Kündigungsgespräch führen: Vorbereitung, Ablauf, Tipps + Checkliste

Was ist ein Kündigungsgespräch?

Ein Kündigungsgespräch ist ein Gespräch zwischen einem Arbeitgeber und einem Arbeitnehmer, bei welchem dem Arbeitnehmer mitgeteilt wird, dass sein Arbeitsverhältnis beendet wird. Es ist ein wichtiger Schritt in einem Kündigungsprozess und sollte sorgfältig geplant und vorbereitet werden.

Wer sollte das Kündigungsgespräch führen?

Auch wenn das Bedürfnis naheliegt, die unangenehme Kündigung nicht selbst als Führungskraft auszusprechen, sondern es der Personalabteilung zu überlassen, ist das nicht der richtige Weg. Als direkter Arbeitgeber kennen Sie Ihre Mitarbeiter und sind ihr direkter Ansprechpartner. Daher sollte das Kündigungsgespräch stets auch vom Vorgesetzen geführt werden.

Wenn jedoch ein stark emotionales Verhalten zu erwarten ist oder die Kündigung aus verhaltensbedingten Gründen resultiert, kann es sinnvoll sein, das Gespräch nicht allein zu führen, sondern einen Kollegen aus der Personalabteilung hinzuzuziehen.

Obwohl das Führen des Kündigungsgespräches in der Regel in der Verantwortung der Führungskraft liegt, obliegt das Schulen im Führen eines solchen Gespräches bei der Personalabteilung. Aufgrund der Bedeutung von professionellen Kündigungsgesprächen sollten Personaler sich ausreichend Zeit einräumen, um alle Führungskräfte und Abteilungsleiter darin zu befähigen, erfolgreiche Mitarbeitergespräche abzuhalten.

Warum sind gut geführte Kündigungsgespräche wichtig?

Nur wenn ein Kündigungsgespräch professionell geführt wird, kann der Kündigungsprozess harmonisch ablaufen. Denn ein schlecht geführtes, unfaires oder gar respektloses Kündigungsgespräch kann das nachfolgende Verhalten des Gekündigten negativ beeinflussen und zusätzliche Probleme in der Abwicklung der Trennung hervorrufen. Insbesondere die Informationen, die der Gekündigte anschließend seinem ehemaligen Team und anderen Kollegen mitteilt, können das Betriebs- und Arbeitsklima nachhaltig beeinträchtigen. Daher ist es für Führungskräfte und das Unternehmen selbst enorm wichtig, faire und respektvolle Kündigungsgespräche zu führen, die den Arbeitnehmer nicht persönlich verärgern.

Wie muss ein Kündigungsgespräch vorbereitet werden?

Ein professionelles Kündigungsgespräch basiert stets auf einer gründlichen und umfassenden Vorbereitung. Zu dieser Vorbereitung gehören sowohl rechtliche Fragestellungen als auch das Treffen relevanter Entscheidungen, die mit der Kündigung zusammenhängen.

1. Überprüfen Sie die rechtlichen Aspekte der Kündigung

Es ist wichtig, sicherzustellen, dass die Kündigung des Mitarbeiters rechtmäßig ist. Das bedeutet, es müssen triftige Gründe vorliegen, die eine verhaltensbedingte, personenbedingte, betriebsbedingte Kündigung oder aber eine fristlose Kündigung rechtfertigen. Eben diese Gründe müssen belegt werden und gegebenenfalls durch eine vorherige schriftliche Abmahnung dem Arbeitnehmer bereits bekannt sein.

Neben dem Kündigungsgrund sollten Sie im Vorfeld ebenfalls die nachfolgenden Schritte wie z.B. eine Freistellung oder das Nehmen des Resturlaubs planen. Überprüfen Sie, welche Kündigungsfristen gemäß Arbeitsvertrag gelten und ob eine Freistellung möglicherweise am sinnvollsten ist. Auch die Option einer Abfindung sowie deren Höhe sollte im Vorfeld geklärt werden, um alle aufkommenden Fragen des Arbeitnehmers zu klären.

2. Buchen Sie einen Termin zu einem passenden Zeitraum und mit einem geeigneten Ort

Legen Sie einen Zeitpunkt und einen Ort für das Entlassungsgespräch fest und schicken Sie frühzeitig die Termineinladung raus. Stellen Sie sicher, dass der Mitarbeiter genügend Zeit hat, um sich auf das Trennungsgespräch vorzubereiten, und wählen Sie einen privaten Ort, um das Kündigungsgespräch zu führen.

Legen Sie den Termin für das Entlassungsgespräch am besten in den Vormittagsbereich oder zumindest in den Anfang der Woche. So hat der Mitarbeiter die Gelegenheit, sich an den Betriebsrat oder seinen Anwalt zu wenden. Auf ein Kündigungsgespräch sollte niemals ein Urlaub oder ähnliches folgen.

3. Kündigungsschreiben und andere Dokumente aufbereiten

Vor dem Kündigungsgespräch sollte in jedem Fall das Kündigungsschreiben fertiggestellt werden, damit dieses während des Gespräches übergeben werden kann. Auch andere formale Dokumente, zum Beispiel zur Klärung einer potenziellen Abfindung, sind am besten vorab zu erstellen.

