Motivationsgespräch: In 7 Schritten zu mehr Mitarbeitermotivation

Was ist ein Motivationsgespräch?

Motivationsgespräche im beruflichen Kontext stellen Vier-Augen-Gespräche zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer dar, dessen Schwerpunkt auf der Motivation des Beschäftigten liegt.

In der Regel ist das Motivationsgespräch stets ein Teil von verschiedenen Mitarbeitergesprächen – wie zum Beispiel:

• das Entwicklungsgespräch
• das Feedbackgespräch
• das Beurteilungsgespräch

Welche Ziele verfolgen Motivationsgespräche?

Motivationsgespräche verfolgen stets das primäre Ziel, die Motivation eines Mitarbeiters am Arbeitsplatz durch einen zielgerichteten Dialog zu fördern. Weitere Ziele des Motivationsgespräches sind:

• die Identifizierung von den Ursachen der fehlenden oder mangelnden Motivation,
• das Erkennen von möglichen Motivatoren, die zukünftig die Motivation steigern können,
• die gemeinsame Vereinbarung von Zielen und veränderten Rahmenbedingungen zur Verbesserung der Arbeitszufriedenheit und damit auch der Motivation.

Wann sind Motivationsgespräche notwendig?

Motivationsgespräche sind für Führungskräfte stets notwendig, wenn Ihre Arbeitnehmer an Motivation verlieren. Dies lässt sich an verschiedenen Anzeichen erkennen, die sich im Verhalten und der Leistung des Beschäftigten äußern. Zu diesen Anzeichen gehören unter anderem:

• höhere Unzufriedenheit von einzelnen Mitarbeitern oder im gesamten Team
• anhaltend verringerte Leistung oder dauerhaft schlechtere Arbeitsergebnisse
• eine deutlich spürbare negative Änderung im Verhalten gegenüber Ihnen oder anderen Kollegen

Jedoch kann sich eine verringerte Motivation auch durch andere Anzeichen zeigen. Wichtig für Sie als Führungskraft ist es, vor allem Änderungen im Verhalten oder in der Leistung zu erkennen, die einen dauerhaften Charakter aufweisen.

Was sind Gründe für sinkende Motivation?

Es gibt viele Gründe, warum bei Arbeitnehmern die Motivation sinkt. Als Vorgesetzter ist es essenziell, dass Sie sich den möglichen Ursachen bewusst sind und Ihr Motivationsgespräch je nach Situation anpassen. Hier Gründe, warum Ihr Mitarbeiter demotiviert sein könnte:

• Zu hohe Arbeitsbelastung: Selbst hochmotivierte Mitarbeiter können an einer zu hohen Anzahl an Aufgaben zerbrechen. Denn eine zu hohe Belastung verbunden mit negativen Erfahrungen, da man die hohe Menge an Aufgaben nicht stemmen kann, führt zu steigender Demotivation.
• Äußere Umstände: Im privaten Umfeld können viele Probleme auftreten, die die Motivation eines Arbeitnehmers beeinträchtigen können. Dazu gehören z. B. schwere Krankheitsfälle und Todesfälle von nahestehenden Menschen oder Streitigkeiten mit dem Ehegatten.
• Schlechtes Arbeitsklima: Ein Arbeitsklima, in dem sich der Mitarbeiter nicht wohlfühlt und nicht sein Potenzial ausschöpfen kann, wirkt sich ebenfalls negativ auf die Motivation des Arbeitnehmers aus.

Wie bereiten Sie sich auf das Motivationsgespräch vor?

Motivationsgespräche sollten stets optimal vorbereitet werden, damit Sie das Ziel, Ihren Mitarbeiter dauerhaft zu motivieren, auch erreichen. Zur erfolgreichen Vorbereitung gehören insbesondere folgende Punkte:

