So schreiben Sie sympathische und moderne Geschäftsbriefe

Wie verfassen Sie eine moderne Anrede für Geschäftsbriefe?

„Sehr geehrter Herr Müller“ – so weit, so einfach. Wenn Herr Müller ein langjähriger Stammkunde ist, darf es auch ein „Lieber Herr Müller“ sein.

Schwieriger wird es bei Paaren. Die Anrede als „Eheleute Müller“ oder „Familie Müller“ ist nicht empfehlenswert, sondern die getrennte Ansprache: „Sehr geehrte Frau Müller, sehr geehrter Herr Müller“.

Haben Sie es mit Firmenkunden zu tun, wird die Dame übrigens nicht automatisch zuerst genannt. Sondern dann geht es nach Rangstufe in der Hierarchie. Hatten Sie z. B. mit einem Geschäftsführer und seiner Assistentin verhandelt, eröffnen Sie Ihr Angebot mit „Sehr geehrter Herr Müller, sehr geehrte Frau Hofer“.

Wie verfassen Sie moderne Einstiegssätze für jeden Anlass?

Der gute Einstieg in Geschäftsbriefe ist wichtig, nur leider nicht so einfach. Deshalb flüchtet man sich oft in „gut klingende“ Floskeln. Die aber sind inhaltsleer und schaffen unnötige Distanz zum Empfänger. Deshalb sollten Sie auf „Beiliegend übersenden wir Ihnen“-Sätze verzichten. Verwenden Sie lieber moderne Einstiegssätze wie diese für Ihre Geschäftsbriefe:

Sehr geehrter Herr Müller,

Anfrage eines Kunden

• hier sind die versprochenen Unterlagen für Sie.
• danke für Ihre Anfrage. Gerne schicke ich Ihnen die gewünschten Prospekte.
• nach unserem Telefonat habe ich die Unterlagen sofort für Sie zusammengestellt.

Angebot

• danke für das nette und informative Gespräch gestern. Ich habe die Leistungen gleich kalkuliert und für Sie zum Angebot zusammengestellt:
• vielen Dank für Ihre Anfrage. Gerne bieten wir an:

Reklamation eines Kunden

• es tut mir sehr Leid, dass Ihre (Leistung) nicht einwandfrei (berechtigt) funktioniert.
• ich habe mir gestern die (Leistung) noch einmal genau angesehen. Sie haben Recht: (Fehler beschreiben und Behebung anbieten)

Terminprobleme

• leider können wir nicht wie vorgesehen am (Datum) die (Leistung) montieren. Denn: (Begründung angeben, dann Ersatztermin nennen)
• heute morgen habe ich es erfahren: Die Fertigung Ihrer (Leistung) wird länger dauern als geplant, weil (Begründung)

Wie verfassen Sie moderne Schluss-Sätze für Geschäftsbriefe?

Ebenso wie der erste wirkt auch der letzte Satz eines Schreibens beim Empfänger besonders nach. Versuchen Sie deshalb, einen positiven und verbindlichen Ausstieg für Ihre Geschäftsbriefe zu finden.

Verwenden Sie aber bitte nicht die ebenso abgedroschene wie unsinnige Floskel:

„Für Rückfragen stehen wir jederzeit gerne zur Verfügung“.

Denn: Fragen sind immer „rück-„, und „jederzeit“ stehen Sie bestimmt niemandem zur Verfügung, schon gar nicht gerne.

Verwenden Sie lieber moderne Schlusssätze wie diese für Ihre Geschäftsbriefe:

Anfrage/Angebot:

• Falls Sie Fragen haben: Sie erreichen mich täglich von 8 bis 10 Uhr im Büro unter Tel.: …, danach mobil unter …

Anfrage/Angebot:

• Haben Sie noch Fragen? Gerne beantworte ich sie telefonisch unter … oder schaue zu einem persönlichen Gespräch bei Ihnen vorbei.

Angebot:

• Wir würden uns freuen, wenn Sie uns den Auftrag erteilen und sichern Ihnen eine fach- und termingerechte Ausführung zu.

Reklamation:

• Ich verstehe Ihren Ärger – wir werden unser Bestes tun, um Sie zufrieden zu stellen.

Erledigte Reklamation:

• Nochmals danke für Ihr Verständnis. Als kleine Entschädigung für den ausgestandenen Ärger übersende ich Ihnen ein (kleine Aufmerksamkeit).

Wie verfassen Sie eine moderne Grußformel?

„Mit freundlichen Grüßen“ sind Sie natürlich immer auf der sicheren Seite. Haben Sie ein längeres, gutes Verhältnis zu Ihrem Geschäftspartner, sollte sich das allerdings auch in einer persönlicheren Grußformel niederschlagen.

Beispiele für moderne Grußformel

• Herzliche Grüße
• Mit freundlichen Grüßen nach (Büro-/Wohnort des Empfängers)
• Mit den besten Grüßen aus (Ihr Wohn-/Betriebsort)

Übrigens: Früher schrieb man unter unerquickliche Schreiben wie Mahnungen ein kühles „Hochachtungsvoll“ (das natürlich alles andere als Hochachtung ausdrücken sollte). Das ist heute veraltet. Wenn Sie sich nicht zu freundlichen Grüßen durchringen können, lassen Sie die Grußformel lieber ganz weg.