Kündigungsgespräch führen: So geht’s

Wie muss ein Kündigungsgespräch vorbereitet werden?

Für ein Kündigungsgespräch gilt: So akribisch, wie Sie sich auch sonst auf Vertragsverhandlungen mit Geschäftspartnern vorbereiten, sollten Sie dies auch bei einem Kündigungsgespräch tun. Machen Sie sich vorab über folgende Punkte Gedanken: 

• Ist die Kündigung rechtmäßig? Lassen Sie dies sicherheitshalber von einem Juristen abklären!
• Kennen Sie den genauen Kündigungsgrund beziehungsweise den zugrunde liegenden Sachverhalt?
• Rechnet der betroffene Mitarbeiter mit einer Kündigung?
• Haben Sie sich mit den Grunddaten des Mitarbeiters vertraut gemacht, also mit seinem Namen, dem Alter, Familienstand, Unterhaltspflichten, Dauer der Betriebszugehörigkeit, Kündigungsfristen und der aktuellen Höhe seines Einkommens?
• Fällt der Termin des Gesprächs versehentlich auf den Geburtstag oder das Firmenjubiläum des Gekündigten?
• Können Sie abschätzen, wie der Mitarbeiter auf diese Kündigung reagieren wird?
• Mit welchen emotionalen Reaktionen rechnen Sie? 

Mit diesen Informationen geht es nun an die konkrete Vorbereitung des Kündigungsgesprächs. Folgen Sie dabei den nächsten sechs Schritten:

Schritt 1 im Kündigungsgespräch: Sorgen Sie für eine ungestörte Situation

Schotten Sie sich für die Zeit des Kündigungsgesprächs möglichst von Ihren Alltagsaufgaben ab! Telefon aus, das Vorzimmer sollte alle Störungen abfangen, niemand sollte während des Gesprächs in Ihr Büro hereinplatzen. Haben Sie Ihr Büro professionell eingerichtet? Dann sind Sie gut vorbereitet und haben eine Sofa-Ecke – für die lockeren Gespräche – und Ihren Schreibtisch – für die ernsten Themen. Bitten Sie den Mitarbeiter ohne Umschweife zum Schreibtisch, damit er sich auf die Situation einstellen kann. Denken Sie daran: Die Situation ist für den Mitarbeiter mindestens so unangenehm wie für Sie!

Tipp: Legen Sie den Termin kurz vor Büroschluss. So hat der Mitarbeiter Gelegenheit, sich zu fangen, und die Nachricht wird nicht gleich die Runde machen und die Arbeit des Teams beeinflussen.

Schritt 2 im Kündigungsgespräch: Seien Sie offen und direkt

Bei vielen Führungskräften ist die Sandwich- Technik beliebt: Zur Einstimmung wird etwas Nettes gesagt, quasi das weiche Brötchen, dann kommt der eigentliche Punkt in der Mitte, die Fleischbeilage – und zum Abschluss wieder etwas Nettes, eben wieder das weiche Sandwich – Brötchen.

Verwenden Sie diese Technik auf keinen Fall beim Kündigungsgespräch! Sie führen den Mitarbeiter auf die falsche Fährte, das ist nicht fair! Kommen Sie recht zügig zur Sache.

Sagen Sie zum Beispiel:

• „Wie Sie wissen, hat sich unser Auftragsvolumen halbiert. Deshalb musste die Unternehmensführung einige Sparmaßnahmen beschließen. Dazu zählen drei betriebsbedingte Kündigungen in unserem Bereich.“
• „Herr XY, wir hatten in der Vergangenheit bereits einige Gespräche bezüglich Ihrer Arbeitsleistung geführt. Leider hat sich die Situation auch seit unserem letzten, sehr deutlichen gemeinsamen Gespräch am xx.xx. nicht wesentlich geändert. Daher habe ich mich als Ihr Vorgesetzter entschlossen, nun die letzte Konsequenz zu ziehen und Ihnen zum xx.xx. zu kündigen.“

Häufig macht es Sinn, nach so einer unangenehmen Botschaft erst mal nichts zu sagen und bewusst eine Pause zu lassen. Schließlich muss Ihr Gesprächspartner das auch erst mal verdauen! Geben Sie ihm die Zeit! Überfrachten Sie ihn nicht mit Informationen und beschränken Sie sich auf das Wichtigste.

Vermeiden Sie auf jeden Fall Floskeln wie:

• „Einen musste es ja treffen …“, 
• „Sie werden schon wieder etwas finden …“

Solche Stereotypen möchte niemand in solch einer Situation hören! Seien Sie angemessen und bleiben Sie ehrlich. Alles andere schätzen Mitarbeiter gar nicht!