• Gesprächsziel festlegen: Legen Sie das Ziel des Gespräches fest. Möchten Sie zunächst die Ursachen für die mangelnde Motivation herausfinden oder bereits eine konkrete Vereinbarung treffen, wie Sie die Motivation Ihres Arbeitnehmers gezielt optimieren können. Nur, wenn Sie das Gesprächsziel vorab bereits festlegen, können Sie das Gespräch richtig strukturieren und im Nachgang ordnungsgemäß reflektieren.
• Gespräch strukturieren: Damit das Gespräch stets einem roten Faden folgt und Sie letztlich Ihr Gesprächsziel erreichen, ist es essenziell, das Motivationsgespräch vorab zu strukturieren. Im Rahmen dessen gilt es, die einzelnen Schritte des Gespräches zu definieren und als Handlungsleitfaden zu nutzen.
• Ausreichend Zeit einplanen: Ein Motivationsgespräch sollte nie zwischen Tür und Angel geführt werden. Denn Ihr Mitarbeiter soll sich bei dieser Art von Gespräch öffnen und das Gefühl haben, offen und ohne Druck frei reden zu können. Ausreichend Zeit für das Gespräch einzuplanen, in der Sie ausführlich auf Ihren Arbeitnehmer eingehen können, sollte daher der Regelfall sein.
• Einen ruhigen Ort ohne Ablenkungen buchen: Ebenfalls wichtig für einen offenen Dialog zwischen Führungskraft und Angestellten ist ein ruhiger Raum mit angenehmer Atmosphäre. Hierbei ist unbedingt darauf zu achten, dass der Raum vollständig für die anvisierte Zeit gebucht ist, um Unterbrechungen durch Kollegen oder andere Teams zu vermeiden.

Wie läuft ein Motivationsgespräch ab?

Ein Motivationsgespräch läuft in der Regel in 7 Schritten ab, die im Einzelnen nun näher erläutert werden.

Schritt 1: Eine positive Gesprächsatmosphäre schaffen

Grundvoraussetzungen eines jeden Mitarbeitergesprächs sind Höflichkeit und Freundlichkeit. Versuchen Sie, Ihrem Gesprächspartner unvoreingenommen und ohne persönliche Wertung gegenüberzutreten. Begrüßen Sie ihn mit einem Lächeln und – wenn in Ihrem Unternehmen üblich – mit einem Händedruck und danken Sie ihm für sein Kommen. Setzen Sie sich an einen aufgeräumten Tisch, auf dem nur Ihre Gesprächsunterlagen liegen.

Nehmen Sie als Führungskraft nicht genau gegenüber von Ihrem Mitarbeiter Platz, sondern über Eck. Damit machen Sie die Unterredung ungezwungener und vermeiden, der Situation den Beigeschmack eines Verhörs aufzudrücken. Konzentrieren Sie sich auf Ihren Gesprächsteilnehmer, halten Sie Blickkontakt, sprechen Sie ruhig und nicht zu hastig. Das vermittelt zudem eine positive Gesprächsatmosphäre der Wertschätzung und baut mögliche Spannungen ab. 

Falls Sie das Gespräch online per Videokonferenz führen, gelten dieselben Regeln. Begrüßen Sie Ihren Mitarbeiter freundlich und gelassen. So vermitteln Sie ihm einen positiven Eindruck, schaffen eine gute Gesprächsatmosphäre und nehmen ihm bereits zu Beginn der Unterhaltung mögliche Sorgen bezüglich des Motivationsgespräches. 

Schritt 2: Anlass des Motivationsgesprächs

Umreißen Sie den Anlass des Gesprächs, erläutern Sie das Ziel und nennen Sie den Zeitrahmen. Damit weiß Ihr Gegenüber, was auf ihn zukommt und kann besser zur Klärung beitragen. Bitten Sie ihn deswegen auch, den Kern des Problems noch einmal mit eigenen Worten zusammenzufassen.

Schritt 3: Klären Sie die Position des Mitarbeiters

Um Gemeinsamkeiten und Unterschiede herauszufiltern und den Gesprächsgegenstand besser abstimmen zu können, fragen Sie Ihren Mitarbeiter nach seiner Meinung zu dem Thema. Machen Sie sich Notizen und unterbrechen Sie ihn nicht. Hinterfragen Sie, warum seine Motivation momentan nicht besonders ausgeprägt ist. Haken Sie nach, wenn Ihnen etwas unklar ist, so vermeiden Sie Missverständnisse und dass Sie möglicherweise aneinander vorbeireden.

Schritt 4: Legen Sie Ihre Sichtweise dar

Stellen Sie Ihre eigene Sichtweise dar, die Sie anhand von konkreten Fakten und Beispielen belegen. Und: Bestätigen Sie die Position des Menschen gegenüber von Ihnen oder überzeugen Sie ihn von Ihrem eigenen Standpunkt.

