Onboarding-Prozess: Definition, Ablauf, Tipps & Checkliste

Was ist das Onboarding?

Das Onboarding stellt einen zielgerichteten Prozess mit verschiedenen Maßnahmen dar, die darauf abzielen, die neuen Mitarbeiter bestmöglich im für sie neuen Umfeld zu integrieren. 

Während den ersten Tagen, Wochen und Monaten – eine genaue Dauer des Onboarding-Prozesses gibt es nicht – sollte ein Einarbeitungsplan bereitgestellt werden. Ebenfalls wichtig sind regelmäßige Abstimmungen und Meetings, damit die neuen Kollegen schnell in Betriebsabläufe integriert werden. Führungskräfte und Vorgesetzte spielen in diesem Zusammenhang bei der Mitarbeiterführung neuer Teammitglieder eine wichtige Rolle.

Was sind die Ziele des Onboardings?

Das übergeordnete Ziel des Onboardings ist es, neuen Mitarbeitern die Einarbeitung und den Start im Unternehmen so einfach wie möglich zu machen. Im Detail lassen sich die Aufgaben und Ziele im Onboarding-Prozess wie folgt zusammenfassen:

• Technische Vorbereitung: Laptop, Smartphone, Arbeitsplatz, Zugänge, Accounts, Lizenzen, Schlüssel, Personalakte – es gibt jede Menge vorzubereiten, bevor ein neuer Kollege seinen ersten Arbeitstag antritt. Aufgabe und Ziel des Onboardings ist es, dass hier alles bereitgestellt wird.
• Integration in Arbeitsabläufe, Kultur und Prozesse: Ist der erste Arbeitstag gekommen, muss das neue Teammitglied in seine Abteilung integriert werden. Die Einarbeitung erfolgt durch viele Gespräche, Aufgaben und einen Einarbeitungsplan. Diese Phase ist wichtig und trägt auch dazu bei, dass ein neuer Mitarbeiter die Kultur des Unternehmens kennenlernt und diese verinnerlicht.
• Unterstützung beim Kontaktaufbau: Onboarding hat nicht nur zum Ziel, neuen Kollegen alle Arbeitsabläufe zu erklären. Auch die persönliche und menschliche Integration in ein Team und Unternehmen ist wichtig.

Alle Ziele lassen sich bei einem Wechsel in die Arbeitgeberperspektive wie folgt zusammenfassen: Onboarding hat zur Aufgabe, neue Mitarbeiter so einzuführen, damit sie so schnell wie möglich so produktiv wie möglich arbeiten können. Gleichzeitig sollen sie sich dabei wohl und gut betreut fühlen, bis sie sich vollständig selbst organisieren können.

Was sind die Vorteile eines guten Onboarding-Prozesses?

Fast ein Fünftel neuer Mitarbeiter kündigen ihren Job in den ersten 100 Tagen, das zeigt eine Studie von Softgarden. Die Gründe liegen meist im schlechten Onboarding. Das Studienergebnis hebt die Wichtigkeit und Vorteile des Onboarding-Prozesses hervor.

Ein durchdachter und konsequenter Prozess bringt für Arbeitgeber zahlreiche positive Impulse und Vorteile:

• Höhere Motivation und Produktivität: Der Vorteil liegt klar auf der Hand. Wer spürt, dass er im neuen Unternehmen willkommen ist und alles dafür getan wird, gut integriert zu werden, ist motiviert. Gleichzeitig steigt auch die Produktivität schneller an, die zu Beginn aufgrund der Einarbeitungsphase noch nicht sehr hoch ist.
• Weniger Fehler: Wer konsequent eingearbeitet wird und jederzeit Fragen stellen kann, macht weniger Fehler. Vertrauen spielt hier ebenfalls eine wichtige Rolle.
• Niedrigere Fluktuation: Die genannte Statistik zeigt, wie wichtig gutes Onboarding ist. Damit senken Unternehmer die Fluktuation in ihrem Betrieb. In Zeiten von Fachkräftemangel und Engpässen an Auszubildenden ist das wichtiger als je zuvor.
• Positiver Impuls für Employer Branding: Je schneller ein neuer Mitarbeiter auch emotional im Unternehmen ankommt, desto schneller empfiehlt er es weiter. Ein zielgerichtetes Onboarding, welches einen guten Eindruck erweckt, spielt hierbei eine entscheidende Rolle.

Wer sich als Unternehmer oder Führungskraft also bewusst Zeit für den Onboarding-Prozess nimmt und dafür auch zeitliche und finanzielle Ressourcen einräumt, profitiert auf allen Ebenen.

Wie läuft ein Onboarding-Prozess ab?

Es gibt drei Onboarding-Phasen, an denen sich jedes Unternehmen orientieren kann. Die erste Phase findet in der Phase zwischen Zusage und erstem Arbeitstag statt, die zweite ist der erste Arbeitstag selbst und die dritte Phase beschreibt die ersten Wochen respektive Monate der Einarbeitung.

