hierfür ist ein wichtiges Vorstellungsgespräch, zu dem ich heute eingeladen wurde. Ich entschuldige mich für die Unannehmlichkeiten und bitte Sie, mir einen neuen Termin nach meinem Urlaub ab 15.04.2023 zu übermitteln. Herzlichen Dank im Voraus! Bonn, 21.03.2023 

Beispiel 2: Terminabsage aufgrund eines Todesfalls

Sehr geehrte Frau Schulze,

ich habe mich sehr auf unseren Termin zur Vorstellung des Produktes XY am 27.03.2023 um 11.00 in Ihrer Zentrale in Monheim gefreut. Aufgrund eines Todesfalls in der Familie und der Trauerfeier in München ist es mir nicht möglich, diesen Termin wahrzunehmen. Da ich ein großes Interesse an einer potenziellen Zusammenarbeit habe, möchte ich anfragen, ob Ihnen alternativ ein Termin am 28.03.2023 möglich wäre. Ich bin an diesem Tag zeitlich flexibel. Entschuldigen Sie bitte die Unannehmlichkeiten! Bonn, 21.03.2023. Mit freundlichen Grüßen, Frau Müller.