Am besten haben Sie sich vorher Ihre Argumente und mögliche Gegenargumente von Seiten Ihres Mitarbeiters schriftlich zurechtgelegt. Durch die vorherige schriftliche Auseinandersetzung fühlen Sie sich sicher und vermitteln das auch Ihrem Gegenüber.

Die Unterredung ist so von einem klaren, sachlichen und entspannten Gesprächsklima geprägt. Auch Fragen sind ein wichtiger Bestandteil des Motivationsgesprächs und führen zu einem höheren Erfolg.

Schritt 5: Negative Faktoren abbauen

Schaffen Sie Vertrauen, indem Sie auf die Gefühle Ihres Mitarbeiters eingehen. Akzeptieren Sie, wenn er emotional reagiert. Achten Sie jedoch darauf, dass Sie das Gesprächsziel nicht aus den Augen verlieren. Droht sich das Gespräch dennoch zuzuspitzen, unterbrechen Sie es höflich, aber bestimmt. Reagieren Sie auf Aggression nicht mit Gegenaggression. Sagen Sie, dass Sie den Eindruck haben, das Gespräch sei festgefahren, und suchen Sie gemeinsam nach Ursachen, die dafür verantwortlich sind.

Schritt 6: Lösungen und Zielsetzungen

Erarbeiten Sie mit Ihrem Mitarbeitereinen eine für beide Seiten akzeptable Lösung. Seien Sie flexibel und tolerant. Wenn Ihr Gegenüber seine Meinung nicht sofort ändern möchte, vertagen Sie den Punkt und bieten an, dass er sich Gedanken hierzu machen und eventuell weitere Informationen einholen soll, damit sie das Thema dann zu einem anderen Zeitpunkt noch einmal besprechen.

Wichtig ist, den Termin für das Folgegespräch bereits festzulegen. Denn trotz allen Entgegenkommens sollten Sie Ihr Gesprächsziel und die Motivation des Mitarbeiters unter keinen Umständen aus den Augen verlieren, da es Ihrem Auftreten als Vorgesetzter schaden könnte.

Schritt 7: Beenden Sie das Motivationsgespräch mit einer Zusammenfassung

Fassen Sie die wichtigsten Punkte zusammen. Erörtern Sie noch einmal Kompromisse und Differenzen. Halten Sie die Ergebnisse schriftlich fest und geben Sie eine Kopie an Ihren Gesprächspartner weiter.

Vergessen Sie nicht, das Ergebnis in Bezug auf Ihr erwünschtes Ziel nach einiger Zeit zu überprüfen, und geben Sie Ihrem Mitarbeiter auch Feedback, indem Sie ihm Ihre Anerkennung seiner Verhaltensänderung oder Leistung aussprechen oder ihn noch einmal zu sich bitten.

Tipps: Wie führen Sie ein Motivationsgespräch erfolgreich?

Nicht nur der Ablauf und die Struktur des Motivationsgespräches ist wichtig für dessen Erfolg. Auch die Gesprächsführung und andere essenzielle Punkte müssen von Ihnen als Führungskraft berücksichtigt werden, um die Wirkung des Gespräches zu intensivieren. Daher sollten Unternehmen folgende Tipps für Motivationsgespräch kennen und beherrschen lernen:

