Geschäftliche Kondolenzschreiben verfassen – in 7 Schritten

Bei einem geschäftlichen Kondolenzschreiben verhält es sich ähnlich. Aufrichtigkeit und Einfühlungsvermögen sind bei dienstlichen Beileidsbekundungen ebenfalls wichtige Bausteine. Da man den Verstorbenen in den meisten Fällen als Geschäftspartner und weniger als Privatperson kannte, ist es ungleich schwieriger, freundliche, authentische und tröstliche Worte zu finden. Dieser Artikel geht darauf ein, warum es professionell und zielführend ist, beim Tod von Geschäftspartnern oder Mitarbeitern Kondolenzschreiben zu verfassen. Des Weiteren wird anhand von Beispielen beleuchtet, wie ein geschäftliches Kondolenzschreiben aufgebaut sein sollte, warum Trauersprüche oder religiöse Botschaften kontraproduktiv sein können und wieso Empathie und Authentizität essenziell sind.

Wie und warum verfassen Sie ein Kondolenzschreiben als Geschäftspartner?

Der Duden definiert ein Kondolenzschreiben als ein Schreiben, „in dem jemand bei einem Todesfall seine Anteilnahme ausgedrückt wird.“ Schriftliche Beileidsbekunden oder Trauerkarten zeigen den Hinterbliebenen, dass der Verstorbene ein wichtiger und geschätzter Teil der Gemeinschaft war. Zu erfahren, wie Familienangehörige, Freunde oder Geschäftspartner über den Verstorbenen dachten und was sie mit ihm erlebt haben, kann zu Herzen gehen und Trost vermitteln.

Ein geschäftliches Kondolenzschreiben ist darüber hinaus als freundliche und sympathische Geste zu verstehen. Mit dem Brief drückt ein Unternehmen den Hinterbliebenen sein Beileid aus, zeigt Mitgefühl und verfolgt das Ziel, den Menschen, seine Eigenschaften und seine Lebensleistung zu würdigen.

Ein Kondolenzschreiben kann als schriftliche Beileidsbekundung ohne vorherige persönliche Kondolenz versandt werden. Ebenfalls ist es möglich, im Rahmen einer Trauerfeier oder nach einer Beerdigungsfeier seine Beileidsworte mit einem handschriftlichen Kondolenzschreiben oder einer Trauerkarte zu intensivieren.

Worauf sollten Sie bei der Konzeption eines geschäftlichen Kondolenzschreibens achten?

Abhängig davon, wie nahe der verstorbene Geschäftspartner Ihnen oder Ihrem Unternehmen stand, kann ein geschäftliches Kondolenzschreiben freundlich, höflich und mit gebührender Zurückhaltung oder sehr persönlich verfasst werden. Bei Kondolenzschreiben gilt darüber hinaus der Grundsatz, dass private und authentische Formulierungen, die Trost und Anteilnahme vermitteln, das Maß aller Dinge sind. Eine Trauerkarte mit vorgefertigten Trauersprüchen ohne individuelle Note wirkt negativ und oberflächlich und sollte vermieden werden.

Ein Kondolenzbrief ist nicht mit einem typischen Geschäftsbrief zu vergleichen. Aus diesem Grund wird ein Kondolenzschreiben in der Regel persönlich per Hand mit einem Füllfederhalter auf hochwertigem Briefpapier geschrieben. Die üblichen DIN-Regeln für geschäftliche Korrespondenz gelten bei einem Kondolenzschreiben nicht.

Das Briefpapier des Unternehmens eignet sich nicht für Beileidsbekundungen, da es Firmenfarben, das Unternehmenslogo und andere geschäftsspezifische Bestandteile enthält, die bei einem Kondolenzschreiben einen schlechten Eindruck machen. Ein schlichter und hochwertiger Briefbogen unterstreicht die aufrichtige Trauer und Anteilnahme mit den Angehörigen.

