Schreiben an Behörde: Checkliste, E-Mail-Muster & Anforderungen

Worauf ist bei Schreiben an Behörden zu achten?

Ein Schreiben an Behörden erfolgt oft aus wichtigen Gründen heraus. Demnach ist man als Unternehmer und Selbstständiger daran interessiert, dass das Anliegen schnell bearbeitet wird und keine weiteren Kommunikationsschleifen erfordert, z. B. weil wichtige Unterlagen fehlen.

Damit Behörden Schreiben jedoch schnell und effizient bearbeiten können, ist eine klare, präzise Darstellung des Anliegens und vollständige Angaben inklusive aller erforderlichen Angaben und Referenzen essenziell. Es gibt jedoch viele weitere Anforderungen, die ein effektives Behördenschreiben erfüllen muss. Diese können eingeteilt werden in folgende Ansprüche:

• Formal: Angemessene Anrede, Grußformel, vollständige Empfänger- und Absenderangaben sowie Angabe des Aktenzeichen oder Referenzen
• Inhaltlich: Umfassende, aber konkrete Beschreibung des Anliegens inklusive Angabe relevanter Fristen, Terminen und Dokumente sowie Kontaktinformationen für Rückfragen
• Sprachlich: Sachlich, präzise, höflich und gut strukturiert zur Steigerung der Lesbarkeit und des Verständnisses

Form: Welche formalen Kriterien muss das Behördenschreiben erfüllen?

Bei der Kommunikation mit Behörden sind bestimmte formale Anforderungen zu beachten, um sicherzustellen, dass Ihre Anliegen korrekt und effizient bearbeitet werden. Hier sind die wichtigsten formalen Anforderungen für Schreiben an Behörden:

• Korrekte Anrede: Beginnen Sie das Schreiben mit einer formellen Anrede wie „Sehr geehrte Damen und Herren“. Falls der Empfänger bekannt ist, nutzen Sie die direkte Anrede, beispielsweise „Sehr geehrter Herr Müller“ oder „Sehr geehrte Frau Schmidt“.
• Vollständige Absenderangaben: Stellen Sie sicher, dass Ihr Schreiben vollständige Absenderangaben enthält. Dazu gehören Ihr Name, Ihre Position, der Firmenname, die Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Diese Angaben sollten im Briefkopf stehen.
• Empfängerangaben: Geben Sie die vollständige Adresse der Behörde an, an die das Schreiben gerichtet ist. Diese Informationen sollten unter dem Absender, aber noch oberhalb der Anrede platziert werden.
• Datum: Fügen Sie das aktuelle Datum in Ihr Schreiben ein. Das Datum sollte rechtsbündig oberhalb der Anrede stehen und das Format „7. Juni 20XX“ verwenden.
• Betreffzeile: Eine klare und prägnante Betreffzeile erleichtert die Zuordnung und Bearbeitung Ihres Anliegens. Der Bearbeiter soll sofort erkennen können, um welche Angelegenheit es sich handelt. Schildern Sie den Inhalt Ihres Schreibens deshalb so genau und eindeutig wie möglich. Beispiel; nicht “Antrag”, sondern “Antrag auf Fristverlängerung zur Abgabe meiner Steuererklärungen für 20XX”.
• Aktenzeichen und Referenzen: Falls vorhanden, geben Sie relevante Aktenzeichen oder Referenznummern an. Diese findet man oft auf den vorausgegangenen Schriftstücken der Behörde. Wer an das Finanzamt schreibt, muss an die eigene Steuernummer denken. Wichtig: Diese Informationen sollten direkt unter der Betreffzeile platziert werden.
• Unterschrift: Das Schreiben sollte eigenhändig unterschrieben sein. Dies verleiht Ihrem Schreiben Verbindlichkeit und Seriosität. Bei E-Mails können Sie eine eingescannt Unterschrift oder eine digitale Signatur verwenden.

Inhalt: Wie sollte das Behördenschreiben aufgebaut werden?

Bei den inhaltlichen Anforderungen an ein Behördenschreiben geht es vor allem um eine klare Struktur und sinnvolle Gliederung, die das Verständnis und damit die nachfolgende Bearbeitung erleichtert. Folgender Aufbau empfiehlt sich für die inhaltliche Ausgestaltung des Briefs oder der E-Mail an die Behörde:

1. Einleitung mit Zweck des Schreibens: Erklären Sie gleich zu Beginn des Schreibens den Zweck Ihres Anliegens. Dies hilft der Behörde, Ihr Anliegen sofort einzuordnen. Beispiel: „Hiermit beantrage ich die Genehmigung für…“ oder „Ich wende mich an Sie, um…“.
2. Detaillierte Darstellung des Anliegens: Beschreiben Sie Ihr Anliegen ausführlich und verständlich. Geben Sie alle notwendigen Informationen und Hintergründe an, die für die Bearbeitung relevant sind. Verwenden Sie klare und präzise Formulierungen, um Missverständnisse zu vermeiden.
3. Begründungen und Erklärungen: Was letzten Endes den Erfolg Ihres Antrags ausmacht, kommt jetzt: die sachliche, durch Fakten und gute Argumente unterstützte Begründung Ihres Anliegens. Grundsätzlich hat eine Behörde im Verwaltungsverfahren zwar alle Tatsachen von sich aus zu ermitteln, die für eine Entscheidung von Bedeutung sind. Soweit keine gesetzlichen Auskunfts- oder Mitwirkungspflichten bestehen, wie gegenüber den Finanzbehörden oder Gewerbeaufsichtsämtern, brauchen Sie zu Ihren Erklärungen und Anträgen somit keine näheren Angaben zu machen. Ihr Schweigen ist aber zu Ihrem Nachteil, wenn es um eine Begünstigung oder Bewilligung für Sie geht. Denn die Behörde kann einfach nach Aktenlage entscheiden und Ihren Antrag ablehnen, wenn die Angaben fehlen, die zur Begründung Ihres Antrags erforderlich sind.
4. Angaben zu Fristen und Terminen: Falls Ihr Anliegen an bestimmte Fristen oder Termine gebunden ist, geben Sie diese klar an. Beispiel: „Bitte beachten Sie, dass die Frist für die Einreichung dieses Antrags am 30. Juni 20XX endet.“
5. Auflistung und Beschreibung von Anlagen: Falls Sie Dokumente beifügen, listen Sie diese am Ende des Schreibens auf und beschreiben Sie kurz ihren Inhalt. Beispiel: „Anlage: Bauplan, Gutachten, Berechnungen“. Dies erleichtert der Behörde die Zuordnung und Prüfung der Unterlagen.
6. Kontaktinformationen für Rückfragen: Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Kontaktdaten angeben, damit die Behörde Sie bei Rückfragen leicht erreichen kann. Dies kann eine Telefonnummer oder eine E-Mail-Adresse sein.

