Privates Geld auf Geschäftskonto einzahlen – Tipps + Regeln

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Bei privaten Einzahlungen auf das Firmenkonto (auch Privateinlagen) sollte man Belege für die Buchung vorweisen können. Andernfalls kann es vorkommen, dass das Finanzamt Schwarzeinnahmen unterstellt – und Einkommen-, Gewerbe- und Umsatzsteuer für die Beträge verlangt. Ein Beispiel:

Bei der Betriebsprüfung in einem Kiosk fiel auf, dass es in 3 Jahren Einzahlungen auf das Geschäftskonto gegeben hatte, die nicht als Einnahmen in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung der Unternehmerin auftauchten. Insgesamt handelte es sich um rund 70.000 Euro. Die Kioskbesitzerin erklärte, sie habe das Geld selbst eingelegt. Das Geld stamme aus einer Lebensversicherung von ihr bzw. ihrem Mannes sowie aus Darlehen von ihrem Schwager und ihrem Bruder. Das Problem nur:

Die Kioskbesitzerin konnte diese Angaben nicht zweifelsfrei durch Belege und Aufzeichnungen nachweisen. Die Folge: Das Finanzamt stufte die 70.000 Euro als zu versteuernde Einnahmen ein. Anders ausgedrückt: Das Finanzamt ging davon aus, dass die Unternehmerin versucht hatte, Geld schwarz am Fiskus vorbei einzunehmen. Daraufhin änderte es die Steuerbescheide für die betreffenden Jahre und forderte Einkommen-, Umsatz- und Gewerbesteuer nach. Die Klage dagegen blieb erfolglos.

Privateinlagen auf Geschäftskonto zahlen – so schützen Sie sich

Gerade wenn die Bank keinen Kredit vergeben will oder schnell Geld wegen eines unerwarteten Geschäftsvorfalls benötigt wird, kann es passieren, dass Sie Geld auf Ihr Geschäftskonto überweisen, das Sie privat zurückgelegt haben. Solche Einlagen brauchen Sie in Ihrer Einnahmen-Überschuss-Rechnung nicht als Einnahmen anzugeben – denn es handelt sich ja um Ihr eigenes Geld, das Sie bereits versteuert haben.

Gleiches gilt für private Kredite von Verwandten oder Freunden: Das geliehene Geld, das auf Ihr Konto fließt, muss nicht versteuert werden. Doch bei einer Betriebsprüfung werden sich die Prüfer solche Einzahlungen ganz genau anschauen. Können Sie die Herkunft des Geldes nicht lückenlos beweisen, kann Sie der Schwarzgeld-Vorwurf treffen.

So führen Sie den Nachweis bei privaten Zahlungen auf das Geschäftskonto

Dokumentieren Sie deshalb jede einzelne Privateinlage schriftlich und mit allen nötigen Belegen. Halten Sie die folgenden Informationen fest:

  • Warum die Einzahlung geleistet wurde.
  • Woher das Geld für die Bareinzahlungen stammt.

Beispiel 1: Sie haben für die Anschaffung einer neuen Maschine keinen Kredit von der Bank bekommen. Ein Familienangehöriger leiht Ihnen deshalb das Geld und überweist es auf Ihr Geschäftskonto. Dann halten Sie in einer Aktennotiz fest, wofür das private Darlehen vorgesehen ist. Schließen Sie einen schriftlichen Darlehensvertrag mit dem Verwandten ab, in dem die Rückzahlung geregelt ist, und führen Sie den Vertrag tatsächlich durch.

Beispiel 2: Die größere Zahlung eines Kunden ist unerwartet ausgefallen und Ihr Geschäftskonto droht den Dispo-Kredit zu überschreiten. Sie entschließen sich deshalb, private Rücklagen anzuzapfen. Sie verkaufen Fondsanteile und lassen sich das Geld auf Ihr Geschäftskonto überweisen. Bewahren Sie in diesem Fall alle Belege über den An- und Verkauf der Fondsanteile und den Fluss des Geldes auf, um jederzeit nachweisen zu können, dass es sich nicht um Schwarzgeld handelt.

Bedenken Sie: Solche Prüfungen und Nachfragen erfolgen oft erst Jahre nach dem Vorfall! Eine schriftliche Dokumentation der Umstände ist deshalb umso wichtiger, weil sich die Beteiligten nach der langen Zeit oft nicht mehr richtig erinnern können.