1. Preboarding vor dem ersten Arbeitstag

Preboarding bezeichnet die Phase von der Zusage des neuen Mitarbeiters bis zu seinem Start im Unternehmen. Direkt anknüpfend an das Recruiting und Bewerbermanagement ist es wichtig, alles für den neuen Kollegen vorzubereiten. Arbeitsvertrag, technische Ausstattung, Dienstkleidung & Co. gehören beispielsweise dazu.

Bis der neue Mitarbeiter tatsächlich im Unternehmen beginnt, müssen alle Notwendigkeiten erledigt und geklärt sein, um einen reibungslosen Übergang zur zweiten Phase zu ermöglichen und einen guten ersten Eindruck beim neuen Mitarbeiter zu machen.

2. Onboarding am ersten Arbeitstag

Ist der berühmte erste Arbeitstag gekommen, spielt das Verhalten der zuständigen Führungskraft oder Personalabteilung eine wichtige Rolle. Der neue Mitarbeiter muss willkommen geheißen, dem Team vorgestellt und in die wichtigsten Abläufe eingeführt werden.

Dafür sollte das Team zuvor gebrieft worden sein. Es ist wichtig, sich für diese Phase – gerade als Vorgesetzter – ausreichend Zeit zu nehmen. Der erste Eindruck muss sitzen.

3. Einarbeitung und Feedback nach ersten Wochen / Monaten

Sind die ersten Tage geschafft, erfolgt die detaillierte fachliche Einarbeitung, auch die Beziehung zu den neuen Kolleginnen sollte gestärkt werden. In dieser Phase ist es wichtig, regelmäßig mit dem neuen Teammitglied zu sprechen und Raum für Feedback einzuräumen.

Die dritte und letzte Phase dauert beim einen Unternehmen zwei Wochen, beim anderen sechs Monate bis zum Ende der Probezeit. Wichtig ist, den neuen Mitarbeiter mindestens so lange aktiv zu begleiten, bis er „auf eigenen Füßen steht“.

Was sind die Erfolgsfaktoren für gutes Onboarding?

Wir stellen Ihnen fünf Tipps vor, die als Erfolgsfaktoren für einen nachhaltig erfolgreichen Onboarding-Prozess gelten. Dazu zählen:

• Die richtige Infrastruktur rechtzeitig bereitstellen,
• Willkommensgeschenk und Zeit zur Begrüßung des neuen Mitarbeiters,
• Termine und Aufgaben vorbereiten,
• Erreichbarkeit in den ersten Tagen und Wochen,
• Teamevents und Teambuilding.

Wir gehen auf jeden der fünf Tipps kurz ein. Darüber hinaus gibt es weitere Erfolgsfaktoren – wer jedoch diese fünf beherzigt, macht bereits einen großen Schritt in Richtung gutes Onboarding.

Tipp 1: Infrastruktur rechtzeitig bereitstellen

Einer der wichtigsten Punkte eines Onboarding-Prozesses ist die erste Phase, in der alles Wichtige vor dem ersten Arbeitstag bereitgestellt wird. Dazu zählt vor allem auch die technische Infrastruktur.

Denken Sie also an alles, was dazugehört: Hat der Mitarbeiter per Chipkarte, Schlüssel oder Stempelkarte Zugang zum Gebäude? Ist die Hardware wie Smartphone und Laptop vorbereitet? Ist der Arbeitsplatz verfügbar und hergerichtet? Sind alle Zugangsdaten und Lizenzen freigeschaltet?

Handelt es sich um einen Remote-Job, ändern sich die Voraussetzungen nicht – sie sind nur etwas anders gelagert und das Onboarding wird herausfordernder.

Tipp 2: Willkommensgeschenk und Zeit nehmen

Jeder freut sich über kleine Aufmerksamkeiten, so auch Ihr neuer Mitarbeiter oder Kollege. Ein kleines Geschenk zum Start ist daher obligatorisch und sollten Sie nicht vergessen.

Das viel wichtigere Geschenk – gerade als Führungskraft oder Geschäftsführer – machen Sie jedoch mit Ihrer Zeit. Nehmen Sie sich ein, zwei, drei Stunden Zeit, um den Neuankömmling persönlich zu begrüßen, herumzuführen und ihm die ersten Schritte zu erklären. Das zeugt von hoher Wertschätzung.

Tipp 3: Termine und Aufgaben vorbereiten

In den ersten Tagen herrscht oft Leerlauf, was die Aufgaben angeht. Sorgen Sie daher im Rahmen des Einarbeitungsplans dafür, dass dieser für den neuen Mitarbeiter nicht zu groß wird. Planen Sie auch beispielsweise Kundenbesuche und interne Termine für neue Teammitglieder ein, damit sie auch zu Beginn bereits Arbeit haben.

Tipp 4: Erreichbarkeit zu Beginn

Sie können als Führungskraft oder Vorgesetzter nicht jede Minute für neue Mitarbeiter erreichbar sein – vor allem nicht in größeren Unternehmen. Sich dennoch die Zeit zu nehmen und in den ersten Wochen erreichbar zu sein, ist ein Erfolgsfaktor im Onboarding-Prozess.