4. Bereiten Sie sich auf mögliche Reaktionen des Mitarbeiters vor

Ein Mitarbeiter kann auf eine Kündigung mit Wut, Frustration oder Trauer reagieren. Überlegen Sie sich im Voraus, wie Sie auf diese Reaktionen reagieren und wie Sie den Mitarbeiter während des Gesprächs beruhigen können.

Checkliste für die Vorbereitung zum Kündigungsgespräch

Damit Sie das Kündigungsgespräch erfolgreich vorbereiten, haben wir Ihnen eine umfassende Checkliste zusammengestellt.

Wie führen Sie ein Kündigungsgespräch?

Damit die Kündigung eines Mitarbeiters nicht auch für Sie noch zum Albtraum wird, haben wir 6 Schritte für Sie zusammengestellt:

Schritt 1: Benennen Sie direkt den Gesprächsanlass

Bei einem Kündigungsgespräch sollten Sie direkt und zügig zum Anlass des Gespräches kommen: der Kündigung. Das ist dem Arbeitnehmer gegenüber nur fair und führt nicht zu Missverständnissen oder falschen Erwartungen.

Schritt 2: Erklären Sie den Grund für die Kündigung

Erklären Sie dem Mitarbeiter unmittelbar nach dem Gesprächsstart den Grund für die Kündigung. Seien Sie hierbei konkret und stellen Sie sicher, dass Sie sich auf Fakten und Leistungen beziehen und nicht auf persönliche Vorbehalte oder Meinungen.

Beispiel-Formulierungen:

• „Wie Sie wissen, hat sich das Auftragsvolumen unseres Unternehmens halbiert. Deshalb musste die Unternehmensführung einige Sparmaßnahmen beschließen. Dazu zählen drei betriebsbedingte Kündigungen in unserem Bereich.“
• „Herr XY, wir hatten in der Vergangenheit bereits einige Gespräche bezüglich Ihrer Arbeitsleistung geführt. Leider hat sich die Situation auch seit unserem letzten, sehr deutlichen gemeinsamen Gespräch am xx.xx. nicht wesentlich geändert. Daher habe ich mich als Ihr Vorgesetzter entschlossen, nun die letzte Konsequenz zu ziehen und Ihnen zum xx.xx. zu kündigen.“
• „Die betroffenen Mitarbeiter wurden anhand folgender Kriterien ausgewählt …. Sie, Herr/ Frau …, zählen leider zu den Betroffenen. Wir sprechen Ihnen daher die Kündigung aus und werden das Arbeitsverhältnis mit Ihnen daher zum XX.XX. beenden.“

Schritt 3: Geben Sie dem Mitarbeiter die Möglichkeit zu reagieren

Geben Sie dem Mitarbeiter die Möglichkeit, auf die Kündigung und dessen Gründe zu reagieren. Hören Sie zu, was der Mitarbeiter zu sagen hat, und antworten Sie so respektvoll wie möglich.

Schritt 4: Klären Sie alle Fragen des Mitarbeiters

Nicht selten kommen nach der ersten (oftmals emotionalen) Reaktion auf die Kündigung noch viele Fragen auf, mit dem der Arbeitgeber anschließend überhäuft wird. Bleiben Sie ruhig und entspannt, lassen Sie Ihren ehemaligen Arbeitnehmer aussprechen und erläutern Sie anschließend, dass Sie nun alle rechtlichen Punkte des Trennungsprozesses sowie den Ablauf der Kündigung bis hin zum letzten Arbeitstag nun gemeinsam klären.

Schritt 5: Stimmen Sie den Ablauf der verbliebenen Zeit im Unternehmen ab

Häufig verbleibt nach dem Aussprechen der Kündigung und dem Verlassen des Unternehmens noch eine gewisse Zeitspanne. Klären Sie also ab, wie diese Zeit des Trennungsprozesses gestaltet wird. Gibt es noch Resturlaub? Oder eine bezahlte Freistellung? Bieten Sie dem Mitarbeiter an, seine Wünsche beim Formulieren des Arbeitszeugnisses zu berücksichtigen, oder Sie bei Bewerbungen als Referenzperson zu nennen!

Schritt 6: Trennungsgespräch beenden

Nachdem alle offenen Fragen und rechtlichen Aspekte geklärt sind, beenden Sie das Gespräch mit einer Zusammenfassung der wichtigsten Punkte und einer respektvollen Verabschiedung.

Wie gehen Führungskräfte mit der Reaktion des Mitarbeiters auf eine Kündigung um?

Jeder Mensch zeigt bei einer Kündigung eine andere Reaktion. Während manche Arbeitnehmer emotional werden und ihren Frust durch Tränen zeigen, werden andere Menschen wütend und vergreifen sich gegebenenfalls im Ton.

