Urlaubsgeld: Anspruch, Höhe & Voraussetzungen

Was ist Urlaubsgeld?

Urlaubsgeld ist eine Sonderzahlung, die viele Arbeitgeber ihren Beschäftigten auf freiwilliger Basis gewähren können. Bei Urlaubsgeld handelt sich um einen finanziellen Bonus, der zusätzlich zur normalen Vergütung ausgezahlt wird, und in der Regel an den Antritt von Urlaub gekoppelt ist. 

Was ist der Unterschied zwischen Urlaubsgeld und Urlaubsentgelt?

Obwohl beide Begriffe ähnlich klingen, gibt es einen entscheidenden Unterschied zwischen Urlaubsgeld und Urlaubsentgelt. Das Urlaubsentgelt ist der reguläre Lohn, den Arbeitnehmer auch während ihres Urlaubs, innerhalb des Urlaubsanspruchs, weiter erhalten. Es handelt sich dabei um eine gesetzlich geregelte Fortzahlung des Gehalts für die Dauer des gesetzlich festgelegten Jahresurlaubs.

Das Urlaubsgeld hingegen ist eine zusätzlich geleistete Sonderzahlung, die nicht gesetzlich vorgeschrieben und demnach freiwillig vom Arbeitgeber ausgezahlt wird. Im Grunde ist das Urlaubsgeld ein Bonus, den Arbeitgeber als Anerkennung für die Leistung ihrer Beschäftigten zahlen.

Besteht ein gesetzlicher Anspruch auf Urlaubsgeld?

Einen gesetzlichen Anspruch auf Urlaubsgeld gibt es nicht. Die Zahlung von Urlaubsgeld ist eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers und nicht im Gesetz verankert. Das bedeutet: Kein Arbeitnehmer kann vom Gesetz her von Ihnen Urlaubsgeld verlangen.

Wann besteht ein Anspruch auf Urlaubsgeld?

Auch, wenn es keinen gesetzlichen Anspruch auf Urlaubsgeld gibt, kann ein Anspruch aus arbeits- oder tarifvertraglichen Regelungen entstehen. Anspruch auf Urlaubsgeld besteht demnach, wenn sich im Folgenden eine Vereinbarung dazu findet:

• im Arbeitsvertrag,
• in einer Betriebsvereinbarung oder
• in einem Tarifvertrag.

Manchmal entsteht auch durch sogenannte betriebliche Übung ein Anspruch auf Urlaubsgeld. Dies ist der Fall, wenn der Arbeitgeber das Urlaubsgeld über einen längeren Zeitraum hinweg ohne Vorbehalt gezahlt hat. Dann kann er nicht einfach damit aufhören, ohne die Beschäftigten entsprechend zu informieren – hier greift das Prinzip des Vertrauensschutzes, welches im Arbeitsrecht verankert ist.

Im Zusammenhang mit der Urlaubsabgeltung entsteht häufig die Frage, ob das Urlaubsgeld auch bei einer Abgeltung des Urlaubs ausgezahlt wird. Die Antwort darauf hängt von den spezifischen Regelungen im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag ab, da das Urlaubsgeld und die Urlaubsabgeltung unabhängige Ansprüche sind und unterschiedlich behandelt werden können.

Zu welchem Zeitpunkt und in welcher Form wird Urlaubsgeld bezahlt?

Der Zeitpunkt sowie die Form der Auszahlung des Urlaubsgeldes hängt von verschiedenen Faktoren ab und ist in der Regel im Arbeitsvertrag, im Tarifvertrag oder in der Betriebsvereinbarung festgelegt. Grundsätzlich werden in der Praxis drei Modelle zur Ausbezahlung der Sonderzahlung unterschieden:

• Auszahlung zu einem Stichtag: Eine Möglichkeit ist die einmalige Auszahlung zu einem bestimmten Stichtag im Jahr. Dieser liegt oft im Frühjahr oder Sommer, kurz vor der Haupturlaubszeit.
• Monatliche Auszahlung: Ein anderes Modell ist die monatliche Auszahlung, bei der das Urlaubsgeld auf das Jahr verteilt und mit dem Gehalt ausgezahlt wird. 
• Auszahlung je Urlaubstag: Manche Arbeitgeber zahlen das Urlaubsgeld auch pro genommenen Urlaubstag aus. Die zusätzliche Leistung wird demnach zum Urlaubsentgelt addiert.

Wie hoch fällt das Urlaubsgeld aus?

