Psychische Gefährdungsbeurteilung – in 7 Schritten erstellen

Was ist eine psychische Gefährdungsbeurteilung?

Bei einer psychischen Gefährdungsbeurteilung werden alle Arbeitsbedingungen im Unternehmen systematisch und mit dem Ziel untersucht, Arbeitsbelastungen zu reduzieren und die Arbeitsabläufe zu verbessern. Die psychische Gefährdungsbeurteilung gehört zu den Pflichten des Arbeitgebers im Rahmen des Arbeitsschutzes und basiert auf dem Arbeitsschutzgesetz (§ 5 ArbSchG).

Das Ziel einer psychischen Gefährdungsbeurteilung besteht gemäß § 4 ArbSchG darin, „die Arbeit so zu gestalten, dass eine Gefährdung für das Leben sowie die physische und die psychische Gesundheit vermieden und die verbleibende Gefährdung gering gehalten wird.“ 

Hierfür müssen die Gefahren proaktiv an der Quelle bekämpft und arbeitswissenschaftliche Erkenntnisse berücksichtigt werden. Eine effektive Prävention von psychischen Belastungen kann ausschließlich dann gelingen, wenn alle Belastungssituationen im praktischen Arbeitsalltag eindeutig und systematisch erfasst werden. Objektivität ist entscheidend, um das wahre Ausmaß der psychischen Belastungen am Arbeitsplatz zu verstehen und geeignete präventive Maßnahmen zu implementieren.

Ist eine psychische Gefährdungsbeurteilung Pflicht?

Ja, die Durchführung einer psychischen Gefährdungsbeurteilung ist gemäß 5 § ArbschG für Unternehmen eine Pflicht. Im § 5 des Arbeitsschutzgesetzes werden psychische Belastungen bei der Arbeit als eine von sechs Gefährdungen am Arbeitsplatz explizit benannt. Arbeitgeber sind auf Grundlage des Arbeitsschutzgesetzes verpflichtet, die mögliche psychische Gefährdung an einem Arbeitsplatz umfassend zu ermitteln. Die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) geht im § 3 ebenfalls auf die „physischen und psychischen Belastungen der Beschäftigten ein, die bei der Verwendung von Arbeitsmitteln auftreten.“ 

Wichtig: Die psychische Gefährdungsbeurteilung ist nicht ausschließlich als Erfordernis des Gesetzgebers zu verstehen. Vielmehr haben Unternehmen ein hohes Eigeninteresse, dass ihre Mitarbeiter psychisch und physisch belastbar sind und Belastungsfaktoren reduziert werden. Dies führt zu mehr Effizienz, zufriedenen Mitarbeitern und einem modernen und zukunftsorientierten Unternehmen, das in Zeiten des Fachkräftemangels für Bewerber und Kunden attraktiv ist.  

Wie wird eine psychische Gefährdungsbeurteilung durchgeführt? 

Das ArbSchG macht keine explizite Vorgabe, wie die psychische Gefährdungsbeurteilung durchgeführt werden muss. Damit haben Arbeitgeber die Freiheit, diese Maßnahme des Arbeitsschutzes individuell an ihr Unternehmen anzupassen. Allerdings finden Sie in den „Empfehlungen zur Umsetzung der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung“ der Aufsichtsbehörden ganz konkrete Vorschläge, wie Sie die psychische Gefährdungsbeurteilung in den Alltag integrieren können.

Die GDA (Gemeinsame Deutsche Arbeitsschutzstrategie) empfiehlt die folgenden Schritte für die Umsetzung der psychischen Gefährdungsbeurteilung:

1. Festlegen von Tätigkeiten im Betrieb
2. Ermittlung der psychischen Belastungen
3. Bewertung der psychischen Belastungen
4. Durchführung der Maßnahmen zur Verringerung der psychischen Belastung
5. Kontrolle der Wirksamkeit der Schutzmaßnahmen
6. Regelmäßige Aktualisierung
7. Dokumentation

Schauen wir uns die einzelnen Schritte im Detail an:

Schritt 1: Festlegen von Tätigkeiten/Bereichen

In der GDA-Broschüre heißt es: „Im ersten Schritt der Gefährdungsbeurteilung sind die Tätigkeiten/Bereiche festzulegen, die beurteilt werden sollen. Tätigkeiten/Bereiche mit Arbeitsbedingungen, die in Bezug auf die psychische Belastung gleichartig sind, können zu einer Einheit zusammengefasst werden. Diese Einheiten müssen nicht notwendig mit denen übereinstimmen, die für die Beurteilung anderer Gefährdungsfaktoren (zum Beispiel nach Arbeitsstättenverordnung) festgelegt wurden.“

Hier greift auch der Begriff der „Arbeitsplatztypen“. Das sind Arbeitsplätze, die die gleichen organisatorischen, technischen und räumlichen Verhältnisse sowie gleiche Aufgaben aufweisen. Üblicherweise gibt es für jeden Arbeitsplatz eine Stellenbeschreibung, an der man sich orientieren kann.