Als Führungskraft ist es wichtig, gelassen zu bleiben und sich nicht von der emotionalen Reaktion mitreißen zu lassen. Geben Sie Ihrem Gegenüber stattdessen etwas Zeit und warten Sie ab, bis die Person wieder bereit ist, auf sachlicher Ebene zu kommunizieren. Sollte die emotionale Reaktion sehr lange andauern, können Sie das Kündigungsgespräch auch unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt fortführen.

Tipps: Wie führen Sie ein gutes Kündigungsgespräch?

Ein respektvolles und gutes Kündigungsgespräch zu führen ist selbst für erfahrene Führungskräfte eine große Herausforderung. Aus diesem Grund finden Sie im Folgenden 9 wichtige Tipps, mit denen Ihnen das Kündigungsgespräch leichter gelingen wird.

1. Vorbereitung: Nehmen Sie die Vorbereitung auf das Gespräch ernst. Viele Arbeitgeber befinden sich selten in der Situation eines Entlassungsgesprächs und haben kaum Erfahrung in dem Bereich. Damit auch Sie im Gespräch sicher wirken, bedarf es einer genauen Vorbereitung.
2. Gesprächspausen: Geben Sie Ihrem Gegenüber Zeit zu antworten und zu reagieren. Er befindet sich in einer Ausnahmesituation und muss die ausgesprochene Nachricht erstmal verarbeiten. Vielleicht möchte auch er etwas dazu sagen und hat sich mitzuteilen.
3. Reaktion auf Aggressionen: Es kann vorkommen, dass die Arbeitnehmer aggressiv reagieren. Behalten Sie die Fassung und lassen Sie sich nicht von den Emotionen mitreißen.
4. Diskussionen: Lassen Sie nicht mit sich diskutieren. Manche Gekündigte wollen so erreichen, dass sie noch einen anderen Job im Unternehmen antreten können.
5. Standhaftigkeit: In vielen Fällen nutzen Führungskräfte Formulierungen wie „…ich kann es ja selbst nicht verstehen…“ oder „„…wenn es nach mir ginge, wäre das nicht passiert, es ist halt eine Entscheidung des Unternehmens…“. Vermeiden Sie ein solches Verhalten. Als Arbeitgeber werden Sie unglaubwürdig und stellen sich damit gegen die Entscheidung der Unternehmensleitung. Das kann auch für Ihre eigene Karriere schädlich sein.
6. Zeitpunkt: Es ist wichtig, den richtigen Zeitpunkt für das Kündigungsgespräch zu wählen. Das Gespräch sollte nicht während eines stressigen Zeitraums für den Arbeitnehmer stattfinden, und es sollte genug Zeit für das Gespräch und den Abschied geben.
7. Seien Sie klar und deutlich: Es ist wichtig, dass der Arbeitgeber klar und deutlich ist, wenn er dem Arbeitnehmer mitteilt, dass sein Arbeitsverhältnis beendet wird. Der Arbeitgeber sollte die Gründe für die Kündigung erklären und dem Arbeitnehmer die Möglichkeit geben, Fragen zu stellen.
8. Seien Sie respektvoll: Es ist wichtig, dass der Arbeitgeber respektvoll und professionell bleibt, auch wenn das Gespräch schwierig wird. Der Arbeitnehmer sollte während des Gesprächs nicht angegriffen oder beleidigt werden.
9. Bieten Sie Unterstützung an: Es ist wichtig, dem Arbeitnehmer nach dem Kündigungsgespräch Unterstützung anzubieten. Der Arbeitgeber sollte dem Arbeitnehmer klare Anweisungen zur Abwicklung der Kündigung geben und ihm Unterstützung bei der Suche nach einem neuen Job anbieten.

Wie geht es nach dem Kündigungsgespräch weiter?

Nach dem Kündigungsgespräch muss der Mitarbeiter verschiedene Schritte unternehmen, um die Kündigung abzuschließen. Hier sind einige der wichtigsten Schritte:

• Rückgabe von Firmeneigentum: Der Mitarbeiter muss alle Firmeneigentümer zurückgeben, z.B. Schlüssel, Firmenhandys oder Laptops.
• Kommunizieren der Kündigung an die Kollegen: Fragen Sie Ihren Arbeitnehmer, ob er seine Kollegen selbst informieren möchte, oder ob Sie als Vorgesetzter das übernehmen sollen. Nennen Sie im letzteren Fall keine Gründe. Die Kündigung selbst, inklusive Datum des letzten Arbeitstages und eventuelle weitere Infos, die für die anderen Arbeitnehmer sinnvoll sind, reichen völlig aus.

Fazit

Ein Kündigungsgespräch ist ein essenzieller Bestandteil eines professionellen Trennungsprozesses und sollte von der direkten Führungskraft geführt werden. Eine gründliche Vorbereitung ist entscheidend, um rechtliche Aspekte zu klären, den Ablauf zu strukturieren und sich auf mögliche emotionale Reaktionen des Mitarbeiters vorzubereiten. Ein respektvolles und klar kommuniziertes Gespräch hilft, Missverständnisse zu vermeiden und eine sachliche Atmosphäre zu wahren. Zudem sollte die verbleibende Zeit des Mitarbeiters im Unternehmen geregelt und Unterstützung für den weiteren beruflichen Weg angeboten werden.