Wichtig: Im Fachhandel werden Briefumschläge mit schwarzem Rand für Trauerfälle angeboten. Einen solchen Briefumschlag für ein geschäftliches Kondolenzschreiben zu nutzen ist ein Fauxpas, da diese Art der Trauerpost ausschließlich den Angehörigen vorbehalten ist.

Religiöse Botschaften und Trauersprüche

Ein Kondolenzschreiben ist ein wichtiges Dokument, das von seinen Inhalten mit der persönlichen Kondolenz verglichen werden kann. Wer den Angehörigen von Geschäftspartnern oder Mitarbeitern am Grab des Verstorbenen seine Anteilnahme und sein Beileid ausspricht, achte auf pietätvolle Worte, die von Herzen kommen. Religiöse Themen oder Trauersprüche können bei der persönlichen Kondolenz taktlos wirken, sodass jede Aussage gut überlegt sein muss. Gleiches gilt für ein Kondolenzschreiben. Gute Vorbereitung bei schriftlichen Beileidsbekundungen garantiert, dass im Brief keine für die Hinterbliebenen brisanten, verletzenden oder falsch zu verstehenden Aussagen gemacht werden.

Ist zum Beispiel bekannt, dass der Verstorbene oder seine Familie nicht religiös sind, können gut gemeinte Bibelverse oder christliche Trauersprüche das Gegenteil bewirken. Für ein geschäftliches Kondolenzschreiben gilt aus diesem Grund, dass Bibelzitate oder christliche Sprüche ausschließlich genutzt werden sollten, wenn die spirituelle Überzeugung des Verstorbenen bekannt und offenkundig ist. Ähnlich verhält es sich mit Zitaten oder Trauersprüchen, die Sie vor allem dann verwenden sollten, wenn Sie wissen, dass der Verstorbene sich über diese gefreut hätte. Philosophische Sprüche oder lange Gedichte gehören nicht in ein geschäftliches Kondolenzschreiben.

Vorbereitung ist der Schlüssel zum Erfolg

Wie in vielen anderen Lebensbereichen ist bei der Konzeption eines Kondolenzschreibens ebenfalls eine gute Vorbereitung der Schlüssel zu Erfolg. Bevor Sie mit der Erstellung beginnen, sollten Sie eingehend überlegen, wie gut Sie den Verstorbenen kennen und wie Sie ihre Anteilnahme treffend und gefühlvoll und gleichzeitig kompetent ausdrücken können. Schreiben Sie das Kondolenzschreiben zeitnah nach Bekanntwerden der Todesnachricht.

7 Schritte: Wie wird ein Kondolenzschreiben aufgebaut?

Der folgende Aufbau sowie die dazugehörigen Beispielformuliereungen können als Richtschnur für Ihr Kondolenzschreiben dienen:

Schritt 1: Nutzen Sie eine passende Begrüßung

Kennen Sie die Angehörigen und den Verstorbenen flüchtig und handelt es sich um einen rein geschäftlichen Kontakt, sollten Sie Ihr Kondolenzschreiben mit: „Sehr geehrte Frau / Herr“ beginnen.

Bei einer langjährigen und zielführenden Geschäftsbeziehung sollten Sie das Schreiben mit: „Liebe Frau / Herr“ einleiten.

Schritt 2: Erklären Sie, wie und wann Sie vom Tod erfahren haben

• Voller Bestürzung habe ich in den Passauer Nachrichten vom 13.10.2021 gelesen, dass Ihr Ehemann verstorben ist.
• Mit großer Betroffenheit habe ich heute vom Tod Ihres Mannes erfahren.
• Die Nachricht vom Tod Ihres Mannes hat bei mir sehr große Bestürzung ausgelöst.
• Mir ist der Tod Ihres Mannes sehr nahe gegangen.
• Ich bin fassungslos über den schweren Schicksalsschlag, den Sie und Ihre Familie erlitten haben.

