Betriebsprüfung: Wann Freiberufler und Selbstständige „fällig“ sind

Wann sind Selbstständige und Freiberufler von einer Betriebsprüfung betroffen?

Rund 10 % der Kandidaten werden per Zufall ausgewählt. Das heißt: Von einer Prüfung kann jeder, der selbstständig ist, betroffen sein.

So senken Sie die Gefahr einer teuren Betriebsprüfung

Die Betriebsprüfer konzentrieren sich durch gezielte Vorbereitung und Auswahl auf Betriebe, die auffällig werden und wo deshalb hohe Nachzahlungen wahrscheinlich sind.
Tipp: So mindern Sie das Risiko

• Seien Sie steuerlich unauffällig.
• Halten Sie sich an alle Termine und Fristen.
• Zahlen Sie Ihre Steuern termingerecht.

Die Arten der Betriebsprüfung

Wichtig: Es gibt unterschiedliche Arten von Betriebsprüfungen mit jeweils anderen Schwerpunkten. Hier ein Überblick:

1. Die Außenprüfung

• Das ist die häufigste Form der Betriebsprüfung und deren amtlicher Name.
• Der Betriebsprüfer wird hierbei umfassend tätig.
• Geprüft werden dabei in der Regel die letzten 3 Jahre, für die Sie eine Steuererklärung abgegeben haben.
• Der Prüfer darf dabei alle Unterlagen, die für Ihre Steuer und alle Steuerarten wichtig sind, unter die Lupe nehmen.

2. Die Umsatzsteuer-Sonderprüfung

• Hier wird – wie der Name bereits sagt – speziell die Umsatzsteuer überprüft.
• Das Finanzamt kontrolliert dabei, ob Sie bestimmte Steuervergünstigungen (z. B. bei Ausfuhrlieferungen) zu Recht beanspruchen.
• Treffen kann es Sie, wenn Sie häufiger Vorsteuer-Überschüsse geltend machen.

3. Die Lohnsteuer-Außenprüfung

• Das ist eine Betriebsprüfung, bei der nur kontrolliert wird, ob die Lohnsteuer für die Mitarbeiter ordnungsgemäß einbehalten und abgeführt wurde.
• Diese Prüfung wird in der Regel nur bei größeren Unternehmen mit vielen Mitarbeitern durchgeführt.
• Kleinere Unternehmen bleiben meist verschont.

4. Die Umsatzsteuer-Nachschau

• Die unangenehmste Form der Prüfung durch das Finanzamt.
• Denn für diese Art der Prüfung gilt eine Besonderheit: Zu einer Umsatzsteuer-Nachschau darf der Prüfer ohne Anmeldung in Ihre Betriebsräume kommen (auch nach Hause, wenn Sie dort arbeiten) und Einsicht in alle Unterlagen verlangen, die die Umsatzsteuer betreffen!

Übersicht: Mögliche Auslöser für eine Außenprüfung

Ihre Steuererklärung ist nicht plausibel:

• Besonders misstrauisch wird das Finanzamt, wenn Ihre Steuererklärung und besonders die Angaben in Ihrem EÜR-Formular offensichtliche Ungereimtheiten enthalten.

Ihre Verhältnisse sind unübersichtlich:

• z. B. nicht eindeutige Besitzverhältnisse, oder mehrere Umstrukturierungen innerhalb kurzer Zeit.
• Auch eine Betriebsübergabe (z. B. an Ihre Kinder) kann Grund für eine Betriebsprüfung sein.

Eine frühere Prüfung führte zu erheblichen Steuernachzahlungen:

• Gerade wenn der Finanzbeamte fündig wurde und Sie Steuern nachzahlen mussten, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass das Finanzamt bald wieder eine sogenannte Anschlussprüfung ansetzt.

Sie haben hohe Vorsteuer-Überschüsse geltend gemacht:

• Hierbei prüft der Finanzbeamte, ob Sie tatsächlich ordentliche Rechnungen vorlegen können, die die entsprechenden Umsatzsteuersummen ausweisen.

Stark schwankende Gewinne:

• Wenn Ihre Gewinne von Jahr zu Jahr stark schwanken, glaubt das Finanzamt schnell, dass etwas nicht mit rechten Dingen zugeht.

Unbegründetes Herabsetzen der Vorauszahlungen:

• Lassen Sie Ihre Vorauszahlung nur dann herabsetzen, wenn echte Gründe dafür sprechen.

Sehr geringe Einnahmen: 

• Die erklärten Einnahmen/Entnahmen reichen kaum zur Deckung Ihres täglichen Lebensbedarfs.

Einlagen:

• Es werden regelmäßig Einlagen getätigt, deren Herkunft ungeklärt ist.
• Das Finanzamt will dann schnell überprüfen, ob es sich eventuell um Schwarzgeld handelt.

Größere Käufe oder Verkäufe von Immobilien:

• Pacht-, Miet-, Darlehens- oder Arbeitsverträge mit nahen Angehörigen werden neu abgeschlossen oder verändert.

Permanent verspätete Steuerzahlungen:

• Auch hier wird das Finanzamt schnell argwöhnisch.

Eine Betriebsprüfung kostet Sie eine Menge Nerven und Zeit. Aber sie ist kein Drama, wenn Ihre Buchhaltung in Ordnung ist. Trotzdem ist manches noch wissenswert für Sie, wenn Sie die Anordnung für eine Betriebsprüfung vom Finanzamt zugestellt bekommen haben. Lesen Sie hier die 16 wichtigsten Fragen und deren Antworten rund um die Betriebsprüfung!