1. Stellen Sie offene Fragen: Stellen Sie offene Fragen, um den Gesprächspartner zu ermutigen, ausführliche Antworten zu geben. Vermeiden Sie geschlossene Fragen, die nur mit „Ja“ oder „Nein“ beantwortet werden können. Fragen wie „Was motiviert Sie am meisten?“ oder „Was sind Ihre beruflichen Ziele?“ sind gute Beispiele für offene Fragen.
2. Bedürfnisse ernst nehmen: Nehmen Sie die Bedürfnisse und Sorgen Ihrer Mitarbeiter, die sie im Gespräch erfahren haben, stets ernst. Prüfen Sie, ob Sie bei privaten Problemen direkt unterstützen können. Setzten Sie sich in diesem Fall bei Bedarf mit der Personalabteilung zusammen.
3. Hören Sie aufmerksam zu: Hören Sie während dem Motivationsgespräch aufmerksam zu und zeigen Sie Interesse an den Antworten des Gesprächspartners. Vermeiden Sie es, das Gespräch zu dominieren oder abzulenken. Stellen Sie Fragen und ermutigen Sie den Gesprächspartner, ausführlich zu antworten.
4. Geben Sie Feedback: Geben Sie Feedback zum Gespräch und zu den Antworten des Gesprächspartners. Stellen Sie sicher, dass Sie die positiven Aspekte des Gesprächs betonen und konstruktive Kritik geben, wenn dies angebracht ist. Zeigen Sie Wertschätzung für die Zeit und Mühe des Gesprächspartners.
5. Achten Sie auf die Körpersprache Ihres Gegenübers: Reagieren Sie vor allem auf Signale von Rückzug und Verschlossenheit wie verkrampft angezogene Arme oder „Sich im Stuhl klein machen“. Und versuchen Sie, mehr Zeit auf ein offenes Klima zu verwenden, z. B. mit motivierenden Formulierungen, um damit Spannung abzubauen.
6. Formulieren Sie Ich-Botschaften: Vermeiden Sie, sich anklagend über bestimmte Missstände im Team bzw. Verhaltensweisen des Mitarbeiters zu äußern, sondern formulieren Sie weichere Ich-Botschaften wie: „Ich habe den Eindruck, dass Sie mit der Aufgabe in Ihrer neuen Abteilung etwas überfordert sind.“ Das vermittelt dem Mitarbeiter das Gefühl, dass Sie zuhören und ernsthaft motivieren wollen, anstatt ihm Dinge vorzuwerfen.

Wie kann die Mitarbeitermotivation gesteigert werden?

Motivationsgespräche sind ein hochwirksames und effizientes Instrument für die Mitarbeitermotivation in Unternehmen. Allerdings reicht ein Gespräch allein in der unternehmerischen Praxis oft nicht aus, um die Motivation der Beschäftigungen dauerhaft aufrechtzuerhalten. Weitere Maßnahmen, die die Mitarbeitermotivation steigern können, und demnach im Rahmen des Motivationsgespräches thematisiert werden sollten, sind:

• Wertschätzung und Anerkennung: Mitarbeiter wollen wissen, dass ihre Arbeit geschätzt wird. Eine einfache Möglichkeit, dies zu tun, ist durch Lob und Anerkennung. Wenn Mitarbeiter das Gefühl haben, dass ihre Arbeit geschätzt wird, steigert dies ihre Motivation und ihr Engagement.
• Klare Kommunikation: Klare Kommunikation ist entscheidend für die Motivation der Mitarbeiter im Unternehmen. Wenn Mitarbeiter wissen, was von ihnen erwartet wird und wie sie ihre Arbeit erledigen sollen, sind sie motivierter und produktiver.
• Karrieremöglichkeiten: Mitarbeiter wollen wissen, dass sie sich in ihrem Unternehmen weiterentwickeln können. Es ist daher wichtig, Karrieremöglichkeiten zu bieten.
• Schulungen und Weiterbildungen: Schulungen und Weiterbildungen sind nicht nur wichtig für die Karriereentwicklung, sondern auch für die Motivation der Mitarbeiter. Wenn Mitarbeiter das Gefühl haben, dass sie sich verbessern und neue Fähigkeiten erwerben können, sind sie motivierter und engagierter.
• Arbeitsbedingungen: Die Arbeitsbedingungen haben einen großen Einfluss auf die Motivation der Mitarbeiter. Eine angenehme Arbeitsumgebung, ausreichend Platz und eine gute Ausstattung können dazu beitragen, dass sich Mitarbeiter wohl fühlen und motiviert sind.
• Flexibilität: Flexibilität ist für viele Mitarbeiter ein wichtiger Faktor. Wenn Mitarbeiter die Möglichkeit haben, ihre Arbeit flexibel zu gestalten, zum Beispiel durch Homeoffice oder flexible Arbeitszeiten, sind sie motivierter und produktiver.
• Sinnstiftung: Mitarbeiter wollen wissen, dass ihre Arbeit sinnvoll ist und einen Beitrag leistet. Es ist wichtig, den Mitarbeitern zu zeigen, wie ihre Arbeit zum Erfolg des Unternehmens beiträgt und welchen Nutzen sie für Kunden und Gesellschaft hat.