Motivationsgespräch: In 7 Schritten zu mehr Mitarbeitermotivation

In 7 Schritten zum erfolgreichen Motivationsgespräch

Ein Tipp vorab: Gehen Sie optimal vorbereitet in Ihr nächstes Motivationsgespräch. Dafür strukurieren Sie das Gespräche vorher und machen sich Gedanken über das gewünschte Gesprächsziel. 

Schritt 1: Positive Atmosphäre schaffen

Grundvoraussetzung eines jeden Gesprächs sind Höflichkeit und Freundlichkeit. Versuchen Sie, Ihrem Gesprächspartner unvoreingenommen und ohne persönliche Wertung gegenüberzutreten. Begrüßen Sie ihn mit einem Lächeln und – wenn in Ihrem Unternehmen üblich – mit einem Händedruck und danken Sie ihm für sein Kommen. Setzen Sie sich an einen aufgeräumten Tisch, auf dem nur Ihre Gesprächsunterlagen liegen.

Nehmen Sie nicht genau gegenüber von Ihrem Mitarbeiter Platz, sondern über Eck. Damit machen Sie die Unterredung ungezwungener und vermeiden, der Situation den Beigeschmack eines Verhörs aufzudrücken. Konzentrieren Sie sich auf Ihren Gesprächsteilnehmer, halten Sie Blickkontakt, sprechen Sie ruhig und nicht zu hastig. Das vermittelt zudem eine positive Gesprächsatmosphäre der Wertschätzung und baut mögliche Spannungen ab. 

Falls Sie das Gespräch online per Videokonferenz führen, gelten dieselben Regeln. Begrüßen Sie Ihren Mitarbeiter freundlich und gelassen. So vermitteln Sie ihm einen positiven Eindruck und nehmen Sie ihm bereits zu Beginn der Unterhaltung mögliche Sorgen bezüglich des Gespräches. 

Schritt 2: Erörtern Sie den Anlass des Motivationsgesprächs

Umreißen Sie den Anlass des Gesprächs,erläutern Sie das Ziel und nennen Sie den Zeitrahmen. Damit weiß Ihr Gegenüber, was auf ihn zukommt und kann besser zur Klärung beitragen. Bitten Sie ihn deswegen auch, den Kern des Problems noch einmal mit eigenen Worten zusammenzufassen.

Schritt 3: Klären Sie die Position des Mitarbeiters

Um Gemeinsamkeiten und Unterschiede herauszufiltern und den Gesprächsgegenstand besser abstimmen zu können, fragen Sie Ihren Mitarbeiter nach seiner Meinung zu dem Thema. Machen Sie sich Notizen und unterbrechen Sie ihn nicht. Haken Sie nach, wenn Ihnen etwas unklar ist, so vermeiden Sie, Missverständnisse und dass Sie möglicherweise
aneinander vorbeireden.

Tipp: Achten Sie auf die Körpersprache Ihres Gegenübers. Reagieren Sie vor allem auf Signale von Rückzug und Verschlossenheit wie verkrampft angezogene Arme oder „Sich im Stuhl klein machen“. Und versuchen Sie, mehr Zeit auf ein offenes Klima zu verwenden, z. B. mit motivierenden Formulierungen, um damit Spannung abzubauen.

Schritt 4. Nennen Sie Ihren Standpunkt im Motivationsgespräch

Stellen Sie Ihre eigene Sichtweise dar, die Sie anhand von konkreten Fakten und Beispielen erhärten. Und: Bestätigen Sie die Position Ihres Mitarbeiters oder überzeugen Sie ihn von Ihrem eigenen Standpunkt.

Am besten haben Sie sich vorher Ihre Argumente und mögliche Gegenargumente von Seiten Ihres Mitarbeiters schriftlich zurechtgelegt. Durch die vorherige schriftliche Auseinandersetzung fühlen Sie sich sicher und vermitteln das auch Ihrem Gegenüber. Die Unterredung ist so von einem klaren, sachlichen und entspannten Gesprächsklima geprägt.

Schritt 5: Negative Faktoren abbauen

Schaffen Sie Vertrauen, indem Sie auf die Gefühle Ihres Mitarbeiters eingehen. Akzeptieren Sie, wenn er emotional reagiert. Achten Sie jedoch darauf, dass Sie das Gesprächsziel nicht aus den Augen verlieren. Droht sich das Gespräch dennoch zuzuspitzen, unterbrechen Sie es höflich, aber bestimmt. Reagieren Sie auf Aggression nicht mit Gegenaggression. Sagen Sie, dass Sie den Eindruck haben, das Gespräch sei festgefahren, und suchen Sie gemeinsam nach Ursachen, die dafür verantwortlich sind. V

ermeiden Sie, sich anklagend über bestimmte Missstände im Team bzw. Verhaltensweisen des Mitarbeiters zu äußern, sondern formulieren Sie weichere Ich-Botschaften wie

• „Ich habe den Eindruck, dass Sie mit dem Projekt etwas überfordert sind.“
•  „Ich finde, dass Sie kollegialer gegenüber Herrn Meier auftreten könnten.“

Schritt 6: Finden Sie eine gemeinsame Lösung im Motivationsgespräch

Erarbeiten Sie mit Ihrem Mitarbeitereinen für beide Seiten akzeptablen Lösungsweg. Seien Sie flexibel und tolerant. Wenn Ihr Gegenüber seine Meinung nicht sofort ändern möchte, vertagen Sie den Punkt und bieten an, dass er sich Gedanken hierzu machen und eventuell weitere Informationen einholen soll, damit sie das Thema dann zu einem anderen Zeitpunkt noch einmal besprechen.

Wichtig ist, den Termin für das Folgegespräch bereits festzulegen. Denn trotz allen Entgegenkommens sollten Sie Ihr Gesprächsziel unter keinen Umständen aus den Augen verlieren, da das Ihrer Führungskompetenz und Ihrem -auftrag schaden würde.

Schritt 7: Beenden Sie das Motivationsgespräch mit einer Zusammenfassung

Fassen Sie die wichtigsten Punkte zusammen. Erörtern Sie noch einmal Kompromisse und Differenzen. Halten Sie die Ergebnisse schriftlich fest und geben Sie eine Kopie an Ihren Gesprächspartner weiter. Vergessen Sie nicht, das Ergebnis nach einiger Zeit zu überprüfen, und geben Sie Ihrem Mitarbeiter auch Feedback, indem Sie ihm Ihre Anerkennung aussprechen oder ihn noch einmal zu sich bitten.