Die Höhe des Urlaubsgeldes variiert stark und hängt von verschiedenen Faktoren ab. Es gibt keine gesetzliche Regelung, die die Höhe des Urlaubsgeldes vorschreibt. Stattdessen wird die Höhe in der Regel durch den Arbeitsvertrag, einen Tarifvertrag oder eine Betriebsvereinbarung festgelegt.

Oft berechnet sich das Urlaubsgeld als bestimmter Prozentsatz vom monatlichen Gehalt oder es wird ein fester Betrag ausgezahlt. In manchen Branchen ist es auch üblich, dass das Urlaubsgeld in Relation zur Betriebszugehörigkeit steht. Je länger ein Arbeitnehmer demnach in einem Unternehmen ist, desto höher fällt das Urlaubsgeld aus.

Zur besseren Einordnung können Sie einen Blick auf die folgende Tabelle werfen, die die durchschnittliche Höhe des Urlaubsgeldes in verschiedenen Branchen darstellt:

Quelle: destatis, für das Jahr 2021

Wer kann Urlaubsgeld erhalten?

Grundsätzlich können alle Arbeitnehmer Urlaubsgeld erhalten. Es spielt dabei keine Rolle, ob Sie in

• Vollzeit,
• Teilzeit oder
• auf Minijob-Basis angestellt sind.

Voraussetzung ist allerdings, dass die Zahlung von Urlaubsgeld im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung vereinbart ist.

Auch Auszubildende und Praktikanten können unter Umständen Urlaubsgeld erhalten, wenn dies vertraglich so geregelt ist. Es lohnt sich also, den eigenen Arbeitsvertrag genau zu prüfen oder bei Unklarheiten das Personalmanagement zu kontaktieren.

Erhalten Auszubildende Urlaubsgeld?

Grundsätzlich können auch Auszubildende in einem Unternehmen Anspruch auf Urlaubsgeld haben. Dieser Anspruch muss sich jedoch stets aus einem Tarifvertrag oder Arbeitsvertrag, insb. aus dem Ausbildungsvertrag, ergeben. Erhalten alle Arbeitnehmer des Betriebs Urlaubsgeld, haben auch Ausubildende in der Regel einen Anspruch auf das Urlaubsgeld. 

Besteht während der Probezeit ein Anspruch auf Urlaubsgeld?

Ein Anspruch auf Urlaubsgeld in der Probezeit hängt stets von der vertraglichen Grundlage ab. Sollte das Urlaubsgeld zum Beispiel unmittelbar an die Gewährung des Urlaubs bzw. des Urlaubsentgelts anknüpfen, entsteht auch der Anspruch auf Urlaubsgeld erst dann, wenn der Urlaub bzw. das Urlaubsentgelt tatsächlich gewährt wird. Auch kann das Urlaubsgeld im Rahmen der Probezeit vertraglich ausgeschlossen werden – es wird sozusagen eine Wartezeit für das Urlaubsgeld eingebaut. 

Ist dagegen vereinbart, dass das Urlaubsgeld als Gratifikation in der allgemeinen Urlaubszeit, etwa mit dem Juli-Gehalt, ausgezahlt wird, besteht der Anspruch darauf ohne Urlaubsgewährung. In diesem Fall können auch Mitarbeiter in der Probezeit die Sonderzahlung verlangen. Insbesondere bei einer fehlenden Einschränkung in der vertraglichen Vereinbarung steht das Urlaubsgeld auch Arbeitnehmern in der Probezeit zu – in welchem Umfang ist individuell zu prüfen.

Erhalten Arbeitnehmer in Elternzeit Urlaubsgeld?

Ob Arbeitnehmer in Elternzeit Anspruch auf Urlaubsgeld haben, hängt in erster Linie von den vereinbarten Regelungen im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder auch in der Betriebsvereinbarung ab. Während manche Arbeitgeber den Anspruch auf Urlaubsgeld in Elternzeit vertraglich komplett ausschließen, erlauben andere die Auszahlung – oder auch eine anteilige Auszahlung je nach Dauer der Elternzeit – explizit. Doch was ist der Fall, wenn keine vertragliche Regelung zu finden ist? 