Tipp 5: Teamevents und Teambuilding

Bei überschaubaren Teamgrößen und auch bei Remote-Teams ist das Teambuilding wichtig. Kommen neue Mitglieder ins Team, müssen diese auch sozial integriert werden.

Dafür helfen regelmäßige Events nach Feierabend oder spezielle Teambuilding-Maßnahmen. Das erleichtert neuen Kollegen die Integration und fördert den Teamzusammenhalt insgesamt.

Welche Fehler sollten beim Onboarding vermieden werden?

Es gibt dutzende Fehler, die Sie beim Onboarding-Prozess vermeiden sollten. Der erste liegt bereits im Wortursprung: Onboarding ist weit mehr als die rein fachliche Einarbeitung. Auch soziales Onboarding ist wichtig. Zudem müssen beidseitige Erwartungen am besten vor dem ersten Arbeitstag geklärt werden.

Die drei größten Onboarding-Fehler im Überblick:

• Kein Kontakt in der Phase bis zum ersten Arbeitstag: Nach der Jobzusage sollten direkt die Onboarding-Mühlen zu mahlen beginnen. Technik bereitstellen, Kontakt aufrechterhalten, Informationen zukommen lassen – viele machen den Fehler, Funkstille entstehen zu lassen. Dabei ist diese Phase die erste Chance, eine Bindung zwischen dem neuen Mitarbeiter und dem Unternehmen aufzubauen.
• Kein Ansprechpartner: Für neue Kollegen ist es wichtig, nicht nur am ersten Arbeitstag, sondern auch darüber hinaus einen Ansprechpartner zu haben. Dieser hilft bei Fragen, die in den ersten Wochen üblich sind. Wer das nicht macht, riskiert schnell Unzufriedenheit. Dieser Punkt ist vor allem bei Remote-Teams essenziell.
• Fremdwort Feedback: Wichtig ist zudem, sich regelmäßig auszutauschen. Was läuft gut in der Einarbeitung und beim Onboarding, was nicht? Dieses Feedback sollte auch ernst genommen werden – es einzufangen und nichts damit anzustellen ist fast genauso schlimm, wie es gar nicht erst abzufragen.

Es gibt zudem ein weiterer Fehler, der bereits im Recruiting gemacht wird und sich auf das Onboarding auswirkt. Wer schnell nach der Einarbeitungsphase wieder kündigt, gibt oft an, dass das an der zu großen Diskrepanz zwischen Stellenbeschreibung, Bewerbungsinterview und tatsächlicher Arbeit lag. In einem solchen Fall hilft noch so gutes Onboarding nichts.

Wie lange dauert ein Onboarding üblicherweise?

Die Dauer des Onboarding-Prozesses variiert von Unternehmen zu Unternehmen und Job zu Job. Ein Azubi-Onboarding verhält sich anders als das einer Führungskraft. Üblich ist eine Spanne zwischen vier bis sechs Wochen und einem halben Jahr bis zum Ende der Probezeit. Teilweise dauert der Onboarding-Prozess auch ein Jahr.

Wer ist am Onboarding beteiligt?

Die Verantwortlichkeit für den Onboarding-Prozess liegt bei größeren Unternehmen in der Regel im Personalmanagement. Es ist verantwortlich dafür, dass neue Mitarbeiter bereits vor ihrem ersten Arbeitstag alle erforderlichen Informationen bekommen, die sie zum Start benötigen. Dazu zählen beispielsweise die technische Ausstattung, Lizenzen für Software, Schlüssel oder Chips zum Zugang ins Unternehmen oder erste Handbücher mit Informationen zum Betrieb. Im Rahmen dessen arbeitet das Personalmanagement eng mit der künftigen Führungskraft zusammen.

Bei kleineren Unternehmen übernehmen teilweise auch erfahrene Mitarbeiter oder gegenteilig der Geschäftsführer selbst das Onboarding. Immer ebenfalls im Prozess involviert: die bestehende Belegschaft oder das den neuen Kollegen aufnehmende Team, je nach Betriebsgröße. Sie müssen ebenfalls mit ins Boot geholt werden und ihrem neuen Kollegen den Einstieg so leicht wie möglich machen.

Was ist der Unterschied zwischen Reboarding und Onboarding?

Reboarding beschreibt den Prozess, einen Mitarbeiter nach längerer Abwesenheit wieder ins Unternehmen zu integrieren. Dabei werden ihm sämtliche Neuerungen, Richtlinien und veränderte Aufgaben erklärt, die in seiner Abwesenheit entstanden sind.

Die Basics des Unternehmens, die im Rahmen eines Onboardings vermittelt werden, können bei einem Reboarding außen vor gelassen werden.

Checkliste für erfolgreiches Onboarding

Wir haben abschließend für Sie eine Onboarding-Checkliste zusammengestellt, die alle drei Onboarding-Phasen und ihre wichtigsten To-Do’s aufgreift. Die Liste ist nicht starr – ergänzen Sie sie bei Bedarf um für Sie relevante Punkte oder arbeiten Sie sie so aus, dass sie in Ihrem Unternehmen angewandt werden kann.