Selbstständige: Belege können Sie sich auch selbst schreiben
Oder: Sie waren auf einer Geschäftsreise und der Beleg für die Übernachtung ist nicht auffindbar. Das ist ärgerlich … aber weniger dramatisch als viele denken. Denn: In solchen Fällen können Sie den Beleg selbst schreiben und den steuerlichen Abzug Ihrer Ausgabe retten!
Selbstständige: Eigenbeleg ist das Zauberwort
Das funktioniert so: Sie schreiben für den verlorenen Beleg einfach selbst alle Details auf und nehmen ihn zu Ihrer Buchhaltung wie alle normalen Rechnungen und Quittungen. Das Finanzamt muss ihn anerkennen, wenn die Ausgaben betrieblich notwendig und der Höhe nach glaubhaft sind und der Beleg die folgenden Angaben enthält:
- Zahlungsempfänger mit vollständiger Anschrift
- Datum der Aufwendung
- Bezeichnung der Aufwendung
- ggf. ergänzende Angaben, z.B. Start-, Zielort, Kilometerstand bei Parkgebühr; Name und Rufnummer des Gesprächspartners bei Münztelefonkosten
- Betrag, ggf. Einzelbeträge, unter Angabe des Umsatzsteuersatzes
- Begründung für die Betragshöhe, soweit möglich (z.B. durch Händlerpreisliste)
- Grund für die Belegerstellung (z.B. „Verlust des Urbelegs“, „Automat erstellt keinen Beleg“)
- Datum der Belegausstellung
- Eigene Unterschrift
Selbstständige: Beispiel – So könnte ein Eigenbeleg aussehen
| Gezahlt an: | Telekom für Nutzung des öffentlichen Münzfernsprechers in Heide/Holstein, Marktplatz |
| am: | 01. März 2010 |
| für: | Telefonat mit Kundenbetreuerin Krause, Maschinenwerke XY GmbH, Düsseldorf |
| Betrag: | 6,80 € |
| Grund für Belegerstellung: | Keine Belegausgabe durch Münzfernsprecher |
| 05.04.2010 | E. Gruber |
Beachten Sie: Ein Vorsteuerabzug mit dem Eigenbeleg ist nicht möglich.
Tipp 1: Einen Eigenbeleg können Sie auch schreiben, wenn Sie für einen betriebliche Ausgabe keinen Beleg bekommen haben. Beispiel: Trinkgeld, das Sie beim Geschäftsessen gegeben haben und das nicht auf der Restaurantrechnung vermerkt ist. Schreiben Sie einen Eigenbeleg darüber und machen Sie das Trinkgeld geltend.
Tipp 2: Übertreiben Sie es allerdings nicht mit den Eigenbelegen. Bei einer Betriebsprüfung würde eine große Anzahl von diesen selbstgeschriebenen Belegen das Misstrauen des Prüfers wecken.