Schritt 3 im Kündigungsgespräch: Erläutern Sie die Entscheidung genau  

Müssen Sie als mittelständisches Unternehmen wegen Absatzschwierigkeiten Personal freisetzen? Dann machen Sie Ihrem Mitarbeiter klar, dass ihm wegen der schlechten wirtschaftlichen Lage gekündigt wurde.

• „Die betroffenen Mitarbeiter wurden anhand folgender Kriterien ausgewählt …. Sie, Herr/ Frau …, zählen leider zu den Betroffenen. Wir werden das Arbeitsverhältnis mit Ihnen daher zum XX.XX. beenden.“

Schritt 4 im Kündigungsgespräch: Lassen Sie sich nicht auf eine Diskussion ein

In vielen Fällen nutzen Führungskräfte weiche Formulierungen wie etwa:

• „…ich kann es ja auch selbst nicht verstehen…“  
• „…wenn es nach mir ginge, wäre das nicht passiert, es ist halt eine Entscheidung der Unternehmensleitung“. 

Vermeiden Sie auf jeden Fall solche Weichmacher! Sie geraten in Teufels Küche! Möglicherweise posaunt es der Gekündigte in der Abteilung herum:

• „Selbst der Chef hat nicht verstanden, warum mir gekündigt wird.“

Als Führungskraft werden Sie unglaubwürdig und stellen sich damit gegen die Entscheidung der Unternehmensleitung! Das kann auch für Ihre eigene Karriere schädlich sein!

Schritt 5 im Kündigungsgespräch: Halten Sie die Reaktion des Gekündigten aus

Legen Sie sich eine Packung Papiertaschentücher in die Schublade. Manchmal fangen Menschen in solchen Situationen an zu weinen. Auch das sollte nichts an Ihrer Haltung ändern. Manche Menschen werden aber auch aggressiv. Selbst wenn Sie persönlich heftig angegriffen werden, bleiben Sie unaufgeregt und sachlich, wie in dem folgenden Formulierungsvorschlag:

• „Herr XY, das ist sicherlich eine unangenehme und auch sehr emotionale Situation. Gleichwohl möchte ich unser Gespräch wieder auf eine sachliche Ebene bringen. Es gibt beispielsweise noch einen Punkt zu besprechen, der durchaus wichtig ist, nämlich wie wir in den nächsten Wochen mit der Situation umgehen.“

Dieser Hinweis kann das Gespräch wieder auf die sachliche Ebene zurückbringen. Falls Sie heftig angegriffen werden und sich Ihr Mitarbeiter im Ton vergreift, fordern Sie ihn ruhig auf, solche Angriffe zu unterlassen. Im schlimmsten Fall kündigen Sie wie folgt an, das Gespräch zu unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt fortzusetzen:

• „Herr XY, ich bin durchaus bereit, bis zu einem gewissen Grad, als Puffer oder Sandsack in solchen Situationen zu dienen. Auch das gehört zu meinen Aufgaben als Führungskraft. Gleichwohl meine ich, dass ich diese Aufgabe nun in unserem Gespräch schon lange genug übernommen habe. (Pause) Wenn es so weitergeht, werde ich das Gespräch unterbrechen und wir machen einen neuen Termin.“

Schritt 6 im Kündigungsgespräch: Klären Sie letzte Punkte wie Freistellung, Resturlaub und Arbeitszeugnis

Häufig verbleibt nach dem Aussprechen der Kündigung und dem Verlassen des Unternehmens noch eine gewisse Zeitspanne. Klären Sie also ab, wie diese Zeit gestaltet wird. Gibt es noch Resturlaub? Oder eine bezahlte Freistellung? Bieten Sie dem Mitarbeiter an, seine Wünsche beim Formulieren des Arbeitszeugnisses zu berücksichtigen, oder Sie bei Bewerbungen als Referenzperson zu nennen!

Fazit: Wenn Sie ein Kündigungsgespräch gut über die Runden gebracht haben, dürfen Sie sich auch gerne selbst einige Male auf die Schulter klopfen! Es ist eines der schwierigsten Gespräche als Führungskraft! Halten Sie sich an die sechs Schritte, durchlaufen Sie ein möglicherweise unangenehmes, aber faires Gespräch, meist ohne Groll und Probleme im Anschluss! Doch manchmal klappt das nicht, dann gibt es nach Trennungsgesprächen auch Trennungsterror!