Absage formulieren – ansprechend und professionell

Vielleicht möchte man zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal mit dem Briefempfänger ins Geschäft kommen. Oft ist es ganz einfach, aus einem Standardschreiben einen ansprechenden und ehrlich klingenden Brief zu machen. Sehen Sie selbst.

Vorher: So sollten Sie Ihre Absage nicht formulieren

Sehr geehrter Herr Müller,
vielen Dank für Ihr Schreiben vom 27. März, die geführten Gespräche und die Präsentation, die uns sehr beeindruckt hat.Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass wir uns nach interner Diskussion für die TFZ-Bank entschieden haben. Diese Entscheidung ist uns nicht leichtgefallen, aber es konnte nur eine Bank ausgewählt werden.Wir bitten um Ihr Verständnis und wünschen Ihnen für Ihre weiteren Geschäfte viel Erfolg.Mit freundlichen Grüßen
Völker & Berger Ingenieurbüro GmbHBernd Völker
GeschäftsführerDer Verfasser dieses Briefes hat versucht, die Absage nett und persönlich zu formulieren. Formulierungen wie "die uns sehr beeindruckt hat" oder "Diese Entscheidung ist uns nicht leichtgefallen" gehen schon in die richtige Richtung.Allerdings machen die vielen Standardfloskeln die ersten Ansätze wieder zunichte. Dadurch wirken die vermeintlich persönlichen Formulierungen unglaubwürdig. Schauen wir uns die Fehler einmal genauer an:

• Der Hinweis auf ein Schreiben mit Nennung des Datums ist überflüssig. Herr Müller war im Unternehmen und wird sich an den Besuch eher erinnern als an einen Brief, den er irgendwann einmal an das Unternehmen geschrieben hat. Also lieber weglassen.
• "Leider müssen wir Ihnen mitteilen …" Das ist der Klassiker in Absage-Briefen. Egal wer wem warum absagt – 98 Prozent schreiben diesen Satz. Sorgen Sie dafür, dass Sie zu den 2 Prozent gehören, die es anders machen.
• Auch der folgende Satz, der ja eigentlich ganz gut beginnt, wirkt am Ende wie eine Standardfloskel nach dem Motto: Es kann nur einen geben. Formulieren Sie anders!
• Die Schlussfloskel hätte der Schreiber weglassen können. Es ist wieder ein Satz, den in 98 Prozent aller Absage-Briefe zu finden ist – mit dem Unterschied, dass dem Empfänger in einigen Briefen alles Gute bei der weiteren Jobsuche gewünscht wird.

Nachher: So formulieren Sie eine Absage freundlich und individuell

Wir haben uns die Entscheidung nicht leicht gemachtSehr geehrter Herr Müller,
vielen Dank für die geführten Gespräche und die Präsentation, die uns sehr beeindruckt hat. Nach interner Diskussion haben wir uns jedoch für die TFZ-Bank entschieden.Sie können sich sicher vorstellen, dass diese Entscheidung nicht leicht war, und manchmal ist es das berühmte Zünglein an der Waage, das den Ausschlag gibt.Floskeln wie "Bitte um Verständnis" und die Aussicht auf weitere Geschäfte erspare ich Ihnen an dieser Stelle. Ich bin sicher, dass wir irgendwann zueinanderfinden.Mit freundlichen Grüßen
Völker & Berger Ingenieurbüro GmbH

Bernd Völker
Geschäftsführer