In diesem Fall kommt es auf die Gründe für die Auszahlung des Urlaubsgeldes an. Schließlich können Sonderzahlungen sowohl für Betriebsloyalität als auch für die erbrachte Leistung – oder eben für beides – gezahlt werden. Gehen wir die Fälle bzw. Gründe durch:

• Urlaubsgeld zur Honorierung der Betriebsloyalität: Die Arbeitnehmerin in Elternzeit hat einen Anspruch auf Urlaubsgeld, da sie weiterhin dem Betrieb angehört und damit „treu“ ist. Sie als Arbeitgeber müssen Urlaubsgeld auszahlen.
• Urlaubsgeld zur Wertschätzung der geleisteten Arbeit: Die Arbeitnehmerin in Elternzeit hat keinen Anspruch auf Urlaubsgeld. Schließlich leistet Sie während der Elternzeit keine Arbeit. Doch aufgepasst: Sollte die Arbeitnehmerin nur für einige Monate im Jahr Elternzeit nehmen, besteht für die Monate, in denen Sie gearbeitet hat, ein anteiliger Anspruch auf Urlaubsgeld.
• Urlaubsgeld zur Belohnung der Loyalität und Leistung: Die Arbeitnehmerin in Elternzeit hat einen Anspruch auf die Zahlung, da hier eine Sonderzahlung mit gemischtem Zweck vorliegt. 

Um zu vermeiden, dass Sie die Gratifikation bei ruhendes Arbeitsverhältnissen – wie in Elternzeit – zahlen müssen, sollten Sie also arbeitsvertraglich regeln, dass eine Zahlung nur bei tatsächlich erbrachter Arbeitsleistung erfolgt. Der bloße Bestand des Arbeitsverhältnisses genügt dann nicht als Grundlage für die Zahlung der Sonderzuwendung.

Klausel: Urlaubsgeld in Elternzeit ausschließen

Mit der folgenden Musterformulierung können Sie Gratifikationsansprüche für Zeiten des Ruhens des Arbeitsverhältnisses ausschließen:

§ (…) Urlaubs- und Weihnachtsgeld …

3. Bei einem Ruhen des Arbeitsverhältnisses wird der Anspruch des Arbeitnehmers auf die Zahlung von Urlaubs- bzw. Weihnachtsgeld je vollen Kalendermonat des Ruhens um 1/12 gekürzt. Als Ruhen des Arbeitsverhältnisses gelten insbesondere:

• Zeiten des Wehr- und Zivildienstes
• unbezahlter Urlaub
• Zeiten der Arbeitsunfähigkeit in Folge von Krankheit mit einer Länge von
  
  mehr als 6 Wochen
• Zeiten der Inanspruchnahme von Elternzeit

Erhalten Arbeitnehmer bei Kündigung noch das komplette Urlaubsgeld?

Ob Arbeitnehmer bei Kündigung noch das komplette Urlaubsgeld erhalten oder eben nur eine anteilige Zahlung, ist vom Zweck der Sonderzahlung abhängig – also, ob das Urlaubsgeld zur Honorierung der Loyalität oder der Arbeitsleitung gewährt wird. Schauen wir uns die Fälle genauer an:

• Wenn das Urlaubsgeld zur Honorierung der Loyalität bezahlt wird, hat der Arbeitnehmer bei einer Kündigung keinen Anspruch auf das vollständige Urlaubsgeld. Der Arbeitgeber darf das Urlaubsgeld entsprechend kürzen oder – wenn es bereits gezahlt würde – zurückfordern. 
• Wenn das Urlaubsgeld zur Anerkennung der geleisteten Arbeit bezahlt wird, darf der Arbeitgeber das Urlaubsgeld nicht einfach kürzen. Eine Rückforderung des Urlaubsgeldes ist hier ausgeschlossen.

Um Missverständnisse und Unklarheiten auszuschließen, wird der Anspruch auf Urlaubsgeld bei Kündigung sowie auf eine erlaubte Rückforderung in der Regel vertraglich vereinbart.

Bekommen Arbeitnehmer bei längerer Erkrankung Urlaubsgeld?

Der Anspruch auf Urlaubsgeld bei einer Erkrankung erlischt nicht sofort. Aber: Bei einer längeren Erkrankung können Sie als Arbeitgeber das Urlaubsgeld kürzen – und zwar gemäß § 4a des Entgeltfortzahlungsgesetzes (Kürzung von Sondervergütungen). Hier gibt das Gesetz klar vor: Eine Sonderzahlung kann für jeden Krankheitstag bis zu einem Viertel des durchschnittlichen Entgelts pro Tag gekürzt werden. 

Ist das Urlaubsgeld steuer- und abgabenpflichtig?

Ja, das Urlaubsgeld ist grundsätzlich steuer- und abgabenpflichtig. Es zählt zum steuerpflichtigen Arbeitslohn und unterliegt somit der Einkommensteuer und den Sozialversicherungsbeiträgen. Gegebenenfalls werden auch Abschläge zur Kirchensteuer und der Solidaritätszuschlag fällig.