Schreiben an Behörde: Checkliste für Brief und E-Mail
1. An die richtige Behörde schreiben
Wenn Sie auf das Schreiben von einer Behörde antworten, ist das einfach. Richten Sie Ihren Brief oder Ihre E-Mail an den Absender. Ist der Sachbearbeiter angegeben, schreiben Sie direkt an ihn. Wissen Sie nicht, welche Behörde zuständig ist, kann Ihnen die Zentrale Ihrer Stadtverwaltung das zuständige Amt nennen. Rufen Sie dann dort an, schildern Sie Ihr Anliegen, und bitten Sie um den Namen desjenigen, der dafür zuständig ist. An diese Person richten Sie Ihr Schreiben.
2. Eindeutigen Bezug in jedem Schreiben an eine Behörde
Der Bearbeiter soll sofort erkennen können, um welche Angelegenheit es sich handelt. Schildern Sie den Inhalt Ihres Schreibens deshalb so genau und eindeutig wie möglich (nicht “Antrag”, sondern “Antrag auf Fristverlängerung zur Abgabe meiner Steuererklärungen für 2023”). Bei einer Antwort ergänzen Sie zudem das Aktenzeichen, das Sie dem vorausgegangenen Schriftstück der Behörde entnehmen, und – wenn Sie ans Finanzamt schreiben – Ihre Steuernummer.
3. Schreiben Sie deutlich, was Sie wollen
Nach der Anrede bringen Sie ohne Umschweife zum Ausdruck, worum es Ihnen geht. Was wollen Sie mit Ihrem Schreiben an eine Behörde erreichen oder wogegen wollen Sie sich wehren? Dabei kommt es nicht darauf an, dass Sie die richtigen amtlichen Bezeichnungen wählen. Die Behörde muss Ihren Antrag auch dann bearbeiten, wenn Sie gesetzliche Begriffe verwechseln, nicht kennen oder sich einfach “unjuristisch” ausdrücken (wenn Sie statt “Ich lege Widerspruch ein” schreiben: “Ich bin nicht einverstanden damit, dass …”). Ist Ihr Schreiben für die Behörde nicht eindeutig, muss sie ihre Zweifel aufklären und bei Ihnen nachfragen.
4. Die Begründung ist wichtig, wenn Sie an eine Behörde schreiben
Was letzten Endes den Erfolg Ihres Antrags ausmacht, kommt jetzt: die sachliche, durch Fakten und gute Argumente unterstützte Begründung Ihres Anliegens. Grundsätzlich hat eine Behörde im Verwaltungsverfahren zwar alle Tatsachen von sich aus zu ermitteln, die für eine Entscheidung von Bedeutung sind. Soweit keine gesetzlichen Auskunfts- oder Mitwirkungspflichten bestehen, wie gegenüber den Finanzbehörden oder Gewerbeaufsichtsämtern, brauchen Sie zu Ihren Erklärungen und Anträgen somit keine näheren Angaben zu machen. Ihr Schweigen ist aber zu Ihrem Nachteil, wenn es um eine Begünstigung oder Bewilligung für Sie geht. Denn die Behörde kann einfach nach Aktenlage entscheiden und Ihren Antrag ablehnen, wenn die Angaben fehlen, die zur Begründung Ihres Antrags erforderlich sind.
5. Checkliste für Brief oder E-Mail an die Behörde
Diese Dinge sollten Sie vor Absenden nochmal überprüfen – eine Chekliste für das Behörden-Schreiben:
- Absender (Ihr Name, Ihre Anschrift)
- richtiger Adressat (zuständige Behörde und – wenn möglich – Name des Sachbearbeiters)
- Korrekte Adresse – vor allem bei E-Mails relevant
- Datum (besonders wichtig, wenn Sie eine Frist wahren müssen)
- zutreffender Bezug (genaue Beschreibung Ihres Anliegens, Aktenzeichen, Steuernummer)
- Anrede (am besten an den Sachbearbeiter schreiben)
- eindeutiger, klarer Antrag (“Das will ich haben!”)
- schlüssige Begründung (Nennung der erheblichen Tatsachen, sachlich vorgetragene Argumente)
- Unterschrift
- Anlagen (Urkunden, Zeugnisse, Pläne etc.)
