Kennen Sie die 10 Bestandteile einer Rechnung?
Bestandteile einer Rechnung über mehr als 150 € brutto
1. Ihr vollständiger Name und die Anschrift Ihres Unternehmens
Das leistende Unternehmen muss eindeutig zu identifizieren sein. Eine Angabe wie „Müller, Berlin“ reicht nicht. Nennen Sie Ihren vollständigen Namen und Ihre Adresse, z.B.: „Peter Müller, Bonner Straße 100, 12345 Musterstadt“.
2. Ihre Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer- Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
Haben Sie sich für Ihre EU-Geschäfte eine Ust-IdNr. erteilen lassen, können Sie diese auf jeder Rechnung angeben. Wenn nicht, können Sie ebenso gut Ihre persönliche Steuernummer bzw. die für Ihr Unternehmen angeben.
3. Vollständiger Name und die Anschrift des Kunden
Auch der Empfänger Ihrer Leistung muss eindeutig zu identifizieren sein: Nennen Sie seinen Namen, bei natürlichen Personen auch den Vornamen, und die Anschrift.
4. Ausstellungsdatum
Wann haben Sie die Rechnung geschrieben? Das Datum gehört in die Rechnung.
5. Rechnungsnummer
Nummerieren Sie Ihre Rechnungen fortlaufend. Dabei brauchen Sie nicht mit Nr. 1 anzufangen. Auch mehrere fortlaufende Zahlen- oder Buchstabenreihen (etwa für jeden Kunden eine) sowie eine Kombination von Ziffern und Buchstaben sind erlaubt.
6. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
Geben Sie das Datum Ihrer Lieferung oder Leistung an. Erstreckte sich Ihre Leistung über einen längeren Zeitraum, genügt die Angabe des Kalendermonats, in dem Sie die Leistung ausgeführt haben.
7. Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung
Das Finanzamt muss leicht nachprüfen können, welchen Umsatz Sie abrechnen und welcher Steuersatz (7 oder 19 %) dafür gilt. Geben Sie genaue Bezeichnungen (z.B. Modell) an. Sie dürfen handelsübliche Bezeichnungen und Abkürzungen verwenden.
8. (Netto-)Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung
Als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer nennen Sie den Netto-Betrag ohne Umsatzsteuer.
Auch diese Angaben sind notwendige Bestandteile einer Rechnung:
- Enthält Ihre Rechnung Positionen zu 19 % und zu 7 % USt., müssen Sie die Netto-Beträge getrennt aufführen.
- Wenn Sie Ihrem Kunden eine Preisminderung (Skonto, Rabatt, Bonus etc.) gewähren, verweisen Sie in der Rechnung darauf. Formulierungen wie „2 % Skonto bei Zahlung bis …“ oder „Es bestehen Rabattvereinbarungen.“ sind ausreichend.
Bitte beachten Sie: Sind Sie nicht umsatzsteuerpflichtig, tritt an die Stelle des Netto-Entgelts das – nicht nach Steuersätzen aufgeschlüsselte – Brutto-Entgelt!
9. Auf das Netto-Entgelt entfallender Umsatzsteuersatz
Wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind, geben Sie den Steuersatz von 7 oder 19 % an, der auf die Netto-Entgelte entfällt.
Bei steuerfreien Umsätzen weisen Sie auf die Befreiungsvorschrift hin. Sie können auch einfach eine Angabe wie „innergemeinschaftliche Lieferung“, „steuerfreie Vermietung“ etc. hinzufügen.
Für Kleinunternehmer sind nicht alle dieser Bestandteile einer Rechnung vorgeschrieben. Der Hinweis auf die Umsatzsteuer-Befreiung ist nicht unbedingt erforderlich. Sie können jedoch freiwillig ergänzen: „Nach § 19 UStG besteht keine Umsatzsteuerpflicht.“
10. Auf das Netto-Entgelt entfallender Umsatzsteuer-Betrag
Nur als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer müssen Sie den Umsatzsteuer-Betrag angeben, der auf das Netto-Entgelt entfällt.
Achtung: Weisen Sie z.B. als Kleinunternehmer unberechtigt Umsatzsteuer aus, müssen Sie diese abführen!