Schritt 3: Sprechen Sie Ihre Anteilnahme aus

• Ich möchte Ihnen, auch im Namen aller Mitarbeiter mein herzlichstes Beileid aussprechen.
• Wir trauern mit Ihnen um einen wertvollen und hochgeschätzten Menschen.
• Ich kann mit Ihnen mitempfinden, wie schmerzlich der Verlust für Sie sein mag.
• Ich kann nur erahnen, wie tief Ihre Trauer und wie groß Ihr Schmerz ist.

Schritt 4: Drücken Sie Trost und Mitgefühl aus

• In schweren Stunden ist es wichtig zusammenzustehen und in der gemeinsamen Trauer Kraft zu finden.
• Ich wünsche Ihnen von Herzen, dass Sie den Schmerz und die Trauer in den kommenden Tagen und Wochen mit glücklichen Erinnerungen an gemeinsame glückliche Jahre heilen können.

Schritt 5: Würdigen Sie den Verstorbenen authentisch

Zeigen Sie mit diesen Beispielformulierungen auf, dass der Verstorbene bei Ihnen in guter Erinnerung bleibt.

• Die vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Ihrem Mann wird uns sehr fehlen.
• Seine Aufrichtigkeit, seine herzliche Art und seine Menschlichkeit waren für viele ein Vorbild.
• Er war für mich mehr als ein Geschäftspartner.
• Als Geschäftsmann mit Weitblick sorgte er sich vor allem um seine Mitarbeiter.
• Sein Tod hat eine große Lücke hinterlassen. Unser Unternehmen wird Ihren Mann niemals vergessen.
• Ihr Mann war für mich Vorbild und Wegbereiter.
• Seine herzliche Art hat unsere Zusammenarbeit gefestigt.
• Wir werden sein Andenken bewahren.
• Wenn ich an die vielen gemeinsamen Projekte mit Ihrem Mann zurückdenke, erinnere ich mich nicht nur an seine Zielstrebigkeit und Kompetenz, sondern vor allem an seinen Humor.

Schritt 6: Bieten Sie Hilfe an

• Wenn wir Sie persönlich unterstützen können, zögern Sie nicht, sich bei uns zu melden.
• In diesen Stunden sind unsere Gedanken (und Gebete) bei Ihnen und Ihrer Familie. Wenn wir Sie unterstützen können, lassen Sie es uns bitte wissen.

Schritt 7 : Abschließende Grußformel

• In stiller Trauer.
• In tiefer Anteilnahme.
• Wir werden Ihren Mann sehr vermissen.
• Aufrichtiges Beileid.
• Wir trauern mit Ihnen und Ihrer Familie.

Warum es passend ist, Hilfe anzubieten

Ein professionelles Kondolenzschreiben kann ein Hilfsangebot beinhalten. Es ist vor allem passend persönliche Hilfe anzubieten, wenn Sie die Hinterbliebenen des Verstorbenen gut kennen und eine langjährige und freundschaftliche Geschäftsbeziehung bestand. In diesem Fall mag es sein, dass die Angehörigen auf das Angebot zurückkommen und in einem persönlichen Gespräch weiterer Trost oder praktische Hilfestellung vermittelt werden kann.

Ist der Verstorbene weniger gut bekannt, kann ein Hilfsangebot als Floskel ebenfalls passend sein. Es zeigt auf, dass echtes Mitgefühl und Beileid ausgedrückt wird. Selbst wenn das Angebot um Hilfe nicht angenommen wird, geht es zu Herzen und gehört im geschäftlichen Umfeld zum guten Ton. Bei lockeren Geschäftsbeziehungen ohne persönliche Verbindung können Sie auf ein Hilfsangebot verzichten.

Wie verfassen Sie das Kondolenzschreiben, wenn ein Mitarbeiter verstirbt?

Neben einem Kondolenzschreiben, das verstorbene Geschäftspartner würdigt, kann es ebenso notwendig werden, einen langjährigen und verdienten Mitarbeiter durch ein Kondolenzschreiben zu ehren, der verstorben ist. Hierbei ist es unerheblich, ob sich der Betriebsangehörige bereits in Rente befindet oder im Erwerbsleben stand. Der Verlust eines Angestellten durch einen plötzlichen und unerwarteten Tod ist nicht einfach in Worte zu fassen. Vor allem wenn es junge Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter trifft, die Kinder und eine junge Witwe zurücklassen, ist es wichtig, die richtigen Formulierungen zu finden.