Wichtig zu beachten ist: In kleineren Unternehmen oder Bereichen, in denen wenige Mitarbeiter vieles gemeinsam erledigen müssen, kann es tatsächlich nur sehr wenige Arbeitsplatztypen geben – vielleicht sogar nur einen, wenn hier jeder Arbeitnehmer die gleiche, sehr breit angelegte, Tätigkeit ausübt.

Schritt 2: Ermittlung der psychischen Belastung auf der Arbeit

In der GDA-Empfehlung heißt es: „[…] geht es darum, die psychische Belastung der Arbeit für die gewählten Tätigkeiten/Bereiche zu ermitteln. Welche Belastungsfaktoren im Einzelnen bei der Gefährdungsbeurteilung zu berücksichtigen sind, ist mit Blick auf die konkreten Tätigkeitsanforderungen und Bedingungen der zu beurteilenden Arbeit zu entscheiden. Einen Überblick über psychische Belastungsfaktoren gibt die Zusammenstellung in der Anlage 1 dieser Empfehlungen.“

Was dieser Schritt für Sie bedeutet: Die Belastungen können nicht nur durch eine Mitarbeiterbefragung ermittelt werden. Diese wird in den Empfehlungen nur „als eine Möglichkeit“ bezeichnet. Achten Sie unbedingt darauf, dass Sie die in Anlage 1 genannten Belastungsfaktoren berücksichtigen, ansonsten riskieren Sie, dass die Gefährdungsbeurteilung teilweise oder sogar komplett nicht anerkannt wird.

Wenn Sie von einem externen Dienstleister, der eigenen Sicherheitsfachkraft oder dem Betriebsarzt Fragebögen oder Unterlagen erhalten, die nicht die psychischen Belastungsfaktoren berücksichtigen, haften diese unter Umständen nach § 287 Abs. 1 BGB.

Schritt 3: Beurteilung der psychischen Belastung am Arbeitsplatz

„Die Beurteilung der ermittelten psychischen Belastung zielt darauf ab, einzuschätzen, ob Maßnahmen des Arbeitsschutzes erforderlich sind und, wenn ja, welche dies sein können. Zur Beurteilung gibt es für viele Belastungsfaktoren keine spezifischen rechtlichen Festsetzungen außer der grundlegenden Forderung, die Sicherheit und den Gesundheitsschutz der Beschäftigten zu gewährleisten und zu verbessern.“ So definiert die GDA die Zielsetzung.

Das bedeutet für Sie: Die einfachste Lösung dürfte für die meisten Arbeitgeber der Workshop sein, in dem die Ergebnisse von Schritt 2 (z. B. Befragungen) diskutiert werden. Die Erfahrung zeigt, dass Sie am besten zu Ergebnissen kommen, wenn Sie Fragen vorbereitet haben, die die 2 Kriterien erfüllen: zum einen die schon erwähnten GDA-Merkmalsbereiche (dort: Anlage 1), zum anderen die ISO 10075 (Belastungs-Beanspruchungsmodell). Die dortigen Fragen nach psychischer Erschöpfung, psychischerer Ermüdung und Monotonie helfen, schnell ungeeignete Rahmenbedingungen am Arbeitsplatz zu identifizieren. Auch hier gilt also: Lassen Sie sich vorab vom Moderator bestätigen, dass diese Punkte berücksichtigt werden.

Schritt 4: Entwicklung und Umsetzung von Maßnahmen gegen psychische Belastungen

Für die Umsetzung sieht die GDA-Empfehlung wie folgt aus: „Wenn im Ergebnis der Beurteilung der psychischen Belastung festgestellt wurde, dass Maßnahmen erforderlich sind, müssen in einem vierten Schritt geeignete Maßnahmen entwickelt und umgesetzt werden. Diese müssen aus den Ergebnissen der Beurteilung abgeleitet und nachvollziehbar begründet sein. […] Hierbei sind Maßnahmen zu bevorzugen, die sich auf Verhältnisse (Organisation, Struktur, Prozesse, Tätigkeiten) beziehen, gegenüber Maßnahmen, die auf das Verhalten der Beschäftigten abzielen.“

Wichtig für Sie zu wissen: Die meisten Fehler werden an dieser Stelle dadurch gemacht, dass Maßnahmen aus dem Bereich Verhalten bevorzugt werden. Yoga, Stress-Management, Zeitmanagement – das sind Maßnahmen, die nicht an den Verhältnissen ansetzen und deshalb in der Regel nur dann akzeptiert werden, wenn Verhältnisse schon korrigiert worden sind.

