Arbeitsbescheinigung – ein ausführlicher Leitfaden für Arbeitgeber

Was ist die Arbeitsbescheinigung?

Eine Arbeitsbescheinigung ist ein offizielles Dokument, das von einem Arbeitgeber ausgestellt wird, um verschiedene Aspekte des Arbeitsverhältnisses eines Arbeitnehmers gegenüber der Bundesagentur für Arbeit zu bestätigen. Diese Bescheinigung bestätigt die Dauer der Beschäftigung, die Art der durchgeführten Arbeit, eventuelle Unterbrechungen und den Grund für das Ende des Arbeitsverhältnisses. Darüber hinaus bietet das ausgefüllte Formular Auskunft über das erzielte Arbeitsentgelt und eventuelle Sonderzahlungen. Damit bildet die Arbeitsbescheinigung eine wichtige Informationsquelle für die Arbeitsagentur, um den Anspruch und die Höhe des Arbeitslosengeldes des Arbeitnehmers festzustellen.

Der Hauptzweck einer Arbeitsbescheinigung ist die Erfüllung von Anforderungen, die von der Bundesagentur für Arbeit gestellt werden, insbesondere wenn ein Arbeitnehmer Arbeitslosengeld bei der Arbeitsagentur beantragt – sie hat also nichts mit dem Arbeitsvertrag zu tun.

Welche Inhalte muss der Arbeitgeber bei der Arbeitsbescheinigung angeben?

Das Formular für die Arbeitsbescheinigung, das von der Bundesagentur für Arbeit vorgegeben wird, muss spezifische Informationen enthalten. Zunächst sind allgemeine Angaben zum Arbeitnehmer erforderlich – dazu zählen unter anderem der Name, das Geburtsdatum und die Anschrift.

Weitere erforderliche Angaben im Formular der Arbeitsbescheinigung sind:

• Beginn, Dauer und Ende der Beschäftigung
• Angaben zum Arbeitsentgelt
• Gründe für Sperrzeit

Wir gehen auf die einzelnen Punkte kurz im Detail ein – es gibt einige Besonderheiten zu beachten.

Beginn, Dauer und Ende der Beschäftigung

Diese Angaben betreffen das Arbeitsverhältnis selbst. Dazu gehören der Beginn und das Ende der Beschäftigung sowie die Art der Tätigkeit, die vom Arbeitnehmer ausgeübt wurde. Besonderheiten wie Unterbrechungen oder Änderungen der Tätigkeit während des Arbeitsverhältnisses sollten ebenfalls aufgeführt werden.

Angaben zum Arbeitsentgelt

Darüber hinaus sind Angaben zum Arbeitsentgelt notwendig. Hierbei ist nicht nur das reguläre Entgelt zu nennen – auch eventuelle Sonderzahlungen wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld müssen aufgeführt werden. Zudem müssen Informationen zu möglichen Entgeltfortzahlungen im Krankheitsfall oder während eines Urlaubs dokumentiert werden.

Gründe für Sperrzeit

Schließlich sind eventuelle Gründe für eine Sperrzeit zu vermerken, zum Beispiel bei einer Kündigung durch den Arbeitnehmer ohne wichtigen Grund oder bei einem Aufhebungsvertrag. Diese Angaben sind für die Arbeitsagentur von Bedeutung, da sie Einfluss auf den Beginn der Zahlung des Arbeitslosengeldes haben können.

Wo erhält man die Vorlage für die Arbeitsbescheinigung?

Die Bundesagentur für Arbeit stellt die Vorlagen für die Arbeitsbescheinigung zur Verfügung. Diese Vorlagen können Sie direkt von der offiziellen Website der Agentur downloaden oder beim örtlichen Arbeitsamt angefordert werden. Es ist wichtig, dass Sie sicherstellen, die aktuellste Version des Formulars zu verwenden, da die Vorlage regelmäßig aktualisiert wird, um den rechtlichen Anforderungen und den Bedürfnissen der Arbeitsagentur gerecht zu werden.

Sind Arbeitgeber zur Ausstellung der Arbeitsbescheinigung verpflichtet?

Gemäß Paragraf 312 III des Sozialgesetzbuches (SGB) ist der Arbeitgeber zur Ausstellung der Arbeitsbescheinigung verpflichtet, insofern der Arbeitgeber darum gebeten wird. Eine anschließende Weigerung oder Nicht-Ausfüllung der Arbeitsbescheinigung kann zu rechtlichen Konsequenzen führen, die Arbeitgeber in der Regel vermeiden wollen.