Neben einer authentischen und trostreichen Beileidsbekundung können Unternehmen in einem Kondolenzschreiben ihre tiefe Trauer über den Verlust deutlich machen. Empathische Formulierungen können sich vor allem auf die Tätigkeit im Unternehmen beziehen und aufzeigen, welche Verdienste sich der Verstorbene für den Betrieb erworben hat.

Beispiele für zielführende Formulierungen:

• „Wir haben Ihren Mann für seine Zuverlässigkeit und Teamfähigkeit sehr geschätzt. Er hat sich in unserer Firma durch seine vorbildliche Einstellung ein ehrenhaftes Andenken erworben!“
• „Ihr Mann hat in den letzten Jahren durch sein persönliches Engagement Großartiges für unser Unternehmen geleistet. Wir haben es sehr geschätzt, wie Ihr Mann sich mit dem Unternehmen, seinen Produkten und mit den Mitarbeitern identifizierte. Das werden wir niemals vergessen!“
• „Besonders fühlen wir mit Ihren Kinder Maja und David mit, die ihren Vater sehr geliebt haben. Umso schwerer fällt es uns, die richtigen Worte auszudrücken, die ihren Schmerz und ihre Trauer lindern.“

Ein Kondolenzschreiben für einen Mitarbeiter sollte ausdrücken, welche Leistung dieser im Unternehmen gebracht hat. Betrachtet werden sollte neben der fachlichen Kompetenz und dem Einsatz des Verstorbenen sein menschliches Wirken gewürdigt werden. Eine authentische Beschreibung, wofür Kollegen und die Geschäftsleitung den Verstorbenen geschätzt haben, ist ermutigend und drückt Anteilnahme aus. Außerdem zeigt es auf, dass der Verstorbene im Unternehmen nicht vergessen wird.

Warum Empathie und Authentizität bei einem Kondolenzschreiben entscheidend sind

Empathie ist die Kunst, sich in andere Menschen einzufühlen. Personen mit Einfühlungsvermögen verstehen, wie sich der nächste Angehörige des Verstorbenen oder die Hinterbliebenen fühlen und welche Formulierungen Trost und Mitgefühl transportieren. Zu Beginn, in der Vorbereitung auf das Kondolenzschreiben ist es wichtig, sich in den Empfänger des Briefes einzufühlen. Je besser Sie diesen kennen, desto einfacher ist es, die richtigen Worte der Anteilnahme zu finden.

Authentizität ist ebenfalls entscheidend, um ein professionelles Kondolenzschreiben aufzusetzen. Ehrliche, wahrheitsgemäße Beileidsbekundungen ohne Übertreibungen oder Beschönigungen gehen ans Herz der Hinterbliebenen. Eine geschäftliche Trauerkarte sollte keine Pflichtübung sein. Vielmehr ist es die letzte Möglichkeit empathisch, freundlich und gleichzeitig mit gebührender Sachlichkeit den Verstorbenen und sein Lebenswerk zu würdigen.

Eine doppelte Prüfung bei Kondolenzschreiben ist sinnvoll

Bevor Sie das Kondolenzschreiben versenden, ist es positiv, die Formulierungen nochmals auf Angemessenheit zu prüfen. Die folgenden Fragen können hilfreich sein, pietätvolle Kondolenzschreiben zu erstellen:

• Sind die Formulierungen passend, herzlich und bringen sie Mitgefühl zum Ausdruck?
• Wird der Verstorbene authentisch gewürdigt. Wurden seine Eigenschaften und seine Verdienste in den Mittelpunkt gestellt?
• Sind die verwendeten Zitate für Geschäftskorrespondenz passend?
• Habe ich auf Phrasen wie „Die Zeit heilt alle Wunden“ verzichtet?
• Stehen die Hinterbliebenen des Verstorbenen im Fokus oder beschreibe ich den eigenen Verlust zu intensiv?