Expertentipp: Formulieren Sie klare Fragen oder Bitten an die Behörde! Beispiele:

• „Ich bitte um eine schriftliche Bestätigung“ oder
• „Ich wäre dankbar für eine rasche Bearbeitung meines Antrags“.

Sprachliche Anforderungen bei Schreiben an Behörde

Auch sprachlich gibt es bei geschäftlichen Briefen und E-Mails an Behörden einiges zu beachten:

• Sachliche und präzise Sprache: Verwenden Sie eine sachliche und respektvolle Sprache. Seien Sie klar und direkt in Ihren Formulierungen.
• Höflicher Ton: Bewahren Sie stets einen höflichen Ton, selbst bei Beschwerden oder schwierigen Anliegen.
• Vermeidung von Fachjargon: Vermeiden Sie unnötigen Fachjargon und komplizierte Formulierungen. Ihr Ziel ist es, dass Ihr Anliegen auf Anhieb verstanden wird.
• Klare und logische Struktur: Gliedern Sie das Schreiben in logische Abschnitte. Verwenden Sie Absätze, um verschiedene Punkte klar zu trennen.
• Korrekte Rechtschreibung und Grammatik: Überprüfen Sie Ihr Schreiben auf Rechtschreib- und Grammatikfehler, bevor Sie es absenden.

Checkliste: So setzen Sie ein professionelles Schreiben an die Behörde auf

Die folgende Checkliste liefert Ihnen noch einmal die wichtigsten Anforderungen für ein professionelles und effektives Behördenschreiben auf einen Blick:

Anleitung: Was tun, wenn man selbst ein Behördenschreiben erhält?

Wer ein Behördenschreiben erhält, ist nicht selten beunruhigt und setzt sich auch gern unter Druck. Dabei ist es viel wichtiger, ruhig zu bleiben, die Mail oder den Brief sorgfältig zu lesen und zu verstehen, bevor Sie antworten bzw. reagieren. Gehen Sie in folgenden drei Schritten vor:

Schritt 1: Sorgfältig lesen und verstehen

Nehmen Sie sich zunächst Zeit, das Schreiben in Ruhe und gründlich zu lesen. Achten Sie darauf, alle Informationen und vor allem die Anweisungen zu verstehen. Denn in der Regel enthält ein Behördenanschreiben etwa eine Aufforderung, eine Information, eine Mahnung oder eine Entscheidung. Es geht also darum, den Kern des Schreibens zu analysieren. Denn je nach Botschaft müssen Sie anders reagieren.

Ebenfalls hilfreich kann es sein, Fragen, die im Zusammenhang mit dem Schreiben auftauchen, unmittelbar zu dokumentieren. Diese offenen Fragen müssen Sie anschließend klären. Falls das Schreiben Kontaktdaten für Rückfragen enthält, nutzen Sie diese. Ein Anruf oder eine E-Mail kann oft schnell Klarheit schaffen und offene Fragen klären. Falls nötig, ziehen Sie fachkundige Beratung hinzu. Dies kann ein Anwalt, ein Steuerberater oder ein anderer Fachmann sein, der Ihnen hilft, das Schreiben zu verstehen und angemessen darauf zu reagieren.

Tipp: Überprüfen Sie das Datum des Schreibens und notieren Sie sich alle genannten Fristen. Es ist entscheidend, diese Fristen einzuhalten, um mögliche negative Konsequenzen zu vermeiden.

Schritt 2: Antwort und Reaktion

Nachdem Sie das Schreiben vollumfänglich verstanden haben und gegebenenfalls offene Fragen geklärt haben, geht es an die Antwort oder Reaktion.

Sollte eine Antwort gefordert werden, stellen Sie sicher, dass diese klar und präzise ist und alle erforderlichen Informationen enthält. Halten Sie dabei auch die formalen Anforderungen ein.

Senden Sie Ihre Antwort oder die geforderten Dokumente rechtzeitig ab. Achten Sie darauf, die Fristen einzuhalten, um unnötige Probleme zu vermeiden.

Schritt 3: Ablage und Aufbewahrung

Bewahren Sie das Schreiben und alle dazugehörigen Dokumente sorgfältig auf. Legen Sie diese in einem gut organisierten Ordnersystem ab, damit Sie später leicht darauf zugreifen können.

Bewahren Sie ebenfalls Kopien aller versendeten Unterlagen und Belege auf. Dies ist wichtig für den Fall, dass es zu späteren Nachfragen oder Streitigkeiten kommt.