Die meisten Verhältnisse betreffen im Alltag Abläufe, Verfahrensanweisungen und Vorgaben. Einzige zulässige Verhaltensmaßnahmen sind Schulungen der Führungskräfte, beispielsweise in mentaler Mitarbeiterführung, denn das Verhalten einer Führungskraft ist für den Mitarbeiter wieder auch ein Verhältnis.

Schritt 5: Wirksamkeitskontrolle der psychischen Gefährdungsbeurteilung

Laut GDA besteht die folgende Pflicht: „Zu den Grundpflichten des Arbeitgebers gehört es auch, getroffene Maßnahmen auf ihre Wirksamkeit hin zu überprüfen (§ 3 ArbSchG). Dazu gehört die Beurteilung, ob sich die psychische Belastungssituation nach Umsetzung der Maßnahmen in der gewünschten Weise verändert hat oder nicht.“

Darauf sollten Sie achten: Hier ist die Mitarbeiterbefragung, die in Schritt 2 sehr oft umgesetzt wird, ein äußerst wirksames Kontrollwerkzeug. Das bedeutet für Sie: 6 Monate nach der Durchführung der Maßnahme kann an dem Arbeitsplatztyp durch eine erneute Befragung sehr gut festgestellt werden, ob die Maßnahmen Wirkung zeigen. Berücksichtigen Sie dies auch bei der Gesamt-Kostenkalkulation.

Schritt 6: Aktualisierung/Fortschreibung der psychischen Gefährdungsbeurteilung

In den GDA-Leitlinien heißt es: „Die Gefährdungsbeurteilung muss aktuell sein, sich also auf die aktuellen Gegebenheiten beziehen. Es ist empfehlenswert, die Aktualität der Gefährdungsbeurteilung in regelmäßigen Abständen zu prüfen. Sie ist zu aktualisieren, wenn sich die der Gefährdungsbeurteilung zugrunde liegenden Gegebenheiten geändert haben (§ 3 Abs. 1 ArbSchG).“

Das bedeutet für Sie: Hier erwähnt die GDA nicht, dass andere Vorschriften und Vorgaben anderer Aufsichtsbehörden, wie z. B. der DGUV und der Verwaltungs-Berufsgenossenschaft, konkret Zeiträume nennen und in jedem Fall eine erneute Überprüfung fordern. In der Regel können Sie davon ausgehen, dass die psychische Gefährdungsbeurteilung spätestens alle 5 Jahre erneut durchgeführt werden sollte.

Schritt 7: Dokumentation der psychischen Gefährdungsbeurteilung

„Alle Betriebe sind gesetzlich zu einer Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung verpflichtet (siehe § 6 ArbSchG). Aus der Dokumentation muss erkennbar sein, dass die Gefährdungsbeurteilung angemessen durchgeführt wurde. Die Unterlagen müssen daher Angaben zu dem Ergebnis der jeweiligen Gefährdungsbeurteilung, zur Festlegung der erforderlichen Arbeitsschutzmaßnahmen sowie zu den Ergebnissen der Überprüfung der durchgeführten Maßnahmen enthalten.“ Darauf beruft sich die GDA.

Sichern Sie sich vor Haftungsfällen: Diese Dokumentation kann auch als reine EDV-Dokumentation beispielsweise in Form von PDF-Dokumenten erfolgen. Damit im Haftungsfall nicht der Vorwurf der Manipulation im Raum steht, sollten Sie sie in jedem Fall schriftlich festhalten.

Extra-Tipp: Eine schriftliche Dokumentation, in die SMART-Ziele eingebunden werden, sorgt dafür, dass neben der Beurteilung von Belastungsfaktoren ebenfalls die Umsetzung klar und anhand von Teilzielen definiert wird. Statt große Ziele in kürzester Zeit umzusetzen, sollten die erkannten psychischen Belastungen am Arbeitsplatz realistisch betrachtet und messbar und „step by step“ verbessert werden. 