Sobald Sie von den Formulierungen, Trauersprüchen und Beileidsbekundungen persönlich überzeugt sind, sollten Sie das Schreiben persönlich unterschreiben. Gestalten Sie das Kuvert ebenfalls handschriftlich und nutzen Sie eine passende Briefmarke. Kondolenzschreiben oder Trauerkarten, die in diesem Duktus erstellt werden, können Hinterbliebenen helfen, Tod und Trauer zu verarbeiten. Nehmen Sie sich die Zeit für einen kurzen, herzlichen, professionellen und individuellen Beileidsbrief, ehren Sie zusätzlich das Andenken des Verstorbenen.

In diesen Fällen ist eine Beileidskarte passender als ein Kondolenzschreiben

Ein mit herzlichen Formulierungen gestaltetes Kondolenzschreiben wirkt professionell und wertig. Kennen Sie den Verstorbenen und seine Hinterbliebenen nicht persönlich, muss nicht zwingend ein persönliches Kondolenzschreiben konzipiert werden. Verstirbt beispielsweise der Geschäftsführer eines Unternehmens, zu dem seit Jahren kein enger Kontakt besteht, könnte ein personalisiertes Kondolenzschreiben aufdringlich wirken. Eine schlichte, hochwertige Beileidskarte ist in einem solchen Fall zweckmäßiger und ebenfalls ausreichend. Im Fachhandel werden vorgedruckte Beileids- oder Kondolenzkarten angeboten, die durch persönliche Botschaften oder einen passenden Trauerspruch individualisiert werden können. Bei den Formulierungen können Sie sich an den sieben Schritten zum Aufbau eines Kondolenzschreibens orientierten. Eine persönliche Bezugnahme auf den Toten, seinen Werdegang und seine Werte wird in diesem Fall durch allgemeine, förmliche Formulierungen ausgetauscht. Eine derartig gestaltete Beileidskarte drückt Mitgefühl aus und wirkt gleichzeitig zurückhalten und pietätvoll. Sie suggeriert den Hinterbliebenen Wertschätzung und Anerkennung ohne aufdrängend zu wirken. 

Zusammenfassung: Ein herzliches, professionelles Kondolenzschreiben tröstet Hinterbliebene und ehrt den Verstorbenen

Tod und Trauer gehören zu den schlimmsten Erfahrungen im Leben eines Menschen. Stirbt ein geschätzter Geschäftspartner oder Mitarbeiter, ist es passend und zeugt von Anteilnahme und Mitgefühl, ein Kondolenzschreiben zu versenden. Eine solche schriftliche Beileidsbekundung sollte kurz, authentisch und herzlich verfasst werden. Die Formulierungen sollten die aufrichtige Anteilnahme ausdrücken, den Verstorbenen und sein Lebenswerk ehren und den Hinterbliebenen Trost und Mitgefühl vermitteln.

Ein geschäftliches Kondolenzschreiben wird aus diesem Grund mit eindeutig persönlichem Charakter und im besten Fall auf neutralem Briefpapier mit einem Füllfederhalter geschrieben. Die Formulierungen sollten individuell und tröstlich sein und Worte des Beileids beinhalten. Passende Trauersprüche oder religiöse Botschaften können verwandt werden, wenn diese dem Verstorbenen gefallen hätten. Eine geschäftliche Beileidsbekundung sollte zum einen nüchtern und gleichzeitig gefühlvoll verfasst werden. Vor allem wenn die Hinterbliebenen nicht persönlich bekannt sind, sollte auf Pathos und Übertreibungen auf der Gefühlsebene verzichtet werden.

Zusammenfassend gehört es im geschäftlichen Umfeld zum „guten Ton“ eine Trauerkarte oder ein Kondolenzschreiben zu versenden. Es soll ehrliches Beileid und Mitgefühl ausdrücken, den Verstorbenen ehren und die Hinterbliebenen auf eine angenehme und authentische Weise trösten.