Infografik zu korrekten Angaben in der E-Mail-Signatur

Welche Angaben gehören in eine korrekte E-Mail-Signatur?

Das Handelsregister selbst legt keine spezifischen Vorschriften und Pflichtangaben für die E-Mail-Signatur fest. Es ist in erster Linie ein behördliches Verzeichnis, das Informationen über Handelsgesellschaften und eingetragene Kaufleute enthält und unterliegt dem Registergericht. Die E-Mail-Signatur wird deshalb hauptsächlich durch unternehmensinterne Richtlinien und Pflichtangaben, gesetzliche Vorgaben und individuelle Präferenzen bestimmt.
Inhaltsverzeichnis

In vielen Ländern gibt es Gesetze, Vorschriften und Handelsregister, die die Angabe von bestimmten Informationen in geschäftlichen Mails und Geschäftsbriefen regeln. Dazu gehören oft Angaben wie die vollständige Firmenbezeichnung, die Handelsregisternummer, der Sitz des Unternehmens und weitere Kontaktdaten.

Warum müssen Sie eine E-Mail-Signatur anlegen?

Es ist ratsam, dass jeder, der geschäftliche Mails oder berufliche Mails und Geschäftsbriefe versendet, eine E-Mail-Signatur anlegt. Dies schließt sowohl Einzelpersonen als auch Unternehmen ein. Eine E-Mail-Signatur dient mehreren Zwecken und verlangt auch einige Pflichtangaben:

  1. Professionalität: Eine gut gestaltete Signatur verleiht Ihren E-Mails ein professionelles Erscheinungsbild und trägt zur Seriosität Ihrer Kommunikation mit dem Empfänger bei.
  2. Kontaktinformationen: Die Signatur ermöglicht es Empfängern, schnell und einfach auf Ihre Kontaktinformationen im Handelsregister und Ihr Unternehmen zuzugreifen. Dies ist besonders wichtig, wenn Geschäftskontakte oder Kunden Sie erreichen müssen.
  3. Markenrepräsentation: Unternehmen können durch konsistente und professionelle E-Mail-Signaturen ihre Markenidentität stärken. Dies schafft Vertrauen und Wiedererkennung bei Kunden und Geschäftspartnern.
  4. Rechtliche Absicherung: In einigen Fällen können rechtliche Hinweise und Disclaimers in der E-Mail-Signatur aufgenommen werden, um rechtliche Anforderungen und Pflichtangaben zu erfüllen oder vertrauliche Informationen zu schützen.
  5. Effizienz: Eine Signatur kann auch standardisierte Informationen enthalten, wie beispielsweise Links zu sozialen Medien oder die Unternehmenswebsite, was die Effizienz in der Kommunikation steigert.

Grundsätzlich ist die Erstellung einer E-Mail-Signatur eine bewährte Praxis, um die Qualität Ihrer geschäftlichen Kommunikation zu verbessern und einen professionellen Eindruck zu hinterlassen, unabhängig davon, ob Sie als Einzelperson oder im Namen eines Unternehmens agieren.

Welche Angaben gehören in die E-Mail-Signatur?

Die E-Mail-Signatur ist ein wichtiger Bestandteil Ihrer geschäftlichen Mail-Kommunikation und sollte professionell sowie informativ sein. Hier sind einige Angaben, die in einer umfassenden E-Mail-Signatur enthalten sein können:

Angaben für eine umfassende E-Mail-Signatur

  1. Vor- und Nachname
  2. Berufsbezeichnung und Unternehmen
  3. Kontaktinformationen
  4. Webseiten-URL
  5. Physische Adresse
  6. Professionelle Social-Media-Profile
  7. Rechtliche Hinweise (falls erforderlich)
  8. Disclaimer (falls erforderlich)
  9. Eventuelle Zertifizierungen oder Mitgliedschaften
  10. Ergänzende Informationen (optional)

Bitte beachten Sie, dass die genaue Gestaltung der Signatur von den individuellen Unternehmensrichtlinien abhängen kann. Es ist auch wichtig sicherzustellen, dass die Signatur nicht zu überladen ist und dennoch alle relevanten Informationen enthält.

Musterbeispiel für eine ausführliche und professionelle E-Mail-Signatur

Max Mustermann

Marketing Manager

Beispiel GmbH

Telefon: +49 123 456789

E-Mail: max.mustermann@example.com

www.beispiel-gmbh.de

Beispielstraße 123

12345 Musterstadt

LinkedIn: linkedin.com/in/maxmustermann

Twitter: twitter.com/maxmustermann

Diese E-Mail enthält vertrauliche Informationen und ist ausschließlich für den genannten Empfänger bestimmt. Wenn Sie nicht der beabsichtigte Empfänger sind, informieren Sie bitte den Absender und löschen Sie diese E-Mail.

Mitglied im Marketingverband

Ein kurzer professioneller Slogan oder ein Zitat

Wie wird die Telefonnummer in E-Mail-Signaturen angegeben?

Die Darstellung der Telefonnummer in der E-Mail-Signatur kann je nach regionalen Präferenzen und persönlichem Stil variieren. Die zwei gängigsten Formate für Mails und Geschäftsbriefe sind:

  1. Internationales Format: Telefon: +49 123 456789
  2. Nationales Format: Telefon: 01234 56789 (ohne Ländervorwahl)

Es ist ratsam, das Format zu wählen, das für Ihre Geschäftskontakte und Empfänger am relevantesten ist. Wenn Sie häufig mit internationalen Partnern kommunizieren, könnte das internationale Format präziser und global akzeptiert sein. Andernfalls könnte das nationale Format ausreichend sein. Wichtig ist, dass die Telefonnummer klar und leicht verständlich ist, um Missverständnisse zu vermeiden.