Erfolgsfaktoren für die psychische Gefährdungsbeurteilung

Unternehmen, die erfolgreich psychische Gefährdungsbeurteilungen im Betrieb implementiert haben, konnten mit den folgenden drei Schritten psychische Belastungen am Arbeitsplatz sichtbar machen, dokumentieren und signifikant reduzieren:

1. Einbinden der Mitarbeiter und ihrer Vertretungen, beispielsweise des Betriebsrats.
2. Erfassen und Beurteilen von psychischen Belastungen in einem Workshop oder in einer Mitarbeiterbefragung.
3. Alternativ können qualifizierte Beobachter eingebunden werden, die die Arbeitsbedingungen vor Ort bewerten, die Mitarbeiter befragen und Handlungsempfehlungen geben.

Entscheidend für den langfristigen Erfolg und für die Reduzierung von psychischen Belastungen am Arbeitsplatz sind Offenheit, Ehrlichkeit und Transparenz. Werden die Mitarbeiter bestmöglich in den Prozess eingebunden, können Fehlerquellen offengelegt und abgestellt werden. 

Beispiele Was sind psychische Belastungen am Arbeitsplatz? 

Jeder Mitarbeiter steht an seinem spezifischen Arbeitsplatz vor individuellen Herausforderungen, durch die psychische Belastungen am Arbeitsplatz entstehen können. Typische Beispiele für psychische Belastungen am Arbeitsplatz sind: 

• Unrealistische Fristen und Leistungsdruck durch zu hohe Ziele,
• Zu hohe Erwartungen des Managements sowie Druck durch einschüchternde Kommunikation,
• Mangelnde Kontrolle über die eigene Arbeit,
• Unzureichende Abstimmung und ungenügende cross-funktionale Zusammenarbeit,
• Unklare Arbeitsaufgaben und Erwartungen, 
• Fehlende oder unzureichende Einarbeitung oder Technologien und Arbeitsbedingungen, für die eine fachliche Schulung fehlt,
• Ein unfreundliches, belastendes und forderndes Arbeitsumfeld,
• Hierarchien, die Teamarbeit und Innovationen einschränken,
• Ein Kommunikationsumfeld, das Mitarbeitern die Chance nimmt, eigene Meinungen anzubringen,
• Mobbing durch Kollegen oder Vorgesetzte.

Psychische Belastungen am Arbeitsplatz zu erkennen und wirksam abzustellen ist entscheidend, um die möglichen negativen Auswirkungen auf die Leistung und das Wohlbefinden der Beschäftigten zu verhindern. Psychischer Stress bei Mitarbeitern führt unter anderem zu Reizbarkeit, Angstzuständen, Konzentrationsschwierigkeiten, erhöhten und langfristigen Fehlzeiten, Verhaltensänderungen und körperlichen Symptomen wie Kopfschmerzen und gedrückter Stimmung. Letztlich führen diese unbehandelt zu schwerwiegenden Gesundheitsrisiken wie Herzkrankheiten, Depressionen und Angstzuständen. 

Welche Maßnahmen schützen vor psychischen Belastungen am Arbeitsplatz? 

Arbeitgeber können viel tun, um psychischen Belastungen am Arbeitsplatz vorzubeugen. Erfolgversprechende Maßnahmen sind unter anderem: 

• Förderung eines positiven und motivierenden Arbeitsumfelds,
• Gelebte und offene Kommunikation zwischen Management und Mitarbeitern,
• Aufbau von Vertrauen zwischen Mitarbeitern und direkten Führungskräften durch regelmäßige Kommunikation und konstruktives Feedback,
• Flexible Arbeitszeitmodelle,
• Teambuilding-Maßnahmen, um das Gemeinschaftsgefühl zu fördern,
• Prinzip der „offenen Tür“, um offene Kommunikation mit allen Hierarchieebenen sicherzustellen,
• Beurteilung von psychischen Belastungen und Belastungsfaktoren und klare Ziele zur Verbesserung,
• Eine moderne Führungskultur mit einem kooperativen Führungsstil. 

Was sind die Folgen einer fehlenden psychischen Gefährdungsbeurteilung?

Eine psychische Gefährdungsbeurteilung ist ein wesentlicher Baustein für den Arbeitsschutz und die Arbeitssicherheit am Arbeitsplatz. Wird die psychische Gefährdungsbeurteilung eines Arbeitsplatzes nicht oder unzureichend durchgeführt und werden Beschäftigte durch Belastungsfaktoren nachweislich geschädigt, kann dies ernste rechtsrelevante Folgen haben. Im ersten Schritt wird der Arbeitgeber bei einer unterlassenen psychischen Gefährdungsbeurteilung und insgesamt bei einem Negieren von Gefährdungsbeurteilungen seiner Fürsorgepflicht nicht gerecht. Der Gesetzgeber sieht bei einer derartigen Ordnungswidrigkeit gemäß § 25 ArbSchG Geldbußen zwischen 5.000 Euro und 30.000 Euro vor. 

