E-Mail-Signatur – alle Pflichtangaben

Was versteht man unter E-Mail-Signatur?

Eine E-Mail-Signatur ist ein standardisierter Textblock am Ende jeder E-Mail, der wichtige Informationen über den Absender enthält. Sie dient dazu, den Absender zu identifizieren und professionelle Kontaktdaten bereitzustellen.

Typischerweise umfasst eine E-Mail-Signatur den vollständigen Namen, die Position im Unternehmen, die Firmenadresse, Telefonnummern und die E-Mail-Adresse. Zusätzlich können rechtliche Hinweise, Unternehmenslogos, Links zu sozialen Medien und andere relevante Informationen enthalten sein. E-Mail-Signaturen verleihen der Korrespondenz eine professionelle Note und helfen, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.

Ist eine E-Mail-Signatur Pflicht?

Ja, in Deutschland existiert eine Pflicht zur E-Mail-Signatur – insofern die E-Mail im geschäftlichen Kontext erfolgt. Denn bei Geschäftsbriefen, wozu ebenfalls eine Geschäfts-E-Mail zählt, sind spezielle Pflichtangaben zu machen. Während dieser Pflichtangaben in Geschäftsbriefen oft im Briefkopf oder in der Fußzeile erfolgen, werden die Pflichtangaben bei E-Mails in der Regel in der Signatur festgehalten.

Was sind die Pflichtangaben einer E-Mail-Signatur?

Die Pflichtangaben in einer E-Mail-Signatur variieren je nach Unternehmensform und gesetzlichen Anforderungen. Typischerweise sollten jedoch folgende Informationen in einer E-Mail-Signatur enthalten sein:

• Name des Unternehmens
• Rechtsform des Unternehmens (z.B. GmbH, AG)
• Sitz des Unternehmens (Anschrift)
• Registergericht und Handelsregisternummer
• Vor- und Nachname des Vertretungsberechtigten (z.B. Geschäftsführer)

Welche Pflichtangaben in Geschäftsbriefen je nach Unternehmen und Rechtsform gemacht werden müssen, haben wir Ihnen in dem Leitfaden Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen zusammengestellt. Doch auch das nachfolgende FAQ liefert Ihnen die Antwort.

Welche freiwilligen Zusatz-Angaben in E-Mail-Signaturen sind sinnvoll?

Zusätzlich zu den Pflichtangaben können folgende freiwillige Angaben die Professionalität und Nützlichkeit einer E-Mail-Signatur erhöhen:

• Unternehmenslogo
• Slogan oder Tagline des Unternehmens
• Links zu sozialen Medien (z.B. LinkedIn, Twitter)
• Hinweis auf Datenschutz oder Vertraulichkeit der Nachricht
• Bürozeiten
• Zusätzliche Kontaktinformationen (z.B. Mobilnummer)
• Hinweise auf aktuelle Angebote oder Unternehmensneuigkeiten

Muster und Beispiele: Wie sieht eine professionelle E-Mail-Signatur aus?

Wie eine professionelle E-Mail-Signatur aussehen kann, zeigt das nachfolgende Beispiel:

Max Mustermann

Geschäftsführer

Musterfirma GmbH

Musterstraße 1

12345 Musterstadt

Tel: +49 123 456789

Mobil: +49 171 1234567

E-Mail: max.mustermann@musterfirma.de

Web: www.musterfirma.de

Musterfirma GmbH, Sitz der Gesellschaft: Musterstadt

Registergericht: Amtsgericht Musterstadt, HRB 12345

Geschäftsführer: Max Mustermann

USt-IdNr.: DE123456789

Diese E-Mail und alle Anhänge sind vertraulich und nur für den vorgesehenen Empfänger bestimmt. Sollten Sie diese E-Mail irrtümlich erhalten haben, informieren Sie uns bitte und löschen Sie die Nachricht umgehend.

Wichtig: Das Beispiel enthält mehr Angaben als Pflicht ist! Erst die nachfolgenden Beispiele zeigen, wie E-Mail-Signaturen rein nur mit Pflichtangaben aussehen.

Welche Form sollte eine professionelle E-Mail-Signatur aufweisen?

Eine E-Mail-Signatur sollte nicht nur die erforderlichen Pflichtangaben beinhalten. Vielmehr sollte auf das gesamte Erscheinungsbild der Signatur geachtet werden, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen. Demnach sollten Sie folgende formellen Tipps berücksichtigen:

1. Fügen Sie ein Logo Ihres Unternehmens hinzu: Ein kleines, aber hoch aufgelöstes Logo stärkt die Markenidentität und verleiht der Signatur ein professionelles Aussehen.
2. Verwenden Sie Social-Media-Icons: Anstatt die URLs Ihrer Social-Media-Auftritte aufzulisten, verlinken Sie lieber entsprechende Icons. Dies sorgt nicht nur für einen moderneren und ansprechenderen Auftritt, sondern nimmt auch weniger Platz weg.
3. Teilen Sie die Signatur in zwei Spalten: Um Platz zu sparen und die Informationen übersichtlicher zu gestalten, kann die Aufteilung in zwei Spalten zielführend sein.
4. Grenzen Sie die Signatur von der obigen Mail ab: Verwenden Sie eine kleinere Schrift, nutzen Sie einen Trennstrich oder heben sie die Signatur farblich hervor – egal, wie Sie die Signatur abgrenzen: Dies fördert die Transparenz und bietet dem Empfänger mehr Orientierung.

Warum sind professionelle E-Mail-Signaturen wichtig?

Professionelle E-Mail-Signaturen sind wichtig, weil sie:

1. Rechtliche Anforderungen erfüllen: Insbesondere für Unternehmen, um gesetzliche Vorgaben einzuhalten.
2. Professionalität zeigen: Eine gut gestaltete Signatur vermittelt Seriosität und Vertrauenswürdigkeit.
3. Unternehmensidentität stärken: Durch einheitliche Signaturen wird das Markenbild konsistent kommuniziert.
4. Kontaktinformationen bereitstellen: Sie erleichtern es dem Empfänger, den Absender schnell zu kontaktieren.
5. Vertraulichkeit und Datenschutz gewährleisten: Hinweise auf die Vertraulichkeit der Nachricht können rechtliche Probleme vermeiden.

Grundsätzlich ist die Erstellung einer E-Mail-Signatur eine bewährte Praxis, um die Qualität Ihrer geschäftlichen Kommunikation zu verbessern und einen professionellen Eindruck zu hinterlassen, unabhängig davon, ob Sie als Einzelperson oder im Namen eines Unternehmens agieren.

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