So bauen Sie Ihr Schreiben an eine Behörde richtig auf

1. An die richtige Behörde schreiben

Wenn Sie auf das Schreiben von einer Behörde antworten, ist das einfach. Richten Sie Ihren Brief an den Absender. Ist der Sachbearbeiter angegeben, schreiben Sie direkt an ihn. Wissen Sie nicht, welche Behörde zuständig ist, kann Ihnen die Zentrale Ihrer Stadtverwaltung das zuständige Amt nennen. Rufen Sie dann dort an, schildern Sie Ihr Anliegen, und bitten Sie um den Namen desjenigen, der dafür zuständig ist. An diese Person richten Sie Ihr Schreiben. Auch im Internet finden Sie auf der Seite Ihrer Stadt (z.B. unter www.koeln.de) oft Hinweise auf Behörden.

2. Eindeutigen Bezug in jedem Schreiben an eine Behörde

Der Bearbeiter soll sofort erkennen können, um welche Angelegenheit es sich handelt. Schildern Sie den Inhalt Ihres Schreibens deshalb so genau und eindeutig wie möglich (nicht „Antrag“, sondern „Antrag auf Fristverlängerung zur Abgabe meiner Steuererklärungen 2007“). Bei einer Antwort ergänzen Sie zudem das Aktenzeichen, das Sie dem vorausgegangenen Schriftstück der Behörde entnehmen, und – wenn Sie ans Finanzamt schreiben – Ihre Steuernummer.

3. Schreiben Sie deutlich, was Sie wollen

Nach der Anrede bringen Sie ohne Umschweife zum Ausdruck, worum es Ihnen geht. Was wollen Sie mit Ihrem Schreiben an eine Behörde erreichen oder wogegen wollen Sie sich wehren? Dabei kommt es nicht darauf an, dass Sie die richtigen amtlichen Bezeichnungen wählen. Die Behörde muss Ihren Antrag auch dann bearbeiten, wenn Sie gesetzliche Begriffe verwechseln, nicht kennen oder sich einfach „unjuristisch“ ausdrücken (wenn Sie statt „Ich lege Widerspruch ein“ schreiben: „Ich bin nicht einverstanden damit, dass …“). Ist Ihr Schreiben für die Behörde nicht eindeutig, muss sie ihre Zweifel aufklären und bei Ihnen nachfragen.

4. Die Begründung ist wichtig, wenn Sie an eine Behörde schreiben

Was letzten Endes den Erfolg Ihres Antrags ausmacht, kommt jetzt: die sachliche, durch Fakten und gute Argumente unterstützte Begründung Ihres Anliegens. Grundsätzlich hat eine Behörde im Verwaltungsverfahren zwar alle Tatsachen von sich aus zu ermitteln, die für eine Entscheidung von Bedeutung sind.

Soweit keine gesetzlichen Auskunfts- oder Mitwirkungspflichten bestehen, wie gegenüber den Finanzbehörden oder Gewerbeaufsichtsämtern, brauchen Sie zu Ihren Erklärungen und Anträgen somit keine näheren Angaben zu machen. Ihr Schweigen ist aber zu Ihrem Nachteil, wenn es um eine Begünstigung oder Bewilligung für Sie geht. Denn die Behörde kann einfach nach Aktenlage entscheiden und Ihren Antrag ablehnen, wenn die Angaben fehlen, die zur Begründung Ihres Antrags erforderlich sind.

Beispiel: Darauf kommt es an, wenn Sie an eine Behörde schreiben:

Benötigen Sie eine Genehmigung, um ein bestimmtes Handwerk ausüben zu können, müssen Sie die hierfür notwendigen Kenntnisse und Fertigkeiten nachweisen. Nennen Sie die im Schreiben, und fügen Sie Zeugnisse, Urkunden und Bescheinigungen in Kopie bei.

Wollen Sie mit einer Dienstaufsichtsbeschwerde das Verhalten eines Beamten rügen, führen verbale Wutausbrüche selten zum Erfolg. Schildern Sie in Ihrer Begründung sachlich, wer was gesagt hat bzw. wie Sie behandelt wurden, wann und an welchem Ort dies geschehen ist, wer dabei war und wer – wenn nötig – das Behauptete bezeugen kann.

5. Brief an die Behörde unterschreiben, prüfen, abschicken

Am Schluss vergessen Sie nicht Ihre Unterschrift, erst dann liegt ein formgültiger Antrag an die Behörde vor.

Nehmen Sie Ihren Brief, und checken Sie die wichtigsten Punkte noch einmal kurz durch:

• Absender (Ihr Name, Ihre Anschrift)
• richtiger Adressat (zuständige Behörde und – wenn möglich – Name des Sachbearbeiters)
• Datum (besonders wichtig, wenn Sie eine Frist wahren müssen)
• zutreffender Bezug (genaue Beschreibung Ihres Anliegens, Aktenzeichen, Steuernummer)
• Anrede (am besten an den Sachbearbeiter schreiben)
• eindeutiger, klarer Antrag („Das will ich haben!“)
• schlüssige Begründung (Nennung der erheblichen Tatsachen, sachlich vorgetragene Argumente)
• Unterschrift
• Anlagen (Urkunden, Zeugnisse, Pläne etc.)

Müssen Sie der Behörde schreiben? Reicht nicht ein Anruf?

Anträge und andere wichtige Schreiben an eine Behörde sollten Sie aus Beweisgründen stets schriftlich stellen. In vielen Fällen, etwa bei Einsprüchen, ist die Schriftform sogar gesetzlich vorgeschrieben.

Sie wahren die Schriftform am besten per Brief. Grundsätzlich können Sie bei Gericht und Behörden auch Anträge per Fax wirksam einreichen, das Original muss aber in jedem Fall von Ihnen unterschrieben sein.

Ausnahmen: Sehr weit fortgeschritten und zum Teil sogar schon vorgeschrieben ist der elektronische Geschäftsverkehr mit Finanzämtern und den Krankenkassen Ihrer Mitarbeiter. Dafür stellen Ihnen die Behörden kostenfreie Software zur Verfügung. Mehr Informationen dazu erhalten Sie unter www.elster.de