Wer beharrlich gegen die Verordnungsermächtigungen des Gesetzgebers verstößt oder durch eine vorsätzliche Handlung Leben oder Gesundheit eines Beschäftigten gefährdet, kann zusätzlich mit einer Freiheitsstrafe von einem Jahr oder einer individuellen Geldstrafe und Schadenersatz belegt werden. Dies drückt der § 26 ArbSchG aus. Eine Freiheitsstrafe und Schadenersatz wird vor allem in Fällen verhängt, in denen grob fahrlässiges Verhalten nachgewiesen wird oder ein Arbeitsunfall entstanden ist. In diesem Fall wird die gesetzliche Unfallversicherung den Arbeitgeber für seine Versäumnisse in Regress nehmen. 

Wie oft muss eine psychische Gefährdungsbeurteilung durchgeführt werden? 

Die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) gibt Arbeitgebern im § 3 die Verpflichtung auf, eine Gefährdungsbeurteilung regelmäßig zu überprüfen. Dabei ist der Stand der Technik zu berücksichtigen. Soweit erforderlich, sind die Schutzmaßnahmen bei der Verwendung von Arbeitsmitteln entsprechend anzupassen. Der Arbeitgeber hat die Gefährdungsbeurteilung vor allem dann unverzüglich zu aktualisieren, wenn sicherheitsrelevante Veränderungen der Arbeitsbedingungen auftreten, nach einem Arbeitsunfall neue Erkenntnisse vorliegen oder die Überprüfung der Schutzmaßnahmen ergeben hat, dass diese nicht wirksam oder ausreichend sind. 

Eine gesetzliche Frist zur Wiederholung der Aktualisierung der psychischen Gefährdungsbeurteilung existiert nicht. Aus Unternehmenssicht macht es gleichzeitig Sinn, sich regelmäßig mit dem Themenbereich der psychischen Belastungen am Arbeitsplatz zu beschäftigen und im Mindestfall alle zwei oder drei Jahre eine Überprüfung vorzunehmen. 

Wer führt die psychische Gefährdungsbeurteilung durch? 

Der Arbeitgeber ist allein dafür verantwortlich, die psychische Gefährdungsbeurteilung durchzuführen. Hierfür sollte er: 

• Die Beschäftigten, 
• Die Arbeitnehmervertreter, 
• Externe Fachleute, 
• Den Betriebsarzt und 
• Andere fachkundige Personen involvieren. 

Dieses Vorgehen stellt sicher, dass die psychische Gefährdungsbeurteilung professionell und gesetzeskonform durchgeführt wird.

Warum ist eine psychische Gefährdungsbeurteilung wichtig? 

Dass eine professionelle psychische Gefährdungsbeurteilung am Arbeitsplatz alternativlos ist, erkennt man bei einem Blick auf die aktuellen Arbeitsunfähigkeitsstatistiken. Dass der Anteil der psychischen Krankheiten und Belastungen infolge von Belastungsfaktoren von Jahr zu Jahr steigt, ist alarmierend. Neben der Tatsache, dass jede psychische Erkrankung den Mitarbeiter, seine Familie und sein Umfeld stark belastet und im schlimmsten Fall zu einer frühzeitigen Verrentung führen kann, sind die Auswirkungen auf den Betrieb ebenfalls nicht zu vernachlässigen. 

Vor allem vor dem Hintergrund des fortschreitenden Fachkräftemangels infolge des demografischen Wandels muss jedes Unternehmen das Ziel haben, die Beschäftigten im Betrieb langfristig zu binden. Dies gelingt neben einem marktgerechten Gehalt und verschiedenen Benefits vor allem durch ein modernes Arbeitsumfeld und Arbeitsbedingungen, die die psychische und physische Gesundheit schützen. 

Die Arbeitsorganisation und das Erkennen und Eliminieren von Belastungsfaktoren sind entscheidend, um die psychische Belastung für Mitarbeiter gering zu halten. Durch eine proaktive und faktenorientierte psychische Gefährdungsbeurteilung kommen Unternehmen und Führungskräfte ihrer Fürsorgepflicht nach, motivieren Mitarbeiter und stellen sicher, dass diese langfristig und effizient für das Unternehmen tätig sein können.  

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