Wann müssen Arbeitgeber die Arbeitsbescheinigung ausfüllen?

Der Arbeitgeber ist gemäß SGB dazu verpflichtet, die Arbeitsbescheinigung auszufüllen, sobald der Arbeitnehmer sie verlangt. Dies ist in der Regel bei einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses der Fall – oder auch, wenn er einen Antrag auf Arbeitslosengeld stellt.

Welche Konsequenzen drohen bei Nicht-Ausfüllung der Arbeitsbescheinigung oder Weigerung?

Die Ausstellung einer Arbeitsbescheinigung ist keine freiwillige Leistung des Arbeitgebers, sondern eine gesetzliche Pflicht. Sollten Sie dieser Pflicht nicht nachkommen, kann dies ernsthafte Folgen haben. Gemäß § 404b SGB III kann ein Bußgeld verhängt werden, wenn Sie die Bescheinigung nicht, nicht richtig oder nicht rechtzeitig ausstellen.

Frist: Wie lange hat der Arbeitgeber für die Ausfüllung der Arbeitsbescheinigung Zeit?

Die genaue Frist für die Ausstellung der Arbeitsbescheinigung ist gesetzlich nicht festgelegt. Es wird jedoch dringend empfohlen, sie so schnell wie möglich auszufüllen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Dies erleichtert den Übergang für den Arbeitnehmer und ermöglicht es ihm, rechtzeitig seinen Anspruch auf Arbeitslosengeld geltend zu machen.

Wie muss die Arbeitsbescheinigung übermittelt werden?

Bis 2023 war es erlaubt, dass Arbeitsbescheinigungen in Papierform an die Agentur für Arbeit übergeben wurden. Seit dem 1. Januar 2023 ist es jedoch gesetzlich vorgeschrieben, dass die Arbeitsbescheinigung ausschließlich in digitaler Form übermittelt werden. Die Übermittlung in Papierform ist ausgeschlossen. Bereits vor einigen Jahren hat die Agentur für Arbeit zu diesem Zweck den Online-Prozess BEA entwickelt, der auch ab 2014 für Unternehmen zur Verfügung stand. Während dieses Verfahren im Jahr 2022 noch freiwillig genutzt werden konnte, ist es ab 2023 nun Pflicht. 

Fehlerhaft ausgefüllte Arbeitsbescheinigung: Was können Arbeitgeber tun?

Wenn ein Fehler in der Arbeitsbescheinigung festgestellt wird, kann dieser durch Ausstellen einer neuen, korrigierten Bescheinigung behoben werden. Es ist ratsam, den Arbeitnehmer über die Korrektur zu informieren und sicherzustellen, dass die korrigierte Arbeitsbescheinigung rechtzeitig bei der Arbeitsagentur eingeht.

Warum ist die Arbeitsbescheinigung nötig?

Die Arbeitsbescheinigung nimmt einen wesentlichen Stellenwert bei der Berechnung und Gewährung von Arbeitslosengeld ein. Sie stellt sicher, dass die Bundesagentur für Arbeit alle notwendigen Informationen zur Verfügung hat, um die Anspruchsberechtigung und die genaue Höhe des Arbeitslosengeldes nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses korrekt zu ermitteln. Daher ist die Arbeitsbescheinigung ein unerlässliches Dokument im Kontext von Arbeitslosengeld und Arbeitsrecht.

Welche weiteren Arbeitspapiere sind nach Kündigung zu überreichen?

Neben der Arbeitsbescheinigung müssen Sie als Arbeitgeber weitere Dokumente und Arbeitspapiere nach der Kündigung eines Arbeitsverhältnisses ausstellen.

Dazu gehören:

• das Arbeitszeugnis,
• der Sozialversicherungsnachweis,
• die Lohnsteuerbescheinigung.

Der korrekte Umgang mit Arbeitsbescheinigungen und anderen Arbeitspapieren ist ein wichtiger Aspekt des Personalmanagements und des Arbeitsrechts. Durch die Kenntnis und Einhaltung Ihrer Pflichten in diesem Bereich können Sie als Arbeitgeber rechtlichen Konsequenzen vorbeugen.